„Brennpunkte rundum die Lohn- und Tempel & Partner Steuerberatungsgesellschaft „Brennpunkte rundum die Lohn- und Gehaltsabrechnung“ Einladung zum Mandanten-Info-Abend 1

Themenübersicht  Reisekosten ELENA - Elektronischer Entgeltnachweis Arbeitnehmer-Darlehen Minijobs – betriebliche Altersversorgung und rückwirkende Beitragspflicht  Sonstige Neuerungen 2

Reisekosten Der Sammelbegriff "Reisekosten" umfasst  Fahrtkosten  Verpflegungsmehraufwendungen  Übernachtungskosten  Reisenebenkosten 3

Reisekosten Reisekosten Nach bisheriger Rechtslage (nach LStR 2005) sind diese Reisekosten durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar, wenn der Arbeitnehmer im steuerlichen Sinne eine  Dienstreise oder  Einsatzwechseltätigkeit oder  Fahrtätigkeit ausübt. 4

Reisekosten Mit den LStR 2008 entfällt die Unterscheidung zwischen den bisherigen drei Reisekostenarten (Dienstreise, Fahr- bzw. Einsatzwechseltätigkeit) Es gibt nun einen einheitlichen Begriff: beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit oder kurze Auswärtstätigkeit Weiterhin abzugsfähig sind: Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten

Reisekosten Definition beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird oder wenn ein Arbeitnehmer bei seiner individuellen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird

Reisekosten Wann gilt eine Auswärtstätigkeit als vorübergehend ? Die Frage kann nicht eindeutig beantwortet werden.  Laut Lohnsteuerrichtlinien 2008 liegt eine Auswärtstätigkeit dann vor, wenn sich der Arbeitnehmer vorübergehend auswärts aufhält.  Die Finanzverwaltung geht von den Gesamtumständen des Einzelfalles aus.  Grundsätzlich ist eine zeitlich befristete Abordnung bis zu 4 Jahren als vorübergehend anzusehen (FV folgt BFH).

Reisekosten Definition regelmäßige Arbeitsstätte Hinweis: Ortsgebundener Mittelpunkt der dauerhaft angelegte Tätigkeit des Arbeitnehmers Betriebliche Einrichtung, die der Arbeitnehmer nachhaltig aufsucht • Art, zeitlicher Umfang oder Inhalt der Tätigkeit ohne Bedeutung • ein Tag pro Woche beim Arbeitgeber reicht zur Begründung einer regelmäßigen Arbeitsstätte aus. (= 46 Tage im Jahr (52 Kalenderwochen – 6 Wochen (Urlaub) ggf. auch zusammenhängend) Hinweis: Die Dauer (ganztägiger Verbleib im Betrieb) ist keine Voraussetzung mehr, um dort seine regelmäßige Arbeitsstätte zu begründen.

Reisekosten Beispiel Außendienstmitarbeiter: Bisherige Rechtslage Außendienstmitarbeiter musste sich durchschnittlich im Kalenderjahr einen Arbeitstag in der Woche im Betrieb des Arbeitgeber aufhalten = Regelmäßige Arbeitsstätte Neue Rechtslage Außendienstmitarbeiter sucht Arbeitgeber einmal in der Woche kurz auf, um dort Aufträge oder Waren im Empfang zu nehmen = Regelmäßige Arbeitsstätte

Reisekosten Definition regelmäßige Arbeitsstätte auch außerbetriebliche Einrichtungen können regelmäßige Arbeitsstätten sein, wenn der Einsatz bis auf weiteres erfolgt und der Arbeitnehmer nicht damit rechnen muss, an einem anderen Ort eingesetzt zu werden. Beispiel Zeitarbeitsfirmen: Eine Sekretärin wird dauerhaft von einer Zeitarbeitsfirma an ein Unternehmen entliehen. Die Zeitarbeitsfirma wird nur 1x pro Monat aufgesucht, um die Arbeitsnachweise abzugeben. Merke: Wie bisher sind auch mehrere regelmäßige Arbeitsstätten denkbar.

Reisekosten Beispiel Filialleiter: Der Filialleiter einer Supermarktkette sucht vereinbarungsgemäß täglich zwei Filialen auf. Ergebnis: Der Filialleiter hat zwei regelmäßige Arbeitsstätten = Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte. Die Fahrten für Wege zwischen den einzelnen Filialen sind allerdings Reisekosten.

Reisekosten Besonderheit in der Praxis: Abordnung und Entsendung von Arbeitnehmern Tätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder verbundenen Unternehmens keine regelmäßige Arbeitsstätte, soweit diese nur vorübergehend erfolgt, z. B. bei Abordnung oder Entsendung von Arbeitnehmern. Grundsätzlich ist eine zeitlich befristete Abordnung bis zu 4 Jahren als vorübergehend anzusehen (FV folgt BFH). Wichtig: Auswärtstätigkeit muss nach den Gesamtumständen vorübergehend sein. Empfehlung aus Nachweisgründen: Zeitliche Befristung der Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form festhalten.

Reisekosten Beispiel Abordnung: Ein Arbeitnehmer wird für 5 Monate vom Sitz der Geschäftsleitung an eine Niederlassung abgeordnet. Fahrstrecke hin und zurück 1.000 km Der Arbeitgeber kann für den gesamten Zeitraum von 5 Monaten Fahrtkosten in Höhe von 300 € (1.000 km x 0,30 €) steuerfrei erstatten.

Reisekosten Fahrtkosten als Reisekosten Auswirkungen auf die Erstattung der steuerfreien Fahrtkosten als Reisekosten Soweit beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt, ist eine steuerfreie Erstattung von 0,30 €/km möglich • dabei keine Drei-Monats-Frist mehr • keine 30 km-Grenze mehr bei ständig wechselnden Einsatzstellen zu beachten Arbeitnehmer mit Firmenwagen: Kein Ansatz eines geldwerten Vorteils bei Kfz-Gestellung und keine Pauschalversteuerung mit 15% für Fahrten Wohnung/ Arbeitsstätte.

Reisekosten Beispiel Bauarbeiter: Ein Bauarbeiter, der keine regelmäßige Arbeitsstätte an einer betrieblichen Einrichtung hat, wird ausschließlich an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt. Ergebnis: Im Jahr 2007: Kein steuerfreier Ersatz der Fahrtkosten für die Fahrten zu den Baustellen bis zu einer Entfernung bis zu 30 km möglich. Ab 2008: Bei den Fahrten zu den ständig wechselnden Tätigkeits- stätten des Arbeitgebers handelt es sich um steuerfreien Reisekosten- ersatz des Arbeitgebers.

Reisekosten Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten Richtlinien 2005 wurden nahezu deckungsgleich in Richtlinien 2008 übernommen. Das bedeutet: Auch 2008 kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Mehraufwendungen für Verpflegung lediglich mit Pauschbeträgen für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen von seiner Wohnung abwesend ist, steuerfrei ersetzen. Dauer der Abwesenheit: Pauschbeträge: 24 Stunden 24 Euro Weniger als 24 Stunden aber mind. 14 Stunden 12 Euro Weniger als 14 Stunden aber mind. 8 Stunden 6 Euro

Reisekosten Wichtige Änderung dagegen im Hinblick auf die Anwendung der Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen. Bei derselben Auswärtstätigkeit ist ein steuerfreier Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehr- aufwendungen nur für die ersten drei Monate zulässig. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Auswärtige Tätigkeitsstätte wird an zwei Tagen pro Woche vom Arbeitnehmer aufgesucht = Anwendung der Dreimonatsfrist. Auswärtige Tätigkeitsstätte wird an ein bis zwei Tagen pro Woche vom Arbeitnehmer aufgesucht = keine Anwendung der Dreimonatsfrist.

Reisekosten Beispiel: Ein Arbeitnehmer wird für einen Zeitraum von sieben Monaten jeweils mittwochs zu einem verbundenen Unternehmen abgeordnet. Es handelt sich um eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Fahrtkosten und Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können für den gesamten Zeitraum von sieben Monaten nach Reisekostengrundsätzen steuerfrei ersetzt werden. Die Drei-Monatsfrist würde greifen, sobald der Arbeitnehmer zusätzlich zu mittwochs auch freitags abgeordnet würde.

Reisekosten Übernachtungskosten als Reisekosten Die tatsächlichen Kosten für Übernachtung (ohne Frühstück) können zeitlich unbegrenzt in nachgewiesener Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten von 20% des für den Unterkunftsort maßgebend Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitszeit von 24 Stunden zu kürzen. Inland: Für Frühstück bisher 4,50 € - künftig 4,80 € (20% von 24 €) Inland: Für Mittag- und Abendessen jeweils um 40% von 24 Euro.

Reisekosten Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis: Als eine der wichtigsten Änderungen sah der Entwurf der Lohnsteuer- Richtlinien 2008 zunächst die Streichung der Übernachtungspauschale vor. Die Erstattung von Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis bis zu der Höchstpauschale von 20 Euro je Übernachtung , wäre ab dem Jahr 2008 damit nicht mehr möglich gewesen. Die Bundesregierung hat dieses wieder rückgängig gemacht. Damit ist auch weiterhin eine Erstattung von Übernachtungs- pauschalen ohne Einzelnachweis durch den Arbeitgeber möglich.

Reisekosten Fazit: Einige Fragen sind noch ungeklärt!  Die Einzelfälle sollten in der Praxis geprüft werden.  ggf. eine Anrufungsauskunft nach § 42 e EStG beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt gestellt werden.

Einführung des elektronischen Entgeltnachweises Das Elena-Verfahren Einführung des elektronischen Entgeltnachweises

ELENA Vorher: (Entgelt)Bescheinigungen auf Papier durch den Arbeitgeber bzw. den Steuerberater Neu: Ablösung Papier durch elektronische Daten Ziel: Verringerung des Verwaltungsaufwandes bei den Ämtern u. Behörden Vorteile: Behörden können Anträge schneller prüfen und Leistungen schneller gewähren (theoretisch).

ELENA In erster Stufe: Arbeitsbescheinigungen, Nebeneinkommensbescheinigungen, Auskunft über Beschäftigungen, Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag und Einkommensnachweis zum Elterngeld.

ELENA

ELENA Pflichten des Arbeitgebers Datenübermittlung: monatlich an die zentrale Speicherstelle (Würzburg) Welche Daten? Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer, Familienname, Vorname, Tag der Geburt, Anschrift des Beschäftigten, das erfasste Einkommen, Beginn und Ende des Zeitraums, in dem das erfasste Einkommen erzielt wurde,

ELENA Ausweis von Gesamtsummen: Art des Einkommens, Beitragsgruppe, lfd. Nummer der Meldung sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers und die Betriebsnummer des Betriebs. Ausweis von Gesamtsummen: lfd. Zahlungen und Einmalzahlungen, Gesamt-Brutto, gesetzliches Netto, Netto-Zulagen, ausgezahltes Entgelt, Steuer-Brutto und SV-Brutto. Hinweis: Die Übermittlung an die zentrale Speicherstelle ist zu protokollieren!

ELENA weitere Daten, die für eine Verdienstbescheinigung zu übermitteln sind: durchschn. vereinbarte Wochenarbeitszeit für Teilzeitbeschäftigte, vereinbartes Entgelt und gesondert vereinbarte Zulagen, laufende Zahlungen wie Mehrarbeitsvergütungen, Zulagen, VL, Fahrkostenerstattungen etc., Einmalzahlungen unterschieden nach Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Abfindungen etc., Sachbezüge, Entgeltumwandlungen, Zuschüsse des AG zur SV, Aufstockungsbeiträge nach dem Altersteilzeitgesetz, Kurzarbeitergeld, Lohnsteuer, Kirchensteuer und Soli sowie einbehaltene Pfändungsbeträge. Ausgenommen: geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathaushalten!

ELENA Wie hat der Arbeitnehmer nun seine Leistung zu beantragen? Zunächst muss er sich zum ELENA-Verfahren anmelden. Anmeldung erfolgt bei der Anmeldestelle mittels Versicherungsnummer und qualif. elekt. Signatur. Es wird eine Signaturkarte benötigt (elektr. Gesundheitskarte, neuer Personalausweis, geeignete Bankkarten). auf der Signaturkarte keine Speicherung von p-Daten, nur anonymisierte Zertifikatsidentitätsnummer Kosten für qualifiziertes Zertifikat ca. 10 Euro, bei Nutzungsdauer von 3 Jahren Auf Antrag ist Kostenerstattung möglich. Signaturkarte ist leistungserbringender Stelle zur Verfügung zu stellen (ggf. auch über das Internet). Arbeitgeber ist in diesen Prozess nicht mehr eingebunden.

ELENA Wichtige Hinweise: Trotz Erstellung der elektronischen Meldung bis voraussichtlich 01.01.2012 alle Meldungen zusätzlich in Papierform! Verpflichtung des Arbeitgebers den Arbeitnehmer auf die Datenübermittlung an die zentrale Speicherstelle hinzuweisen (zumindest Hinweis auf Lohn-/Gehaltsabrechnung)

Arbeitnehmer-Darlehen Altes Recht Neues Recht Nichtaufgriffsgrenze bis 2.600 EURO weggefallen Effektivzinssatz Maßstabszinssatz 5% marktüblicher Zinssatz (abzüglich 4% Abschlag) 44-EURO-Grenze anwendbar anwendbar marktüblicher Zinssatz: bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichter Effektivszinssatz http://www.bundesbank.de/statistik/statistik_zinsen_tabellen.php

Arbeitnehmer-Darlehen Beispiel 1: Der Arbeitnehmer erhält ein AG-Darlehen von € 10.000 zu einem Effektivzinssatz von 2,5%. Der von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite veröffentliche Effektivzinssatz soll 5,95% betragen. Marktüblicher Zinssatz 5,95% Abschlag von 4% (=5,95 x 4%) 0,24% Maßstabszinssatz 5,71% vom AN zu zahlender Effektivzinssatz 2,50% Zinsverbilligung 3,21% monatlicher Zinsvorteil 26,75 € = Lohnsteuer- und beitragsfrei (= 10.000 x 3,21% x 1/12) nach Anwendung der 44-EURO-Grenze

Arbeitnehmer-Darlehen Beispiel 2: Der Arbeitnehmer erhält ein unverzinsliches AG-Darlehen von € 15.000. Der von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite veröffentliche Effektivzinssatz soll 5,88% betragen. Marktüblicher Zinssatz 5,88% Abschlag von 4% (= 5,88 x 4%) 0,24% Maßstabszinssatz 5,64% Zinsverbilligung 5,64% monatlicher Zinsvorteil 70,50 € = Lohnsteuer- und beitragspflichtig, (= 15.000 x 5,64% x 1/12) da 44-EURO-Grenze überschritten

Minijobs Betriebliche Altersversorgung Problem: Minijobber generieren grundsätzlich keine Ansprüche aus der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung. Neu: Arbeitgeber kann für Minijobber eine betriebliche Altersversorgung abschließen, ohne dass die Vorteile des Minijobs verloren gehen. Altersversorgung gegen Gehaltsverzicht, z.B. durch das Ableisten zusätzlicher Stunden ohne Entgelt. Arbeitgeber zahlt weiterhin nur pauschale Abgaben an die Bundesknappschaft. Wesentlich bessere Alternative als die Aufstockung des Beitrags in die gesetzliche RV Insbesondere für Ehegattenarbeitsverhältnisse interessant (da KV über die Familie)

Minijobs Rückwirkende Versicherungspflicht Rückwirkende Versicherungspflicht erstmals gesetzlich festgeschrieben (SGB IV) mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnisse Bisher: Versicherungspflicht beginnt mit dem Tag der Bekannt-gabe der Feststellung durch die Einzugsstelle bzw. den Träger der RV im Rahmen einer Prüfung. Neu: Rückwirkender Eintritt der Versicherungspflicht – Möglichkeit der Beitragsnachforderungen Voraussetzung: Arbeitgeber hat vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt, den Sachverhalt für die versicherungsrechtl. Beurteilung der Beschäftigung aufzuklären. Hinweis: Personalfragebogen!!!

Sonstige Neuerungen Geschenkgutscheine sind Barlohn, nicht Sachbezug, daher keine 44 €- Grenze Verbesserte steuerliche Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen: Berücksichtigung der Beiträge zur KV und PV, soweit eine Absicherung auf Basis der gesetzlichen KV und PV erreicht wird. Das gilt auch für Ehepartner und mitversicherte Kinder. Reform des Kontopfändungsschutzes: „P-Konto“ bietet Pfändungsschutz in Höhe des Pfändungsfreibetrags (985,15 Euro). Es besteht Anspruch auf Einrichtung eines P-Kontos bei der Bank. Jede natürliche Person darf nur ein P-Konto führen. Beiträge zur Verbesserung des allg. Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung als steuerfreier Arbeitslohn bis zu 500 € pro Arbeitnehmer im Jahr 36