Informationsveranstaltung Herzlich Willkommen zur Informationsveranstaltung © ECG GmbH Berlin

Tagesordnung Begrüßung durch Herrn Olde Kalter (ECG) Allgemeine Begrüßungsworte Begrüßung durch Frau Lauterbach (ESF-Fondsverwaltung) Allgemeines zur Einführung Onlineprojektabwicklung Zeitplan des Wechsels der Projektabwicklung von Offline nach Online Neue Servicefunktionen des Online-Programms Online-Projektabwicklung für Antrags- und Berichterstattung Neujahrsempfang © ECG GmbH Berlin

Es spricht Herr Olde Kalter Grußworte Es spricht Herr Olde Kalter Geschäftsführer der ECG GmbH Berlin © ECG GmbH Berlin

Allgemeines zur Online-Projektabwicklung Es spricht Frau Lauterbach ESF-Fondsverwaltung Land Berlin © ECG GmbH Berlin

Aufbau der Website ECG Passwortgeschützter Zugang zur Online- Datenbank EUREKA! © ECG GmbH Berlin

Aufbau der Website ECG Erstanmeldung noch nicht registrierter Träger! Mit Eingabe des von ECG mitgeteilten Benutzer-namen und Benutzer-passwort in EUREKA! Eingangs-bereich für die Trägernutzer-verwaltung © ECG GmbH Berlin

Zugriffsrechte EUREKA! Mit dem Login einer Bewilligungsbehörde kann nur auf bestehende Anträge und Berichte, bei denen diese Person zuständige Bewilligungsbehörde ist, zugegriffen werden. © ECG GmbH Berlin

Zugriffsrechte EUREKA! Mit dem Login eines Trägers kann auf alle Antrags- und Berichtsdaten, in denen dieser Antragsteller ist, zugegriffen werden und neue erstellt werden. © ECG GmbH Berlin

Online-Projekt-Registrierung Inhaltliche Voraussetzungen: wurde die Antragstellung noch offline vorgenommen, muss das Projekt zur Fortsetzung bzw. zur Abrechnung in online gesondert registriert werden Antragstellung auf Online-Registrierung erfolgt vom Träger aus EUREKA! an die Bewilligungsbehörde Die Bewilligungsbehörde kann diesem Zustimmen oder Ablehnen Erst nach Zustimmung durch die Bewilligungsbehörde kann die Abwicklung der Berichterstattung online erfolgen! Ist ein Projekt einmal als Online-Projekt registriert, kann die Bearbeitung nur noch ausschließlich online erfolgen. NUR NOCH GÜLTIG BIS 31.01.2004 © ECG GmbH Berlin

Online-Projekt-Registrierung Ein Antrag auf Online-Registrierung kann gestellt werden, wenn: © ECG GmbH Berlin

Funktionen Die Arbeit mit den ESF-Projekten erfolgt nach dem Einloggen in der geschützten Umgebung immer unter <Begleitsystem Projektebene> unter Angabe des ESF-Projektes © ECG GmbH Berlin

Funktionen Im Kopf wird das Aktuelle aufgerufene Projekt angezeigt: Projektnummer Status ECG-Bearbeiter Druckfunktion © ECG GmbH Berlin

Funktionen Mit der Menüleiste kann beliebig zwischen den Anzeigen gewechselt werden Der Scrollbalken bewegt die Menü-leiste nach oben und unten Mit <Zurück> kann seitenweise zurückgeblättert werden Mit <Weiter> wird gespeichert und zur nächsten Anzeige gewechselt © ECG GmbH Berlin

Funktionen Mit <Verb. beenden> wird ausgeloggt Die Verbindungs-anzeige zeigt die verbleibende Zeit bis zur automatischen Verbindungstrennung an Help Desk ermöglicht Anfragen bei Problemen Mail System zeigt Postein- und ausgänge an © ECG GmbH Berlin

Servicefunktionen Mailsystem Eine Eureka-Mail kann immer nur von der Kontaktperson des Projektes gelesen werden Abruf der Mails erfolgt auf jeder Seite im Begleit-system Projektebene durch Anklicken des Schriftzuges © ECG GmbH Berlin

Servicefunktionen Mailsystem Anzahl ungelesener Nachrichten ungelesene Nachrichten gelesene Nachricht Hinweis auf Zusatz-information Aufrufen abgelegter Nachrichten Ablage © ECG GmbH Berlin

Servicefunktionen Mailsystem Eine automatische Mail wird bei folgenden Aktionen versendet oder empfangen: Beim Wechsel einer Bearbeitungsphase Beim Ausführen bestimmter Programmfunktionen Beim gezielten Versen-den von Informationen kann nur projektbe-zogen erfolgen es wird eine aktive Aktion mit Statuswechsel ausgeführt der Ausführende ist dann Absender der Mail die Kontaktperson des Projektes ist Empfänger kann nur projektbezogen erfolgen es wird eine Programm-funktion ausgeführt, die eine Zustimmung des Empfängers erfordert, aber keinen Wechsel der Bearbeitungs-phase nach sich zieht z.b.: Onlineregistrierung, Änderungsantrag, Mittelab-forderungen kann nur projektunab-hängig erfolgen es wird gruppenbe-zogenes Versenden von Informationsmails ausgeführt Absender ist immer ECG und Empfänger die von ECG bestimmte Gruppe (Bsp.: Träger, Verwaltungen bestimmter Maßnahmen) © ECG GmbH Berlin

Projekthistorie Servicefunktionen nachvollziehbare Darstellung des Projektverlaufes mit Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Bearbeitungsphasen (Status) jeder Eintrag hatte eine automatische Weiterleitung als Grundlage Speicherung der Zusatzinformationen © ECG GmbH Berlin

Erinnerungs-/Mahnwesen Servicefunktionen Erinnerungs-/Mahnwesen automatisches Erinnerungssystem im EUREKA!-Online-Programm nur für projektbezogene Termine (z.B. Berichtsabgabe) bei Überschreitung eines gesetzten Termines geht eine automatische Erinnerungsmail an die Kontaktperson des Projektes ein neuer Termin wird festgelegt bei Nichteinhaltung der Fristen hat dies projektbezogene Konsequenzen (z.B. bei der Berichterstattung wird ein Nullbericht erstellt) © ECG GmbH Berlin

Hilfetexte Servicefunktionen Auf jeder Seite im EUREKA!-Programm sind Hilfetexte hinterlegt. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes öffnetet sich ein Fenster mit den dazugehörigen Erläuterungen. Nach Lesen der Erläuterungen sollte dieses Fenster wieder geschlossen werden. © ECG GmbH Berlin

Help Desk Servicefunktionen bei Problemen oder Fragen zu EUREKA! kann die Help-Desk- Funktion im Programm genutzt werden den Funktionsbutton Help Desk in der Menüzeile Klicken Ihre zuletzt durchgeführten Schritte werden vom Programm festgehalten und mit einer von Ihnen eventuell gemachten Information in der Datenbank gespeichert diese kann von ECG (Helpdesk) abgerufen und entsprechend bearbeitet werden Sie erhalten einen umgehenden Rückruf © ECG GmbH Berlin

Verfolgbarkeit des Bearbeitungsstandes Servicefunktionen Verfolgbarkeit des Bearbeitungsstandes Jedes Projekt durchläuft während seine Projektbeantragung und Durchführung verschiedene Bearbeitungsphasen bei unterschied-lichen Verfahrensbeteiligten (Träger, Bewilligungsbehörde, ggf. Belegprüfstelle, Technische Hilfe) Der Wechsel zu Online ermöglich nun allen Beteiligten jederzeit eine zentral organisierte und zeitidentische Information zum Bearbeitungsstand Jeder Bearbeitungsstand und damit verbunden die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichen werden durch einen Status gekennzeichnet. Die Änderung eines Bearbeitungsstandes wird jeweils durch eine EUREKA!-Mail an die Kontaktperson und einen Eintrag in der Projekthistorie dokumentiert. © ECG GmbH Berlin

Antrag – Bearbeitungsphasen Status 01 Antrag wurde erstellt; hat noch keine ESF-Nummer Träger bearbeitet Status 02 Antrag wurde vom Träger an FV abge-sendet FV prüft Status 1 Antrag von FV geprüft und an ECG weiter-gereicht ECG prüft Status 2 Antrag ist ESF-technisch vollständig FV kann bewilligen Status 8 Bewilligung liegt vor Bewilligung liegt ECG vor T FV TH © ECG GmbH Berlin

Bericht – Bearbeitungsphasen Status 00 Bericht wurde noch nicht erstellt Träger bearbeitet Status 01 Bericht wurde vom Träger erstellt Träger bearbeitet Status 02 Bericht an FV zur Pürfung abgesendet FV prüft Status 1 Bericht an ECG weiter-geleitet ECG prüft Status 2 Bericht ohne Beleg-prüfung vollständig T FV TH © ECG GmbH Berlin

Bericht – Bearbeitungsphasen Mit Bewilligung des Projektes werden alle notwendigen Berichte bereits zur Verfügung gestellt Die Berichte können nur in ihrer zeitlichen Abfolge bearbeitet werden Keine parallele Bearbeitung mehrerer Berichte bei einem Beteiligten möglich Jahresberichte fassen automatisch Zwischenberichte eines Jahres zusammen Endbericht fasst alle Zwischenberichte automatisch zusammen © ECG GmbH Berlin

Bericht – Bearbeitungsphasen Übersicht über alle notwendigen Berichte eines Projektes Anzeige des Berichtsstatus Druck der Berichtsunterlagen © ECG GmbH Berlin

Monitoring- und Controlling bietet Möglichkeit zur Auswertung von: Kosten Finanzierung Teilnehmerdaten mit Antragsdaten Berichtsdaten für alle Projekte der eingeloggten Kontaktperson © ECG GmbH Berlin

Monitoring und Controlling Es stehen kombinierbare Auswertungen zur Verfügung Der Listenaufbau ist vorgegeben Der Inhalt wird durch Auswahlkriterien bestimmt Auswahl-kriterien © ECG GmbH Berlin

Monitoring und Controlling Voraussetzung für eine optimale Ansicht der Auswertungs-ergebnisse ist die Einrichtung des <Querformats> Datei -> Seite einrichten © ECG GmbH Berlin

Monitoring und Controlling © ECG GmbH Berlin

Zeitplan zum Wechsel nach Online Laufende Projekte mit Beginn vor 31.12.2003 Laufzeit bis 31.12.2003: Endberichte können bis 31.03.2004 noch offline eingereicht werden Projekte, bei denen der Endbericht nicht fristgerecht eingereicht wird, werden zu einem festgelegten Zeitpunkt auf Online umgestellt Laufzeit über den 31.12.2003 Umstellung bis 31.01.2004 auf eigenen Wunsch mit Antrag auf Online-Registrierung Ab 01.02.2004 erfolgt die Umstellung durch ECG mit Abgabe des ZB per 31.12.2003 bis spätestens 31.01.2004 © ECG GmbH Berlin

Zeitplan zum Wechsel nach Online Projekte mit Beginn in 2004 Offline eingereichte Anträge werden bis 28.02.2004 offline abgearbeitet und mit dem nächstmöglichen Schritt auf Online umgestellt APV Bewilligung Noch nicht bei ECG eingereichte Anträge Ab 15.01.2004 werden Anträge ausschließlich online eingereicht Danach werden keine Anträge mehr offline erfasst © ECG GmbH Berlin

Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit und laden Sie jetzt recht herzlich zu unserem Neujahrsempfang ein! Allen unseren Partnern wünschen wir ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2004! © ECG GmbH Berlin