Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1) Egbert Föcker

Aktivitäten bei der Akademie Fresenius Ziel: Bisherige Schritte: Entwicklung und Einführung eines Groupware-Systems für das Anwendungsfeld “Know-how managen” Qualifizierung Geschäftsfeldauswahl Groberhebung Detail-Analyse von Tätigkeitsfeldern Konzeption des Groupware-Systems mit Hilfe eines “Demonstrators” Systemauswahl Microsoft Exchange/Outlook Installation Exchange-Server

Das Know-how-System

Vorgehen zur Einführung von Outlook Schulungsblock 1 (12.4. + 5.5.) Roll-out Outlook 2000 (voraussichtl. 8.5.-11.5.) Schulungsblock 2 (ab dem 17.5. ?) Vermittlung von Basiskenntnissen zu Outlook 2000 Installation von Outlook 2000 auf allen Arbeitsplatz-Rechnern Umstellen von Outlook 2000 auf den Exchange-Server Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen in Outlook 2000

Einführung in SeeMe Was ist SeeMe? Modellierungssprache zur Beschreibung organisatorischer Strukturen und technischer Systeme Im Rahmen des Projekts LOOK vom Fachbereich Informatik & Gesellschaft der Universität Dortmund entwickelte Modellierungssprache

Basiselemente von SeeMe Durch eine Rolle werden beispielsweise Personen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, oder andere organisatorische Einheiten bezeichnet. Aktivitäten beschreiben Arbeitsaufgaben, Verrichtungen und Tätigkeiten. Entitäten sind Ressourcen (oder einfach “Dinge”). Rolle Aktivität Entität

Einige Relationen in SeeMe “essen” startet, wenn “kochen” fertig ist “Herd” wird benutzt, um zu “kochen” “kochen” verändert das “Gemüse” “Peter” führt “kochen” aus (Peter kocht) “Gemüse” und “Suppe” stehen in einer Beziehung (Suppe benötigt Gemüse) kochen essen Herd kochen kochen Gemüse Peter kochen Suppe Gemüse

Verknüfungsoperatoren für Relationen  UND XOR ODER “A und B” “Entweder A oder B” “A und/oder B” x V Tisch decken  kochen abschmecken

“SeeMe-Mauselöcher” - Unsicherheit & Unvollständigkeit Weitere Informationen sind verfügbar Informationen sind nicht vollständig Korrektheit ist ungewiss Weitere Informationen sind nicht relevant (Standard-Mauseloch) ... ? Auto Lenkrad Reifen ...

Was ist Outlook 2000? Software für die Gruppenarbeit Softwarelösung der Firma Microsoft Funktionen für die Verwaltung und Organisation des Arbeitstages Unterstützung von Gruppen- und Teamarbeit

Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Exchange-Server Zentrale Dienste

Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Nachrichten empfangen Exchange-Server Zentrale Dienste

Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Nachrichten empfangen Diskutieren Exchange-Server Zentrale Dienste

Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Exchange-Server Zentrale Dienste

... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch ... Exchange-Server Zentrale Dienste

... ... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch ... Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste ...

... ... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch Kontakte pflegen Notizen festhalten Aktivitäten protokollieren ... Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste ...

Die Arbeitsoberfläche von Outlook 2000

Was sind Ansichten? Verschiedene Sichten auf die gleichen Informationen Ansichten ermöglichen durch verschiedene Anordnungen und Formate unterschiedliche Darstellungsweisen der gleichen Informationen. Erzeugen verschiedener Ansichten durch: Sortieren Anzeigen unterschiedlicher Informationen Gruppieren

Ansichten in Outlook

Outlook-Adressbücher Was ist ein Adressbuch? Adressbücher in Outlook Adressbücher können zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwendet werden. In Outlook gibt es drei Adressbücher: Globales Adressbuch Kontakte-Adressbuch Persönliches Adressbuch (nicht mehr notwendig)

Adressbuch-Beispiel

Elektronische Nachrichten senden und empfangen “Schnecken-Post” Elektronische Post (E-Mail) Brief schreiben Brief in den Umschlag stecken Brief adressieren Briefmarke aufkleben Brief in den Briefkasten werfen Nachricht schreiben Nachricht mit einem Mausklick adressieren Senden der Nachricht mit einem Mausklick

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail Umschlag (Header) Inhalt (Body) Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

x x Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail E-Mail schreiben Umschlag (Header) V x Inhalt (Body) Datei anhängen x E-Mail senden Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail E-Mail schreiben Umschlag (Header) V x Inhalt (Body) Datei anhängen x E-Mail senden Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ...

x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail E-Mail schreiben Umschlag (Header) E-Mail empfangen V x Inhalt (Body) Datei anhängen x E-Mail senden Empfang bestätigen Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ...

x x x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Nachrichten empfangen Nachrichten senden E-Mail E-Mail schreiben Umschlag (Header) E-Mail empfangen V x x Inhalt (Body) Datei anhängen E-Mail lesen E-Mail ignorieren x V x E-Mail senden E-Mail weiterleiten E-Mail löschen Empfang bestätigen E-Mail beantworten Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ...

Outlook-Kalender Persönlicher Kalender Terminfindung für Gruppen Outlook bietet einen Kalender, um die persönlichen Termin zu organisieren. Outlook bietet Funktionen, um Besprechungs-termine einfach festzulegen.

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten E-Mail Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Globales Adressbuch

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung planen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Globales Adressbuch

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung planen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung Globales Adressbuch Ereignis Terminserie

Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung Globales Adressbuch Ereignis Terminserie

... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung E-Mail zustellen E-Mail ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

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x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung E-Mail zustellen E-Mail ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Kalender eines Kollegen öffnen Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung E-Mail zustellen E-Mail ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern E-Mail Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Kalender eines Kollegen öffnen Zugriffsrechte festlegen Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung E-Mail zustellen E-Mail ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

Aufgabenlisten in Outlook Organisation von Aufgaben Vorteil Outlook bietet eine Aufgabenliste zur Verwaltung der persönlichen Arbeit. Wenn alle Aufgaben erfasst werden, können keine Aufgaben vergessen werden.

... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten E-Mail Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern E-Mail Aufgabe delegieren Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern E-Mail Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern E-Mail Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ... ...

... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern E-Mail Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Nachrichten empfangen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ... ...

x x ... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server Aufgaben verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Aufgabe eingeben Aufgabe ändern E-Mail Aufgabe eintragen Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabenanfr. bestätigen Aufgabenanfr. ablehnen Aufgabe eintragen x Nachrichten empfangen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch E-Mail zustellen E-Mail ausliefern ... ...

Notizen in Outlook

Ausblick auf Teil 2 der Outlook-Schulung Fortgeschrittene Kenntnisse Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen für E-Mail und Gruppenterminkalender Verändern der Grundeinstellungen Outlook-Ordner Kontakte in Outlook Outlook-Journal Datenaustausch mit Outlook

Einsatz von SeeMe-Modellen “Jetzt mal ganz ehrlich!” Sind die eingesetzten SeeMe-Modelle hilfreich für das Verständnis von Outlook? Waren die Modelle verständlich oder zu komplex? Sind Modelle ein hilfreiches Schulungs- instrument?