IT-Dienste, Universität Oldenburg Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Präsentation Marvin Kostka IT-Dienste, Universität Oldenburg

Agenda Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Ausgangssituation Ziele Projektverlauf Fazit / Folgeprojekt

Was sind Lehraufträge / Lehrbeauftragte? Universität Oldenburg Fakultäten Lehrangebot erstellt Ja Extern benötigt Lehrauftrag Lehrende vorhanden? Lehrbeauftragte Nein

Ausgangssituation Quelle: Prozessablauf, ten Brink, Universität Oldenburg

Ausgangssituation Keine einheitliche Datenbasis für Lehraufträge / Lehrbeauftragte Papiergestütztes Genehmigungsverfahren Erhebung der Hochschulstatistik auf Papierbögen Lehrbeauftragte haben keinen automatischen Zugriff auf IT-Services

Ziele Effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse (Planung, Vergabe, Genehmigung, Vergütung) Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung aus einheitlicher Datenbasis Automatische Kontengenerierung für Lehrbeauftragte Schulung der Anwender am Endprodukt

Projektverlauf Projektstart 20.03.2013 (Projektmandat) Vorprojekt „Geschäftsprozessmodellierung“ Initiierung Konzeptionierung Entwicklung Test Einführung

Projektverlauf - Konzeptionierung Stud.IP - Dateneingabe (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) Entwicklung „Data-Quest“ SAP – Genehmigung, Archivierung und Buchung Schnittstelle – Übertragung (Lehrauftrag / Lehrbeauftragte) IDM – Accountgenerierung (IT-Services)

Projektverlauf - Entwicklung Eingabe von Lehraufträgen und Lehrbeauftragte Implementierung von 3-Phasen-Genehmigung Export von Dokumenten Stand des Genehmigungsverfahrens Rollenmanagement Hochladen von Dokumenten (Zeugnisse, Urkunden etc.)

Projektverlauf - Entwicklung Workflow „Genehmigung Lehrauftrag“ in der Personalverwaltung Prüfung und Genehmigung auf Basis der übersandten Daten / Dokumente Versand von Dokumenten (Account, Vertrag etc.) Buchung Reisekosten / Lehrauftragsvergütung Verschiebung der Dateien in das Archiv Erstellung Hochschulstatistik / Kapazitätsberechnung

Projektverlauf - Entwicklung Schnittstelle Übertragung Lehrauftrag / Lehrbeauftragte nach SAP Informationsbereitstellung Übertragung von Dateien (Urkunden, Zeugnisse) IDM (Identity Management System) Bereitstellung von IT-Service-Accounts

Projektverlauf – Test / Einführung Fakultät 3 - Sprach- und Kulturwissenschaften Geschäftsstelle 3 Personen 7 Institute mit jeweils mind. 2 Personen Testphase abgeschlossen 01.09.2015 Visuelle Änderung in der Umsetzung Einführung Schulung der Fakultäten bis Anfang Oktober Einführung des Produktivsystems Ende Oktober Parallelbetrieb möglich

Fazit / Folgeprojekt Fazit Folgeprojekt Geschäftsprozesse optimiert Einheitliche Datenbasis von Lehrbeauftragte / Lehraufträgen Einsparung Personalaufwand (ca. 615 Stunden pro Jahr) Folgeprojekt Integration von GHR 300 Lehrveranstaltungsplanung durch Lehrende

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit