DV-Unterstützung des Personal-management/Personalinformationssysteme Prof. Dr. Thomas Jansen DV-Unterstützung des Personal-management/Personalinformationssysteme SAP-Workshop Sommersemester 2013 21.05./23.05.2013 Jansen - Master IM - Entsendung und Repatriierung - 1

Gliederung 1. Begriffsbestimmung „Personalinformationssysteme“ 2. Ziele von Personalinformationssystemen 3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem 4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 5. Komponenten von Personalinformationssystemen 6. Rechtliche Rahmenbedingungen 7. Implementierung von Personalinformationssystemen 8. Entwicklungstrends

1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Unter „Personalinformationssystem“ versteht die seit langem marktbeherrschende, wenn auch teilweise zu aktualisierende Definition nach DOMSCH ein „... System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation und Ausgabe von für die Personalarbeit relevanten Informationen über das Personal und die Tätigkeitsbereiche/ Arbeitsplätze mit Hilfe organisatorischer und methodischer Mittel inklusive der EDV [unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen] zur Versorgung der betrieblichen und überbetrieblichen Nutzer des Systems mit denjenigen Informationen, die sie zur Wahr-nehmung ihrer Planungs-, Entscheidungs-, Durchführungs- und Kontrollaufgaben unter Berücksichtigung von sozialen und wirtschaftlichen Zielen benötigen.“ (Hier nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 1997, S. 138 f.)

1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Den Kern eines Personalinformationssystems bildet „... regelmäßig eine im Dialogbetrieb genutzte Personaldatenbank, mit deren Hilfe nicht nur die Personalstammdaten aller Mitarbeiter interaktiv gepflegt, sondern durch Kombination verschiedener Datenfelder auch flexible Abfragen und Auswertungen über alle Mitarbeiter, bestimmte Mitarbeitergruppen etc. möglich sind (MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft, S. S-98

1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Ein Personalinformationssystem (PIS) enthält zum Beispiel die folgenden Daten zu Personal (hier z. B. Führungskräfte bei der Henkel-Gruppe): Personal - Name - Birth date - Gender Corporate - Company - Country - Personnel Area - Management Circle Contact - Phone - Email Compensation - Annual Salary - Incentives - Extra Payments Organizational - Business Unit - Function Global SAP HR System Management Development - Management Review - Target Dialog - Competencies Qualifications - Language Skills - University Degrees - Global Academy Hay - Job Evaluation Nach BÜLTHOFF, I.: Global SAP HR, in SCHMEISSER/ GROTHE/HUMMEL 2003, S. 147

1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Die Grundstruktur von Personalinformationssystemen kann so dargestellt werden: Funktionen (z. B. Personalplanung, Administration/Stammdatenverwaltung, Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung, Reporting) IT-InfrFastruktur (Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server-Architektur, Vernetzung) Methodendatenbank (Abfragemöglichkeiten, Filter, Formeln, Berechnungen, statistische Aufbereitungen, Darstellungstechniken) Personaldatenbank (Daten zu Personen und Arbeitsplätzen, häufig in Form von Stammdaten) IT-Infrastruktur (Hardware, Nutzerinterfaces, Client-Server-Architektur, Vernetzung)

1. Begriffsbestimmung Personalinformationssystem Ein Personalinformationssystem kann in diversen Perspektiven untersucht werden: Daten- sicht Datenarten Datenmodell DBMS IT- sicht Software Hardware Vernetzung Outsourcing/ASP Interne Schnittstellen (z. B. KoRe, FiBu, PPS, Office) Externe Schnittstellen (z. B. Internet, HR-Marketplace) Schnittstellen- sicht personalwirtschaftliche Prozesse/Funktionen Workflow- Management Prozess- sicht Benutzerrollen/ Softwareergonomie Zugriffsschutz/ Berechtigungskonzept Zugriffs- sicht I (Wer?) Nutzer- schnittstellen Zugriffs- sicht II (Wie?) Internet- Browser Audio/ Video GUI Mobile Personal- experten Personal- manager alle Führungskräfte alle Mitarbeiter Externe (z. B. Studenten) Nutzer- sicht Schutz- bedürfnis Betroffenen- sicht Betroffene als „Objekte der Systemgestaltung“ Nach MÜLDER, W.: Personalinformationsysteme - Entwicklungsstand, Funktionalität und Trends. In: Wirtschaftsinformatik 42, 2000, Sonderheft 2000, S. S-101

2. Ziele von Personalinformationssystemen Als Ziele für Personalinformationssysteme nennt die Literatur (MÜLDER, THOM) - die Nutzersicht aufgreifend - u. a.: Verbesserung der Informationsbasis für Personalmanagement-Entscheidungen Personal- und Verwaltungskostensenkung Qualifizierte Unterstützung einzelner personalwirtschaftlicher Funktionen Verbesserung der Arbeitssituation für Personalsachbearbeiter (Entlastung von administrativen Tätigkeiten, Konzentration auf Kernaufgaben) Bessere Betreuung der Mitarbeiter/-innen Anpassung an neue DV-technische Entwicklungen und Trends

3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem Als Anforderungen bzw. Ansprüche an ein Personalinformationssystem gelten - wiederum aus Nutzersicht: Verfügbarkeit der Informationen „auf Klick“ jederzeitiger / ubiquitärer Zugang für alle Interessierten / Berechtigten Verbindung der Systeme / Geschäftsprozesse kurze Prozesszeiten einheitlicher Datenbestand / keine Doppelerfassung von Daten Aktualität der jeweiligen Personaldaten einheitliche Begriffsdefinitionen (z. B. bei der Ermittlung von Kennzahlen) Vermeidung von Medienbrüchen bei Verarbeitung und Archivierung (Hier nach FEINEISEN 2003, S. 41 f..)

3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem Im Personalbereich ist bezüglich des Softwareeinsatzes bzw. der Anbieter weiterhin relativ große Vielfalt zu beobachten: Nach MÜLDER, W.: Personalsoftware 2007, in: CoPers 2007, Nr. 4

3. Ansprüche an ein Personalinformationssystem Eine aktuelle Vergleichsstudie ergab – hier allerdings beschränkt auf den Bereich der Entgeltabrechnung und die Branche der sozialen Dienste - generell relativ gute Zufriedenheits- werte bezogen auf die eingesetzten Produkte: Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009

4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl)  Lohn- und Gehaltsabrechnungen, z. B.  Führung der Lohn- und Gehaltskonten  Gleitzeitabrechnung  Erstellen interner Personalstatistiken, z. B.  Fluktuationsstatistik  Lohn- und Gehaltsstatistik  Bearbeitung von Meldungen an verschiedene Adressaten, z. B.  Mitteilungen an Mitarbeiter/-innen  Statistiken für externe Adressaten (Arbeitsamt, BA Statistik)

4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.1 Administrative Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung  Personaldaten verwalten, z. B.  Führung der Personalakte  Erfassung der Personaldaten bei Neueinstellungen  Terminüberwachung und Kontrollaufgaben, z. B.  Ablauf von Probezeiten  Geburtstage / Jubiläen  Automatische Arbeitszeiterfassung

4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl)  Auskünfte über Mitarbeiter/-innen bzw. Arbeitsplätze einholen, z. B.  Abfrage einzelner Personal- und Arbeitsplatzdaten mittels Deskriptoren  Abfrage von Qualifikationsmerkmalen  Erstellen von speziellen nicht periodischen Berichten und Statistiken, z. B.  Stellenplan mit Angabe der besetzten / offenen Stellen  Führungsinformation durch Selektion/Verdichtung statistischer Daten  Personaleinsatzplanung und Arbeitsplatzbewertung, z. B.  Einsatzpläne für Job-Rotation oder Teilzeitbeschäftigte  Vertretungspläne  Einsatzplanung für Auszubildende

4. Aufgaben in Personalinformationssystemen 4.2 Dispositive Aufgaben (Auswahl) - Fortsetzung  Personalbedarfsdeckung, z. B.  Arbeitsmarktforschung  Systematische Mitarbeiter/-innenbeurteilung  Assessment-Systeme (Verwaltung, Auswertung)  Personalplanung (mittel- und langfristig), z. B.  Personalbedarfsprognose und - kostenplanung (Budgetierung)  Personal-Controlling (Kennzahlen)

5. Komponenten von Personalinformationssystemen hier zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiele) Stammdatenverwaltung Lohn- und Gehaltsabrechnung (siehe nächste Folie) Zeiterfassung (An- und Abwesenheitszeit, Verwaltung von Zeitkonten) Reisekosten-, Provisions-, Telefonkostenabrechnungen Belegschaftsverkauf Abrechnung von Betriebsrenten Sonderzahlungen Datenträgeraustausch Personalstatistik Meldewesen

Aufgaben (Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung) 6. Komponenten von Personalinformationssystemen zur Erfüllung administrativer Aufgaben (Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnung) Lohn-/Gehalts- abrechnung Brutto- Netto- Nachweise, Zahlungs- dienst abrechnung abrechnung Auswertungen Sozialvers.- Sonstige Lohnsteuer Kirchensteuer beiträge Abzüge Vor- schuss Pfän- dung ... Darlehen Kantine

6. Rechtliche Rahmenbedingungen Zu berücksichtigende Rahmenbedingungen sind insbesondere: EU-Richtlinie 95/46EG Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Beteiligungsrechte der Mitarbeitervertretungen (insbesondere BetrVG)

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - RL 95/46/EG Nicht speziell arbeitsrechtlich, aber EU-weit relevant weites Verständnis von personenbezogenen Daten und Verarbeitung (Art. 2) Nennung von Voraussetzungen (Art. 7) Unterscheidung „allgemeiner“ und „besonderer“ Daten Recht auf Auskunft (Art. 10-12) Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (Art. 6) Recht auf Verwertungsverbot (Art. 15)

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BDSG „Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.“ (§ 1) Allgemeine Grundsätze Datenvermeidung und Datensparsamkeit (§ 3) Verbot mit Zulässigkeitsvoraussetzungen (§ 4) Zweckbindung Regelungen für Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung, Übermittlung, Berichtigung, Löschung, Sperrung, … Recht auf Auskunft (§§ 19, 34) Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (§§ 20, 35), jeweils unabdingbar Recht auf Anrufung des Bundesbeauftragten für Datenschutz und anderer Kontrollinstitutionen Recht auf Schadenersatz (§ 7)

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - Kontrollinstanzen Die Abbildung zeigt die beim Datenschutz wichtigen Zusammenhänge: Kontrollinstanzen Vertrag, Gesetz verantwort- liche Stelle Betriebs- rat betriebl. DB BfD/ LfD Be- trof- fener Bearbeiter verwenden Daten Kon- trolle Beteiligung Schulung/ Kontrolle beauftragen Dritte übermitteln Auftrags- bearbeiter Träger von (Zusatz-) wissen Em- pfän- ger mitteilen Nach Vorlesungsunterlage des FB Informatik der Universität Dortmund, SS 2004

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG Ein Betriebsrat hat Informations- und Beratungsrechte bei der Planung und Durchführung entsprechender Maßnahmen (Arbeitssystemgestaltung) (§§ 80, 90, 92). Wichtig sind die Mitbestimmungsrechte bei der Einführung überwachungsfähiger Arbeitssysteme und bei der Personaldatenverarbeitung (§ 87 I, VI; § 94; § 95) Das BetrVG geht dem BDSG als Spezialgesetz vor. Bei überbetrieblichen DV-Systemen ist das BDSG relevant. Der Betriebsrat muss die Einhaltung der arbeitnehmerschützenden Normen (u. a. des BDSG) überwachen (§ 80 BetrVG) Die Betroffenenrechte (Benachrichtigung, Auskunft, Einsicht (§ 83 BetrVG), Berichtigung, Löschen, Sperren) sind durch Verträge nicht ausschließbar Die Auswertungen im Rahmen eines Personalinformationssystems dürfen nicht die Kontrolldichte einer Totalüberwachung erreichen

6. Rechtliche Rahmenbedingungen - BetrVG Die Abbildung zeigt typische Abläufe/Inhalte bei der Einführung eines Personalinformations- systems (PIS) in einem Unternehmen bzw. Betrieb mit Betriebsrat (BR): BV nach § 77 Abs. 2 BetrVG regelt z. B. Geltungsbereich, Laufzeit Positiv/Negativkatalog erfasster Daten Schlüsselverzeichnis Verzeichnis zulässiger Auswertungen Zugriffsberechtigung Schnittstellen Verfahrensweise bei Änderungen Kontrolle durch BR Rechte der einzelnen AN Verfahrensweise bei Verstößen BR ver- langt BV-Ab- schluss Ag will PIS ein- richten Um- setzung Einigungs- stellen- verfahren § 87 Abs. 2 § 76 BetrVG Arbeits- gerichts- prozess Ag be- streitet/ BR ver- weigert Verändert nach OECHSLER, Personal und Arbeit, 6. Aufl. 2006, S. 204-205

7. Implementierung von Personalinformationssystemen Probleme bei der Einführung resultieren oft aus Spannungen zwischen verschiedenen Interessengruppen im Unternehmen. Nutzer- bzw. Betroffenenperspektive beachten: Sichtweise der Betroffenen: Die Einführung eines PIS betrifft alle Mitarbeiter/-innen. Sie legen Wert auf die Wahrung ihrer Intim- und Privatsphäre. Sichtweise der Anwender auf Sachbearbeiter-Level: Mögliche Auswirkungen von PIS können sein: erhöhte Kontrolle des Arbeitsplatzes, Verlust von Einfluss durch abnehmende Bedeutung der Spezialkenntnisse. Sichtweise der Nutzer auf Management-Ebene: In der Regel positive Einstellung, da rationellere Aufgabenerfüllung; Informationsbedarfe müssen gedeckt werden

7. Implementierung von Personalinformationssystemen Folgende Punkte sind bei der Implementierung insbesondere zu beachten: Die Arbeitnehmervertretung sollte über die mitbestimmungsrechtlichen Notwendigkeiten hinaus bereits in der Planungsphase informiert werden, um Akzeptanzbarrieren zu verhindern. Einführungen in die Möglichkeiten der Hard- und Software für Führungskräfte und Personalreferenten sollten frühzeitig erfolgen. Arbeitnehmervertreter und Benutzer sollten in die Projektgruppe einbezogen werden Eine Koordinationsstelle sollte eingerichtet werden; zu deren Aufgaben gehören die Klärung von Fehlern, Pflege des Systems, Erstellen von Handbüchern, Durchführung von Schulungen etc.

7. Implementierung von Personalinformationssystemen Bei der Implementierung internationaler Personalinformationssysteme ist nach RUTA der folgende Zusammenhang zu beachten: Change Management User-Akzeptanz Nutzen Allgemeine Kontext- Faktoren Allgemeiner Implemen- tierungsplan Individuelle Reaktionen Nutzungs- Absicht tatsächliche Anwendung Lokale Kontext- Faktoren Lokaler Implemen- tierungsplan Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 37

7. Implementierung von Personalinformationssystemen Am Beispiel der ersten drei Monate der Nutzungszeit des Personalportals @HP bei Hewlett Packard Italien sind gleich zwei typische Entwicklungen zu erkennen: Kriterium Hits Page Views Besucher Besuche d. Dauer März 17.195 4.914 791 1.520 8 m 11 s April 13.674 4.269 772 1.438 7 m 22 s Mai 16.201 4.642 940 1.704 8 m 18 s Vgl. RUTA, D. C.: The Application of Change Management Theory to HR Portal Implementation in Subsidiaries of Multinational Corporations. In: Human Resource Management, Spring 2005, S. 47

7. Implementierung - Gestaltungsgrundsätze THOM empfiehlt die Beachtung der folgenden Gestaltungsgrundsätze Offene Systeme gestalten; keine Vollständigkeit anstreben; nicht versuchen, alles zu quantifizieren! Kontextverlust bei Abbildung von Menschen im Datensystem beachten Abbildung des Menschen keineswegs so umfassend, dass sie als Eingriff in die Privatsphäre empfunden wird; Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung personenbezogener Daten verhindern! Wirtschaftlichkeit der Aufgabendurchführung erhöhen (Beschleunigung, Objekti-vierung und Nachvollziehbarkeit, Wiederholbarkeit der Aufgabendurchführung, Kosten des Systems begrenzen) Konsequente Benutzerorientierung

7. Implementierung – Realisierung des Datenschutzes, u. a. durch Zugangskontrolle (Räume): Türsicherung, Sicherheitsschloss, abschließende Räume, Schlüsselregelung, Ver-schluss von Datenträgern, Wechselfestplatten, nicht einsehbare Aufstellung von Geräten, Überwachungsanlagen. Datenträgerkontrolle: Spezielle Räume zur Aufbewahrung, Datensafes, kontrolliertes Kopieren mit Dokumen-tation, Bestandskontrollen, kontrollierte Vernichtung ordnungsgemäße Verwaltung von Datenträgern / Hardcopies Speicherkontrolle: Trennung von Programm- und Datenbereichen verschiedener Benutzer, Löschen von Speicherbereichen vor Wiederverwendung, Sperrung von Laufwerken Benutzerkontrolle: Physische Verhinderung der Nutzung durch Unbefugte, Passwortregelungen / Identifikations- verfahren, Kontrolle der Netzverbindungen, kontrollierter Einsatz der Betriebssystemfunktionen Zugriffskontrolle: Festlegung und Prüfung der Zugriffsberechtigungen, Protokollierung von Zugriffen, zeitliche Begrenzung von Zugriffen, Dokumentation der Benutzerprofile Übermittlungskontrolle: jeweilige Definition von Empfänger und Art der zu übermittelnden Daten, Dokumentation, Verschlüsselung Eingabekontrolle: Verhinderung unbefugter Eingaben, manipulationssichere Protokollierung Organisationskontrolle: Festlegung von Verantwortlichkeiten, Planung, Verpflichtungen und Dienstanweisungen, Verfahrens-, Dokumentations- und Programmierrichtlinien, Funktionstrennung http://www.staff.uni-mainz.de/pommeren/DSVorlesung/Grundprobleme/Gebote.html

Zunehmend elektronische Erfassung und Verwaltung aller Personaldaten. 8. Entwicklungstrends Zunehmend elektronische Erfassung und Verwaltung aller Personaldaten. Outsourcing - Unternehmensübergreifende Systeme Employee Self Service: Hierbei verwalten und pflegen Mitarbeiter und Führungskräfte einen Teil ihrer Personaldaten selbständig über Intranet (z. B. Adressänderungen, Anmeldung zu Weiterbildungsveranstaltungen u. a.). E-Prozesse: Ausdehnung von E-Cruiting; E-Learning Content Management bzw. Workflow-Systeme im Personalbereich (Beispiel Stellenausschreibungen) Internationalisierung (Berücksichtigung unterschiedlicher Rahmenbedingungen) Vgl. u. a. MÜLDER 2000, S. 98 ff.; vgl. www.iop.unibe.ch

8. Entwicklungstrends Beispiel: Outsourcing der Entgeltabrechnung in sozialen Einrichtungen Eine Studie der Universität Erlangen Nürnberg (Befragung von 4.300 sozialen Einrichtungen) ergab folgendes zum Status des Outsourcing in diesem Bereich: Die Zufriedenheit ist im Outsourcing-Fall am höchsten bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern (Durchschnittsnote 1,6, gefolgt von kommunalen Rechenzentren und Regionalverbänden (ca. 1,8). Vgl. Homepage des Lehrstuhls für Industriebetriebslehre, Universität Erlangen/Nürnberg, Download 28.04.2009