Managementinformationssystem (MIS) Instrument zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage von DRK-Kreisverbänden entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH in Zusammenarbeit mit dem DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V. Begrüßung/Vorstellung auch Contr. Amb, b bislang verbunden mit Namen SAR, Berlin 96, Hälfte andere LV´s abgeschafft, gleich warum in 9 Einr. pilotiert Ausgangssituation schildern
Ausgangssituation Die wirtschaftliche Situation der Wohlfahrtsverbände ist gekennzeichnet durch Substanzverluste. Kreisverbände im DRK-LV Westfalen-Lippe: 1995: 46 2002: 43 Mitgebracht, wird nicht überraschen offenbar wirtschaftl. Lage zunehmend schwieriger, gesetzl. Rahmenbed. Verschärft, zunehmender Wettbewerb, führt offenbar dazu: Luft immer enger In den DRK-Kreisverbänden in Westfalen-Lippe ist die Eigen-kapitalquote (Eigenkapital/Bilanzsumme) seit 1995 von 34% auf 29 % zurückgegangen.
Ausgangssituation Die rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen haben sich deutlich verschärft: Steigende Anforderungen an die Leistungsqualität i.V.m. selbst-bewussteren Kundenverhalten Verschärfung des Kostendrucks bei reglementierten Preisen Kürzung der öffentlichen Zuwendungen rückläufige Spendenbereitschaft Harmonisierungstendenzen aufgrund EU-Recht (z.B. Steuerrecht) Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit und Non-Profit Zur Sicherung der Rotkreuz-Arbeit gewinnt die Anwendung betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente zunehmend an Bedeutung.
Frühwarnsystem Im DRK-Landesverband Westfalen-Lippe werden im Rahmen eines Frühwarnsystems die Wirtschaftsdaten aller Kreisverbände analysiert. Die Datenbereitstellung bildet die Voraussetzung für die Teilnahme an einem Sicherungsfonds. Zielsetzungen: Frühzeitiges Erkennen wirtschaftlicher Schieflagen Festlegung von Gegensteuerungsmaßnahmen bei Fehlentwicklungen Bewertung finanzieller Kerndaten (z.B. im Hinblick auf Basel II) Unterstützung des Controlling (internes Controlling i.S. des KonTraG) Vergleich der KV´s durch Gegenüberstellung von Kennzahlen Betriebsvergleiche einzelner Geschäftsfelder Schaffung einer Datenbasis für gezielte Beratungen durch den LV
Datenerfassung Die Datenerfassung erfolgt standardisiert über eine Excel-Erfassungsmas-ke und wird mit den Ergebnissen des Prüfungsberichtes abgeglichen.
Struktur der MIS-Auswertungen Spitzenkennzahl Jeder Kreisverband erhält eine detaillierte Auswer-tung der gemeldeten Wirt-schaftsdaten. Über eine hierarchische „Baum“-Struktur können die wirt-schaftlichen Stellgrößen identifiziert und beeinflußt werden.
Struktur der MIS-Auswertungen In einem weitergehenden Analyseschritt werden auch die Wirtschaftsbereichs-daten in einer Baumstruktur abgebildet („top-down“-Vorgehen). Auf diese Weise können die Ursachen des Betriebserfolges bzw. die Schwachstellen syste-matisch herausgear- beitet werden.
Kennzahlenvergleiche im MIS Die wirtschaftlichen Daten der Kreisverbände werden zu Kennzahlen verdichtet, die dem Durchschnitt des Landesverbandes gegenübergestellt werden. Die Auswertung der Kennzahlen ermöglicht eine differenzierte Beurteilung der Ertragslage Vermögenslage Liquiditätslage. Die Kreisverbände erhal-ten einen 3-seitigen Be-richt, in dem die Entwick-lung der Kennzahlen im Vergleich zum LV-Durch-schnitt dargestellt wird.
Auswertung nach Wirtschaftsbereichen Kreisverbände, die eine Dif-ferenzierung ihrer Jahresab-schlussdaten nach verschie-denen Wirtschaftsbereichen vornehmen, erhalten darü-ber hinaus eine Auswertung der einrichtungsspezifischen Kennzahlen. Der betriebsübergreifende Vergleich ermöglicht Aussa-gen zur Leistungsfähigkeit der verschiedenen Ge-schäftsfelder.
MIS-Zeitreihen Die Vorjahresdaten der Kreisverbände werden in die MIS-Auswertungen eingebaut. Die GuV-Positionen sowie die wichtigsten Kennzahlen werden grafisch als Zeitreihe dargestellt. Über die Auswertung der Vergangenheitswerte kann eine Prognose für die zukünftige Entwicklung abgeleitet werden.
Zusammenfassung der MIS-Ergebnisse Ergänzend zu den grafischen Dar-stellungen und Kennzahlenaus-wertungen erhalten die Kreisver-bände eine individuelle textliche Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse.
Fazit und Ausblick Das Managementinformationssystem befindet sich seit 5 Jahren erfolgreich im Einsatz und wird für Zwecke des Betriebsvergleiches sowie zur Entwicklung von Gegensteuerungsmaßnahmen genutzt. Das MIS wird vor dem Hintergrund Basel II zu einem Rating-System weiterentwickelt. Die Einstufungen in den Kategorien Ertrags-, Vermö-gens- und Liquiditätslage haben bis dato einen intensiven Diskussions-prozess zur wirtschaftlichen Lage in den Kreisverbänden bewirkt. Die aus dem MIS erkennbaren negativen Trends in den Wirtschaftsbe-reichen „ambulant“ und „stationär“ waren Auslöser für die Entwicklung und Umsetzung neuer einrichtungsspezifischer Controllinginstrumente. Das MIS wurde um eine standardisierte Analyse des Rechnungswesens sowie ein Modul zur Wirtschaftsplanung ergänzt. Die Integration „weicher“ Kennzahlen im Rahmen einer Balanced Scorecard befindet sich in der Entwicklung. Das MIS hat sich auch außerhalb des LV Westfalen-Lippe als Steuerungs-instrument bewährt. Die Teilnahme steht allen Kreisverbänden im DRK offen.