Chancen und Probleme bei der Einführung von Wissensmanagement Vortrag von Ehrhardt F. Heinold

Wer wir sind Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung 1995 gegründet Auf die Medienbranche spezialisierte Unternehmensberatung Beratungsschwerpunkte im Bereich Neue Medien: Internetstrategie, E-Learning, Content Management und Medienneutrales Publizieren, Weiterbildung (Konzepte und Umsetzung) Dienstleistungen: Consulting Weiterbildung Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen 3

Thema 1: Informations-Management Wenn Sony wüßte, was Sony weiß: oder Wie Firmen und Institutionen vor der Informationsrevolution bewältigen

Von Daten zu Wissen Wissen entsteht aus einem Kontinuum: Daten Informationen Wissen Unstrukturiert Strukturiert Isoliert Verankert Kontext-Unabhängig Kontext-Abhängig Geringe Verhaltssteuerung Verhaltssteuerung Zeichen Handlungsmuster

Zukunftsmarkt Knowledge-Management Die Sammlung, Verteilung und Archivierung von Informationen ist eine der zentralen Herausforderungen für Firmen. Effizientes und intelligentes Knowledge-Management (KM) gehört schon heute zu den zentralen Wettbewerbsfaktoren. Jeder einzelne steht vor der Aufgabe, permanent neue Informationen und Erfahrungen zu verarbeiten (Lifelong Learning) Unternehmen übertragen dieses permanente Lernen auf sich: Lernendes Unternehmen

Firmen vor dem Informations-Kollaps Es existiert meistens eine Vielzahl nicht miteinander vernetzter Medien und Wissensspeicher. Der Zugriff darauf ist langwierig, wenn überhaupt zentral abrufbar erfaßt wird, was vorhanden ist. Selbst bereits digital gespeicherte Daten wie z.B. Textdateien, Excel-Sheets, Powerpoint-Charts oder Kundendaten sind meist nicht über ein zentrales System abrufbar.

Firmen vor dem Informations-Kollaps Weder sind die Dateien mit einheitlichen Meta-Informationen versehen, noch gibt es ein unternehmensweites Retrievalsystem. Metadaten: Daten über Daten, Beispiel: Chart-Datenbank Retrievalsystem: Software zur strukturierten Daten-Abfrage Das vorhandene Wissen wächst weiter exponentiell. Eigene Archivierung erfordert hohes Know-how und ist teuer. Mitarbeiter dokumentieren nicht, zu wenig oder zu unsystematisch – und wechseln zu anderen Firmen

Zielsetzungen von Wissensmanagement

Was Unternehmen sich davon versprechen Quelle: Unicmind.com AG: eLearning und Wissensmanagement in deutschen Grossunternehmen. 2001, kostenloser Download unter www.unicmind.com

Ziele und Nutzen Zuallererst sollten die Ziele und vor allem der Nutzen für die Arbeitspraxis der Mitarbeiter im Fokus stehen: Welche Informationsbedürfnisse bestehen? Wie können diese besser erfüllt werden? Welche zeitlichen Einsparungen sind dadurch möglich? Welche Erleichterungen für die Aufgabenbewältigung sind möglich? Gebraucht werden „Quick Wins“

Ziele für Wissensmanagement Vermeidung von Verlust von Erfahrungen und Wissen Vermeidung von Doppelentwicklungen Reduzierung von Fehlern Zeitersparnis durch kürzere Recherchen Entlastung der Dokumentationsabteilung Erhöhung der Produktivität

Ziele der einzelnen Mitarbeiter Aktuelle Informationen Möglichst umfassende Informationen Umfangreiche Recherchemöglichkeiten Zugriff auf Erfahrungen und Ausarbeitungen von anderen Kommunikation mit anderen ...

Trend: On demand Die Ware Information wird immer mehr in flexiblen Einheiten nachgefragt : Just-in-time: Genau dann, wenn ich Sie brauche. Just-in-case: Aber nur dann, wenn ich sie brauche. Dieses können Informationsplattformen leisten (Schlagwort: Unternehmensportal)

Trend: Recherchierbar Informationen müssen auffindbar sein. Dazu müssen nicht nur die Volltexte verfügbar sein. Es müssen einheitliche Metainformationen hinzugefügt werden. Große Informationseinheiten müssen in kleine, sinnvolle Einheiten zerlegt werden

Trend: Individualisierung Dienstleistungen und Produkte werden sich weiter individualisieren. Die Neuen Medien beschleunigen diesen Prozeß, da sie für die Individualisierungen ganz neue Möglichkeiten bieten. Beispiel: Alerting-System mit Userprofil Interessent richtet sich ein Interessensprofil ein Interessent erhält Nachricht, wenn etwas Neues zu seinem Themengebiet vorhanden ist

Beispiele für Anwendungen Experten / Mitarbeiterverzeichnis: Datenbank auf Basis von Einschätzungen der Fähigkeiten und Kenntnisse Virtuelle Experten-Community Webbasierte Gemeinschaft, in der Fragen von den Mitgliedern beantwortet werden (Beispiel: www.askforce.de) Projektdatenbank Datenbank der abgeschlossenen und laufenden Projekte mit Abschlussbericht

Die Bausteine des Wissensmanagement Feedback Wissensziele Wissensbewertung Wissens-identifikation Wissens-bewahrung Wissens- erwerb Wissens-nutzung Wissens-entwicklung Wissens-(ver)teilung

Die Bausteine des Wissensmanagements Wissensziele: Welche Ziele werden verfolgt? Wissensidentifikation: Wie schaffe ich mir intern und extern Transparenz über vorhandenes Wissen? Wissenserwerb: Welche Fähigkeiten kaufe ich mir extern ein? Wissensentwicklung: Wie baue ich Wissen auf? Forschung & Entwicklung, Marktforschung, Pilotprojekte

Die Bausteine des Wissensmanagements Wissens(ver)teilung: Wie bringe ich das Wissen an den richtigen Ort? Wissensnutzung: Wie stelle ich die Anwendung sicher? Wissensbewahrung: Wie schütze ich mich vor Wissensverlusten? Wissensbewertung: Wie messe ich den Erfolg meiner Lern- und Wissensprozesse?

Kernanforderungen an Knowledge-Management Beschaffung von externen Informationen Generierung von internen Informationen Verarbeitung und Verbreitung: Die ständig neu hinzukommenden und bereits vorhandenen Informationen müssen intelligent verarbeitet werden. Archivierung / Verwaltung: Die vorhandenen Informationen müssen so archiviert werden, daß sie jederzeit abrufbar sind.

Anforderungen an KM-Systeme Ein KM-System muß jeweils individuell auf den Informationsbedarf der Benutzer zugeschnitten werden können. Es muss leicht verständlich und bedienbar sein. Es muss offen für zukünftige Entwicklungen sein und deshalb möglichst viele Standards unterstützen. Technisch sind solche Systeme möglich geworden durch leistungsfähige Kommunikations- und Datenbanksysteme, vor allem aber durch die weltweiten Standards der Internet- und Intranet-Technologie.

Probleme beim KM-Aufbau Eines der Hauptprobleme beim KM-Aufbau ist das „Knowledge Sharing“, also: Mitarbeiter dazu zu bewegen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu dokumentieren Gründe: Kostet Zeit Erfordert Denkarbeit Vermindert Machtvorsprung durch Wissensteilung Muss in ein vorgegebenes Raster eingefügt werden

Probleme beim KM-Aufbau Ein weiteres Problem ist die Integration der zahlreichen internen und externen Wissensquellen in ein System

Wissens-Quellen (Auswahl) Interne Quellen Mitarbeiter Dokumentation von Arbeitsprozessen Produktinformationen Kundeninformationen Financial Reporting Externe Quellen Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Studien Prospekte, Broschüren Internet, Online-Datenbanken Experten Kunden, Lieferanten Weiterbildungsanbieter

Typische Fehler beim KM-Aufbau Lösung auf Basis von Technologie: „Da gibt es jetzt ein Intranet, da können Sie Erfahrungen austauschen“. Lösung auf Basis abstrakter Konzepte: „Jetzt können Sie Knowledge Sharing machen“ Großprojekte mit hohen finanziellem und personellem Aufwand dauern zu lang und binden Zeit für Projektgruppen Zu komplexe Anforderungen an die Software-Umsetzung: Geniales System – leider geht es nicht...

Einige Antworten Wissensmanagement benötigt: das Bewusstsein der Beteiligten für die Notwendigkeit als Basis die Erfüllung der Bedürfnisse der Beteiligten organisatorische Verankerung „standardisierte“ Abläufe eine leistungsfähige technologische Umsetzung Geduld und Experimentierfreude

Tipps für die Umsetzung Bildung einer zentralen „Pressure Group“, die das Projekt vorantreibt und steuert Entwicklung eines Leitbildes / einer Vision Entwicklung eines Konzeptes inklusive Projektplan Bildung von dezentralen Projektgruppen für die konkrete Umsetzung vor Ort Konzept und Umsetzung für die technische Lösung Definition von Workflows und Standrads Durchführung von Umsetzungsworkshops Beginn der Umsetzung mit einem Teilbereich, der schnell umgesetzt werden kann und einen großen Nutzen bringt

Exkurs Fachverlage Welche Dienstleistung werden, wollen oder müssen Verlage in Zukunft für ihre Kunden erbringen? Wie leistungs- und zukunftsfähig ist das Modell der 1:1-Produkte noch (Buch, Loseblatt, Zeitschrift)? Was bedeutet eigentlich das Schlagwort vom "Informationsdienstleister für Zielgruppen"? Wer kann Intranet-Leistungen verkaufen?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ehrhardt F. Heinold Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU Behringstraße 28a 22765 Hamburg Telefon: 040/3986620 Fax: 040/39866232 Internet: www.ctgeurope.de Email: Ehrhardt.Heinold@hspartner.de