Firmenpräsentation P&I AG

Werkzeug nicht Spielzeug Personal & Informatik AG Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Mitarbeiterportale: Werkzeug nicht Spielzeug Personal & Informatik AG Ihr Referent Maik Degner

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Wozu eigentlich? 60% aller Verwaltungsaufgaben befassen sich auch heute noch u. a. mit dem: Erfassen und Ablegen von Urlaubsanträgen, Krankheit, Entgeltänderungen, Vertragsänderungen Verteilen und Abheften von Verdienstabrechnungen Berechnen und Erfassen von Überstunden Aktualisieren von Bankverbindungen, Namen und Adressen

Gewünschte Entwicklung im HR-Bereich Gegenwart Entwicklung Zukunft Delegation von Routinearbeiten/ Verantwortung 10 % Strategie 30 % Strategie 30 % Beratung HR-Betreuung d. Linienvorgesetzte 60 % Beratung + Coaching 60 % Administration Outsourcing administ. Aufgaben (ASP) Employee Self Service Manager Self Services Administration 10 % Quelle: Infineon AG/Braune

Mitarbeiterportale können also genutzt werden, um Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Mitarbeiterportale können also genutzt werden, um personalwirtschaftliche Aufgaben an Mitarbeiter und Führungskräfte zu delegieren

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Wesentliche Komponenten im Portal: neben webfähiger Personalsoftware als Grundvoraussetzung Ein Berechtigungs- und Zugriffskonzept, welches sich dynamisch definiert aus: Der Organisation Der Rolle im Prozess Der betrieblichen Funktion Ansätze dieser Art diskutiert man unter dem Stichwort ESS (Employee Self Service)

Organisation Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Die Organisation beschreibt die Hierarchie innerhalb der Verwaltung und den Ämtern

Rolle Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Die Rolle im Prozess beschreibt die Sicht und die Aktivität im Workflow

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Betriebliche Funktionen Neben hierarchischer Einordnung und der Rollenbezogenen Aktivität, kann auch die betriebliche Funktion Einfluss auf die Zugriffs- und Nutzungsrechte im Portal haben. Typische Beispiele hierfür sind: 1. Personalabteilung 2. Personalrat 3. Sicherheitsbeauftragte 4. Reisestellen

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal Erforderlich ist also ein Lösungsansatz, der typische Portalfunktionen Collaboration Community-Management Content Management mit Klassischen Personal-Management und Abrechnungs- Funktionen verbindet

Prozesse im Portal Standardprozesse in HR Portalen: Aktuelles / News Antrags- und Genehmigungswesen / Wiedervorlagen Mitarbeiter Stammblatt für Führungskräfte Reiseabwicklung Gehaltssimulationen Formularshop

Prozesse im Portal Standardprozesse in HR Portalen: Sachmittelverwaltung Bewerbermanagement Ideenmanagement Reports Telefonverzeichnis Suchfunktionen

Prozesse im Portal Warum nicht weitere Prozesse? Zeiterfassung, Dienstplanung, Einsatzplanung Organigramme Deferred Compensation Personalentwicklung / Potentialanalyse Mitarbeiterbefragung 360° Feedback Seminarmanagement

Prozesse im Portal Warum nicht weitere Prozesse? Budgetierung / Gehaltsplanung Fehlzeitenkalender der MA/Kollegen Wissensmanagement Archivierung eigener Zertifikate in die Personalakte Online Archiv für Gehaltsabrechnungen etc. interne Unternehmensinformationen IR-News oder Presse über das eigene Unternehmen

Prozesse im Portal Warum nicht weitere Prozesse? elearning Online-Shops (Reisen, Büromaterial) Regionale Infos (Wetter, Verkehr) Kantinenplan Webcam Flohmarkt Schwarzes Brett / Foren

Prozesse im Portal Beispielprozess Optimierung der Personalprozesse LOGA® kommt zu den Mitarbeitern und Managern ESS und MSS

Reisekostenerfassung/ -beantragung Web (für den Reisenden oder Vorgesetzten)

Belegerfassung WEB (für den Mitarbeiter oder Vorgesetzten)

Übersicht Reisekosten WEB

Download der Reisekostenabrechnung über WEB

Beispiel MA Stammblatt eines Kunden ... Aufruf der Personalstamminfos beim Kunden

Einige weitere Beispiele für die Nutzung Dezentrale Erfassung von Daten durch MA/FK Adress- und Kontoänderungen weitere persönliche Veränderungen Dezentraler Abruf von Daten durch MA/FK Personalstammblatt individuelle Reports Antrags- und Genehmigungsverfahren mit graph. Workflowdesigner Urlaub- und Reisen Beschaffungsanträge und Ideenmangement Prozessorientierte Zusammenarbeit 360° Feedback Budgetplanungen

Nutzenrechnung Kosten Nutzen

Nutzenrechnung (Beispiel - Genehmigungsverfahren) Abbildung eines Antrag und Genehmigungsverfahren sowie Meldung an die Personalabteilung durch den LOGA®erm-Workflow. Keine Doppelerfassung durch Self-Services. 15 Anträge pro Jahr und MA (Urlaub/Reise/Freizeit/Beschaffung) Zeitbedarf insgesamt: 25 min pro Antrag Zeitbedarf durch Self-Service: 8 min pro Antrag Zeitersparnis durch Self-Service pro Antrag 17 min, bei 1000 MA: 255.000 min oder 4.250 Stunden oder 531 Arbeitstage oder 2,5 Arbeitsjahre. Bei Verrechnungsstundensatz von 30,00 € -> Kostenersparnis p.a. bei 1000 MA: 127.500,00 €

Tätigkeiten - Beispiel Urlaubsantrag/-genehmigung Nutzenrechnung Tätigkeiten - Beispiel Urlaubsantrag/-genehmigung Tätigkeit Zeitbedarf ohne mit Portal Mitarbeiter Formular besorgen 2 min 0 min Mitarbeiter Antrag stellen 2 min 2 min Genehmigung Hierarchie 1 2 min 2 min Genehmigung Hierarchie 2 2 min 2 min Personalabteilung Genehmigung/Eingabe 5 min 0 min Rückfragen insgesamt 5 min 2 min Kopien je eine Minute 3 min 0 min Ablage je eine Minute 4 min 0 min Summe in Minuten 25 min 8 min

Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung Nutzenberechnung (Beispiele) Druck, Kuvertierung, Versand & Verteilung von persönlichen Dokumenten (Verdienstabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, SV-Meldungen etc.) - 16 Dokumente pro Jahr - Handlingkosten pro Dokument: 0,35 € zzgl. Porto 0,55 € und Verpackung 0,01€ oder Verteilung 0,70 € - Kostenersparnis mindestens p.a. bei 1000 MA: 14.560,00 €

Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung Nutzenberechnung (Beispiele) Erstellung von Auswertungen und Berichten für den Führungskreis personalisiert nach Kostenstelle, Abteilung etc. - 42 Dokumente pro Jahr - Handlingkosten pro Auswertung-/Bericht: 24,00 € - Kostenersparnis p.a. bei 20 Führungskräften: 20.160,00 €

Nutzenberechnung (Beispiele) Nutzenrechnung Nutzenberechnung (Beispiele) Abbildung des betrieblichen Beurteilungswesens durch den LOGA®erm-Workflow. Erfassung der Ergebnisse direkt über das Portal. - 1 Beurteilung pro Jahr - Handlingkosten pro Beurteilung: 8,00 € - Kostenersparnis p.a. bei 1000 Gesprächen: 8.000,00 €

Vorteile Das ERM-Konzept greift jedoch weiter Im Vordergrund stehen: Steigerung der MA-Produktivität (wobei ESS & MSS wichtige Bausteine sind) Umfassende Betreuung Dauerhafte Bindung des Personals Verlässlicher Wissensaustausch

Vorteile Mitarbeiterportale Informieren und motivieren die Beschäftigten Entlasten die Personalabteilung von administrativer Routine Also Konzentration auf Service und Beratung Effizientere Verwaltung der Ressource „Personal“

Das Unternehmen P&I Die Spezialisten im Personalwesen Seit über 35 Jahren entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden personalwirtschaftliche Software rund um die Themen: Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalbeschaffung Stellen- und Organisationsplanung Personalkostenplanung Personalentwicklung Employee Self Services Zeitmanagement

Das Unternehmen P&I Der Pionier seit 35 Jahren: Technologie: 1968: Entwicklung einer Großrechnerlösung zur Personalabrechnung 1995: Erste Personalwirtschaftliche Applikation als reinrassige Client-Serverlösung 2000: Erste Entgeltabrechnung unter dem Betriebssystem Linux 2001: Erste Human-Ressources-Lösung als Portallösung 2001: Erste europäische Payroll in einer Anwendung 2003: Erste personalwirtschaftliche Applikation mit XPDL-Standard (zur Einbindung in Prozesse) 2004: Freigabe von LOGA®SOAP als Integrationsplattform

Das Unternehmen P&I Zahlen und Fakten: Konzernumsatz 2003/2004: 40,1 Millionen Euro Mehr als 4 Millionen Abrechnungen pro Monat 12 Standorte in 6 europäischen Ländern Über 3.700 zufriedene Kunden

Wie motiviert man Mitarbeiter? Der einzige Weg, Menschen zu motivieren ist, Mit ihnen zu kommunizieren. Lido Anthony, geb. 1924 US-Amerikanischer Industriemanager Weitere Informationen über die P&I Personal und Informatik AG erhalten Sie im Internet unter: www.pi-ag.com