Schulinformationssystem Einführung eines Schulinformationssystems am Beispiel der Berufsbildenen Schulen Zeven (Kivinan) Verden, 02. Mai 2005 Henning Burow Arne Fischer Michael Skibbe Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) Forschungs- und Beratungsinstitut an der Universität Bremen Am Fallturm 1 28359 Bremen www.ifib.de

Idee und Ansatz Ausgangssituation Kivinan: Schulzentrum in Zeven (BBS, Fachgymnasium), ca. 2.200 Schüler, 120 Lehrkräfte Zusammenarbeit in verschiedenen Strukturen Information: „klassisch“ (Zettel in Fächern, schwarzes Brett) Kommunikation: persönlich, Nachrichten in Fächern  aufgrund der Arbeitsstruktur (unterschiedliche Vor-Ort Arbeitszeiten) oft nicht optimal und zeitversetzt Ansatz: Verbesserung und Effizienzsteigung von Information, Kommunikation und Koordination innerhalb des Kollegiums durch Einführung eines computergestützten schulinternen Informationssystems. Was ist KIVINAN? 2200 Schler, 120 Lehrer, BGJ, BVJ, Handelsschule, Wirtschaftsschule, Fachgymnasium, Fachklassen /Berufsschule (Arzthelferinnen, Zahnarzthelferinnen, K��, B䣫er, Restaurant- und Hotelfachangestellte, Maurer, Zimmerer, Dachdecker, Informationstechniker, Maler, Raumgestalter, Kfz-Mechaniker, Schlosser, Metallbauer). Ausgangssituation in Schule: „wie in Schulen allgemein vorzufinden“ Lehrkräfte arbeiten idividuell und in verschiedenen Zusammensetzungen (Klassen, FB- / Leitungsfunktionen, „Teams“ etc.) zusammen Information und Kommunikation weist häufig Defizite auf: Informationen „klassisch – Zettel in Fächern“, schwarzes Brett Kommunikation persönlich oder über Nachrichten in Fächern  grundsätzlich OK, soll auch nicht alles anders werden, aber oft mühsam, zeitversetzt (aufgrund der Arbeittstruktur in Schulen –unterschiedliche Vor-Ort Arbeitszeiten Derzeit kein computergestütztes Schulinformationssystem, es liegt also nahe: Einführung eines Systems schulintern, um Information, Kommunikation und damit Koordination Innerhalb des Kollegiums zu unterstützen, zu verbessern und effizienter zu gestalten (kein Schüler einbeziehen  Das war jetzt eine These  Klar, es gibt schon seit langem immer wieder gute Ansätze und Versuche, IS schulintern und auch -übergreifend zur Verfügung zu stellen (bspw. Landesweites Informationsportal in Bremen), aber oft fehlende Akzeptanz und geringe Nutzerzahlen  Ad adsurdum geführt.

Definition Informationssystem: Ein Informationssystem besteht aus Menschen und Maschinen, die Information erzeugen und/oder benutzen und die durch Kommunikations-beziehungen miteinander verbunden sind. [Hansen (1996), S. 67] Groupware: Groupware ist Software, die auf den Entwurf und die Implementierung von komplexen arbeitsgruppen-orientierten Informationssystemen ausgerichtet ist.“ [Finke 1991] Die Einführung von IT-Systemen generell scheitert oft an Akzeptanzproblemen und unpassender funktionaler Ausrichtung. Um gerade in diesem komplexen Umfeld Schule mit solche einem Vorhaben erfolgreich sein zu können muss also ein möglichst gut auf den Einsatzzweck zugeschnittenes System geschaffen werden. Es werden also bereits bei der Definition von Anforderungen die Weichen für einen späteren Erfolg gestellt. Es soll daher zunächst eine kurze theoretische Betrachtung des Spektrums (und weiten Forschungsfeldes) IS stattfinden. Def. IS: Sehr allgemein, macht aber deutlich, dass Menschen und Maschinen „zusammen“ arbeiten und in Hinblick auf Kommunikation miteinander verbunden sind. Betonung Information und Kommunikation Passt ja auch auf die eingangs geschilderte Orgastruktur in Schule Def. GW: Eine Spezialisierung des allgemeinen Typs „IS“ ist der Begriff der GW, vielfach bekannt, stammt aus der CSCW Forschung, die auf die Entwicklung von Gruppenarbeit unterstützenden Systemen ausgerichtet ist. Bereits im Wort „Gruppe“ erkennbar. In Hinblick auf Orgastruktur ist komplexe arbeitsoriente IS das, was benötigt wird. Diese Klassifizierungen alle sehr allgemein und nicht auf Schule zugeschnitten.

Typologie von Schulinformationssystemen Um eine Differenzierung zu erhalten, was im Umfeld Schule benötigt wird, der Versuch, „Schulinformationssysteme“ zu klassifizieren  Hier noch ein paar Schlagworte, t.b.d….

Das Problem der „richtigen“ Informationen… Dilemma des Informationsmanagements: Datenflut  (empfundener) Informationsmangel Informationslogistik = Vorhandensein … der richtigen Information (aktuell benötigt, verstanden, fehlerfrei), zum richtigen Zeitpunkt (sofort zur momentanen Verwendung, für die Fällung von Entscheidungen ausreichend), in der richtigen Menge (so viel wie nötig, so wenig wie möglich), am richtigen Ort (beim Empfänger verfügbar), in der erforderlichen Qualität (ausreichend detailliert und wahr, unmittelbar). Neben der Wahl des richtigen Systemumfangs ist ein wesentliches Erfolgskriterium, dass die richtigen Informationen bereitstehen.. Problem der Datenflut im Gegensatz des (empfundenen?) Infomangels Also auch Betrachtung der Informationen, die in welcher Form wie durch wen bereitstehen müssen: Richtige Infos Zeit Menge Verfügbarkeit Qualität.  Für das konkrete Vorhaben beutet dies, dass genau geschaut werden muss, welche Informationen tatsächlich ständig für alle verfügbar sein müssen (bspw. Konferenzen, Einladungen, Stundenpläne, Anwesenheitslisten) und welche vielleicht nur verwirrend sind (allgemeine Angebote für Lehrkräfte, Werbung, …, „Information overflow“ darf nicht entstehen. Krcmar 2003: Informationsmanagement, S. 66

Prozess der Anforderungsdefinition und Systementwicklung in Kivinan Grundsatz: Bereitstellung der notwendigen Funktionen und Informationen Reduktion auf das Notwendigste Nutzung durch das gesamte Kollegium – alle müssen Zugang haben (Anbgrenzung: zunächst kein Zugang für Schüler) Partizipative Anforderungsermittlung Repräsentative Befragung per Fragebogen Durchführung Interviews Iterative Entwicklung und Rückkopplung Präsentation von Zwischenergebnissen Feedback bei der Systementwicklung Präsenz vor Ort – häufige Kontaktmöglichkeit Kommen wir zum Prozess. Wie bereits eingangs gesagt muss als wesentliches Erfolgskriterium gesehen werden, dass das System alle notwendigen Funktionen und Informationen in adäquater Form bereitstellt und das System somit von allen benutzt werden kann und wird.

Umfrageergebnisse

Ergebnisse - Kernfunktionen Wesentlicher Anspruch: Unterstützung der Koordination Unterstützt die eigene und die gemeinsame Arbeit in Teams (nach Absprache) Terminkalender: Schultermine (allgemein, Teams, eingeschränkt privat) Stunden, Vertretungs- und Klassenplan Raumverwaltung: Belegung Ressourcenverwaltung: Überblick und Reservierung Information: „News-Bereich“ (verbindlich) Dokumentenverwaltung: Austausch und Bereitstellung Informationen, Formulare, Unterrichtsmaterial Öffentlich / privat Kommunikation: E-Mail Ortsunabhängiger Zugriff (in Schule / von zu Hause)

Beispiel 1: Start / Newsbereich

Beispiel 2: Ressourcenverwaltung

Beispiel 3: Dokumentenverwaltung

Ausblick Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Anforderungsdefinition Einführung, Schulung Evaluation System-entwicklung Erprobungsphase Nutzung… Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 2004 2005

Kontakt: kivinan@tzi.de Danke für die Aufmerksamkeit!!! Ihre Meinung? Fragen? Kontakt: kivinan@tzi.de Am Fallturm 1, 28359 Bremen Telefon: ++49(0)421 218-2674 Telefax: ++49(0)421 218-4894 Internet: www.ifib.de Arne Fischer afischer@ifib.de damit komme ich zum Ende und bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit!