Die Technische Dokumentation - wichtiger Bestandteil für Service und Wartung Erster Hamburger Normentag - Kontext Facility Management - Dokumentationsrichtlinien nach Kostengruppen: Vorbereitung der Betriebsführung - DIN 31051:2003-06: Instandhaltung - ENV 13269 („Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen) - DIN EN 13460 23002: Dokumente für die Instandhaltung

Facility Management - auf den Punkt gebracht: - die integrierende Betrachtung der Immobilie aus der Sicht der Gebäudenutzung Qualität Werterhaltung Prozesse Rentabilität optimale Erfüllung der Anforderungen Qualitätssicherung Flexibilität Lebensdauer Optimierung DV-Einsatz Schnittstellen Transparenz Kostensenkung Kenndaten

Motive für gute Dokumentation im Facility Management Reduzierung von Suchzeiten Pflegbarkeit auf elektronischem Wege Integration von Dateninseln Aus den Schränken ins Netz ermöglicht dezentralen Zugriff Keine Sonderleistungen nach HOAI Bessere Entscheidungsgrundlage Vermietungspläne für das Internet

Ziel = Gerichtsfeste Dokumentation Ziel ist die aktuelle Dokumentation lt. geltenden Gesetzen/Rechtsvorschriften. Die stets wachsenden Anforderungen aus den Gesetzen und Rechtsprechungen gewinnen immer mehr an Bedeutung - auch für den Betreiber. Alle Gesetze verfolgen als gemeinsame Ziele: Schutz und Sicherheit von Mitarbeitern und Dritten Schutz und Sicherheit der Umwelt Gewährleistung des bestimmungsgemäßen Betriebes Das Haftungsrisiko für den Betreiber von Ent- und Versorgungsanlagen ist in dem Produkthaftungsgesetz in verstärktem Maße getroffen (§ 2 Elektrizität). In der EG-Richtlinie Maschine „Verordnung Altanlagen“ ist festgelegt, dass der Betreiber von Altanlagen u.a. die Dokumentation so aufbereiten muss, wie bei Neubauprojekten. Die Verfügbarkeit der aktuellen technischen Dokumentation ist eine Möglichkeit, dem Vorwurf des Organisationsverschuldens vorzubeugen (Verringerung von Haftungsrisiko, Schadensersatzansprüchen, Haftpflichtversicherung). Die Informationspflicht bezüglich korrekter Dokumentation besteht von der Führungsebene zu den Mitarbeitern (Bring-Pflicht und keine Hol-Schuld).

DV-gerechte Dokumentation Hochbau Flächen- management D O K U M E N T A I O N Vorgaben C A I F M N U T Z U N G Mietmanagement Ingenieurbau Besiedelungs- planung Freiflächen, Verkehrsplg. Zentrale Daten- haltung Einrichtungs- planung Umzugs- management Haustechnik Kabel- management Ja Ausführende Firmen Instandhaltungs- management Daten OK? usw. Nein usw.

Schnittstellen für den internen und externen Datentransfer GARB- Schnittstelle CAD-Schnittstelle DXF, DWG, IGES, STEP Objekt Raum Bauteil Person Büromöbel-hersteller AVA Planer, ausführende Firmen Office- Anwendungen Kaufmännische Abteilung GLT- Datenbank GAEB- DB-Schnittstelle z.B. SAP OLE, DDE GLT-Schnittstelle

Dokumentation im Bauprozeß START Definition von Nutzen + Funktion Nutzer/Mieter/ Pächter Planung Architekt + Fachplaner Vorgaben Kosten: HOAI AVA Kosten Controlling Bauherr Genehmig. Abnahme Bauamt Abrechnung Bauleitung Nutzung Financier Miete Reparatur Reinigungskosten Stromkosten usw. Unterhaltung Bewirtschaft. Instandhaltg. Erstellung + Bauaus- führung Unternehmer/ Handwerker Gewährleist. Fertigstellung + Übergabe Nutzer + Bauherr Siehe Dokumentationsrichtlinie der Kostengruppe 430 (Anlage)

Instandhaltung: DIN 31051:2003-06 Die Instandhaltung ist in der Neufassung der DIN 31051:2003-06 festgelegt und beschrieben, Danach gehört zur Instandhaltung die „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, so dass sie die geforderte Funktion erfüllen kann.“ Laut dieser DIN gehören zur Instandhaltung Maßnahmen der Wartung (Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats) Inspektion (Feststellen und Beurteilen des Ist-Zustandes einer Betrachtungseinheit einschließlich der Bestimmung der Abnutzung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen für eine künftige Nutzung) Instandsetzung (Rückführung einer Betrachtungseinheit in den funktionsfähigen Zustand mit Ausnahme von Verbesserungen). Verbesserung (Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements zur Steigerung der Funktionssicherheit einer Betrachtungseinheit, ohne die von ihr geforderte Funktion zu ändern).

Erfassung auslösendes Ereignis Fahrbetrieb Wartung, Inspektion Mängelmeldung Änderung Erfassung auslösendes Ereignis Technische Klärung Anlagenbeschreibungs-system Personal Materialwirtschaft Qualifikation Arbeitsvorbereitung Beschaffung Kapazität Lagerwirtschaft Überwachung Auftragnehmer Auftragsdurchführung Auftragsdokumentation Auftragsstatistik Erfahrungsrückfluss

Mehrbedarf Der Instandhaltungsbereich in der Praxis führt häufig wesentlich mehr Tätigkeiten aus als in der DIN 31051 angegeben sind. Zu diesen Tätigkeiten gehören u. a. Interne Transporte Anlagenänderungen Umbauten Hilfestellung bei Produktionstätigkeiten Energieoptimierung Diese Leistungen sollten aktiv verhandelt werden.

Nachfrageorientierte Vertragsgestaltung ENV 13269 („Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen)

Dokumente für die Instandhaltung DIN EN 13460 23002 „Instandhaltung - Dokumente für die Instandhaltung

Instandhaltungstätigkeiten Ausgabe-Dokumente Eingabe-Dokumente Instandhaltungstätigkeiten Ausgabe-Dokumente Erforderliche Dokumente aus der Vorbereitungsphase Prüfung – Festlegung der Instandhaltungstätigkeit Plan zur Ausfallverhinderung (A.44) Rückmeldungsdokumente vorbeugend Verfahren Verfahren vorbeugend Ersatzteilliste (A.5) veranschlagte Mittel Andere werksspezifische Dokumentation (z.B. A.17, A.48) Erforderliche Mittel (B.15) korrektiv Antrag für A.A. (A.4, B.1) Arbeitsplanung Fertigungsplanung (A.11) Liste der Arbeiten nach Priorität geordnet und für einen vorgegebenen Zeitraum Planungsblatt (A.9) Verfahren Rückmeldungsdokumente Planungsblatt (A.9) Terminierung der Arbeiten Ersatzteile auf Lager Datumsangaben für Beginn und Beendigung jeder Instandhaltungs-arbeit Werkzeuge Terminierungsblatt (A.10) Verfahren Verfügbare Arbeitskräfte (A.51) Zuweisung der Mittel Terminverfolgung (A.10) Ersatzteile auf Lager (A.5) Arbeitsauftrag (A.4) Werkzeuge Arbeitsauftrag Freigabe und Zuweisung Verfahren Verfügbare Arbeitskräfte (A.23, A.51)

Instandhaltungstätigkeiten Ausgabe-Dokumente Eingabe-Dokumente Instandhaltungstätigkeiten Ausgabe-Dokumente Erforderliche Dokumente aus der Vorbereitungsphase Information über Erfüllung des A.A (B) Verfahren Arbeitsausführung Andere dem Arbeitsauftrag beigelegte Dokumente zur Erstellung entsprechender Verzeichnisse (z.B. A.39) Arbeitsauftrag (A.4) Ersatzteilliste Rückmeldungsdokumente Arbeitsauftrag (A.4) Abschluss des Arbeitsauftrages Geschichtsaufzeichnungen (z.B. A.3, A.7) Verfahren Geschichtsaufzeichnungen Erstellung von Berichten Aufzeichnungen (Berichte) (z.B. A.14) Verfahren Rückmeldungsdokumente Verbesserungsvorschlag Aufzeichnungen (Berichte) Analyse der Berichte

Danke!! Workshop zur Optimierung von Wartungsverträgen am 05. Mai