TOP-Soft GmbH Projektplanung S o f t w a r e h a u s Dimitri Mun Marc Kunz Sascha Scheuermann Brice Mabou Simo Clemens Reis

Gliederung der Präsentation Inhalt Seite Einleitung / Rückblende Projektdefinition 1-4 Phasen und Meilensteinplan 4-8 Risikoanalyse 9-14 Projektstrukturplan 15-17 Termin und Ressourcenplanung 17-20

Qualifizierung von 10 Projektmanagern Top-Soft GmbH Projektauftrag: Qualifizierung von 10 Projektmanagern Sehr geehrte Frau Maier, in den vergangen Jahren hatten wir viele bereichsübergreifende Projekte, die leider nicht immer "optimal" gelaufen sind. Kundenunzufriedenheit und die nicht Einhaltung von Termin-/ Budgetplanungen sind hier nur zwei Punkte, die zu erheblichen Qualitätsverluste geführt haben. Um unseren Qualitätsstandard anzuheben, haben wir beschlossen, dass 10 Mitarbeiter des Hauses zu Projektmanagern qualifiziert werden sollen. Bitte planen Sie dieses Projekt für unsere Firma. Um Sie auf den bisherigen Stand zu bringen, haben wir zwei Auszüge der Projekt Definition Team angehängt. Für eventuelle Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Die Geschäftsleitung

Übersicht der Projektaktivitäten und Gliederung Projektstartaktivitäten Stakeholderanalyse Projektziele Projektorganisation Projektdefinition Abgeschlossen Phasen und Meilensteinplan erstellen Projektstrukturplan erstellen Risikoanalyse durchführen Projekttermin- und Ressourcenplanung Projektplanung Projektleiter Schulung Prüfung mit Zertifikat Lasten-/Pflichtenheft überprüfen Realisierung Projektevaluierung Evaluierung der Ergebnisse Erfahrungssicherung Projektmanagementhandbuch erstellen (Dokumenten-Archivierung) Projektabschluss

Projektdefinition Projektplanung Planung Projektstart Vorbereitung Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Planung Projektstart Vorbereitung Projektstart Durchführung Projektstart Nachbereitung Projektstart Projektteam bestimmen Regelung Kompetenzen und Zuständigkeiten Kommunikationsmedien/-formen Projektmanagement Methoden Abstimmung Projektauftrag-geber Sitzungs- einladungen Kick-Off/ Projekt-startworkshop Einbeziehung externer Projektcoaches Durchführung Kick-Off / Projekt-startworkshop Stakeholderanalyse Projektziele klären und festlegen Projektorganisation festlegen Phasen/ Meilensteine festlegen Ablaufplan Terminberechnung Risikobewertung Termin-/ Ressourcenplan Fertigstellung Projektmanagement Abstimmung Projektauftraggeber Verteilung Projektmanagement Dokumentation Projektplanung

Phasen und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Projektphasen Das Projekt muss in sinnvolle Phasen eingeteilt werden. Diese dienen als Grundlage für die detaillierte Ablaufplanung. Die Phasen werden i.d.R. durch Erreichung eines Meilensteins abgeschlossen. Meilensteine können auch innerhalb der einzelnen Phasen vorkommen und Teilergebnisse darstellen. = Meilensteine Projektstart Planung Realisierung Projektabschluss Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Phasen und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Meilensteine Ein Meilenstein stellt das Erreichen eines definierten Sachergebnisses oder einer definierten Arbeitsvoraussetzung Dar Geben einen Überblick über die Projekt‐Eckpunkte Entscheidungspunkte über den weiteren Projektfortgang Ermöglichen eine fundierte Ermittlung des Projektstands Meilensteine motivieren Folie 62 lesen Wesentlicher Fortschritt im Projektverlauf Ereignispunkte ohne Dauer und ohne Arbeitsaufwand Anfang / Ende einer Projektphase („Haupt‐ Meilensteine“) oder eines wichtigen Arbeitspakets

Phasen und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Projektphase Vorgangsname / Meilensteine Projektstart Projektauftrag erhalten Analyse des Ist-Zustandes liegt vor Planung Freigabe des Projekts Entwicklung des Soll-Konzepts ist abgestimmt Anforderungen für Änderungen sind festgelegt Ideen für Umsetzungsmaßnahmen sind erarbeitet Realisierung Verbesserungsvorschläge sind umgesetzt Schulungen und Zertifizierung abgeschlossen Soll/ Ist-Analyse Projektabschluss Maßnahmen im Aktionsplan enthalten und mit Geschäftsführung abgestimmt Projektmanagementhandbuch überprüft und abgesegnet Übergang in Matrixorganisation Folie 62 lesen

Risikoanalyse Wer sich nicht um die Projektrisiken kümmert, Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Wer sich nicht um die Projektrisiken kümmert, um den kümmern sich die Risiken Folie 142. Auf Beispiele eingehen -> Flughafen Berlin, Stuttgart 21, Hamburg Elbphilharmonie

Nr. Prüffragen i.O. Risiko Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Nr. Prüffragen i.O. Risiko 1. Gibt es kritische Aufgaben für die noch niemand vorgesehen ist? X 2. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? 3. Sind die Mitglieder des Projektteams für die Ihnen übertragenen Aufgaben geeignet? 4. Stehen die wichtigsten Mitglieder des Projektteams voraussichtlich für die gesamte Projektdauer zur Verfügung? 5. Kann unsere Budgetierung eingehalten werden? 6. Sind die Projektleiter nach der Zertifizierung für das Anforderungsprofil geeignet? 7. Können die Meilensteine eingehalten werden? 8. Schafft jemand die Zertifizierungsprüfung nicht? 9. Nimmt jemand Krankheitsbedingt am Lehrgang nicht teil? 10. Eingriff der Geschäftsführung in den Projektablauf oder sogar Projektabbruch?

Bewertung und priorisieren von Risiken Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Nr. Risiken Wahrscheinlichkeit Auswirkung Priorität ( W x A ) 1. Eingriff der Geschäftsführung 4 5 20 2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 4,5 18 3. Zertifizierung wird nicht erreicht 3,0 4,0 12 4. Überschreitung der Budgetierung 2 2,5 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? 1,5 3 Bewertungsskala: Hoch/Sehr hoch = 4 – 5 Punkte, Mittel = 2 Punkte, Sehr gering/Gering = 1 – 2 Punkte

Risikoportfolio Bewertung Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung 4 5 Nr. Risiken 1. Eingriff der Geschäftsführung 2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 3. Zertifizierung wird nicht erreicht 4. Überschreitung der Budgetierung 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? 3 2 1 Übertragung der Risikobewertung in ein Diagramm

Risiko - Bekämpfungsmaßnahmen Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Risiken Wahr-scheinlichkeit Auswirkungen Priorität (W x A) Maßnahmen zur Verminderung der Wahrscheinlichkeit Verminderung möglicher Schäden Zuständig Fertig bis? Eingriff der Geschäftsführung 4 5 20 -Teilnahme der Geschäftsleitung an der Kick-Off Veranstaltung -Wöchentlicher Report an die Geschäftsleitung Projekteingriff durch Geschäftsleitung muss vorab mit Elke Maier besprochen und angekündigt werden. Elke Maier Wichtige Mitglieder verlassen das Team 4,5 18 - klare Absprache mit allen Beteiligten sowie der Geschäftsleitung Ersatzkapzitäten einplanen Zertifizierung wird nicht erreicht 3 12 - Seminarbericht, bei Gefährdung der Zertifizierung erfolgt die Mitteilung der Zertifizierungsstelle Nachprüfungstermin Überschreitung der Budgetierung 2 2,5 -MS Project, Prämien bei erfolgreicher Budgeteinhaltung Budgetpuffer einplanen und von der Geschäftsleitung freigeben Differenzen im Team 1 -Teambildende Maßnahmen, Gespräche mit der Geschäftsleitung und Elke Maier

Risikoportfolio Bewertung Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Nr. Risiken 1. Eingriff der Geschäftsführung 2. Wichtige Mitglieder verlassen das Team 3. Zertifizierung wird nicht erreicht 4. Überschreitung der Budgetierung 5. Passen die Mitglieder des Projektteams zusammen? 4 5 2 1 3 Durch die Bekämpfungsmaßnahmen werden die Auswirkung und die Wahrscheinlichkeiten der Risiken verkleinert

Projektstrukturplan Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Im Projektstrukturplan (PSP) werden die Aktivitäten (Arbeitspakete) eines Projekts identifiziert und übersichtlich zusammengestellt. Vollständige Darstellung aller zur Erreichung des Projektziels notwendigen Aufgaben in einer hierarchischen Struktur

Arbeitspakete Arbeitspakete Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Arbeitspakete

Projektstrukturplan Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Termin- und Ressourcenplanung

Projektterminplanung Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Termin- und Ressourcenplanung Einfache Berechnung des Zeitbedarfes für ein Projekt Bessere Übersicht über die Projektrisiken: Identifikation der terminkritischen Vorgänge Exakter Einblick in die logisch‐zeitliche Projektstruktur Zwang zur Auseinandersetzung mit allen Projektdetails Methodische Grundprinzipien einfach verständlich Möglichkeit zur Einplanung von Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Geräte) Möglichkeit zur Planung des zeitlichen Kostenanfalls Terminplanung Gantt Diagramm

Ressourcenplan Mitarbeiter Phasen- und Meilensteinplan Risikoanalyse Projektstrukturplan Projekttermin- und Ressourcenplanung Vorgänge mit fester Dauer Dauer wird durch Planer vorgegeben. Arbeitsaufwand wird durch Programm errechnet und laufend aktualisiert. MS Projekt Schätzung des Aufwands durch Projektleiter unter Einbeziehung des Mitarbeiters Um die Arbeitspakete zeitlich realistisch zu definieren erfolgt eine Gruppenschätzung Schätzungen fallen häufig zu niedrig aus. Ressourcenplan

„Sage mir wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet“ (alte Projektweisheit) Vielen Dank für die Aufmerksamkeit