Inventarisierung leicht gemacht ?!

Wer oder was ist Weilerswist ? Einwohner: ca. 17.000 Fläche: 57,2 km² 14 Ortsteile 160 MA 460 Kindergartenplätze 700 Grundschüler 1.000 Gesamtschüler

In welchen Gebäuden ist eine Inventur durchzuführen? 1 Gesamtschule mit Nebengebäuden (z.B. Aula, Mensa) 4 Grundschulen mit Nebengebäuden 6 Turn- und Mehrzweckhallen 6 Feuerwehrgerätehäuser 8 Kindergärten 1 Bücherei 5 Aussegnungshallen 1 Rathaus Sonstige Gebäude (Bahnhofsempfangsgebäude, Übergangsheime, Jugendräume …)

Ziele der Gemeinde bei der Inventur: Minimaler Aufwand für die Ersterfassung aber auch bei den Folgeinventuren Möglichst einheitliche Vorgehensweise bei der Erfassung und Bewertung

Grundsatz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich!!!

Gesetzliche Grundlagen: §§ 91 GO und 28 GemHVO NRW „Die Gemeinde hat zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten in einer Inventur unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten anzugeben (Inventar).“

Welche Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur sind zu beachten? Grundsatz der Vollständigkeit Grundsatz der Richtigkeit Grundsatz der Nachprüfbarkeit Grundsatz der Einzelerfassung Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Grundsatz der Vollständigkeit „Der Grundsatz der Vollständigkeit besagt, dass im Inventar sämtliche im wirtschaftlichen Eigentum der Gemeinde befindlichen Vermögensgegenstände sowie die Schulden und die Rechnungsabgrenzungsposten aufgeführt werden müssen. Hierzu zählen auch vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Wirtschaftsgüter.“ (Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO)

Grundsatz der Richtigkeit „Nach dem Grundsatz der Richtigkeit sind Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände sachlich zutreffend zu erfassen. Hierzu zählen die sachgerechte Identifizierung (Bestimmung der Art), die mengenmäßige Erfassung durch Zählen, Messen oder Wiegen und die zutreffende Bewertung entsprechend den Regelungen der GemHVO.“ (siehe Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO)

Grundsatz der Nachprüfbarkeit „Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit verlangt, das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur so zu dokumentieren, dass sie für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind.“ (Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO)

Grundsatz der Einzelerfassung „Grundsätzlich müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln erfasst und bewertet werden. Ausnahmen von diesem Grundsatz stellen die Gruppenbewertung und die Festbewertung nach § 34 GemHVO dar.“ (siehe Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO)

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit „Der Inventuraufwand soll in angemessener Relation zu dem Ergebnis stehen. Prüfungskriterium ist die Wesentlichkeit der betreffenden Bestände und das im Vergleich zu einer genaueren Prüfung entstehende Abweichungsrisiko.“ (Kommentar der GPA NRW zu § 28 GemHVO)

Welche gesetzlichen Vereinfachungen sind möglich? Inventurvereinfachungsverfahren (§ 29 GemHVO NRW) Buch- oder Beleginventur mathematisch-statistische Methoden Nichterfassung von Vermögensgegenständen < 60 € Fiktion des Verbrauchs von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen

Geringwertige Vermögensgegenstände (§ 33 Abs. 4 GemHVO NRW) „Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten wertmäßig den Betrag von 410 € ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, die selbstständig genutzt werden können und einer Abnutzung unterliegen, sind als geringwertige Vermögensgegenstände zu erfassen und können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden. Bei einem Wert unter 60 € ohne Umsatzsteuer können die Vermögensgegen-stände unmittelbar als Aufwand verbucht werden.“

Geringwertige Vermögensgegenstände (Kommentar der GPA zu § 33 Abs. 4 GemHVO NRW) „Die aktivierungspflichtigen Vermögensgegenstände, also solche mit einem Wert von 60 Euro und mehr, sind zum Anschaffungszeitpunkt als GVG zu erfassen und damit zu aktivieren. Die Erfassung kann sowohl über entsprechende Verzeichnisse, z.B. ein Inventarverzeichnis für GVG oder im Rahmen der Anlagenbuchhaltung, als auch über die Buchhaltung durch Bebuchung eines speziellen Kontos „Gering-wertige Vermögensgegenstände erfolgen.“

3. Vermögensgegenstände mit einem Zeitwert von < 410 € (§ 56 Abs. 1 GemHVO NRW) „Vermögensgegenstände, für die ein Zeitwert von weniger als 410 € ohne Umsatzsteuer ermittelt wird, müssen nicht angesetzt werden. Sie können mit ihrem Zeitwert, wenn sie noch länger als ein Jahr genutzt werden oder mit einem Erinnerungswert angesetzt werden.“  Gilt nur für die Eröffnungsbilanz

Die §§ 33 Abs. 4 und 56 Abs. 1 GemHVO NRW entsprechen den Regelungen des § 6 EStG § 6 Abs. 2 Sätze 4 und 5 EStG: „Satz 1 ist nur bei Wirtschaftsgütern anzuwenden, die unter Angabe des Tages der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsgutes oder der Eröffnung des Betriebs und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des nach Absatz 1 Nr. 5 oder 6 an deren Stelle tretenden Wert in einem besonderen, laufend zu führenden Verzeichnis aufgeführt sind. Das Verzeichnis braucht nicht geführt zu werden, wenn diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.“

Länderspezifische Unterschiede: z.B. § 32 Abs. 5 GemHVO Rheinland-Pfalz „Auf eine Erfassung von abnutzbaren beweglichen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 410 € nicht überschreiten, kann verzichtet werden.“

Bei der Gemeinde Weilerswist wurde demnach folgendes festgelegt: Bewegliche Vermögensgegenstände mit einem Wert zwischen 60 und 410 € netto werden als GVG auf dem Bestandskonto erfasst und im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben. Bewegliche Vermögensgegenstände mit einem Wert über 410 € netto werden sowohl in der Inventarisierungssoftware als auch in der Anlagenbuchhaltung erfasst und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Was war vor diesem Hintergrund für die Erstinventur zu beachten? Um den Grundsätzen der Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachprüfbarkeit und Einzelerfassung gerecht zu werden, mussten im Rahmen der Erstinventur alle beweglichen Vermögensgegenstände (mit Ausnahme von VG unter 60 € netto) in entsprechenden Inventurlisten eingetragen werden. Bei der Inventur wurden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. der Zeitwert vermerkt.

Beispiel einer Zählliste für die Erstinventur:

In den Schulen wurden die Vermögensgegenstände raumbezogen eingetragen. In den Feuerwehrgerätehäusern, Kindergärten, Leichenhallen und dem Rathaus jeweils nur objektbezogen.

In „KAI“ werden lediglich die beweglichen Vermögensgegenstände erfasst, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. deren Zeitwert über 410 € netto liegt. Gleichzeitig wird hierfür ein Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung angelegt. Die Gegenstände werden mit einem Barcode versehen. Die handgeschriebenen, bearbeiteten Inventurlisten werden anschließend eingescannt und digital archiviert. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre (§ 58 Abs. 1 GemHVO NRW).

Beispiel einer Erfassung eines VG > 410 € in KAI:

Warum werden Gegenstände > 410 € sowohl in der Anlagenbuchhaltung als auch in KAI erfasst? (1) Aus Sicht der Finanzbuchhaltung: Ein Ausdruck von Barcodes ist nur mit KAI möglich Mit KAI sind Folgeinventuren einfacher; durch die Barcodes ist elektronische Bestandsaufnahme möglich KAI liefert eine Liste, die das Ergebnis der aktuellen Inventur mit dem vorhandenen Inventar vergleicht (Inventurdifferenzen) Zusammenfassung der vorhandenen Inventarlisten und Dateien durch eine einheitliche Software

Warum werden Gegenstände > 410 € sowohl in der Anlagenbuchhaltung als auch in KAI erfasst? (2) Aus Sicht der Fachabteilungen – z.B.: bei den einzelnen Inventargütern können weitere Informationen (z.B. das Ablaufdatum des Leasingvertrages von PC‘s oder TÜV-Termine bei Fahrzeugen) hinterlegt werden; hierdurch werden spezielle Abfragen ermöglicht

Welche Probleme können auftreten? (1) Gegenstände, die privates Eigentum sind oder geleast bzw. gemietet sind, müssen vor der Inventur entsprechend gekennzeichnet werden. Es muss der Zugang zu allen Räumen gewährleistet sein (z.B. durch die Hausmeister). In Schulen und Kindergärten kann nur während der Ferien eine Inventur durchgeführt werden, da die Gegenstände nur zu diesem Zeitpunkt am „richtigen“ Ort sind und der Betrieb nicht gestört wird.

Welche Probleme können auftreten? (2) Für die Aufnahme von Gegenständen in Fachräumen (Chemie, Physik) ist eine fachkundige Person erforderlich, da manche Gegenstände ansonsten nicht identifiziert werden können.

Welche Besonderheiten ergaben sich? (1) Im Bereich der Feuerwehr wurden die Ausstattungen der Feuerwehrfahrzeuge nicht einzeln erfasst, sondern als ein gesamtes Anlagegut, da es sich i.d.R. um eine DIN-Ausstattung handelt und die Nutzungsdauer somit einheitlich festgelegt wird. Die Bestände der Bücherei wurden mit einem Erinnerungswert von 1 € erfasst, da die gesamten Bestände aus der Nebenbuchhaltung der Bücherei ersichtlich sind.

Welche Besonderheiten ergaben sich? (2) Der Wunsch der EDV-Abteilung war, auch die IT-Ausstattung in KAI zu erfassen, obwohl diese gemietet ist und damit eigentlich nicht erfasst werden müsste. Aus diesem Grunde wurde für die EDV-Abteilung ein eigener Belegkreis in KAI eingerichtet, in welchem die Mitarbeiter ihre eigenen, geforderten Daten erfassen.

Welche Vorarbeiten/-überlegungen wurden getätigt? Intensive Gespräche mit den zuständigen Fachabteilungen, welche Gegenstände im wirtschaftlichen Eigentum der Gemeinde stehen und welche Informationen hierzu vorliegen „Durchforstung“ der Haushaltsstellen des Vermögenshaushaltes, um festzustellen, wie viele Vermögensgegenstände > 410 € netto/Jahr angeschafft werden Erstellung einer Projektarbeit durch Studenten der FHöV Erstellung einer Dokumentation durch die Kämmerei

Wie erfolgt die Fortschreibung der beweglichen Vermögensgegenstände? Das Anlagegut (> 410 €) wird unmittelbar nach Rechnungseingang (zentral bei der Kämmerei) sowohl in KAI als auch in der Anlagenbuchhaltung von KIRP erfasst. Es erfolgt ein Barcodedruck. Der Barcode wird mit einer Kopie der Rechnung an die Schule, den Kindergarten oder den entsprechenden Fachbereich gesandt. Diese ist für die Anbringung verantwortlich.

Wie werden die Folgeinventuren durchgeführt? Der in KAI vorhandene Datenbestand wird für die Inventur vorbereitet und auf einem Notebook gespeichert Der MA der die Inventur durchführt, scannt die an den Vermögensgegenständen befindlichen Barcodes Inventurdifferenzen werden anschließend von der Anlagenbuchhaltung bearbeitet und mit dem Inventarverantwortlichen geklärt

Wir denken, dass wir hiermit den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit soweit wie es uns vertretbar erscheint „ausgenutzt“ und somit die Inventarisierung sowohl für die Erstinventur als auch für die Folgeinventuren leicht gemacht haben!

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Diane Schmitz Projektleiterin NKF Gemeinde Weilerswist • Bonner Straße 29 • 53919 Weilerswist Telefon: 02254/9600-121 • Telefax: 02254/9600-221 eMail: dschmitz@weilerswist.de • Internet: www.weilerswist.de