Electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock1 Verfahrensdokumentation Vor Inbetriebnahme hat grundsätzlich jedes.

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1 electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock1 Verfahrensdokumentation Vor Inbetriebnahme hat grundsätzlich jedes Unternehmen, dass die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem automatisierten Verfahren vornimmt, für jedes von ihm betriebene Verfahren eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen und aktuell zu halten. Die Meldepflicht entfällt, wenn die verantwortliche Stelle einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt hat oder die verantwortliche Stelle die personenbezogenen Daten nur für eigene Zwecke erhebt, verarbeitet oder nutzt und in der Regel höchstens 9 Personen ständig mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung beschäftigt werden. => Das edacentrum hat eine Dokumentations- aber keine Meldepflicht

2 electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock2 Diskussion zur Verfahrensdokumentation I 1.Bereitstellung von Informationen auf der PI-Plattform Personenbezogen? Ja, Personen sind über Name, Adresse, Titel, Interessen eindeutig identifizierbar Automatisiert? Ja, die Daten werden automatisiert aus Cobra ausgelesen und auf der PI-Plattform ausgegeben Ergebnis: Dokumentation notwendig 2.Bereitstellung von Informationen auf den internen Gremien-Seiten Personenbezogen? Ja, angegebene Personen sind über Name und Firma eindeutig identifizierbar Automatisiert? Ja, Informationen werden über Generatoren aus Datenbank aufbereitet Ergebnis: Dokumentation notwendig 3.Bereitstellung personenbezogener Daten auf den internen Mitgliederseiten Personenbezogen? Ja, es werden Mitgliederverzeichnisse und Protokolle mit Teilnehmerliste bereitgestellt, über die Personen eindeutig identifiziert werden können… Automatisiert? Nein, es findet keine automatisierte Verarbeitung dieser Daten statt; die Daten werden manuell bearbeitet und zur Verfügung gestellt. (Telefonat Pp, 24.11.2011) Ergebnis: keine Dokumentation notwendig

3 electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock3 Diskussion zur Verfahrensdokumentation II 4.Bereitstellung von Informationen auf den internen Projektplattformen (E.P.O.) Personenbezogen? Ja, Personen über Name, E-Mail eindeutig zu identifizieren Automatisiert? Informationen werden automatisiert über Cobra ausgelesen und aufbereitet Ergebnis: Dokumentation notwendig 5.Zahlungsvorgang bei Veranstaltungen Personenbezogen? Ja, es werden über die edacentrum Webseiten für die Veranstaltungen edaForum und edaWorkshop Name, Adresse, Kostenbetrag und OrderID übernommen, über die eine Person eindeutig zu identifizieren ist. Automatisiert? Ja, die Daten werden automatisiert an SaverPay weitergeleitet (Telefonat AV, 24.11.2011) Ergebnis: Dokumentation notwendig 6.Erzeugung und Verwendung von E-Mail-Verteilern Personenbezogen? Ja, Person durch E-Mail-Adresse eindeutig zu identifizieren Automatisiert? Ja, aus vergebenen Stichwörtern in Cobra werden die Verteiler automatisch generiert (Telefonat AV, 24.11.2011) Ergebnis: Dokumentation notwendig

4 electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock4 Diskussion zur Verfahrensdokumentation III 7.Speicherung von IP-Adressen (Log-File und Besucherstatistik) Personenbezogen? Nein, die IP-Adressen für Statistik-Auswertung werden anonymisiert (Telefonat AV, 24.11.2011) Automatisiert? Ja, über PiWik wird automatisiert eine Besucherstatistik erstellt Ergebnis: keine Dokumentation notwendig 8.Bilddaten von z.B. Veranstaltungen, die im Web/Print-Newsletter veröffentlicht werden (mit/ohne Nennung von Namen) Personenbezogen? Ja, wenn Bilder mit Namensbezeichnungen veröffentlicht werden und, wenn Bilder, die sich nicht rein auf den Veranstaltungscharakter beziehen, veröffentlicht werden Automatisiert? Nein, Bilder werden nicht automatisiert verarbeitet (Telefonat Pp, 24.11.2011) Ergebnis: keine Dokumentation notwendig 9.Generierung der Begutachtungsdatei Personenbezogen? Ja, Name und Firma der Gutachter Automatisiert? Ja, Datei wird aus PM-DB-Daten erzeugt Ergebnis: Dokumentation notwendig

5 electronic design automation centrum edacentrum PEDAL OTM am 31.10.2011 C. Pröfrock5 Ergebnis zur Verfahrensdokumentation Folgende Verfahren müssen am edacentrum dokumentiert werden: Bereitstellung von Informationen auf der PI-Plattform Bereitstellung von Informationen auf den internen Gremien- Seiten Bereitstellung von Informationen auf den internen Projektplattformen (E.P.O.) Zahlungsvorgang bei Veranstaltungen Erzeugung und Verwendung von E-Mail-Verteilern Generierung der Begutachtungsdatei