Das führende E-Mail Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen © Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Warum E-Mail-Archivierung? 1 / 3 - Wirtschaftliche Gründe Reduzieren Sie IT-Aufwand und Kosten Die Wartung überlasteter E-Mail- Server, die Verwaltung unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von aufwändigen Datensicherungs- und Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld. Verhindern Sie das Löschen wichtiger E-Mails durch Mitarbeiter Mitarbeiter können wichtige E-Mails jederzeit löschen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer beim Verlassen des Unternehmens durch einen Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht. Schützen Sie sich vor Datenverlusten E-Mails können durch technische Probleme oder Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte PST-Dateien und unvollständige Datensicherungen. Steigern Sie die Produktivität und Informationsverfügbarkeit Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und Verträge liegen oft nur noch in Form von E-Mails und deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit vollständig und schnell abgerufen werden können. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Warum E-Mail-Archivierung? 2 / 3 - Technische Gründe Schaffen Sie Postfachbegrenzungen ab Nicht selten soll durch die Begrenzung von Postfachgrößen die Überlastung des E-Mail-Servers reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer und zum Löschen von E-Mails. Führen Sie zusammen, was zusammen gehört Oft verteilen sich die E-Mails in einem Unternehmen über zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies erschwert die Verwaltung, aber auch die Nutzung der E-Mails durch die Mitarbeiter. Entlasten Sie Ihren E-Mail-Server E-Mail-Server sind nicht für die Aufbewahrung großer Datenmengen ausgelegt. Sie gelangen mit der Zeit an Ihre Kapazitäts- und Leistungsgrenzen. Vereinfachung der Datensicherung Je mehr E-Mails sich im Laufe der Jahre in einem Unternehmen ansammeln, desto schwieriger wird die Datensicherung und der Schutz vor Verlusten. Oft reicht das zur Verfügung stehende Zeitfenster nicht mehr aus, um ein vollständiges und regelmäßiges Backup durchzuführen. Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien PST-Dateien verursachen in der Praxis zahllose administrative und technische Probleme. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Warum E-Mail-Archivierung? 3 / 3 - Rechtliche Gründe Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können. Werden diese Pflichten nicht beachtet, drohen empfindliche Strafen. Die Notwendigkeit zur Archivierung ergibt sich unter anderem aus den: Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO) Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Gut zu wissen MailStore wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft und zertifiziert. Auf diese Weise können Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sicherstellen, dass die Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften möglich ist. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Die Lösung Eine Software für alle Anforderungen Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Exchange Server Beliebige Postfächer E-Mail-Programme Dateien Archivierung bestehender Postfächer und automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails Beliebige Postfächer Archivierung von Internet-Postfächern wie Google Mail und beliebiger E-Mail-Server über IMAP oder POP3 E-Mail-Programme Archivierung von E-Mails direkt aus Microsoft Outlook, Outlook Express und Thunderbird Dateien Archivierung von PST-, MSG-, EML- und MBOX-Dateien Langfristige und sichere Aufbewahrung Für beliebig große Datenmengen - 100% skalierbar Reduzierter Speicherbedarf Kein SQL-Server erforderlich MailStore Client Zugriff über intuitive MailStore Client-Software für Windows Outlook Add-in Zugriff auf das Archiv direkt aus Microsoft Outlook heraus Web Access Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser Schnelle Volltextsuche Originalgetreue Vorschau Ordnerstruktur verfügbar 1-Click-Restore Teamwork-Funktionen Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Vielseitige Archivierungsfunktionen Einmal installiert legt MailStore perfekte Kopien aller E-Mails im Archiv ab. E-Mail-Systeme Exchange Server 2003 und 2007 inkl. SBS (auch externe Hosted Postfächer) Beliebige E-Mail-Server über IMAP/POP3 (z.B. Tobit David, Novell GroupWise, Kerio MailServer) Internet-Postfächer (z.B. Web.de oder Google Mail) Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird und andere E-Mail-Programme E-Mail-Dateien wie PST, MSG, EML und MBOX Methoden Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern E-Mail-Programmen und Dateien Manuelle oder zeitgesteuerte Ausführung Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang E-Mails können regelbasiert nach erfolgreicher Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden Vorteile Reduzierung von Speicher- und Verwaltungskosten Deutliche Entlastung des E-Mail- Servers durch Reduzierung der Postfachgrößen Vereinfachung von Datensicherungen Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien oder verteilten E-Mails MailStore nimmt keine Änderungen an Ihren E-Mail-Systemen vor. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Flexibler Zugriff auf das Archiv Alle E-Mails und Dateianhänge können in Sekundenbruchteilen durchsucht werden. Features Schnelle Volltextsuche über E-Mails und alle Typen von Dateianhängen Leistungsfähige erweiterte Suche ermöglicht eine präzise Eingrenzung der Suchergebnisse und das Speichern und Verwalten von Suchabfragen Originalgetreue E-Mail-Vorschau Zugriff auch über die ursprüngliche Ordnerstruktur Wiederherstellung von E-Mails oder ganzer Postfächer per 1-Click-Restore Direktes Öffnen von E-Mails im E-Mail- Programm (z.B. Outlook) Teamwork über Zugriffsberechtigungen MailStore Client Zugriff über intuitive MailStore Client-Software für Windows Outlook Add-in Zugriff auf das Archiv direkt aus Microsoft Outlook heraus Archiv Web Access Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser iPhone Speziell für das iPhone und den iPod touch entwickelter Client Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Flexibler Zugriff auf das Archiv Bildschirmfotos Outlook Add-in MailStore Client Web Access iPhone Client Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Wiederherstellung archivierter E-Mails MailStore bietet zahlreiche Funktionen zum Export der archivierten E-Mails aus dem Archiv heraus. Exportfunktionen E-Mails können aus dem Archiv heraus an folgende Ziele exportiert (wiederhergestellt) werden: Microsoft Outlook, Outlook Express und Windows Mail Microsoft Exchange Postfächer AVM KEN! Postfächer IMAP-Postfächer Weiterleitung via SMTP CDs/DVDs (RFC822 EML- und MSG-Dateien) – Brennsoftware ist integriert Verzeichnis im Dateisystem (RFC822 EML-, MSG- und PST- Dateien) Archivierte E-Mails im E-Mail-Programm öffnen Neben der Wiederherstellung einer E-Mail kann diese auch einfach mit nur einem Mausklick im E-Mail- Programm (z.B. Outlook) geöffnet werden. Auf diese Weise können Anwender auf archivierte E-Mails direkt antworten oder diese weiterleiten. MailStore ist keine Einbahnstraße Unabhängig und langfristige Sichert für Ihr Unternehmen Die zahlreichen Export- und Wiederherstellungsfunktionen machen Sie unabhängig von MailStore. Die archivierten E-Mails können zu jeder Zeit vollständig in Standard-Formaten zur Nutzung in anderen Systemen exportiert werden. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Die MailStore Speichertechnologie MailStore kann beliebig große Datenmengen langfristig und sicher aufbewahren. Funktionsweise MailStore verwendet eine vollständig integrierte Technologie. Dies bedeutet für Sie, dass keine zusätzlichen Datenbanken wie der Microsoft SQL-Server verwendet werden müssen. Das gesamte Speichersystem wird bei der Installation automatisch angelegt und besteht aus integrierten Datenbanken und Container-Dateien. Features Für beliebig große Datenmengen Zu 100% skalierbar ohne Leistungs- und Kapazitätsgrenzen Interne AES256-Verschlüsselung von E-Mail- Texten und Anhängen Reduzierung des Speicherbedarfs durch intelligente Komprimierung und Single-Instance- Archivierung Das Gesamtarchiv kann aus beliebig vielen Archivteilen zusammengesetzt werden, die flexibel auf unterschiedlichen Festplatten oder Netzlaufwerken abgelegt werden können (Anwender sehen immer nur das Gesamtarchiv) Auslagerung alter Archivteile problemlos möglich Optimiert für inkrementelle Datensicherungen Die Datensicherung des Archivs kann einfach über eine bereits vorhandene Backupsoftware erfolgen. Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Systemanforderungen MailStore Server Software Windows 2000 SP 3 oder höher Windows XP SP 2 oder höher Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Vista Windows Vista 64-bit Edition Windows SBS 2003 Windows SBS 2003 R2 Windows SBS 2008 Windows EBS Server 2008 MailStore Client Software Windows 2000, Windows XP, Windows Vista oder Windows Server Internet Explorer 5.01 oder höher Microsoft .NET Framework Version 2.0 (Auto-Installation falls erforderlich) MailStore Outlook Add-in Microsoft Outlook 2000 Microsoft Outlook XP Microsoft Outlook 2003 Microsoft Outlook 2007 MailStore Web Access Apple Safari 3 oder höher Google Chrome Microsoft Internet Explorer 6 oder höher Mozilla Firefox 3 oder höher Opera 9 oder höher MailStore iPhone Clients Apple iPhone Apple iPod touch Gut zu wissen Installation auf bereits vorhandenem Server-PC möglich (aber keine Voraussetzung) Installation parallel zum Microsoft Exchange Server möglich (aber keine Voraussetzung) Microsoft SQL Server ist nicht erforderlich Microsoft Internet Information Server (IIS) ist nicht erforderlich Alle für den Betrieb erforderlichen Komponenten sind im Setup bereits integriert Installation in VMware, Virtual Server und Terminal Server-Umgebungen möglich Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH

Kontakt und Beratung deepinvent Software GmbH Cloerather Str. 1-3 41748 Viersen Germany Telefon +49 (0)2162 - 50299-0 Fax +49 (0)2162 - 50299-29 E-Mail support@mailstore.com Web www.mailstore.com/de Kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen: http://www.mailstore.com/de/mailstore-server- download.aspx Gut zu wissen MailStore Server wird seit vielen Jahren sowohl in kleinen Unternehmen mit zehn Benutzern als auch in weltbekannten Konzernen mit weit über 1.000 Postfächern eingesetzt. MailStore Produkte werden von mehr als 500.000 Anwendern weltweit eingesetzt und regelmäßig von der internationalen Fachpresse herausgestellt Geringe Gesamtkosten durch geringe Systemanforderungen, günstige Preise und einfache Implementierbarkeit Copyright © 2005-2009 deepinvent Software GmbH