Vortrag zur Studienarbeit Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center Vortragender: Thomas Bange Universität Paderborn Fakultät Elektrotechnik, Informatik und Mathematik

Übersicht Motivation Analyse Der Fax-Empfang Entwurf der Fax-Verwaltung Der Prototyp Zusammenfassung Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Motivation Warum das Ganze? Das Business-Center TopBüro® Anforderungen an den Prototypen Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Motivation: Warum das Ganze? Fax eines der Hauptkommunikationmittel (neben eMail) Business-Center TopBüro® erhält ca. 100 Fax- Seiten/Tag (à 24.000 Fax-Seiten/Jahr) Erheblicher Aufwand für Archivierung und Verwaltung Aufwand und Kosten für Archivierung und Verwaltung reduzieren Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Motivation: Das Business-Center TopBüro® TopBüro bietet seinen Kunden eine „telefonische Sekretärin“ Gespräche werden im Namen des Unternehmens entgegengenommen Anrufer hat Gefühl, mit einer Sekretärin des Unternehmens zu sprechen Detaillierte und schnell verfügbare Informationen über Unternehmen notwendig Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Motivation: Anforderungen an den Prototypen Aufteilung in server- und clientbasierten Teil (Fax-Empfang und Fax-Verwaltung) „Look and Feel“ soll sich an bereits vorhandene, hausinterne System-Software anlehnen Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse Zielanalyse Benutzeranalyse Aufgabenanalyse Aufgabenmodell Verwendete Usability Methoden Fax-Empfang Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Zielanalyse Es lassen sich relativ einfach große Mengen von Dokumenten archivieren und verwalten Archivierung von Papierdokumenten aufwändiger (sowohl Platz als auch Arbeit) Bei elektronischer Verarbeitung Erfassung und Speicherung zusätzlicher Daten möglich (Datum/Uhrzeit, Gegenstellen-Kennung, Fax-ID, ...), dadurch erweiterte Suchmöglichkeiten Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Benutzeranalyse Projekt ist eine rein kundespezifische Lösung Zahl der verschiedenen Benutzer ist gering Wissensstand zukünftiger Benutzer ist hoch Sekretärinnen Technisch versierte Mitarbeiter Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Aufgabenanalyse (1) Prinzipieller Ablauf vor Einführung der Software-Lösung: Faxe werden mit handelsüblichen Fax-Geräten empfangen Dokument wird von einer Sekretärin direkt bearbeitet oder an freien Bearbeiter weitergeleitet (abhängig von der Auslastung) Nach Bearbeitung wird Fax archiviert (in Kunden-Mappe bzw. entsprechendem Ordner) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Aufgabenanalyse (2) Unterscheidung von allgemeinen Faxen (nicht von Kunden geschickt, z.B. Anfragen von Interessente, Werbung, etc.) und Kunden-Faxen (von Kunden geschickt) Nicht nur Faxe von Kunden, sondern auch Faxe für Kunden entgegennehmen Wird direkt im Fax-Empfang bearbeitet Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Aufgabenmodell (1) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Aufgabenmodell (2) Kunden-Faxe bearbeiten Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Analyse: Aufgabenmodell (3) Allgemeine Faxe bearbeiten Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Verwendete Usability Methoden Projekt wurde direkt vor Ort im Unternehmen bearbeitet: Dadurch jederzeit Interviews und (Mini-)Benutzer-Tests möglich Benutzer haben Möglichkeit, sich gleich an neue Software zu gewöhnen (Einarbeitungszeit wird verkürzt) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Der Fax-Empfang Autonome Anwendung Keine Benutzer-Interaktion vorgesehen Aufgabe besteht nur darin, Fax-Dokumente zu empfangen und zu speichern Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Entwurf der Fax-Verwaltung: Konzeptionelles Design Von der Idee zur einer ersten Version Ordnerliste (1) eMail-Liste (2) Vorschau (3) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Entwurf der Fax-Verwaltung: Erster Entwurf (1) Ordnerliste (1) Fax-Liste (2) Vorschau (3) Übersicht (4) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Entwurf der Fax-Verwaltung: Erster Entwurf (2) Probleme: Ordner- und Fax-Liste zu klein Unterscheidung zwischen allgemeinen Faxe und Kundenfaxen schwierig Anzeige von Faxen eines Kunden nicht möglich (keine Eingabemöglichkeit für Kunden-Nummer) Perfomance: Auf Zielsystemen dauert Darstellung einer Fax-Seite ca. 2 Sekunden (pro Seite der Inhaltsübersicht noch länger!) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Der Prototyp: Finale Version Ordner-Liste (1) Fax-Liste (2) Kunden-Liste (3) Zusatz-Informationen (4) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Der Prototyp: Finale Version: „Fax archivieren“ Fax kann als Kunden-Fax oder als allgemeines Fax archiviert werden Bei Kunden-Faxen muß eine Kategorie angegeben werden Alle Aktionen werden protokolliert Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung Mögliche Probleme der Benutzer Kosten-Nutzen-Betrachtung Sinnvolle Weiterentwicklung Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Mögliche Probleme der Benutzer Problem der Übertragung von Informationen aus umfangreichen Dokumenten Fax kann nicht komplett neben Anwendung dargestellt werden Bei Übertragung aus umfangreichen Dokumenten Problem der Orientierung Umfangreiche Dokumente trotzdem noch ausdrucken (Ausdruck kann später aber vernichtet werden) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Kosten-Nutzen-Betrachtung (Papier) 24.000 Fax-Seiten im Jahr 2003 400 Seiten / Ordner -> 60 Ordner jährliches Wachstum: 25% 2,- € / Ordner, 3,- € Papier, 0,02 € Druck -> 13,- € / Ordner 60 Ordner / Regal -> 780,- € Kosten/Regal: 350,- € 1130,- € / Regal (Fix-Kosten) 1 m² Fläche / Regal -> 6,50 € / m² + 1,30 € / m² -> 93,60 € / Jahr Miete inkl. Nebenkosten Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Kosten-Nutzen-Betrachtung (2) Anzahl Ordner Fix-Kosten Lauf. K. 1. Jahr 60 1.130,00 93,60 2. Jahr 60 + 60 * 1,25 = 135 2.542,50 210,60 3. Jahr 135 + 60 * 1,252 = 228,75 4.308,13 356,85 4. Jahr 228,75 + 60 * 1,253 = 345,94 6.515,16 539,67 5. Jahr 345,94 + 60 * 1,254 = 492,42 9.273,99 768,17 Nach 5 Jahren Gesamtkosten von über 10.000 € Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Kosten-Nutzen-Betrachtung (EDV) Eine Fax-Seite belegt Schnitt 50 kByte 24.000 Fax-Seiten benötigen 1,14 GByte Anzahl Seiten Datenmenge 1. Jahr 24.000 1,14 GB 2. Jahr 24.000 + 30.000 = 54.000 2,64 GB 3. Jahr 54.000 + 37.500 = 91.500 4,47 GB 4. Jahr 91.500 + 46.875 = 138.375 6,76 GB 5. Jahr 138.375 + 58.594 = 196.969 9,62 GB Nach 5 Jahren ca. 10 GByte Daten Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Kosten-Nutzen-Betrachtung (2) 10 GByte Daten bei aktuellen Festplattengrößen und –preisen kein Problem z. Zt. eingesetzte Datensicherung hat Kapazität von 50 GByte (unkomprimiert) bei genutzter Kapazität von ca. 70% Mit Kosten für zusätzliche Hardware (Rechner + ISDN-Karten) Amortisierung nach ca. 3 Jahren Weiterer Vorteil: Verschiedene Archivierungs-stufen entfallen (Platz, Arbeitszeit) Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Zusammenfassung: Sinnvolle Weiterentwicklung Text-Erkennung für empfangene Fax-Dokumente für Volltextsuche Problem: Fax-Dokumente habe nur sehr geringe Auflösung (Fax-Gruppe G3: 98 bzw. 196 DPI) Problem: Fax-Dokumente können handgeschrieben sein Integration weiterer Dokument-Typen wie eMail und SMS zur Schaffung einer einheitlichen Oberfläche für Benutzer Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center