Das Bankettgeschäft (c) Mag. Karin Kilian

Organisatorische Eingliederung (c) Mag. Karin Kilian

Organisation Zielsetzung Werbung + Verkauf Verkaufsgespräch-Checklisten, Kongresse, Tagungen, Konferenzen Kostenkontrolle + Preispolitik Buchung, Organisation + Durchführung der Veranstaltung Reservierung, Interne Bankettinformationen (c) Mag. Karin Kilian

Ablauf (c) Mag. Karin Kilian

Werbung & Verkauf Ausstattung des Bankettbüros Koordination aller Verkaufsbesuche mit Bankettleiter Verkaufspersonal verfügt über folgende Unterlagen: Fotos verschiedenartiger Veranstaltungen und Dekorationen Fotos für preislich unterschiedliche Buffets usw. Möglichkeit der Bestuhlung und Tischanordnung in Veranstaltungsräumen Standardisierte und frei wählbare Menüvorschläge mit passenden Getränkevorschlägen Möglichkeiten der technischen Einrichtungen Preis- und Kompositionstabelle für sämtliche Menüartikel Verkaufsgespräch-Checkliste für Kongresse, Tagungen, Konferenzen (c) Mag. Karin Kilian

Werbung & Verkauf Gedruckte Bankettbroschüre Konkurenzfähige Programme für spezielle Anlässe wie Hochzeiten, Geburtstagsfeiern,… Küchenchef ist bei Menübesprechung mit dabei Bei Großveranstaltungen Probeessen mit Veranstalter Bei mehreren Veranstaltungen/Tag, versucht Bankettleiter gleiche Menüs zu verkaufen Beim Verkauf von Konferenzen, Tagungen, Abend-veranstaltungen, versucht Bankettleiter auch Zimmer zu verkaufen Konkurrenzveranstaltungen erfassen (Anzeigen sammeln, wichtigste selbst besuchen) (c) Mag. Karin Kilian

Werbung & Verkauf Über Kundenkartei Kunden durch Direct Mailing über besondere Veranstaltungen im Haus informieren Geeignete Werbemedien wie Presse, Fernsehen, Kino, Hotelführer, Rundfunk werden gezielt eingesetzt. Bei Absage dient die Adresse als Grundlage für zukünftige Verkaufsgespräche. (c) Mag. Karin Kilian

Kostenkontrolle & Preispolitik Bankettgeschäft = Volumengeschäft (Fixkostensenkung) Menüvorschläge auf spezielle Veranstaltung unter Berücksichtigung der saisonalen Lebensmittelangebote zuschneiden Bankettleiter erhält Produktliste mit geringstem Lagerumschlag -> in Verkaufsgesprächen verstärkt anbieten Bankett-Beurteilung nach Brutto-Gewinn/Verlust-Rechnung Bei Veranstaltungen an Feiertagen, Versuch die Menüs mit Anlass zu kombinieren (c) Mag. Karin Kilian

Kostenkontrolle & Preispolitik „Tagesmenü“ am Folgetag der Veranstaltung mit Überproduktion abstimmen Preispolitik = Drahtseilakt zwischen optimaler Auslastung der vorhandenen Kapazität und Vermeidung von Dumping Gäste sind über schlechte Qualität mehr verärgert als über einen relativ teuren Preis (c) Mag. Karin Kilian

Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung Bei vorläufigen Buchungen wird Termin für endgültige Zu- oder Absage gesetzt Klares Reservierungssystem (nummerierte Buchungs- unterlagen, Angabe ob Buchung tentativ/definitiv ist, Eintragung ins Bankettbuchungsbuch, klare Ablage u. geregeltes „Wiedervorlagesystem“) Schriftlich abgeschlossener Vertrag bei Großveranstal-tungen als Grundlage für die spätere Abrechnung Minimumgarantien (wo möglich) Bei Großveranstaltungen teilweise Vorauszahlung (c) Mag. Karin Kilian

Buchung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung Monatlicher und wöchentlicher Veranstaltungsplan fasst das Veranstaltungsprogramm der kommenden Woche bzw. Monats zusammen -> Grundlage für Dienstplaneinteilung Rechtzeitige „Bankettinformation“ (Function-Sheet) an alle Abteilungen mit den notwendigen Details Wöchentliche Bankettmeetings mit Küchenchef, Bankett-oberkellner, Steward, Hausdame, Buchhalter und F&B-Manager Nach jeder Veranstaltung schriftliches Dankeschön an Veranstalter Großteil der Veranstaltungen wiederholen sich, daher eigene Akte anlegen inkl. Verbesserungsvorschläge für das nächste Mal (c) Mag. Karin Kilian

Behördliches Jede Veranstaltung muss bis spätestens 3 Tage vor Beginn angemeldet werden (BPol-Dir.: Veranstaltungs-amt, Magistrat: Stadtsteueramt, Gemeinde) Veranstaltungsorte die wiederkehrend Veranstaltungen organisieren besitzen meist eine grundsätzliche Genehmigung. Steuern und Gebühren: Vergnügungssteuer (Steuerschuldner = Veranstalter) Werbeabgabe AKM (c) Mag. Karin Kilian

Bankettmarketing Der richtige Betreuungsmix Wann sollen wir den Kunden ansprechen?  „Betreuungsanlässe“ Wie können wir den Kontakt herstellen?  „Betreuungsformen“ Wie oft sollen wir kontaktieren?  „Betreuungsintensität“ (c) Mag. Karin Kilian

Der richtige Betreuungsmix Betreuungsanlässe Betriebsbezogene Umfeldbezogene Produktbezogene Personenbezogene Ertragsbezogene Saisonbezogene Betreuungsformen Das persönliche Gespräch: Am erfolgreichsten, aber auch am teuersten ! Telefonisch Schriftlich (Brief, E-mail, Newsletter) (c) Mag. Karin Kilian

Grade der Betreuungsintensität A-Kunde: intensive persönliche Betreuung C-Kunde: geringere Betreuung, vorwiegend schriftlich B1-Kunde: Wie A-Kunde (verstärkte Intensität, da künftiges Potential) B2-Kunde: Gute Betreuung (c) Mag. Karin Kilian