ComMusic-Vereinssoftware Basissystem 8.1 – Technische Einführung

Präsentation zum Thema: "ComMusic-Vereinssoftware Basissystem 8.1 – Technische Einführung"—  Präsentation transkript:

1 ComMusic-Vereinssoftware Basissystem 8.1 – Technische Einführung
Inhaltsüberblick Einführung Installation und Online-Hilfe Datenübernahme aus DOS-Version Erstellung der Datensicherung Verteiltes Arbeiten im Verein Datenaustausch im Verband und im Verein Anpassung und Voreinstellungen © Prof. Dr. Hubert Kempter Vordere Neue Wiesen Schönebürg Tel /

2 Einführung - EDV und Internet im Verein
Rundschreiben an Mitglieder Kasse - Buchführung Verwaltung von Mitgliedern und Inventar Präsentation und Information Korrespondenz via Der PC im Verein

3 Einführung – Datenverwaltung im Verein
Die Verantwortung für die Daten liegt beim Verein! Organisation der Datenpflege und Datenverantwortung im Verein ist sehr wichtig  klare Zuständigkeiten Auswertungen sind nur so gut wie die Qualität der Daten Mitgliederbestandsmeldung hat zentrale Auswirkungen Datensicherung ist essentiell Eine systematische Datensicherung ist wichtig  Schutz vor Datenverlust Datensicherung auch auf Diskette/CD ; nicht nur auf Festplatte! Anpassung an das Vereinsumfeld Jeder Verein ist individuell, z.B. Vorstandsbereich, Ehrungsordnung usw.  Voreinstellungen sind notwendig

4 Einführung – die ComMusic Vereinssoftware 8.1
Personen-verwaltung Firmen und andere Vereine Noten und Inventar Haupt-Verwaltung Beitrags-erhebung Serien-briefe REPORTER Statistiken Ehrungs-anträge Listen und Auswertungen Verbands-meldung

5 Vereinssoftware – Menüleisten

6 Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü
Personen- und Mitglieder Andere Vereine Firmen, Lieferanten Inventar und Geräte Veranstaltungen, GEMA Rechnungen Kleidung Notenarchiv Instrumente

7 Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü
REPORTER: Erstellen von Statistiken und Auswertungen Daten zum eigenen Verein und Mitgliederstatistik Erhebung und Verwaltung von Beiträgen Ermittlung und Verwaltung von Ehrungsanträgen Erstellen einer Datensicherung des Systems Datenaustausch im Verein für verteiltes Arbeiten Jährliche Mitgliederbestandsmeldung

8 Installation – Übersicht
Software-Bezug via CD von ComMusic via Internet-Download: (Downloadzeiten beachten) Archivdatei Verein81 (Version 8.1) oder Verein72SR1 (Version 7.2 SR 1) muss nach Download entpackt (Doppelklick auf Datei) werden in neuem Verzeichnis DISK1 liegen die Installationsdateien wie z.B. SETUP.EXE Installationsdaten Vereinsnummer (vom Verband definiert) , z.B A028 Lizenzschlüssel (von ComMusic vergeben) Vereinsnummer + Lizenzschlüssel müssen konsistent sein Zielordner der Installation auf PC, z.B. C:\ComMusic ; hier liegt nach Installation auch das Standard-Backup-Verzeichnis für die Datensicherung

9 Installation – Ablauf bei Neuinstallation
Start von Setup.exe  Installationsassistent Vereinsname Offizielle Vereinsnummer im Verband Lizenzschlüssel Welcher PC-Anwender darf mit Vereins-programm arbeiten?

10 Installationsverzeichnis auf PC
Auswahl des Programms Installationsverzeichnis auf PC

11 Programmordner auswählen
Installation Programmordner auswählen Ende - Fertigstellen

12 Online-Hilfe – Standard-Hilfe
Variante-1: Standard-Hilfe nach Themen

13 Online-Hilfe – Kontext-Hilfe via F1
Variante-2: Kontext-Hilfe mit F1-Taste (es erscheint automatisch das Hilfe-Thema für das markierte Feld bzw. für die aktuelle Maske)

14 Online-Hilfe – Hinweistexte
Variante-3: Hinweistexte zu ausgewählten Themen im Reporter

15 Datenübernahme - aus DOS-Version
Hinweise zur Datenübernahme sind im Reporter und in der Online-Hilfe abgelegt Verzeichnis und Sicherungsdatei auswählen

16 Datenübernahme - aus DOS-Version
Protokolldatei liefert Hinweise zu eventuellen Problemen bei der Datenübernahme Datenbereinigung muss im alten DOS-Programm vorgenommen werden und anschließender Neustart der Datenübernahme Eigene Dokumente im Reporter müssen separat rückgesichert werden!

17 Datensicherung – Erstellung
Hinweis Datensicherung enthält nicht die Dokumente aus dem Reporter; diese sind separat im Reporter zu sichern!

18 Datensicherung – Erstellung
Datensicherungs-Dateien Installations-verzeichnis des Programms Standard-Verzeichnis für Datensicherung

19 Datensicherung – Wiederherstellung
Datensicherungs-Dateien (z.B. Verein2.backup) im Backup-Verzeichnis

20 Datenaustausch – Verteiltes Arbeiten im Verein
Transfer der Daten über Funktion „Datenaustausch“ Schriftführer Zentrales Management der Daten für Verein EDV-Beauftragter Teilverwaltung Personen Verwaltung der Daten für ausgewählten Bereich Zeugwart Master Hauptverwaltung Transfer-Datei via Diskette, CD oder Teilverwaltung Noten und Inventar

21 Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export)
Auswahl der Teil-Verwaltungen für den Export Auswahl von Feldern für den Transfer innerhalb der aktuell markierten Verwaltung; Default: alle Felder

22 Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export)
Protokoll nach Erstellung der Transfer-Datei

23 Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import)
Selektion der Datenaustausch-Datei Anzeige der in der Transfer-Datei enthaltenen Verwaltungen und ihrer Felder für den Daten-Import

24 Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import)
Vorschau und Test vor dem Daten-Import Protokoll nach Daten-Einlesen

25 Externer Datenaustausch – Verein und Verband
Verein A-1 Verein A-2 Mitgliedermeldung Version bis 7.2 WINDOWS-Version 8.1 Verein B Mitgliedermeldung + Ehrungsmeldung Vereins- und Mitgliedsdaten Sonst. Vereinsprogramme (Excel, Access) Excel-Melde- Schnittstelle ComMusic Verbandsverwaltung Geschäftsstelle-Kreisverband WINDOWS-Version 7

26 Anpassung und Voreinstellungen
Zielsetzung Anpassung des Systems an die vereinsspezifischen Gegebenheiten Erster Schritt vor Aufnahme der Stammdaten eines Vereines Systemtechnische Voreinstellungen Auswahl der relevanten Register (Masken) für die Vereinsverwaltung Voreinstellungen nach Inhalten (Satzung usw.) Funktionen im Vorstandsbereich Beitragsregelung und Bankleitzahlen Ehrungen und Jubiläen Vereinsbereiche etc.

27 Maskenanpassung – Registerauswahl festlegen
für jede Hauptverwaltung einstellbar Registerauswahl aktivieren Welches Register soll angezeigt oder ausgeblendet werden?

28 Systemanpassung – Festlegung der Optionen
allgemeine Systemparameter Einpassung der Rechnung in Briefbogen Bankdatei DTA

29 Voreinstellungen – Anpassung an Vereinsregularien
Auswahl der gewünschten Kategorie