IMS - Führungsinstrument Auch für Schulen? Beispiele aus der Diakonie Neuendettelsau 1 1 22./23.092010/Heike Geßner

Diakonie Neuendettelsau: Wo ist das? 2 2 22./23.092010/Heike Geßner

Diakonie Neuendettelsau: Was ist das? Die DN hat 180 Einrichtungen und ist der größte diakonische Träger in Bayern - ca. 6.500 MitarbeiterInnen Einrichtungen für Menschen mit einer geistigen Behinderung: Wohn- und Arbeitsplätze Senioreneinrichtungen mit etwa 2.200 Plätzen Träger von vier Kliniken  Hinzu kommen Kindertagesstätten, Tagungs- und Gästehäuser,  Die Internationale Akademie DiaLog kirchliche Werkstätten: Paramentik und Hostienbereitung Und 27 Schulen, die von über 4.000 Schülern besucht werden: Gymnasium, Realschule, Altenpflege- und Krankenpflegeschulen, Förderzentren, Berufliche Schulen … 3 3 22./23.092010/Heike Geßner

Hier ist ein Überblick über einen Teil der Schulen der DN in Neuen-dettelsau: Der Löhe- Campus 4 4 22./23.092010/Heike Geßner

Was ist IMS? Die DN hat vor einigen Jahren das Integrierte Managementsystem für alle Einrichtungen eingeführt – auch für die Schulen 5 5 22./23.092010/Heike Geßner

Was bedeutet das für die Schulen? Einheitliche Richtlinien in Bezug auf Qualitätsmanagement Ziel ist die Zertifizierungsreife der Einrichtungen, auch der Schulen Nutzen von Synergieeffekten durch Zusammenarbeit auf Fachbereichs- und Abteilungsebene 6 6 22./23.092010/Heike Geßner

Aktueller Stand Qualitätsentwicklung an den Schulen und Einrichtungen findet in sehr unterschiedlicher Weise nach unterschiedlichen Systemen statt. Staatliche Evaluation Schulent- wicklung Wahnehmungs- und werte-orientierte Schulent-wicklung der Ev. Schul-stiftung LQW/LQS

Zielvorstellung Die verschiedenen Ansätze sollen im integrierten Management- System (IMS) aufgegriffen und umgesetzt werden, so dass eine kontinuierliche und systematische Weiterentwicklung möglich wird.

Können Schulen wie Unternehmen geführt werden? Schulen sind Unternehmen im Bildungsbereich, auch wenn sie nicht Gewinn erwirtschaften müssen. Die Leitung einer Schule muss die Rahmen- bedingungen schaffen, damit zielgerichtet und systemtisch gearbeitet werden kann. So werden Ressourcen optimal genutzt – und frustrierende Erlebnisse vermieden. 9 9 22./23.092010/Heike Geßner

Die Leitung ist verantwortlich …. Auszüge aus der ISO 9001:2008: 5.1 Selbstverpflichtung der Leitung Kann die oberste Leistung ihre Selbstverpflichtung bzgl. der Verwirklichung des QM-Systems und des Strebens nach Ständiger Verbesserung nachweisen durch: Vermittlung der Bedeutung der Erfüllung bestehender Anforderungen (von Kunden, Gesetzgeber, Behörden) Festlegung der Qualitätspolitik, Sicherstellung der Festlegung von Qualitätszielen für alle Funktionsbereiche und Ebenen. Durchführung regelmäßiger Managementbewertungen, Sicherstellung der Verfügbarkeit erforderlicher Ressourcen. Die oberste Leitung muss nachweisen, wie Sie ihrer Selbstverpflichtung gerecht wird.

Wo lassen sich die Themen Organisationsentwicklung Team-/Personalentwicklung Unterrichtsentwicklung im IMS finden und wie sind sie dort umgesetzt? 22./23.092010/Heike Geßner 11

Diese Bereiche sind „Führungsprozese“ Führungsprozesse Strate-gie Kundenorientierung Kommuni-kation Perso-nal-management Finan-zen Prozessorientie-rung Verant-wortung i.d. Gesell-schaft Innova-tion Verbes-serung + Control-ling Aufbau der Schule 12 12 22./23.092010/Heike Geßner

Organisationsentwicklung: wichtige Bausteine Strategie Arbeiten Mit der BSC Information Und Kommuni- kation Wohin geht der Weg? Welche Ziele haben wir? Wie können wir diese Ziele erreichen? 13 22./23.092010/Heike Geßner

Wie werden Ziele und Maßnahmen zielgerichtet erarbeitet? Beispiel „Strategie“ Wie werden Ziele und Maßnahmen zielgerichtet erarbeitet? Strategie 14 14 22./23.092010/Heike Geßner

Wie wird mit der BSC (Balanced Scorecard) gearbeitet? Einmal jährlich werden Ziele und Maßnahmen im Rahmen einer Strategieklausur mit allen Schulleitern für die Abteilung und die Fachbereiche festgelegt. Das Leitbild bildet die Werte ab, die in Maßnahmen umgesetzt werden. Zweimal jährlich gibt es Fachbereichskonferenzen, in denen die BSC Jede Schule erarbeitet außerdem eine eigene BSC. 22./23.092010/Heike Geßner 15 15

Beispiel für einen Aspekt der BSC: Perspektive Kunde: KUNDEN Ziele Maßnahmen K 01 Ganzheitliche Betreuung der SchülerInnen Schulübergreifende Angebote, Konzeption Mensaverpflegung K 02 Intensive, kooperative Zusammenarbeit mit Eltern Einrichtungsübergreifender „Berufsbasar“ 22./23.092010/Heike Geßner 16 16

Beispiel: Einrichtungsübergreifender „Berufsbasar“ Wie werden Maßnahmen und Ziele in den Schulalltag nachhaltig integriert? Prozess-orientierung Beispiel: Einrichtungsübergreifender „Berufsbasar“ 17 17 22./23.09.2010/Heike Geßner

Schulentwicklung gibt es doch schon lange …. Aber viele Projekte wirken nicht nachhaltig, sondern versanden. Ziel des IMS ist die kontinuierliche Verbesserung der Einrichtung und die nachhaltige Implementierung. Hierfür gibt es folgende Instrumente, z.B. Außer der BSC (Balanced Scorcard) Auch das Projektmanagement Managementbericht und –Bewertung Audit und Evaluation Sind Instrumente der Überprüfung und Beurteilung 18 18 22./23.09.2010/Heike Geßner

Beispiel Projektmanagement: Vom Projekt zur Implementierung im Alltag Innovation 19 19 22./23.092010/Heike Geßner

Einführung der Offenen und der Gebundenen Ganztagsschule in der Abteilung Jugend und Schule: - Erarbeitung der Strukturen im Rahmen eines Schulentwicklungsprojektes - Formulieren eines Prozesses + Mitgeltenden Dokumenten (Schaffen eines nachvollziehbaren und reproduzierbaren Standards) - Überprüfung im Alltag und Überarbeitung 22./23.092010/Heike Geßner 20

Warum wird alles in Form von Prozessen geschrieben? Alle Dokumente, d.h. Prozesse und Mitgeltende Dokumente, z.B. Mustereltern- briefe, Formulare, werden in das Hand- buch der DN eingestellt. Sie können von den Mitarbeitern im Intranet aufgerufen und genutzt werden. Wichtige und wiederkehrende Handlungsabläufe werden durchdacht und unter Angabe von Verantwortlichkeiten und Zeitschiene dokumentiert. 21 21 22./23.092010/Heike Geßner

So haben Mitarbeiter Zugriff auf das Intranet … 22 22 22./23.092010/Heike Geßner

Wie ist das Handbuch der Diakonie aufgebaut? Alle Handbücher der Diakonie Neuendettelsau haben den gleichen Baum, d.h. die gleiche Gliederung. Es wird unterschieden in Führungsprozesse: Prozesse, die das Gesamtunternehmen planen und regeln, z.B. strategische Prozesse oder Personalmanagement Realisierungsprozesse: machen das Kerngeschäft aus, z.B. Aufnahme und Integration von Schülern bis zur Organisation der Abschlussfeier. Es gibt insgesamt 10 Oberbegriffe (Rahmenprozesse). Unterstützungsprozesse: z.B. Notfallorganisation, Arbeitssicherheit, Verwaltung Kennt man die Struktur, d.h. die Gliederung, kann man gezielt nach Prozessen oder Unterlagen, die man braucht, suchen. 23 22./23.092010/Heike Geßner

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Eine Zeitschiene macht die Umsetzung deutlich: Vorarbei-ten in der Direktion Strategie-klausur für die Einrich-tungs-leitungen: BSC Ab März 2009 Qualifizie-rung der IMS Beauftrag-ten bis Ende 2011 Bestands-aufnahme in den Einrichtun-gen Strategie-klausur für die Einrich-tungslei-tungen Vorberei-tung auf Audits / Be-standsauf-nahme Ziel: Zertifizie-rungsreife Herbst 2008 Februar 2009 März 2009 Frühjahr 2009 Frühjahr 2010 Herbst 2010 Juli 2011 22./23.092010/Heike Geßner 3

Nur mit qualifiziertem Personal ist Unterrichts- und Organisationsentwicklung möglich … Management 22./23.092010/Heike Geßner 26

Wie werden neue Mitarbeiter gewonnen, eingeführt und integriert? Personal-manage-ment Beispiele: Einstellung von neuen Mitarbeitern Funktions- und Stellenbeschreibungen Einarbeitung von Mitarbeitern mit Einarbeitungschecklisten Feedback und Zielvereinbarungen durch Mitarbeiterjahresgespräche 27 27 22./23.092010/Heike Geßner

Wie werden die Unterrichts- und Organisationsentwicklung gefördert? Personalent- Wicklung - Fort- und Weiterbildung mithilfe eines Fortbildungsplans und einer Fort- und Weiterbildungsmatrix - IMS Koordinatoren werden ausgebildet und unterstützen die Schulleitung. - Strukturierte Information und Kommunikation z.B. durch Gremienübersichten und Informationsplattformen 28 22./23.092010/Heike Geßner

Auch für Unterricht und Prüfungen gibt es Vorgaben der Direktion: Vorgaben für die Realisie-rungs-prozesse Schnittstellen sind definiert Insgesamt 10 Rahmenvor-gaben von der Bedarfserschließung bis zur Abschlussfeier Anforderungen des Qualitäts-managements sind integriert 29 22./23.092010/Heike Geßner

Alle Prozesse sind dem Qualitätskreislauf entsprechend ausgerichtet 22./23.092010/Heike Geßner 30

Wie wird die Wirksamkeit des Systems überprüft? Ver-besserung + Controlling 31 31 22./23.092010/Heike Geßner

Kennzahlencontrolling Maßnahmencontrolling Fehler- und Beschwerde- Projektcontrolling Maßnahmencontrolling Befragungen Fehler- und Beschwerde- management Managementberichte und –bewertungen ermöglichen eine Einschätzung und Bewertung der Arbeit und erschließen Verbesserungs- Potentiale 32 22./23.092010/Heike Geßner

Wie wird der Status überprüft? Es gibt externe Evaluationen durch das Kultusministerium, z.B. auch durch Visitationen oder Evaluationsteams. Es gibt Möglichkeiten Evaluation, z.B. die Wahrnehmungsorientierte Evaluation der Evangelischen Schulstiftung. Audits durch Interne Systemauditoren innerhalb der Diakonie machen auf Verbesserungspotentiale aufmerksam und ermöglichen so die permanente Weiterentwicklung. 22./23.092010/Heike Geßner 33

Wie werden Audits durchgeführt? Auditoren Aus dem Auditorenpool der Diakonie Neuendettelsau Audit-Checkliste Der Iso 2001-2008 entsprechend Auditbericht Enthält Hinweise und Empfehlungen für die weitere Entwicklung der Einrichtung Maßnahmen-controlling Ermöglichst systematische Bearbeitung der Hinweise und Empfehlungen 22./23.092010/Heike Geßner 34

Und was haben wir alle davon? Alle Evaluationssysteme basieren auf der ISO, das Handbuch erfüllt diese Anforderungen. Neue Ideen und Projekte werden nachhaltig in das System integriert. Hohe Qualitätsstandards sind gewährleistet und überprüfbar. Wettbewerbsfähigkeit ist gegeben. 35 35 22./23.092010/Heike Geßner

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Ansprechpartner: Diakonie Neuendettelsau Direktion Jugend und Schule Abteilungsdirektor Pfr. Mathias Hartmann mathias.hartmann@diakonieneuendettelsau.de heike.gessner@diakonieneuendettelsau.de Wilhelm-Löhe-Straße 23 91564 Neuendettelsau DiaLog Akademie Wilhelm-Löhe-Str. 23 91564 Neuendettelsau Internet: www.diakonieneuendettelsau.de www.akademiedialog.de 22./23.092010/Heike Geßner