Praktischer Einstieg in EDMS Thomas A. Badura

Inhalt GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Grundlagen Grundlagen EDMS im WEB EDMS im WEB Von IDs, Projekten, Dokumenten und Items Von IDs, Projekten, Dokumenten und Items Von Nummern und Konventionen Von Nummern und Konventionen Von Kontexten und Vererbung Von Kontexten und Vererbung Von Freigabeprozeduren Von Freigabeprozeduren Beispiel: Dokument anlegen und löschen Beispiel: Dokument anlegen und löschen Beispiel: Freigabeprozedur Beispiel: Freigabeprozedur Beispiel: Suchen in EDMS Beispiel: Suchen in EDMS Schlusswort Schlusswort

Was ist das EDMS ? GSI Praktischer Einstieg EDMS - Engineering Data Management System EDMS ist ein computergestütztes Werkzeug, das zum Speichern, Organisieren und Verwalten aller in den einzelnen Projektphasen ( z.B. Entwurf, Entwicklung oder Wartung ) entstehenden Daten verwendet wird... IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokumentenmanagement GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Einige Funktionen des EDMS GSI Praktischer Einstieg Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement Benutzer, Gruppen und Zugriffskontrolle Benutzer, Gruppen und Zugriffskontrolle Freigabeprozesse Freigabeprozesse Versionsmanagement Versionsmanagement Statuskonzept Statuskonzept Änderungskontrolle und Aktivitätsprotokolle Änderungskontrolle und Aktivitätsprotokolle Verwaltung verschiedener Strukturen Verwaltung verschiedener Strukturen Postfächer und Verteilerlisten Postfächer und Verteilerlisten Indizierung / Suche Indizierung / Suche IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Das spricht für GSI GSI Praktischer Einstieg große Projektkomplexität große Projektkomplexität Projektlaufzeiten von oft 25 Jahren und länger Projektlaufzeiten von oft 25 Jahren und länger Ortsunabhängige, internationale Kooperationen Ortsunabhängige, internationale Kooperationen Teilnehmer verlassen das Projekt Teilnehmer verlassen das Projekt rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen ) rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen ) CERNs mehr als 10jährige Erfahrung CERNs mehr als 10jährige Erfahrung Deshalb ist organisierte, strukturierte und recherchierbare Dokumentation sehr wichtig ! IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

EDMS GSI GSI Praktischer Einstieg Generelle Informationen Der EDMS-Service wird gehostet vom CERN Der EDMS-Service wird gehostet vom CERN Das GSI besteht z. Z. aus Das GSI besteht z. Z. aus 1. Thomas Badura ( IT ) und 1. Thomas Badura ( IT ) und 2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY ) 2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY ) Kooperation beider Teams Kooperation beider Teams EDMS in Zahlen ( Schätzung ) 1000 aktive Benutzer 1000 aktive Benutzer Dokumente und Zeichnungen Dokumente und Zeichnungen 500 neue Dokumente pro Monat 500 neue Dokumente pro Monat 300 Downloads pro Monat 300 Downloads pro Monat IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Übersicht über CERN GSI Praktischer Einstieg EDMS Web MTF - Travellers Axalant Design data Drawings & Documents Other DBs Parameters Production data D7i Asset tracking Work management EDMS Common Layer IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

EDMS im Web GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Ein Dokument im EDMS I GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Ein Dokument im EDMS ist zunächst ein Container. Er kombiniert die beschreibenden Daten ( META - Daten ) mit den Inhalten, den Dateien. Dokument Datei(en) Titel, Beschreibung SchlüsselworteErstelldatum Autor(en), Kontakte Zugriffsrechte...

Ein Dokument im EDMS II GSI Praktischer Einstieg Projekt Dokument Nummer TitelStatus Int. & ext. EDMS Referenz Dateien Autoren DatumDokumenttyp Anzahl Versionen Erweiterte Details Angehängte Dateien Unterdokumente IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Ein Dokument im Detail GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Ein Projekt im Detail GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Ein Item im Detail GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Die Dokumentnummer GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Die Nummer eines Dokuments ist systemweit eindeutig und nicht veränderbar. Projekt Code Dokumenttyp Equipment Code Fortlaufende Nummer 1.EDMS-ID ( interne Referenz ) 2.Externe Referenznummer 3.Dokumentnummer Abhängig vom Kontext ist die Dokumentnummer entweder gleich der EDMS-ID, oder eine Kombination aus dem aktuellen Projekt, dem Typ, dem Attribut oder dem Equipment Code des Dokuments und der eindeutigen, fortlaufenden, vom System vorgegebenen Nummer. Version Jedes Dokument hat immer 3 systemweite IDs :

Kontexte, Projektknoten und Vererbung GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 ? Kontext A Kontext B Kontexte halten alle für ein Projekt relevanten Informationen vor. Darunter sind : Benutzergruppe Benutzergruppe Benutzer + Rollen Benutzer + Rollen Benutzer mit Lesezugriff Benutzer mit Lesezugriff Dokumententypen + Release Prozeduren Dokumententypen + Release Prozeduren Equipment Codes Equipment Codes Distributionslisten Distributionslisten Das sog. Master-Projekt gibt vor, was den Kontexten zur Verfügung steht, zum Beispiel welche Dokumenttypen genutzt werden können. Der Kontext regelt auch die Art und Weise, wie der Zugang eines Benutzers autorisiert wird.

Freigabeprozeduren GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 In Work EngineeringcheckUnderApproval ReleasedObsolete Canceled ApprovalRejected New Version PE AL ALAL Drei Standardprozeduren : FAIR-OWNER FAIR-OWNER FAIR-PE FAIR-PE FAIR-AL FAIR-AL Dokumenttypen sind gebunden an eine Freigabeprozedur. ( Kontext ) Dokumente können nur im Status in Work bearbeitet, oder gelöscht werden. Im Kontext müssen die Rollen des AL und des PE vergeben werden.

Dokument anlegen I GSI Praktischer Einstieg 1.Kontext 2.Typ 3.Attribute 4.Freigabe 5.Data 6.Finish Schritte : IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokument anlegen II GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokumentfreigabe I GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokumentfreigabe II GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokumentfreigabe III GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokumentfreigabe IV GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Dokument löschen GSI Praktischer Einstieg Bevor ein Dokument gelöscht werden kann, darf es höchstens einem Projekt angehören, keine Unterdokumente haben und selbst nirgends in Verwendung sein ! IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Ein Dokument lässt sich nur im Status in Work löschen !

Suchen mit EDMS I GSI Praktischer Einstieg Suche nach Projekten, Dokumenten oder Items Suche nach Projekten, Dokumenten oder Items Dateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-Daten Dateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-Daten Platzhalter ? und % Platzhalter ? und % Suchen nach Dokumenten : IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Suchen mit EDMS II GSI Praktischer Einstieg Suchen nach Projekten : Suchen nach Items : IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

Vom EDMS abrufen GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Die einzelnen Daten können aus dem EDMS mit der URL-Adressierung abgerufen werden. Beispiele :

Schlusswort GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Die Adresse des CERN : Es gibt bereits eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme :

ENDE... Vielen Dank...