Records Management als Bestandteil von ECM-Suiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unter Records Management wird die systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und gebnissen verstanden. Der Begriff verwaltung in die deutsche Sprache als auch elektronische Geschäftsunterlagen. Durch die Methode des Records Manage schäftsunterlagen aufgezeichnet, so dass diese über ihren gesamten schäftsprozesse genutzt werden können und die ordnungsgemäße und sachge chert ist. Records Management ist somit nicht nur eine Technolo nisatorische Probleme und Anforderungen zu lösen. Fuß|zeile

Records Management in ECM-Systemen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Records Management Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schrift­gut Dossiersicht: betrifft den Inhalt der Records Prozesssicht: Entstehungszusammenhang von der Neuanlage bis zur Vernichtung oder Archivierung RM ist eine organisatorische Aufgabe Der wichtigste Aspekt beim Records Management ist die vollständige Darstellung der Informa­tionen zu einem Vorgang bzw. die Darstellung der Information im Kontext. Dazu werden In­forma­tionen aus unterschiedlichen Quellen und Informationsträgern zusammengetragen und gemeinsam in einer Akte verwaltet. Dies gewährleistet nicht nur die Vollständigkeit sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Information. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

ECM und DMS im Unternehmen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Zwei Ansätze „flache“ Ablage „strukturierte“ Ablage Ablage in großen Datenbereichen Keine festen Strukturen Objekte tragen redundante Informationen Akten sind „views“ auf die Hierarchie, keine Standorte keine Vererbung von Rechten Bewegen von Objekten über Veränderung der Metadaten oder Datenbankaktionen „strukturierte“ Ablage Ablage in Strukturen analog zum herkömmlichen Arbeiten: Schrank Ordner Register Objekt jede Ebene verfügt über Metadaten Objekte habe „Standorte“ Rechte werden vererbt Bewegen von Objekten „windowslike“ Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“ Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E Firma F Firma G Firma H Für jeden Geschäftspartner gibt es einen Ordner. (Record, Folder, Akte, …) Alle Ordner stehen in einem großen Schrank. (Cabinet, Repository, Archiv,…) Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ können Sie suchen. (Metadaten, Index, Schlagwort, …) Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Ablage in Schränken am Beispiel „Geschäftspartner“ Ein Geschäftspartner (Ordner) realisiert … … mehrere Aufträge (Register), die … … ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum … … verschiedene Verträge einschließen. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Dynamische Vererbung mit „echter“ Struktur Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Beispielakten Genereller Aufbau von Akten/Records Lieferantenakte, Kundenakte, Projektakten, Patientenakte, Bürgerakte, Führerscheinakte, Darstellung von Akten/Records Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Beispielakten: Fachlogik Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Beispiele für strukturierte Ablage und Recherche hierarchisch direkt Navigation Ordner wählen Inhaltsverzeichnis Dokumente Stichwörter Index Boolesche Operatoren Einstieg Links Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Historie und Audit Trail Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Historie und Audit Trail Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Arbeitsschritten ist eine vollständige Historisierung von Aktionen an Akten notwendig. Hierbei sollte sowohl Nutzer als auch Aktivitäten protokolliert werden. Um eine Zulassung nach z.B. FDA GxP Level 4 oder CFR 21 Chapter 11 zu bekommen ist dies eine zwingende Voraussetzung. Wichtig ist ein frühzeitige Abstimmung mit den Mitarbeitervertretungen, da Kontrollsysteme dieser Art Mitbestimmungspflichtig sind (Leistungs- und Verhaltenskontrolle). Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Historie und Audit Trail Akten- und Objekt- information Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Historie und Audit Trail Prozess-Information Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Elektronische Signatur Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung Rechtskonforme Signierung im PDF-Format Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung Stapelsignatur: Signatur von mehreren Dokumenten bei nur einer PIN-Eingabe Mehrfachsignatur eines Dokuments durch mehrere Anwender Massensignaturen beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien Einbindung der elektronischen Signatur in Workflow-Prozesse, wie z. B. Freigabeprozesse Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Sicherheitsstufen und Benutzerrechte Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Benutzer und Systemrechte Zuordnung von Rollen für: Funktionen Prozesse Systemfunktionen sowie von Aktionen wie: Anlage Änderung Administration Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Benutzer und Systemrechte Zuordnung von Rechten für: Akten Register Objekte sowie von Aktionen wie: Sichtbarkeit Anlage Bearbeitung Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Systemverwaltung Wünschenswert ist eine einfache Integration in die Standard Systemverwaltung (Enterprise Manager) zur Administration der Eigenschaften und Berechtigungen des Record Management Systems. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Aufbewahrungsfristen und Protokolle Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Automatische Berechnung der Retentionperiode In Abhängigkeit von z. B. Server, Objekt, Inhalt und Format sollte ein RM-System automatisch die Aufbewahrungszeit von Objekten festlegen können. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Rendition-Management Serverseitiges Rendition-Management Konvertierung von Dokumenten in universelle Formate – beispielsweise TIFF oder PDF Umwandlung in langlebige, standardisierte Dateiformate – z. B. PDF/A Automatisierte Renditionierung – z. B. von E-Mail-Anhängen Bereitstellung von renditionierten Dokumenten in OS|WebCLIENT oder Unternehmensportalen Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Verfahrensdokumentation Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Was ist eine Verfahrensdokumentation? Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren. Anforderungen: Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen Gibt dem Betreiber die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems Der Betreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation, der Hersteller kann (und wird) dieses Vorhaben unterstützen. Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Fazit Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Qualifiziertes Records Management Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung von Records: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung 2 Flexibilität bei Ordnern und Registern: Aktenstrukturen nach Kundenwunsch 1 Automatische Erstellung von Aktenplänen 3 Ablage von Dokumenten an mehreren Standorten ohne Kopien: Aktuelle Akten, keine Redundanz 4 Pflege von Metadaten auf Objekten zur Realisierung von Statusinformationen und Fachlogik 6 Änderungen von Metadaten auf Ordnern oder Registern müssen nicht aufwändig und zeitversetzt auf Dokumente übertragen werden 5 Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH Fuß|zeile

Der Nutzen von Records Management Compliance & Sicherheit: Umsetzung von internen & externen Anforderungen im Informationsmanagement Produktivität: Redundanzfreie Datenhaltung Prozesskontrolle: Einheitliche Bearbeitung & „Denkweise“ bei Geschäftsvorgängen Wissensmanagement: Verknüpfung einfacher Informationen zu komplexem Wissen über Zusammenhänge, Vorgänge und Hintergründe Fachtagung Records Management, November 2011, Christian Weisz, OPTIMAL SYSTEMS GmbH

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Christian Weisz Stellv. Vertriebsleiter Vertrieb & Partnermanagement weisz@optimal-systems.de OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0 Fuß|zeile