Geschäftsprozessmanagement in KMU Problemstellungen und Lösungsansätze Dr.-Ing. Gerd Arnold, evermind GmbH, Leipzig

Kleine und mittelständische Unternehmen Die kleinen und mittleren Unternehmen umfassen in der Bundesrepublik Deutschland (2009) ca. 3,2 Mio. Unternehmen 99,7 % aller umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen 65,8 % aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten 37,5 % aller Umsätze 83,0 % aller Auszubildenden 4,2 Beschäftigte

Kleine und mittelständische Unternehmen

Geschäftsprozesse in KMU Die Komplexität von Prozessen ist abhängig von Anzahl der Prozesse und Aktivitäten Anzahl und Art der Wechselwirkungen Anzahl der Akteure Struktur und Umfang der eingesetzten Ressourcen Prozesse in KMU können meist von den Akteuren überblickt werden ! ? hohe Redundanz der Ressourcen selbstorganisierend hohe Stabilität

Geschäftsprozesse in KMU Strukturelle Besonderheiten in KMU Selbstorganisation „Universalität“ der Ressourcen hohe Flexibilität effiziente Lösung unvorhergesehener Probleme Prozesswissen wird durch die Akteure getragen meist ausgeprägte Zielorientierung hohe Stabilität von Teilprozessen hohe Flexibiliät durch schrittweise Anpassung der Prozesse

unstrukturierte Prozesse Risiken Die Auftragsabwicklung ist in den meisten KMU ein Projektprozess! Risiken: unzureichende Spezifikationen unzureichende technische Lösung keine Erfahrungen in der Technologie Material nicht verfügbar unklare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten Missverständnisse zwischen den Projektpartnern und mit dem Kunden Informationsverluste fehlerhafte Terminfestlegungen/ unzureichende Terminabstimmungen keine definierten Prozesse zur Fehlererkennung und -behebung Fehler werden zu spät bemerkt unstrukturierte Prozesse

Modellierung von Projektprozessen 1 Teilprozesse, Aufgaben Akteure Ressourcen Prozesslogik Schnittstellen zu externen Strukturen → Ereignisse Informationsfluss Dokumentenlenkung Softwarewerkzeuge, IT-Struktur Dauern, Termine, Kosten Meilensteine 2 3 4

Modellierung von Projektprozessen Process Modeling Notation (BPMN) grafische Spezifikationssprache Symbole, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe (Workflows) modelliert und dokumentiert werden können XML Process Definition Language (XPDL) Ausführbare Beschreibungssprache zur Beschreibung von Arbeitsabläufen alle gängigen BPMN-Modellierungswerkzeuge können XPDL-Dateien exportieren und weitgehend importieren mit den XPDL-Dateien können mittels Workflowengines Prozessinstanzen erzeugt und ausgeführt werden

Modellierungswerkzeuge

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Risikobasierte Prozesskonfiguration

Prozesse automatisieren

Konzepte Workflow- engine Ausschließliche Integration vorhandener Softwareanwendungen Ergänzung durch eigene Nutzeroberflächen Formulargenerator der Workflowsoftware Native Anwendung Framework Webservices Schnittelle zwischen Workflowengine und Anwendungsprogrammen Austausch von XML-Nachrichten über Internetprotokolle

Prozesse automatisieren Integration von Softwaresystemen Vorhandene Software hat optimierte und bei den Anwendern eingeführte und akzeptierte Nutzeroberflächen! Für KMU ist die Entwicklung alternativer Nutzeroberflächen nur im Ausnahmefall sinnvoll!

Dokumenten- und Informationsmanagement Versionsverwaltung ?!

Ressourcen- und Terminplanung Netzplan Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten Berücksichtigung von Zeitdauern, Terminen und Ressourcen Terminplanung von Projekten kritischer Weg frühester Beginn frühestes Ende Nr. Bezeichnung Dauer freier P. ges.Puffer spätester Beginn spätestes Ende

Initialaufwand Softwarekosten Kosten für externe Berater (Modellierung) Kosten für Softwareintegration Kosten für Schulungen Aufwand für Datenerfassung, Strukturierung Aufwand für Einarbeitung

Auswertung der Projektergebnisse Prüfung der Projektergebnisse Schwächen und Stärken identifizieren wiederverwendbares Projektwissen dokumentieren und kommunizieren Verbesserungspotentiale und Erfolgsmethoden (Best Practices) ableiten Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Qualitätsmanagement