Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions Andreas Schneider Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

Records Management und digitale Akte so geht es einfach und intuitiv

Agenda Kurzvorstellung HENRICHSEN AG Verständnis Records Management und digitale Akte Vorstellung ECM ARENA Input einfach managen Digitale Akten - Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang Die Umsetzung der 8 Grundprinzipien von GARP Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

Kurze Vorstellung der HENRICHSEN AG Andreas Schneider, Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

Was macht HENRICHSEN? Seit 30 Jahren führender Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler Aktenlösungen Dokumentenmanagement (DMS) Enterprise Content Management (ECM) Business Process Management (BPM) Als konsequente Weiterentwicklung beschäftigt sich HENRICHSEN mit dem Thema Informationslogistik

Quick Facts

Records Management und digitale Akte aus Sicht der HENRICHSEN AG

Worum geht es uns? Menschen einfach und ressourcenschonend die Informationen zur Verfügung stellen, die sie zum Arbeiten brauchen.

Unsere Zielgruppe Mittelständische Unternehmen aus den Sektoren Fertigung, Handel und Dienstleistung. Wir sprechen im Zusammenhang mit der vorgestellten Lösung nicht von Akten, wie sie typischerweise in öffentlichen Verwaltungen verwendet werden.

Unser Aktenverständnis Digitale Akten sind Informationsobjekte, die Daten und Dokumente, in einem sinnvollen Zusammenhang darstellen, zum Beispiel Daten und Dokumente zu einem Kunden, Lieferanten, zu einem Auftrag oder einer Bestellung. Es müssen Unterstrukturen (z.B. Unterakten/Vorgänge) gebildet werden können, z.B. eine Kundenakte die Vorgangsakten für Angebote, Aufträge, Projekte und Reklamationen enthalten kann. Mehrfachzuordnungen von Dokumenten und Akten müssen möglich sein.

Unser Aktenverständnis Akten, Vorgänge und Dokumente können sich im bearbeitbaren oder archivierten (unveränderbaren) Zustand befinden. Die Akten müssen alle Dokumente – unabhängig von ihrem Zustand enthalten. Dokumente müssen nach einer sinnvollen Systematik klassifiziert werden um sie leicht nach einer für den Benutzer verständlichen Regel gruppieren zu können. Mit Akten und Dokumenten soll „gearbeitet“ werden können, so sollen z.B. Aufgaben und Wiedervorlagen, Weiterleitungen und Delegationen möglich sein, genau so wie das Erzeugen von neuen Dokumenten aus der Akte heraus.

Herausforderungen Meist fehlt das „big picture“, in der Folge entstehen Insellösungen für einzelne Fachabteilungen. Geschäftsprozesse werden beim Design nicht genügend berücksichtigt Zahlreiche und immer wieder unterschiedliche Schnittstellen zu umliegenden Systemen Benutzerakzeptanz leidet durch erhöhten Aufwand beim „Einbringen“ von Dokumenten und bei der Indizierung  es entstehen unvollständige Akten Zeitaufwand und Kosten der Einführung Die HENRICHSEN AG hat seit ihrem Bestehen schon weit über tausend DMS Projekte durchgeführt – unter anderem auch bei uns selbst  Was wir feststellen, ist dass die Vision „E C M“ meist eine Vision bleibt. Projekte bleiben oft in den Anfängen stecken – oder ziehen sich zumindest über eine geraume Zeit hin. Wir haben uns gefragt, was den Aufbau und die Einführung eines unternehmensweiten Systems, das Dokumente und Daten an einem zentralen Ort und in einer sinnvollen Struktur speichert und diese dann in sinnvollen Zusammenhängen wieder darstellt – eigentlich so schwierig macht. Meist beginnen ECM Projekte als Lösungen für einen bestimmten Teilbereich. Die Lösungen passen dann gut zu den Bedürfnissen eines Unternehmensbereichs oder einer Abteilung – aber oft fehlt ein „Big Picture“ – Ein Masterplan, der spätere Erweiterungen berücksichtigt und sich von vornherein an den Geschäftsprozessen des Unternehmens orientiert. Die Bildung von kompletten Akten – z.B. für einen Kunden oder ein Projekt – scheitert oft daran, dass es aufwändig ist, Dokumente die zu einem Vorgang gehören und einfach und schnell in die betreffende Akte zu schubsen. Da bleibt die E-Mail dann schon mal in meinem persönlichen Postfach liegen, die eigentlich in eine Bestellakte gehört oder ein Flipchart Foto aus einer Besprechung landet im Dateisystem des Laptops und nicht in der Kundenakte. Gerade diese „transaktionalen“ Dokumente, die nicht in „Stapeln“ auftreten, sondern während der ganz normalen Arbeit einfach so daherfliegen, bleiben meist auf der Strecke. Dies sind nicht nur Erfahrungen aus unseren Projekten, sondern durchaus auch aus eigenen Erfahrungen bei der Einführung unserer Kunden- und Projektakte in unserem eigenen Haus.

… unsere Antwort:

ready to work Mailroom, digitale Akten, revisionssicheres Archiv, Geschäftsprozesse, Teamarbeit.

Rechnungwesen, Vertragsmanagement, QM/ISO, …. Posteingang Das „Big Picture“… Anfrage Auftrag Rechnung Verkauf Entwicklung Produktion Versand Leistung Einkauf Bedarf Beschaffung Rechnung Rechnungwesen, Vertragsmanagement, QM/ISO, …. …muss sich an Geschäftsprozessen orientieren

Aufbau der ECM ARENA Mailroom Archiv Kundenakte Lieferantenakte DB CRM Dokumentklassen Fibu ERP Kundenakte Lieferantenakte Auftragsakte Bestellakte ECM ARENA Mailroom Archiv Eine Folie mit einem gelben Hintergrund soll nur für Headlines benutz werden. DMS / Archivkomponenten: EASY Documents + EASY Archiv (EE.i/EE.x/EASY Documents Archive)

Abbildung des Purchase-to- Pay Prozesses mit weiteren Modulen Bestellanforderung Anforderungsakte und Genehmigungs-workflow Lieferanten- und Bestellakte Beschaffung ER-Workflow mit/ohne Belegextraktion Eingangsrechnung Web Formular Dokument ERP System

Input einfach managen

Wir machen‘s einfach! Dokumente in die digitale Akte zu bringen soll so einfach wie möglich sein. Wir wollen vermeiden, dass ein ECM Client gestartet sein muss um ein Dokument in eine Akte abzulegen. Das manuelle Klassifizieren oder Indizieren von Dokumenten soll so einfach wie möglich gemacht werden oder ganz unterbleiben können. Die Funktionen zum Ablegen von Dokumenten sollen sich nahtlos in gewohnte Umgebungen wie z.B. Outlook einfügen. Eine Folie mit einem gelben Hintergrund soll nur für Headlines benutz werden.

Multifunktionsgeräte Input Kanäle Drag & Drop aus Outlook oder vom Filesystem Scan-/Capture Arbeitsplätze Belege Multifunktionsgeräte Dateien aus dem Filesystem Office Integration Auch die meisten Input Kanäle sind bereits vorkonfiguriert. Ausgangsbelege aus ERP/CRM oder Fibu können – falls diese bereits als PDF Dateien vorliegen – über Importe aus einem Verzeichnis abgeholt werden, ebenso wie Dateien aus Verzeichnissen. E-Mail Postfächer haben mit dem Steuervereinfachungsgesetz, das 2011 in Kraft getreten ist, noch eine verstärkte Bedeutung erhalten. Wie sie sicher wissen, ist der Austausch elektronischer Rechnungen ohne digitale Signatur mittlerweile zugelassen und die kontrollierte, automatische Abholung und Weiterbearbeitung solcher Rechnungen, unter Berücksichtigung der Verfahrensvorschriften, hält deutlich Einzug bei unseren Kunden. Neben den klassischen Scan Arbeitsplätzen finden wir überall auch Multifunktionsgeräte und Netzwerkscanner. Gerade für die vorhin erwähnten „transaktionalen“ Dokumente sind diese eine wichtige Quelle. Sie sind daher ein Standard-Input Kanal für die ECM ARENA. Auch das „hineinschubsen“ von Dokumenten über Drag und Drop – ob aus dem Filesystem oder aus dem Outlook Client oder das Ablegen von Dokumenten direkt aus Word, Excel oder PowerPoint gehört dazu. Das Foto mit dem Smart-Phone gehört mittlerweile zum Arbeitsalltag. Nicht selten werden Besprechungsnotizen auf diese Art und Weise protokolliert. Auch hier haben wir einen Kanal vorgesehen, auf dem das Foto einfach und unkompliziert in den ARENA Mailroom gelangt. E-Mail Postfächer Arbeitsplatzscanner Fax SmartPhone Fotos / Apps

Mailroom Klassifizieren Indexieren Aktenbildung Aktenplan Prüfen Klassifizieren Indexieren Aktenbildung Business Workflow und/oder Archiv Sehen wir uns einmal das Zusammenspiel der Komponenten an. Ein Anwender zieht z.B. ein Dokument auf die Dropzone von ECM ARENA.  Klick Das Dokument gelangt in den Mailroom. Dort wird es untersucht, ob die Dokumentenklasse und die benötigten Indexdaten bereits vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird es dem Anwender – oder ggf. auch einer Gruppe von Anwendern – zu Klassifizierung und Indizierung vorgelegt. – Es sei denn, sie haben ein automatisches Klassifizierungssystem wie z.B. IRIS Xclassify im Einsatz. In diesem Fall, würde das Dokument an das Klassifizierungssystem übergeben, das dann inhaltsbasiert eine automatische Klassifizierung und Indizierung vornehmen würde. Die notwendigen Daten für die automatische oder manuelle Klassifizierung stammen aus der ARENA DB, die den Aktenplan und die Stamm- und Bewegungsdaten enthält die hierfür notwendig sind. Anschließend wird das Dokument entweder an eine zuständige Person- oder Gruppe, oder an einen Business Workflow, weitergeleitet. Letzteres ist z.B. der Fall, wenn es sich um eine Eingangsrechnung handelt und das Modul ARENA Invoice im Einsatz ist. Dokumente die archiviert werden müssen, werden im Archiv abgelegt. Dokumente die nicht unbedingt revisionssicher aufbewahrt werden müssen, können auch gelöscht werden (Hinweis: wichtig beim Posteingang). Archiv ARENA DB Stamm- und Bewegungsdaten

Business Workflow und/oder Archiv Posteingang über Dienstleister Prüfen Klassifizieren Indexieren Aktenbildung Business Workflow und/oder Archiv Webservice Das Ganze lässt sich aber noch optimieren. Nehmen wir an sie holen ihre Post gar nicht mehr selbst ab, sondern ein Dienstleister erledigt das für Sie. Der Dienstleister holt die Post beim Briefverteilzentrum ab, öffnet die Briefe die nicht durch eine Blacklist von der Verarbeitung ausgenommen sind, digitalisiert, klassifiziert und indiziert sie und speist sie direkt in den ARENA Mailroom ein. Die notwendigen Daten und Dokumente werden über einen Webservice ausgetauscht. Im ARENA Mailroom werden sie noch einmal auf Vollständigkeit überprüft und dann direkt an die Empfänger oder an einen für die entsprechende Dokumentart definierten Business Workflow weitergeleitet.

ARENA Smartbox Kann als Dropzone mit oder ohne anschließender automatischer Klassifizierung verwendet werden. Kann per Drag&Drop Dokumente einer Akte zuordnen.

ARENA Smartbox Kann mit eingeblendetem Aktenplan vollständig und intuitiv per Drag&Drop klassifizieren.

Einfache Suche Ablagestruktur ECM ARENA Office

ECM ARENA Office

Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang Digitale Akten Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang

Dynamische Aktenstrukturen Die Akten zeigen alle Dokumente zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an. Ein automatisch generierte Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Akte an.

Dynamische Aktenstrukturen Über Ampelfunktionen wird dem Benutzer der aktuelle Status der Aufträge oder Bestellungen dargestellt Über das detaillierte Berechtigungsmodel kann der Zugriff auf Akten und Dokumente auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern gesteuert werden

Arbeiten mit Akten Die Akte kann mit Wiedervorlagen versehen werden oder als Aufgabe mit Termin an andere Personen oder Gruppen „versandt“ werden. Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit im Aufgabenreiter eingesehen werden.

Transparenz Über die Monitorfunktion kann die Bearbeitungshistorie von Akten und Dokumenten eingesehen werden.

Neue Dokumente erzeugen Über die Vorlagenbibliothek können neue Dokumente erzeugt werden. Metadaten wie z.B. Adressen oder Bearbeiter können bei der Erzeugung des Dokuments automatisch eingefügt werden

Dokumente erzeugen

HENRICHSEN ECM ARENA Einfach – Clever - Machbar Kunden, Auftrags, Lieferanten und Bestellakte Vorkonfigurierte Eingangskanäle Konfigurierbarer Aktenplan mit Dokumentenklassen, Aufbewahrungsfristen und Workflow Aktionen Posteingang mit Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben, ad hoc Workflow Vorlagenbibliothek für Office Dokumente Als komplettes Setup installierbar Über Skins an die Kundenumgebung anpassbar Modular oder individuell erweiterbar Wir haben uns daher entschlossen eine komplette, runde ECM Lösung zu bauen die größtenteils aus Standardkomponenten besteht, aber alles an Technologie enthält, was wir für wesentlich erachten. „Einfachheit“ – „Useability“ stand dabei im Vordergrund. Einfachheit, vor allem in der Bedienung – aber auch die Installation und das Customizing soll schnell und einfach gehen. Das System basiert derzeit hauptsächlich auf EASY Documents 4 und einem der 3 möglichen Archive (EE.i /EE.x oder das integrierte EASY Documents Archive). Eine SAPERION Version befindet sich in der Konzeptphase. Aktenstrukturen für eine Kunden- / Auftragsakte und eine Lieferanten- / Bestellakte werden gleich mitgeliefert, ebenso wie ein vorkonfigurierter Aktenplan über den – zusätzlich zu den Strukturinformationen - gleich auch Aufbewahrungsfristen und die Ansteuerung von Business Workflows, z.B. für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen definiert werden. Der Mailroom-Workflow, sorgt für die zentrale Bearbeitung eingehender Dokumente, über eine Datenbank werden Daten mit den umliegenden ERP- CRM oder Fibu Systemen ausgetauscht. Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Delegations- und Rückfragefunktionen sind für die Posteingangsbearbeitung und für die tägliche Arbeit mit Akten und Dokumenten bereits eingebaut. Über eine Vorlagenbibliothek können Office Dokumente erzeugt, mit Daten aus der ARENA Datenbank angereichert und direkt auch wieder in den richtigen Strukturen abgelegt werden. Als komplettes Setup installierbar.

GARP Umsetzung der 8 Grundprinzipien Generally Accepted Records Keeping Principles Umsetzung der 8 Grundprinzipien

GARP Verantwortlichkeit hauptsächlich organisatorische Aufgabe Berechtigungen im System mit Personen, Gruppen und Rollen Integrität Authentifizierung Protokollierung Sicherung Zugriffsberechtigung auf Akten, Vorgänge und Dokumente Administrationsrechte Funktionale Berechtigungen (z.B. Download) Compliance Revisionssicheres Archiv Verfahrensdokumentation und Handlungsanweisungen Verantwortlichkeit hauptsächlich organisatorische Aufgabe Das ECM/RM System muss jedoch durch die Abbildung von administrativen, auf Rollen basierenden Rechten sicherstellen, dass Änderungen an relevanten Definitionen (z.B. Aufbewahrungsfristen oder Aktenplanstrukturen) nur von berechtigen Personen gemacht werden dürfen. Darüber hinaus müssen im Projekt die organisatorischen Rollen und Strukturen geschaffen, dokumentiert und eingeführt werden. Integrität Änderungen an Dokumenten, Akten oder Vorgängen werden automatisch vom System protokolliert und sind – je nach Berechtigungsstufe des jeweiligen Anwenders – auch jederzeit einsehbar. (Screenshot Monitor) Sicherung Das auf Benutzer, Gruppen und Rollen aufgebaute Berechtigungskonzept gewährleistet die Sicherung vor unberechtigtem Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge sowohl im bearbeitungsfähigen als auch im archivierten Zustand. Funktionen wie „Download“ können gleichfalls eingeschränkt werden. Hier ist jedoch zwischen dem Sicherungswürdigkeit der Informationsobjekte und der Handhabbarkeit / Useability abzuwägen. Compliance Der Zugriffsschutz, Schutz von unberechtigtem Löschen von Objekten und die Protokollierung von Änderungen sind durch das System gegeben. Dies enthebt jedoch nicht der Verpflichtung, verpflichtende Regeln für den Umgang mit dem System und den Informationsobjekten zu treffen, diese in einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation, und in Handlungsanweisungen zu dokumentieren und zu kommunizieren.

GARP Verfügbarkeit Digitale Akten mit Aufgaben- und Rollenbezug Funktionen für Wiedervorlage, Aufgaben zur Akte, Weiterleitungs- und Delegationsfunktionen Aufbewahrung Abhängig von der Art (Aufbewahrungsfrist) und dem Status (Bearbeitung / Archiviert) Entsorgung Derzeit kein „Automatismus“ Transparenz Struktur der Informationsobjekte Protokollierung Dokumentation und Organisation Verfügbarkeit Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit für die richtige Person zur Verfügung zu stellen ist das Grundanliegen des Systems. Die Ausrichtung an der Unternehmensorganisation und den Geschäfts-prozessen stellt das schnelle Auffinden von Informationen und Dokumenten in den Mittelpunkt. Die Zusammenarbeit von Einzel-personen und Gruppen wird durch integrierte Funktionen für die Weiterleitung, Aufgabenverwaltung und Wiedervorlagen explizit unterstützt. Dabei ist es irrelevant, ob sich die Informationsobjekte unveränderbar im Archiv oder noch im bearbeitbaren Status befinden. Aufbewahrung Der Aufbewahrungszeitraum von Informationsobjekten wird auf Grund des Dokumentdatums und der für die entsprechende Dokumentenklasse definierten Aufbewahrungsfrist errechnet und bei Archivierung auch mit gespeichert. Im bearbeitbaren Status – insbesondere wenn sich ein Dokument noch im Posteingangsprozess befindet – müssen Verfahrensanweisungen dafür sorgen, dass Mitarbeiter entsprechend sorgfältig mit den Informationsobjekten umgehen, da in diesem Stadium des Bearbeitungsprozesses die Dokumentenklassen noch nicht immer zweifelsfrei feststeht. Entsorgung Das Datum bis zu dem ein Objekt aufbewahrt werden muss, haftet diesem als Attribut an. Insofern können Objekte deren „Ablaufdatum“ erreicht ist, von den Anzeigefiltern einfach ausgeblendet werden. Eine automatische „Löschung“ dieser Objekte ist derzeit nicht vorgesehen. Diese wird kundenindividuell durchgeführt und protokolliert. Transparenz Das Prinzip der Transparenz ist durch die Struktur der Informationsobjekte, die Protokollierung der Benutzer- und Systemaktionen und die weitgehende Abbildung der Regeln mit standardisierten, dokumentierten Softwarebausteinen und durch Customizing einstellbaren Konfigurationsdaten so weit als möglich gegeben. Die Dokumentation der Verfahren und Handlungsanweisungen, die konsequente Abbildung in der Unternehmensorganisation und die regelmäßige Kommunikation an bestehende und vor allem auch neue Mitarbeiter sind jedoch unerlässlich.

Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

Einfachheit und Intuition ECM und Records Management müssen subsidiär zu den führenden Anwendungen sein. Eigene Clients sollen nur dort erscheinen wo unbedingt notwendig. Input muss einfach und mit möglichst wenig Benutzerinteraktion in das DMS System eingebracht, klassifiziert und indexiert werden Enterprise Search, insbesondere semantische Suchmaschinen, können das Finden von Informationen aus strukturiert und unstrukturiert gespeichertem Content erleichtern und je nach Anwendungsfall sinnvoll ergänzen, sind aber kein Ersatz für einen verlässlichen Index.

Einfachheit und Intuition Aufbewahrungspflichtige Dokumente brauchen einen verlässlichen Index und Ablageort - semantische Suchen können sinnvoll ergänzen Stamm- und Bewegungsdaten für die eindeutige Indizierung müssen in einer verlässlichen Qualität und Struktur vorhanden sein. Das „anreichen“ sinnvoller Information sollte unser Leitbild sein, das „suchen“ eher die Ausnahme. Enterprise Search, insbesondere semantische Suchmaschinen, können das Finden von Informationen aus strukturiert und unstrukturiert gespeichertem Content erleichtern und je nach Anwendungsfall sinnvoll ergänzen, sind aber kein Ersatz für einen verlässlichen Index.

KONTAKT HENRICHSEN AG Geschäftsstelle Freiburg Andreas Schneider Tel. +49 7641 954 16-0 Leiter Geschäftsbereich DMS Mobil. +49 171 337 5053 Email andreas.schneider@henrichsen.de Straße Denzlinger Str.14 PLZ Ort 79312 Emmendingen