Einführung in das Projektmanagement Nach: A. Beiderwieden: Projektmanagement Rolf-Jürgen Krome, BBS Verden

Projekte: Umfangreiche Vorhaben zur Lösung eines komplexen Problems Einmaligkeit der Bedingungen Genaue Zielvorgabe Begrenzungen: - zeitlich (konkreter Endtermin) - personell und - finanziell R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Mögliche Ausgangssituation I: Ein Produktionsunternehmen beabsichtigt, im kommenden Geschäftsjahr die Gesamtkosten um 10% zu reduzieren. Daher sollen die Abteilungen Einkauf, Lager und Produktion gemeinsam Vorschläge zur Optimierung der logistischen Prozesse entwickeln.  R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Mögliche Ausgangssituation II: Von den Mitarbeitern wird zunehmend ein verbessertes innerbetriebliches Kommunikations- und Informationssystem gefordert. Der Betriebsrat schlägt daher die Einführung eines Intranets vor. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Die vier Phasen eines Projekts: 1. Definition Das Projektmanagement bereitet das Projekt vor 2. Planung Es werden verschiedene Teilpläne für das Projekt erstellt 3. Durchführung Umsetzung der Projektplanung 4. Abschluss Abnahme durch den Kunden und Erfahrungsauswertung R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Phase 1: Definition des Projekts 1. Problembeschreibung und Analyse 2. Klärung der Projektziele 3. Projektauftrag 4. Projektorganisation 5. Kick-Off-Meeting R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.1. Problembeschreibung Welches Problem tritt konkret auf? Auf welche Weise kann die derzeitige Situation dargestellt werden? Seit wann tritt das Problem auf? Welche Personen sind beteiligt? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.1. Analyse Wie konnte es zu der Abweichung zwischen „Ist“ und „Soll“ kommen? Hängen die Ursachen mit den beteiligten Personen zusammen? Liegt die Ursache in der Organisation des Unternehmens? Liegen Ursachen in den verwendeten Sachmitteln, Verfahren oder technischen Hilfsmitteln? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele I „Wer nicht weiß, wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er nicht ankommt.“ (Volksweisheit) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele II Auftraggeber und Auftragnehmer müssen gleiche Vorstellungen von den Projektzielen haben, um am Ende böse Überraschungen zu vermeiden. Die Übereinstimmung der Ziele wird konkret über die Formulierung und Vereinbarung von Projektzielen erreicht. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.2. Projektziele III Bei den Zielen unterscheidet man in drei Gruppen: Sachziel (was soll erreicht werden?) Kostenziel (was darf das Projekt kosten?) Terminziel (wann sind die Ergebnisse vorzulegen?) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele: Das Ziel muss verständlich und klar formuliert werden (keine undeutlichen Formulierungen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken können) Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

1.2. Checkliste zur Formulierung der Projektziele: Das Ziel soll positiv formuliert werden („Was wollen wir erreichen“ statt „Was wollen wir vermeiden?“) Das Ziel muss objektiv messbar sein. Das Ziel darf keine Lösungswege vorwegnehmen (nicht das „wie“ sondern das „was“ muss geklärt werden. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Stiftung Schülertest Handytest: Marktuntersuchung, Vergleich und Veröffentlichung auf der Schulwebsite. Formulieren Sie die möglichen Projektziele. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Lösung: Projektziele Handytest Sachziel Vorbereitung, Durchführung und Auswertung eines Produkttests sowie dessen Veröffentlichung in Form einer Website incl. Veröffentlichung auf der Schulhomepage. (Details: siehe Lastenheft).  Kostenziel (mit der Schulleitung abzustimmen)  Terminziel Die website soll am 22. November hochgeladen werden.   R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Lastenheft I Es sollen mindestens sechs Produkte getestet werden. Es sollen mindestens drei Anbieter berücksichtigt werden. Es sollen mindestens sechs für Schüler wichtige Testkriterien formuliert werden. Das Testverfahren soll konkret beschrieben und begründet werden. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Lastenheft II Mittelpunkt der Auswertung soll eine übersichtliche Matrix (Produkte, Kriterien) sein. Bemerkenswerte Erlebnisse im Rahmen des Projekts sollen aufgenommen werden. Die Ergebnisse sollen in einer Dokumentation veröffentlicht werden. Die Ergebnisse müssen aussagefähig und sachlich korrekt sein. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.3. Projektauftrag Er wird von beiden Beteiligten unterschrieben und ist für alle verbindlich! Größtmögliche Genauigkeit! Bsp. eines Formulars: R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement 1.4. Projektorganisation Wie ist das Projekt in das Unternehmen integriert? Wer leitet das Projekt? Wer hält den Kontakt zum Auftraggeber? Wer arbeitet am Projekt mit? Wer informiert wen? Welche Arbeitsbedingungen sind erforderlich? R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Wer informiert wen wann wie worüber? Klärung der Informationswege (e-mail, Protokolle, ...) Wo werden die bisherigen Informationen gesichert? (Einrichtung eines Projektordners) Festlegung von festen Besprechungsterminen Terminfestlegung für das Darstellen von Zwischenergebnissen R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Kick-Off-Meeting = Erste gemeinsame Sitzung des gesamten Projektteams Kennenlernen der Teilnehmer Rolle und Erwartungen untereinander Vereinbaren von Spielregeln Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Definition Ende: Stiftung Schülertest Treffen Sie sich als Projektgruppe „Handytest“ zum Kick-Off-Meeting: Erarbeiten Sie in 6er-Gruppen Antworten auf die Fragen zur Projektorganisation. Vereinbaren Sie dann die notwendigen Spielregeln. Verteilen Sie die Aufgaben und legen Sie die notwendigen Qualifizierungen fest. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Phase 2: Planung Identifizierung der Arbeitspakete Projektstrukturplan (PSP) Ablauf- und Terminplan (PAP) Kapazitätsplan (KAP) Kostenplan (KOP) Qualitätsplan (PQP) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Zu 1: Identifizierung der Arbeitspakete Ermittlung aller erforderlichen Aktivitäten im Projekt = vollständige – unsystematisierte -Liste aller Maßnahmen, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind. Zusammenfassung dieser Aktivitäten zu überschaubaren Teilaufgaben (Arbeitspakete) R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Arbeitspakete Es sind überschaubare Teilaufgaben Sie sind jeweils für sich alleine steuerbar und kontrollierbar Sie werden eindeutig einem Verantwortlichen zugeordnet R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Einführung in das Projektmanagement Stiftung Schülertest Listen Sie in Ihren Gruppen alle Maßnahmen auf, die zur Erreichung des Handy-Vergleichtests notwendig sind. Fassen Sie dann diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammen. R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Zu 2: Projektstrukturplan (PSP) Er schafft durch seine Visualisierung (z.B. als Baumdiagramm) eine Übersichtlichkeit Hierarchische Ordnung Benennung von Oberbegriffen Auf einen Blick lassen sich alle Arbeitspakete erfassen und einordnen Beispiel: Erstellung einer Homepage R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Bsp.: Projektstrukturplan - Homepage R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Zu 3: Ablauf- und Terminplan Für jedes Arbeitspakt wird eine Zeitdauer benannt Es werden logische Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen ermittelt Als Ergebnis wird eine Vorgangsliste erstellt Bsp.: Vorgangsliste Homepage R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement

Vorgangsliste - Homepage R-J Krome, BBS Verden Einführung in das Projektmanagement