EDM – Elektronisches Dienstreisemanagement

Präsentation zum Thema: "EDM – Elektronisches Dienstreisemanagement"—  Präsentation transkript:

1 EDM – Elektronisches Dienstreisemanagement
Web:

2 Agenda EDM – papierlose und transparente Abrechnung von Dienstreisen
Bildungsdienste – Dokumentation/Hilfe Dienstreise-Antrag LehrerIn und Aufgabe der Schulleitung Dienstreise-Abrechnung Le und Aufgabe SL Fahrgemeinschaft „Wanderlehrer“ (RSTP, TB) Papier/Excel-Abrechnung SVA Fragen und Probleme

3 Einstieg URL: https://portal.tirol.gv.at Via TiBS, …
Verlinkung auf SLS für Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

4 Aufruf Bildungsdienste (BiDi)
Portalanwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

5 Bildungsdienste Wichtige Hinweise

6 Hilfe Seitendruck, Schriftgröße, … Hilfe/ Anwendungs-dokumentation
Fernwartung

7 Dienstreisen Übersicht/ mögliche Folge-aktivitäten
Reiseanträge der Lehrkräfte

8 Module Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

9 Reiseantrag anlegen (Lehrkraft)
Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen aus PH-Online; DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

10 Dienstreise nicht gefunden?
Zu viele Einschränkungen Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende Adresse zu übermitteln:

11 Details des Dienstreiseantrages
Optionale Auswahlmöglichkeit bei mehrtägigen Veranstaltungen Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden (vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf

12 Details des Dienstreiseantrages
Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *) Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

13 Details des Dienstreiseantrages
Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

14 Speichern - Speichern & Senden
Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung Speicherung der Eingaben

15 Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen
Ändern Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

16 Aufgabe der Schulleitung
Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrechnung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

17 Bearbeitungsschritt anklicken
Befürworten Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken Mit der Befürwortung des DIENSTREISEANTRAGES wird bestätigt, dass der beabsichtigten Teilnahme der betreffenden Lehrperson an der VA keine schulischen Gründe entgegenstehen.

18 Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen
Befürworten Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

19 Abrechnen Lehrkraft Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

20 Bearbeitungsschritt anklicken
Abrechnen Le Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

21 Abrechnen Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen Fortbewegungsmittel spezifizieren Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

22 Abrechnen Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen
Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

23 Abrechnen Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten Notwendig, wenn für Teile der DR-Abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind Senden an die SL

24 Abrechnungs-details anzeigen lassen
Abrechnen Abrechnungs-details anzeigen lassen Ändern nur dann möglich, wenn die SL die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat.

25 Genehmigen durch die SL
Reise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise LehrerIn Antrag LeiterIn Befürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterIn Bestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung

26 Genehmigen Abrechnungs-details anzeigen lassen
Mögliche Folgeaktivität anklicken Mit der Weiterleitung der DIENSTREISEABRECHNUNG wird bestätigt, dass die betreffende Lehrperson zur Veranstaltungszeit wegen der Teilnahme an der VA vom Dienst abwesend war.

27 Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung
Transparenz Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung Korrigierter Betrag

28 Fahrgemeinschaft Abt. Bildung entscheidet über eine FG – ausschlaggebend sind die Kosten Fahrer beantragt DR – Fortbew. „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ und ordnet Mitfahrer zu Abt. Bildung genehmigt die DR Bei genehmigter FG kann der Fahrer entspr. km-Kosten geltend machen

29 Dokumentation I Verfahrenshandbücher bzw. Anwendungsdokumentation => im EDM über „Hilfe“ => bzw. „Wiki Bildungsanwendungen“ „Rechtlicher Rahmen“ beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar

30 Dokumentation II Benutzerinformationen über SLS elektronisches-dienstreisemanagement

31 „Wanderlehrer“ Erlassdatenbank Rundschreiben-Datenbank SchulleiterInnen-Service  EDM dienstreisemanagement Wanderlehrkräfte RSTP  TB  RA – warum? TB – wofür?

32 Abrechnung von SVA Mittels Excelformular erzeugen HP Abt. Bildung
In den Fällen: Exkursionen > 8 h Wander-, Sport-, Projekttage Wien-, Sportwochen BP-Tage, -Wochen Anlagen nicht vergessen (Rechnungen, Auslagen, …)

33 Es ist des Lernens kein Ende. Robert Schumann (1810 - 1856)
Offene ... Fragen? Es ist des Lernens kein Ende. Robert Schumann ( )

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