ComMusic-Vereinssoftware Basissystem 8.1 - Anwendung Inhaltsüberblick Vereinsangaben und Mitgliederstatistik Erfassung und Verwaltung von Mitgliederdaten Beitragserhebung und Bankeinzug Ehrungsverwaltung und Ehrungsanträge Erstellung der jährlichen Mitgliederbestandsmeldung © Prof. Dr. Hubert Kempter Vordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg Tel. 07353/981545 - eMail: kempter@bvbw-online.de

Vereinsangaben und Statistik Eigene Angaben zum Verein Postanschrift Bankverbindung GEMA / Versicherung Erstellung der Mitgliederstatistik Aufruf über „Mein Verein“

Vereinsangaben – Postanschrift und Bankverbindung

Vereinsangaben – Statistik der Mitgliederdaten Wichtig! - zuerst Berechnen durchführen

Personenverwaltung – zentrale Datenbasis des Programms Grundlegende Mitgliederdaten Verwendungs-zweck Anschrift Korrespondenz Mitgliedsstatus Beitragserhebung Alter Ehrung Funktion Verbandsmeldung Finanzen+Bank Personenverwaltung Versicherung Vereinsbereich Inventarverwaltung Qualifikation GEMA-Meldung

Personenverwaltung – Aufruf Modul „Personen “ auswählen

Personenverwaltung – Menüleiste Auswahl (Filter) für anzuzeigende Datensätze Einfügen, Löschen und Kopieren Suche nach Datensatz (Text, Sortierfelder) Sortierung der Datensätze Übersichtsliste aller Datensätze Vor- und Zurück-Blättern

Personenverwaltung – untere Funktionsleiste Daten speichern und in Verwaltung bleiben Hilfe zur Verwaltung Verwaltung schliessen und Daten speichern Verwaltung schliessen, aber Daten nicht speichern

Personenverwaltung – Anschrift Vollständige Personen-daten Anschrift als Vereins-Postanschrift setzen Personen- Stammblatt

Personenverwaltung – Status Weitere Status-Merkmale Von-Datum ist Pflicht Status definiert die Mitgliederart

Personenverwaltung – Status Beispiel Aktives und Ehrenmitglied Beispiel für einen ehemals Aktiven, der dann passiv (fördernd) wurde und später dann zum Ehrenmitglied ernannt wurde.

Personenverwaltung – Funktionäre Funktions-auswahl Von-Datum ist Pflicht

Personenverwaltung – Vereinsbereiche und Qualifikation Vereinsbereich (mit Von-Datum) Erzielte Qualifikationen

Personenverwaltung – Beitragsfestlegung bezahlt bis zu entrichtende Beiträge

Personenverwaltung – Kommunikation Direktzugang zu E-Mail und Brief Telefon, Fax und eMail-Anschluß

Personenverwaltung – Listenansicht Aktivierung der Listenansicht Zurück zur Hauptmaske Listenansicht Sortierung ist aktiv (Fette Schrift) Aktuelle Markierung

Personenverwaltung – Feldauswahl Aktivierung der Feldauswahl Sichtbare Felder in Listenansicht

Personenverwaltung – Filterauswahl Aktivierung des Filters Beispiel: nur aktive Mitglieder in Auswahl Zusätzliche Filter-einstellungen

Personenverwaltung – Sortierung Aktivierung der Sortierung Sortierfelder

Personenverwaltung – Suche nach Daten Suchoptionen

Beitragserhebung – Vorarbeiten und Prüfungen Voreinstellungen Mögliche Beitragsarten werden in den Voreinstellungen (siehe Register „Beiträge“) definiert Mitgliederdaten in „Personenverwaltung“ Bankverbindung und Zahlungsart ? (siehe Register „Bank“) Zuordnung der Beitragsarten (siehe Register „Beiträge“) Prüfungen Anwendung von Prüflisten des Reportes (siehe Ordner „Prüflisten“ in „vorgefertigte Dokumente“) Sonstiges Vor Durchführung der Beitragserhebung empfiehlt es sich eine Datensicherung zu erstellen

Beitragserhebung – Programmauswahl Ermittlung der fälligen Beiträge Assistenten ein- und ausschalten Assistent DTA für fällige Beträge lt. Rechnungen Stornierung offener Beiträge Liste der offenen Beträge nach Ermittlung

Beitragserhebung – Start 1.Schritt: Abgrenzung der zu erhebenden Beiträge 2.Schritt: Auswahl der Beitragsarten 3.Schritt: Stichtag festlegen 4.Schritt: Erhebung

Beitragserhebung – Festlegung zu erhebender Beitragsarten

Beitragserhebung – Vorschau

Beitragserhebung – Erstellung der Rechnung Bei Erhebung wird für jede Person eine Rechnung erstellt  siehe „Rechnungen“

Beitragserhebung – die erstelle Rechnung Über Button „Rechnungen“ aus Hauptmenü Fälliger Beitrag aus Erhebung

Beitragserhebung – DTA Bankdiskette erstellen

Beitragserhebung – DTA Diskette erstellen

Beitragserhebung – DTA Diskettenbegleitschein

Beitragserhebung – DTA Kontrollliste

Beitragserhebung – DTA-Diskette Nach Druck des Diskettenbegleitscheines und der Kontrollliste

Ehrungsverwaltung – Programmauswahl und Hauptmenü Ermittlung der fälligen Ehrungsanträge Assistenten ein- und ausschalten Assistent vorhandene Ehrungsanträge bearbeiten Druck der Anträge und Versand Liste der offenen Ehrungsanträge

Ehrungsverwaltung – Ermittlung der Ehrungen Stichtag für die Fälligkeit einer Ehrung – volle Ehrungsjahre Stichtag 30.12.!!! Nur Personen ermitteln, die die Ehrungsjahre direkt erreichen

Ehrungsverwaltung – Anzeige offener Ehrungsanträge Teilfunktion „offene Ehrungsanträge anzeigen“

Ehrungsverwaltung – Bearbeitung der Ehrungsanträge Filter für die Anzeige von Ehrungsanträgen Ehrungsantrag erledigt? Beantragte Ehrung

Ehrungsverwaltung – Beantragung der offenen Ehrungen Für elektronische Meldung der Ehrungen Vorschau und Test weitere Verwaltung nach Beantragung

Ehrungsverwaltung – Druck der Ehrungsanträge Zu ehrende Person

Verbandsmeldung Mitgliederstatistik mit Richtlinien des Verbandes konform? falls nicht  Anpassungen vornehmen Mitgliederstatistik: siehe Programmfunktion „Statistik“ in Menüleiste Stichtagsregelung im BVBW und in den Kreisverbänden: Stichtag für die Meldung  1. Januar des Meldejahres Inhalt der Verbandsmeldung Siehe Hinweise im Reporter-Verzeichnis „ComMusic“ bzw. „Handbuch“

Verbandsmeldung - Aufruf Meldungsjahrgang Empfehlung: immer vollständig melden Meldung direkt per eMail versenden?

Verbandsmeldung – Vorschau und Prüfung Vorschau zum Prüfen der Richtigkeit

Verbandsmeldung – Erstellung evtl. Anzahl fördernder Mitglieder korrigieren Name der Meldedatei! Vereinsnummer- Meldejahrgang Meldung erstellen

Verbandsmeldung – Meldeliste Bitte ausdrucken und archivieren Nach Button „OK“