EDM – Elektronisches Dienstreise Management Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung) Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)
Leitgedanken ... Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung) Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten) Abrechnungstransparenz Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen
Rahmen System = technische „Spielregeln“ Benutzeranforderungen gesetzliche Grundlagen = inhaltliche „Spielregeln“ Erlässe RGV Hierarchische Anforderungen
Mengen Daten aus dem Jahr 2007 7.500 LehrerInnen (davon in etwa 800 „WanderlehrerInnen“) 600 Schulen Budget ca. 2 Mio. € ca. 20.000 Reiserechnungen Reiseabrechnungen Anzahl Aktivitäten Kosten Jahr 1 40.000 240.000 2.000.000 Monat 12 3.333 20.000 166.667 Woche 4 833 5.000 41.667 Arbeitstag 5 167 1.000 8.333
Inhalt Inhalt Dienstreiseantrag Erfassen der Daten durch LehrerIn Befürwortung des Antrags durch LeiterIn Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung Dienstreiseabrechnung Erfassung der Daten durch LehrerIn Bestätigung durch Schulleiter Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung Fahrgemeinschaften Dokumentation und Hilfe WanderlehrerIn Rahmenstundenplan Tätigkeitsbericht
Einstieg (Portal Tirol) Inhalt URL: https://portal.tirol.gv.at Via TiBS, … Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement
Aufruf Bildungsdienste (BiDi) Portal-Anwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)
Erster Einstieg Checkbox aktivieren „Absenden“ anklicken
Anleitungen, km-Sätze etc. Bildungsdienste Wichtige Hinweise Anleitungen, km-Sätze etc.
Bildungsdienste Online- Unterstützung Seitendruck, Schriftgröße, …
Start Bildungsdienste (Zusammenfassung) Bildungsdienste (Lehrer-Dienstreisen) anklicken Bei Erstanmeldung Mitteilung lesen Checkbox durch Anklicken aktivieren Button „Absenden“ drücken Funktionsauswahl treffen: Dienstreisen Bearbeiten Auswertung Veranstaltung Nachrichten Bewerber
Dienstreisen Übersicht / mögliche Folgeaktivitäten Reiseanträge der Lehrkräfte
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Schnellzugriff Antrag anlegen Reiseantrag anlegen Bereich Dienstreisen Schnellzugriff Antrag anlegen
Dienstreiseantrag anlegen
Reiseantrag anlegen Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen aus PH-Online; DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag
Dienstreise nicht gefunden? Zu viele Einschränkungen Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln: veranstaltungen.planen@tirol.gv.at
Details des Dienstreiseantrags Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden (vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf
Reiseverlauf spezifizieren (immer dann notwendig, wenn mehrere Fortbewegungsmittel genutzt werden). Durch das Anklicken wird eine weitere Zeile erzeugt.
Auswahl des gewünschten Orts Erweiterte Auswahlmöglichkeit
Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *) Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw
Zurück zum Reiseverlauf
Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets
Gewünschtes Datum eintragen Startort auswählen Zielort auswählen Gewünschte Wagenklasse eintragen Zustellungsart des Businesstickets auswählen
Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung
Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.
Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 1) Antrag anlegen Veranstaltung auswählen Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online Andere Veranstaltungen Reiseverlauf festlegen Fortbewegungsmittel auswählen Beginn- und Endezeiten der Veranstaltung angeben Zusatzinformation beachten
Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 2) Übernachtung festlegen (optional) Business-Ticket anfordern (optional) Bemerkung bei Bedarf erfassen (optional) Weiterleitung an Schulleitung
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Bearbeitungsschritt anklicken Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken
Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Bearbeitungsschritt anklicken Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken
Bearbeitung durch Abt. Bildung
Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 3) Antrag wurde von LehrerIn erfasst und von LeiterIn befürwortet Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn zurück
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Dienstreise abrechnen Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken
Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen Fortbewegungsmittel spezifizieren
Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung
Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!
Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten
Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind
Formulardruck evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen evtl. Popups zulassen evtl. STRG gedrückt halten
Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die Schulleitung weitergeleitet
Abrechnungs-details anzeigen lassen Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat.
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Abrechnungs-details anzeigen lassen Mögliche Folgeaktivität anklicken
Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung
Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden. Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert
Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung Korrigierter Betrag
Dienstreiseabrechnung (Zusammenfassung) Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn zurückgesandt
Fahrgemeinschaft Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten. Vorgehen: Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.
Fahrgemeinschaft beantragen
MitfahrerInnen suchen Fahrgemeinschaft MitfahrerInnen suchen
Hier bin ich Mitfahrende/r Fahrgemeinschaft Mein FG-Antrag Hier bin ich Mitfahrende/r
Fahrgemeinschaft Status Entscheidung Fahrgemeinschaft Status der Entscheidung Dienstreiseantrag
Abt. Bildung genehmigt … Fahrgemeinschaft Abt. Bildung genehmigt …
Genehmigte Fahrgemeinschaft
Dokumentation Verfahrenshandbücher im EDM über „Hilfe“ bzw. im „Wiki EDML“ aufrufbar Anwendungsdokumentation (sämtliche Abläufe werden mit Hilfe von Screenshots beschrieben) Rechtlicher Rahmen (beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar) Benutzerinformationen (über das Schulleiterservice aufrufbar) Schulleiterservice - Hauptmenü EDM (http://schulleiterservice.tsn.at/edm) FAQ-Liste (Sammlung der häufig gestellten Fragen zum Elektronischen Dienstreise Management) Videos zu EDM Alle Dokumente werden laufend aktualisiert und stehen im Tirol Portal zur Verfügung
WanderlehrerIn Erlassdatenbank http://medien.tirol.gv.at/erlassdatenbank_aps/ Rundschreiben-Datenbank http://medien.tirol.gv.at/rundschreiben/ SchulleiterInnen-Service EDM http://schulleiterservice.tsn.at/edm Wanderlehrkräfte http://content.tibs.at/schulleiterservice/index.php?&con_id=27948 RSTP TB RA – warum? TB – wofür?
Vielen Dank für Ihre Unterstützung ! ...im Namen des Projektteams Mag. (FH) Alexander Heiß, Abt. Bildung