SynerTrade Europas Top-Anbieter für Einkaufsberatung und -technologie Prozesskostenanalyse im Beschaffungsprozess Wie qualifiziert und realisiert man Kosteneinsparungen?

Warum Prozesskostenanalyse? Entlastung von operativen Tätigkeiten Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten Lieferanten- Management maximieren minimieren maximieren Strategischer Einkauf Operative Tätigkeiten Lieferanten- Management Umsetzung der strategischen Aufgaben © SynerTrade – Strictly Proprietary

Betrachtung der Prozesskosten Bedarf melden Bestellung genehmigen Lieferanten auswählen aufgeben I. II. III. IV. V. Wareneingang buchen Ware prüfen, kontrollieren Rechnung prüfen Lieferant bezahlen VI. VII. VIII. Prozeßkosten in € © SynerTrade – Strictly Proprietary Quelle : KMPG

Weiteres Beispiel Bearbeitungszeit: 162 Minuten Prozesskosten 90 EUR Durchlaufzeit: 16 Tage © SynerTrade – Strictly Proprietary

Detaillierteres Beispiel W K V Sekundär- aktivitäten Controlling vernachlässigbar 0,25 Einkaufs-Informations-System Bedarf initiieren Prüfung Zielsetzung: 40 % Prozesskosten- einsparung gering Primär- aktivitäten Mahnwesen Qualitätsprüfung (Stichprobe) Warenprüfung Wareneingang Leistungsnachweis, ggf. Reklamation (-> Einkauf) Buchhaltung/ Bestellung durch Einkauf Innerbetrieblicher Transport Rechnungsprüfung inkl. Poststelle Vorhaltung mittel Kriterien Personalkosten P Sonstige Kosten S hoch Durchlaufzeit D Wertschöpfung W Kosten-Zeit-Treiber K 1,2,3,4 2,3,4, 5 4,5 4 Verantwortliche V und Personenjahre ZRP 1,5 Buch-haltung 1,5 alle externen Belege Bedarfs-träger (BT) 2,5 bei 43 aktiven BT BT, Einkäufer Einkaufs-leiter, KR GB-Leiter Ein-käufer 2,5 Einkauf Lager 0,5 BT, Lager-MA BT BT 0,25 BT Ist-Personenjahre insgesamt: 9 sehr hoch © SynerTrade – Strictly Proprietary

Prozesskosten vs. Wertschöpfung Wertschöpfungsbeitrag niedrig hoch Prozesskosten Rechnungs- prüfung Lieferanten-Auswahl Genehmigungs-prozess Bestell- prozess Wareneingang buchen Mahn-wesen Rechnungs- Clearing © SynerTrade – Strictly Proprietary

Traditionelle Beschaffung Manuell, Papier-basierend Lange Durchlaufzeiten (Überlastung operativer Bereich) Zeitintensiv, komplex, fehleranfällig Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Bedarf erfassen/ Bedarfszettel Bestellung prüfen/ genehmigen Lieferant wählen Bestellung erfassen/ aufgeben Ware liefern Ware prüfen Ware lagern/ verbuchen/verteilen Rechnung manuell erfassen Rechnung/ verbuchen/Zahlung Rechnung stellen Quelle:Schäffer H., Höll S., Schönberg T. (1999): Buy direct – Eine Intranet-basierende Geschäftsprozessoptimierung im Einkauf, in: Scheer, A. W., Nüttgens, M. (Hrsg.), Electronic Business Engineering, Heidelberg 1999, S. 505-519. manuell © SynerTrade – Strictly Proprietary

Neue Wege in der Beschaffung Internet- / Intranet-basierend Katalog-orientiert Weitgehend automatisiert Bedarf vorhanden Bestellantrag formulieren Antrag prüfen/ genehmigen Bearbeiten/ Ware liefern Ware prüfen Rechnung verbuchen/Zahlung eProcurement- Lösung Multi-Lieferanten- Katalog Such- /Vergleichs- möglichkeiten Genehmigungs- workflow Elektronische Rechnung Elektronische Bestellung Budget überzogen Budget o.k. Elektronischer Lieferschein Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant Automatisiert bzw. Systemunterstützt Liefervereinbarung Preisfixierung Evtl. Bedarfsbearbeitung © SynerTrade – Strictly Proprietary

Verbesserungspotenziale Bereitstellung elektronischer Lieferantenkataloge Genehmigungsverfahren mit Workflowsteuerung Elektronische Bestellung (z. B. über Web-EDI) Integration in Warenwirtschaft / ERP-System Einheitliche Lieferantenanbindung durch standardisierte Schnittstellen Automatisierung der Rechnungsprüfung © SynerTrade – Strictly Proprietary

Praxisbeispiel © SynerTrade – Strictly Proprietary

Business Case Arzneimittel-Hersteller Reduzierung der Durchlaufzeit einer Bestellung von acht auf 1,5 Werktage Löschen von 250.000 Artikeln aus SAP MM Einsparung von SAP-Lizenzen Prozesskosteneinsparung ca. 2 Mio EUR p. a. (40.000 line items) Projektkosten: ca. 300.000 EUR Zwei Standorte Anbindung SAP R/3 und BPCS (SSA) © SynerTrade – Strictly Proprietary

Kritische Erfolgsfaktoren Möglichst hohe Rahmenvertragsquote ERP-Integration, Vermeidung von Medienbrüchen eReadiness der Lieferanten Qualität der Kataloge Qualität der Katalogsuchmaschine Einheitliche Datenbasis (Kreditoren, Artikel, ...) Einheitliche Einkaufskennzahlen © SynerTrade – Strictly Proprietary

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Fragen? © SynerTrade – Strictly Proprietary