IT-Projektmanagement SS 2013 Prof. Dr. Herrad Schmidt Kapitel 6 Informationsmanagement im Projekt

6 Informationsmanagement im Projekt Informationsmanagement befasst sich mit der Gestaltung und Steuerung der Kommunikation, der Informationsverarbeitung und -dokumentation. Es ist zu regeln, wer, wann, welche Information in welcher Form zugestellt bekommt und wie sie weiterzuleiten ist (formelle Informationswege). Das Informationsmanagement ist ziel- und entscheidungsorientiert. Begriffe: Informationsart: schriftlich oder mündlich Informationsträger: Telefon, Tonträger, Email, Fax, Brief, Bericht, WWW-Seiten, Bücher, etc. Allgemeine Information: keine Reaktion des Empfängers erforderlich Berichterstattende Information: veranlasst eine Reaktion Anweisende Information: kommuniziert Entscheidungen.

Festlegungen zur Informationserstellung: Form der Weitergabe Art der Darstellung Vollständigkeitsgrad Detaillierungsgrad Aktualität Periodizität Informationsart Tooleinsatz 2 Aspekte sind im Rahmen des Projektmanagements relevant: Die Aufgabenträger benötigen Informationen (zweckgerichtetes Wissen), um ihr Aufgabenpaket erledigen zu können. Der Projektablauf und das Produkt bzw. die Entwicklung müssen dokumentiert werden.

Projekt-Informationssysteme Zur professionellen Projektdurchführung und –kontrolle gehören die im folgenden beschriebenen Projekt-Informationssysteme, die beim Projektanfang definiert und institutionalisiert werden müssen. Sie sind mit den Beteiligten abzustimmen und als Bringschuld zu verstehen.

Projektdokumentation Im Rahmen der Projektarbeit fallen eine Vielzahl von Dokumenten an: Konzepte, Pläne, Berichte, Protokolle, Spezifikationen, Listen, Muster, Programmbeschreibungen, etc. Deren Dokumentation dienen der Kontrolle der rechtlichen Absicherung der Nachweispflicht der laufenden Informationsbereitstellung der Sicherung des Wissens und der Auswertung. Ein Teil der Dokumentation gehört zum Vertragsgegenstand bzw. Projektergebnis. http://www.projectcartoon.com/cartoon/3

Voraussetzung für ein effizientes Dokumentenmanagement ist eine praktikable Dokumentationsordnung, die das Einordnen und Finden erleichtert und den Verlust von Informationen verhindert. Der Normenausschuss Informationsverarbeitung des deutschen Instituts für Normung hat eine Reihe von Dokumentationsnormen erarbeitet, die den Inhalt und Aufbau beschreiben. Beispiele: DIN 66230 beschreibt den Inhalt und den Aufbau der Dokumentation von Software-Programmen. DIN 66231 beschreibt den Inhalt und den Aufbau einer Programmentwicklungsdokumentation in Form eines phasenorientierten Projektablaufs. DIN 66232 dient der Beschreibung von Datenobjekten.

Festlegungen im Rahmen des Dokumentenmanagements: die Ordnungskriterien und Gliederung die Darstellungstechniken Gegenstände der Dokumentation Aufbewahrungsform Änderungsdienst Aktualisierung und Dauer Aufbewahrungsort Es empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), siehe z.B. http://www.easy.de/:

Abwicklungsdokumentation: Dazu gehören Dokumente, die die Projektplanung, -führung, -durchführung, Fortschritts- und Qualitätskontrolle betreffen sowie Strategie- und Entscheidungspapiere, Aufträge etc., d.h. Dokumente, die nicht das Produkt selbst betreffen, die aber dauerhaft den Projektverlauf dokumentieren. Sie sind im wesentlichen statischer Natur. Im einzelnen gehören dazu: Projektauftrag, Phasendokumente, Pflichtenheft, Zielbeschreibung, Budgetanträge, Pläne, Arbeitsaufträge, Protokolle, etc. System- bzw. Produktdokumentation: Dazu gehören Dokumente, die für Wartung, Betrieb, Nutzung und Weiterentwicklung des neuen Systems/Produkts notwendig sind. Bei externen Projekten werden diese Dokumente dem Auftraggeber bei Projektabschluss ausgehändigt.

Benutzerdokumentation: Anforderungen an das Systemumfeld Systembeschreibung Benutzerhandbuch Online-Hilfe Fehlerhandbuch Betriebsdokumentation: Sie dient der Aufrechterhaltung des Betriebs. Sie besteht aus: Installationshandbuch Konfigurationshandbuch Notfallplan

Wartungsdokumentation: Sie dient als Basis für die Weiterentwicklung, den Änderungsdienst und die Fehlerbeseitigung. Sie enthält: Architektur- bzw. Konstruktionsdarstellung Modul- bzw. Funktionsbeschreibungen Schnittstellen Listings Testkonzepte und -protokolle

Dokumentarten des Berichtswesens: Das Berichtswesen beinhaltet die Erstellung des schriftlichen Rapports. Es regelt den Informationsfluss während des Projektverlaufs. Kennzeichen: Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen dient der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zur Umwelt knapp und ergebnisbezogen einheitlicher Aufbau Objektivität Dokumentarten des Berichtswesens: Projektfortschrittsbericht Pendenzenbericht (unerledigte Arbeiten) Planungsbericht Qualitätsbericht …

Quelle: Burghardt [1997]

Praxisbeispiele:

Praxisbeispiele:

Praxisbeispiele:

Besprechungen Projektsitzungen: Sie dienen der gegenseitigen Kommunikation. Sie werden turnusmäßig oder ad hoc einberufen. Einladung der Betroffenen Traktandenliste Zielsetzung Ergebnisse Protokoll Sitzungsarten: Kick-off-Sitzung Kontrollsitzungen problem- bzw. lösungs- bezogene Sitzungen Krisensitzungen Projektabschlusssitzung Quelle: http://roydelgadoblog.blogspot.com/2007/10/medical-economics-cartoon.html

Dialoge: Präsentationen: Einzelgespräche Telefonate informelle Gespräche gesellschaftliche Anlässe Präsentationen: Ergebnisdarstellung Informationsvermittlung Meinungsbildung/Überzeugung Entscheidungsfindung © D. Bernstein: “Die Kunst der Präsentation”

Ursachen für Änderungsanforderungen: Änderungsmanagement Änderungsanträge während des Projektablaufs werden über das Änderungsmanagement (Change Control) verwaltet, durchgeführt und gesteuert. Das Änderungsmanagement beschreibt Prozesse und Aufgaben, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumentiert vorzunehmen. Es dient der Transparenz und der Kontrolle von Kosten, Zeit und Ergebnis. Ursachen für Änderungsanforderungen: Anforderungsänderungen vom Auftraggeber Fehlplanungen Fehler in der Durchführung technische Probleme oder technologischer Fortschritt Gesetzesänderungen Marktsituation, u.v.m.

Prozess: Erfassen und kategorisieren eingehender Änderungen Change Request erstellen Betroffene Funktionen identifizieren Auswirkungen neuer Anforderungen analysieren Change Request bewerten (Budget, Termin, Risiko) Über Annahme oder Ablehnung entscheiden In die Releaseplanung integrieren (priorisieren) Bearbeitung veranlassen und Änderung durchführen Versionen kontrollieren Praxisbeispiel: siehe Seite 52 und 53 aus: http://swt.cs.tu-berlin.de/lehre/seminar/ss07/folien/RequirementsManagement_Gruppe7.pdf Es folgen Praxisbeispiele von viadee:

Konfigurationsmanagement Dem Konfigurationsmanagement kommt besonders bei Software-Projekten bzw. technischen Projekten große Bedeutung zu. Das Ziel besteht darin, jederzeit eine aktuelle Version (Konfigura-tion) des Produktes zu verwalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Eine Konfiguration ist die Beschreibung und der Zustand eines Systems durch die Definition und Realisation seiner Komponenten, der Eigenschaften, der Schnittstellen und die Dokumentation. Im Entwicklungsprozess ist die Konfiguration ständigen Änderungen unterworfen. Einen bestimmten Zustand der Konfiguration nennt man Version. Das Konfigurationsmanagement wird i.d.R. toolunterstützt durchgeführt.