Projektmanagement und Monitoring Projekte systematisch und nachvollziehbar planen, durchführen und überprüfen Dr. Olaf Lobermeier © proVal
Was bedeutet „Monitoring“? Unter „Monitoring“ versteht man eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschrittes und des Fortschrittes einzelner Maßnahmen. Bei der Überwachung helfen der Projektstrukturplan der Ressourcenplan Ablaufpläne ein Projekttagebuch
Planungsfragen und Instrumente zur Bearbeitung Was muss erledigt werden? Instrumente/ Methoden Projektphase Was? Projektziele festlegen Zielsystem Konzeptionsphase Womit? Ressourcenplanung Ressourcenplan Projektstrukturplan Konzeptions- und Umsetzungsphase Wann? Terminplanung Balkenplan (Gantt-Diagramm) Welche? Aufgabenzerlegung Projektstrukturplan Umsetzungs- und Durchführungsphase Wer? Aufgabenzuteilung
Der Projektstrukturplan Leitziel Mittlerziel A Mittlerziel B Mittlerziel C Maßnahme 1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 Arbeits- paket 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2.1.1 2.1.2 paket 2.1.3 • Nummer • Titel / Inhalt • Verant- wortlicher • Ressourcen- bedarf • Zeitaufwand • Erwartetes Ergebnis 2.2.1 2.2.2 Handlungsziel 1 3.1.1 3.1.2 3.2.1 3.2.2 2 3
Der Projektstrukturplan Ein Arbeitspaket beinhaltet auf der niedrigsten Ebene Schritte, die zu einem Ergebnis (Output) führen Ein Arbeitspaket sollte anhand folgender Merkmale näher beschrieben werden: Nummer Titel / Inhalt Verantwortlicher Ressourcenbedarf Zeitaufwand Erwartetes Ergebnis
Der Ressourcenplan Relativ häufig werden Sie den Ressourcenbedarf abschätzen müssen. Schätzen ist die Vorhersage auf der Grundlage vorhandener Informationen Sammeln Sie hierfür eigene Erfahrungen und beziehen Sie die Erfahrungen anderer Projektleiter mit ein. Sie sollten die Rahmenbedingungen für die Schätzung festhalten. Wenn sich die Rahmenbedingungen ändern, muss neu geschätzt werden.
Zeitaufwand pro Einzel-maßnahme Der Ressourcenplan Zeitaufwand pro Einzel-maßnahme Personalkosten Sachkosten Anzahl der Einzelmaßnahmen pro Jahr Anzahl der Teilnehmer pro Jahr Summe Arbeitsstunden pro Einzelmaßnahme / pro Arbeitspaket Arbeitgeberbrutto des hauptamtlichen Personals (€/Stunde) Summe: Anzahl Stunden hauptamtliche pro Maßnahme x Arbeitsgeberbrutto (€) Geschäftsbedarf anteilig für diese Einzelmaßnahme (€) Kosten einer Einzelmaßnahme (Summe Personal + Summe Sachkosten) Kosten der Maßnahme pro Jahr insgesamt (Kosten Einzelmaßnahme x Anzahl der Einzelmaßnahmen) Maßnahme1: ---------------------- Arbeitpaket 1.1 Arbeitspaket 1.2 Arbeitspaket 1.3 Arbeitspakte 1.4 Arbeitspakte 1.5 Maßnahme2: Arbeitpaket 2.1 Arbeitspaket 2.2 Arbeitspaket 2.3 Prozentuale Einschätzung der Ressourcenverteilung im Projekt. Muss man zwischen Personal- und Sachmitteln aufteilen? Arbeitsaufgabe: Schätzen Sie ab, welche Ressourcen in die einzelnen Maßnahmen geflossen sind (Was kostet die Maßnahme in etwa? Wie oft wird sie im Förderzeitraum durchgeführt?) Was kostet die Verwaltung des Projektes? Implementation: Wie hoch sind die Ressourcen, die für die Implementationsphase (die Zeit bis zur Durchführung der ersten Maßnahme mit der Zielgruppe) benötigt wurden? Zeitraum: Januar bis Ende Juni für den Zwischenstand, muss Anfang Juli geliefert werden
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 1. Projektvorbereitung Problemlage klären Projektkontext bewerten Mögliche Kooperationspartner ermitteln Finanzierungsmöglichkeiten klären 2. Projektkonzeption Problem beschreiben Ursachen analysieren Ziele bestimmen Zielgruppe bestimmen Maßnahmen festlegen Evaluationsmaßnahmen festlegen Bereitschaft von möglichen Kooperationspartnern klären Ressourcenbedarf klären Kosten kalkulieren Zeitplanung vornehmen Projektantrag schreiben
Der zeitliche Ablauf eines Projekts 3. Projektumsetzung und Projektdurchführung Kooperationspartner, Beteiligte und Betroffene informieren und einbinden Räume anmieten Geräte beschaffen Personal einstellen Arbeitsbereiche und Zuständigkeiten festlegen Projektarbeiten mit Evaluations- und Monitoringmaßnahmen begleiten Öffentlichkeitsarbeit durchführen 4. Projektabschluss Evaluationsdaten auswerten Projekttagebuch auswerten Projektbericht schreiben Ergebnisse in unterschiedlicher Form präsentieren Projektergebnisse für Datenbanken und andere Veröffentlichungen aufbereiten
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Ergänzung Als wichtige Ergänzung sollten Sie die Personen benennen, die an der jeweiligen Projektphase beteiligt werden müssen Ferner sollten Sie die Zeitpunkte festlegen, bis zu denen bestimmte Arbeiten erle-digt sein müssen (Meilensteine)
Der zeitliche Ablauf eines Projekts Gantt-Diagramm zur Ablaufplanung In ein Gantt-Diagramm sollten auch Meilensteine aufgenommen werden. Meilensteine definieren Zwischenetappen eines Projekts. Es sollten ausreichend viele Meilensteine für die Überprüfung des Projektfortschritts definiert werden. GanttProject GanttHtml
Das Projekttagebuch Während der Projektdurchführung: Hilfe für die Kontrolle und Dokumentation des Projektablaufs Beim Projektabschluss: Nachvollzug des Projektablaufs Einträge umfassen in der Regel folgende Informationen: Datum des Eintrags Zeitraum, auf den sich der Eintrag bezieht Name des Eintragenden Begebenheit, z.B.: besondere Ereignisse (Auslöser/Begründung, Inhalt) durchgeführte Tätigkeiten (Art, Umfang, Name des Durchführenden, Abweichungen von der Planung, Ursachen) Meetings/Sitzungen (Ort, Namen der Anwesenden, Thema bzw. Tagesordnungspunkte und Schlagworte, wichtige Entscheidungen in Stichworten, Hinweis auf eventuelles Protokoll) Kontakte (Infos über Telefonate, Faxe, Emails etc.: Namen von Sender und Empfänger, Inhalt in Stichworten) Ansprechpartner Abwesenheit, Krankheit von Mitarbeitern Mitarbeiterfluktuation Konsequenzen für das Projekt
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