von Verwaltungsleistungen Organisations- und Produktentwicklung Kennzahlen von Verwaltungsleistungen im Kontext von Organisations- und Produktentwicklung Friedrich Stratmann

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

Problemstellungen – Anlässe Die Leistung der Verwaltung soll evaluiert werden – quantitativ und/oder qualitativ - Legitimationsdruck: „Was macht eigentlich die Verwaltung?? Müssen die nicht auch einsparen? Problemdruck: Neue Aufgaben mit vorhandenen Strukturen; Einsatz neuer IT; Mitarbeiter der Verwaltung sind unzufrieden Effizienzdruck: „Produkte“ der Verwaltung sind im Vergleich mit anderen Hochschulen zu „teuer“ Effektivitätsdruck: Hochschullehrer beschweren sich über die Qualität; lange Warteschlangen vor dem Studierendensekretariat; Ziele im Entwicklungsplan wurden nicht erreicht

Unterschiedliche Erwartungen und Sichtweisen

Kennzahlenorientiert / quantitativ: Prozessorientiert / qualitativ Verfahren der Evaluierung mittels Kennzahlen Kennzahlenorientiert / quantitativ: Vergleich von Kennzahlen (Input / Output) Aufwandsschätzung Leistungsparameter Interpretation der Ergebnisse Folgerungen: Wo stehe ich? „Rote-Lampe- Funktion“ Prozessorientiert / qualitativ Vergleich von Prozessen Visualisierung, Prozessbewertung ergänzt durch Aufwandsschätzung und Kennzahlenbildung Maßnahmen zur Prozess- Optimierung ableiten

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Personalverwaltung 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

Verfahren der Evaluierung 1. Klärung von Grundsatzfragen Festlegen von Zielen und Objekten 2. Auswahl von Aufgaben, Prozessen und Kriterien 6. Evaluierung der Maßnahmen 5. Planung von Maßnahmen 3. Erhebung und Aufbereitung der Daten/ Informationen 4. Bewertung der Daten/Ergebnisse Vergleichsmaßstab; Beteiligte (intern, extern)

Quantitative kennzahlenorientierte Evaluierung Input: Personalaufwand in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) oder Personalkosten oder Produkterstellungskosten (Gesamt) Output: Leistungen (Basiszahlen) Kennzahlen für Effizienz (Produktivität) Effizienz: Personalaufwand zu Leistungen (Basiszahl) für das Produkt bzw. den Produktbereich

Prozessmodell Hochschule Projektanzahl Einstellungen Buchungen Prüfungen Zulassungen Output Leistungen Input Ressourcen Personal Finanzen Technologie Infrastruktur Qualifikation Organisation Arbeitsprozess Arbeitsorganisation Organisationsstruktur Organisationskultur Mikropolitik Outcome Wirkungen „erfolgreiche“ Absolventen Nobelpreise Rankingplatz Nr. 1 Kundenorientierung Rechtmäßigkeit

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung von Verwaltungsbereichen 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Identifikation und Abgrenzung der Verwaltungsbereiche Studierendenverwaltung Akademisches Auslandsamt Prüfungsverwaltung Personalverwaltung Haushalts-(Finanz-)verwaltung Bau- und Gebäudemanagement Forschungsverwaltung IT-Management der Verwaltung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Sonstige Hochschulverwaltung

Kennzahlenorientiertes Benchmarking: Ergebnis: Verwaltungs-Portfolio (Beispiel)

Identifikation von Aufgaben und Produkten in einem Verwaltungsbereich

Input – Ressourcen des VB „Personal“ Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandsschätzung - Leistungsparameter Input – Ressourcen des VB „Personal“ Jahresschätzungen des Personalaufwands in VZÄ für die Produktbereiche Produktübergreifende Aufgaben, Personalentwicklung, Personalwirtschaft, Personalsachbearbeitung, familienstandsbezogene Leistungen, Abrechnungsverfahren, Sonstige Aufgaben Output – Leistungsparameter (Basiszahlen) Einstellungen/Verlängerungen, Beendigungen Bearbeitungsfälle stud. Hilfskräfte Abrechnungsfälle (falls Bezügestelle) Dienstreisen Personalakten

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung im Vergleich

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Aufwandschätzung (Sachbearbeitung) im Vergleich

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Leistungsparameter im Vergleich

Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Kennzahlen im Vergleich

Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben Quantitative Evaluierung der Personalverwaltung Ergebnisse Strukturelle Unterschiede in der Wahrnehmung von Aufgaben „Sonstige Aufgaben“ „Verschätzungen“ beim Aufwand in kleinen Einrichtungen haben große Auswirkungen Spannweite der Kennzahlen ist bei den Produkten „Einstellungen“ u. „Beendigungen“ erheblich! Anteil der Personalsachbearbeitung an Personalverwaltung sehr unterschiedlich „Normen“ des Rechnungshofs werden nicht erreicht

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung allgemein + Personalverwaltung 3. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 4. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Forschungsverwaltung 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Standardprozess Einstellungsverfahren Einstellung eines/einer wiss. Mitarbeiters/in Standardprozess in jeder Hochschule Art der Kombination von Routine und Einzelfallbearbeitung Stand der Automatisierung Stand der Dezentralisierung Umgang mit Beteiligungsrechten (Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenbeauftragte(r) Rahmenbedingungen (rechtliche und politische Vorgaben) Ressourcenaufwändiger Prozess

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Visualisierung

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Strukturierung des Prozesses

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ressourceneinsatz Einstellung eines wiss. Mitarbeiters Teilprozesse HS 1 HS 2 in VZÄ in % Kennzahl Aufwand/ Einstell+Verläng. 1 2 3 4 5 6 7 Vorabberatung 0,50 14,3 0,050 0,30 15,0 0,038 Antragsprüfung Stellenreservierung 0,20 5,7 0,020   Bewerbungsverfahren Einstellungantragsprüfung 0,70 20,0 0,070 10,0 0,025 Arbeitsplatzbewertung 0,05 1,4 0,005 2,5 0,006 Mitbestimmungsverfahren 0,90 25,7 0,090 Einstellungs-, Verlängerungsverfahren 1,00 28,6 0,100 1,20 60,0 0,150 Abschlussarbeiten 0,15 4,3 0,015 0,25 12,5 0,031 SUMME 3,50 100,0 0,350 2,00 0,250

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Prozessbewertung

Qualitative Evaluierung der Personalverwaltung Einstellungsverfahren: Ergebnisse Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Zielsetzung der Hochschule, einheitliche Standards („Arbeits- und Tarifrecht“) zu garantieren Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Grad der Dezentralisierung (z. B. Stellenfreigabe, Bewerbungsverfahren, Durchführung des Gelöbnisses) Struktur und Ausstattung sind abhängig von der Intensität der Beteiligungsverfahren: Verfahren selbst, Informationspflichten, (Vor)Prüfungsaufwand Struktur und Ausstattung sind abhängig vom Dokumentenmanagement (Umfang, Pflege, Schulungen)

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Vergleichbarkeit? Berufungsverfahren ist Querschnittsthema (Politik, Personal, Finanzierung) und mehrebenenorientiert (Präsidium, Verwaltung, Fachbereiche) Berufungsverfahren ist nur z. T. in der „Zuständigkeit“ der Hochschulverwaltung angesiedelt Berufungsverfahren umfasst Aktivitäten, bei denen die Hochschulen im unmittelbaren Wettbewerb stehen Berufungsverfahren sind in Entscheidungsarenen angesiedelt, die nur beschränkt zugänglich sind oder zu sensibel sind, um die Ergebnisse kommunizieren zu dürfen

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Strukturierungstableau Dezentral (FB, BA) Hoch- schul- verwaltung leitung Gremien Senat, HS-Rat Sonst. Betei- teiligte Min Profil-, Strukturprüfung Widmung, Stellenfreigabe, Funktionsbeschreibung, Ausschreibung Auswahlverfahren Beschlussfassung über Berufungsliste; Ruferteilung Berufungsverhandlungen Verfahren nach Rufannahme Prozess-Schritte Beteiligte Stellen/ Referate/ Gremien

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Aufgaben der Verwaltung

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Bewertungskriterien Berufungen im Kontext von Struktur- und Entwicklungsplanung Qualitätskontrolle beim Workflow Betreuung und Information der BewerberInnen Verfahrenstransparenz für die BewerberInnen Verfahrensdauer und Organisation Rolle der Hochschulverwaltung Berufungsrecht Übertragung des Berufungsrechts an die Hochschulleitung Berufungsbeauftragter: Bestellung eines Hochschullehrers als Berufungsbeauftragten Ausschreibung (Anforderungen) Kriterien der BK ersichtlich international ausgeschrieben kein auf eine Person zugeschnittenes Fachprofil Zusammensetzung der Berufungskommission (u.a.. Beteiligung von stimmberechtigten Frauen) Beteiligung externer Experten

Qualitative Evaluierung Berufungsverfahren: Qualitätsmanagement HS 1 Verfahrensregeln: hochschulinterne Regeln (Text) Verfahrensdauer (Stellenfreigabe – Berufung): 30 Wo. HS 2 Verfahrensregeln: Bereitstellung im Internet Prozessverantwortlichkeit: Schnittstellenmanagement HS 3 Verfahrensregeln: hochschulinterner Workflow Verfahrensregeln: webbasiert im Internet Dokumentenmanagement: webbasiert im Internet Verfahrensdauer (Einleitung – Berufung): 56 Wo. HS 4

1. Grundlagen - Evaluierung Kennzahlenorientierte Evaluierung 3. Kennzahlenorientierte Evaluierung der Verwaltungsbereiche 4. Prozessorientierte Evaluierung Einstellungs-, Berufungsverfahren 5. Kennzahlenorientierte Evaluierung Beispiel: Studierendenverwaltung

Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung wichtige Produkte und ihre Spezifika Formen der Bewerbungen (online/postalisch) Formen der Zulassung (mit/ohne HAV, EFV) Formen der Einschreibung (postalisch/persönlich) Aufgabenzuordnung (Bildungsinländer/ Bildungsausländer) Bewerbung Zulassung Einschreibung Rückmeldung Beurlaubung Exmatrikulation

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung Neben der Erhebung von Fallzahlen bzw. Basiszahlen erfolgt grundsätzlich auch die Erhebung des Personalaufwands. Auch diese Erhebung muss innerhalb der Arbeitsgruppe abgestimmt sein, bzw. sich auf eindeutige Standards beziehen. Die Analyse funktioniert letztlich nur dann, wenn ein Bezug aufzubauen ist, zwischen Fallzahlen und dem entsprechendem Personalaufwand. Die Betrachtung des relativen Personalaufwands macht die „Bedeutung“ einzelner Aufgabenbereiche (Produkte) deutlich. Damit ist ein Indikator gegeben, in welchen Bereichen weitergehende und damit aufwendigere Untersuchungen sinnvoll sein können.

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Aufwandsschätzung - Strukturkennzahlen Ziel des Benchmarkings ist letztlich ein hochschulübergreifender Vergleich. Im Interesse der Vergleichbarkeit wird der Personalaufwand in Bezug gesetzt zu einer einheitlichen Bezugsgröße: den Studierenden. Über den Vergleich dieser ersten „Kennzahlen“ werden Indikatoren geliefert, in welchen Bereichen Effizienzmängel zu vermuten sind.

Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Leistungsparameter Abgrenzungen müssen eindeutig und mit der Gruppe abgestimmt sein; der Erhebungszeitraum muss definiert sein; die Kategorie „sonstiges“ sollte weitgehend ausgeschlossen sein; Sonderfälle sollten ebenfalls vermieden werden. Der Selbsterklärungsfaktor sollte hoch sein, in Zweifelsfällen sind Aufzählungen geeignet. Die Erfassung der Daten wird nicht gemeinsam sondern durch die HS in den HS durchgeführt, die Aufbereitung der Daten erfolgt durch HIS.

Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl Qualitative Evaluierung der Studierendenverwaltung Fallbezogene Kennzahlen Personalaufwand je Fallzahl / Basiszahl Relative Kennzahlen Verbindung von Personalaufwand und Fallzahlen, um eine Vergleichsebene zu schaffen. Tabelle 1: Uni 4 zeigt einen vergleichsweise hohen Personalaufwand im Rahmen der Zulassung wobei: Stichwort der Teufel sitzt im Detail: auch die Anzahl der Ablehnungen ist zu berücksichtigen, um den Personalaufwand seriös interpretieren zu können. Relative Kennzahlen lassen ebenfalls Fragen aufwerfen, z.B. viele Zulassungen, wenig Einschreibungen: Ist das Verfahren der Zulassung zu langsam, sodass sich Bewerber an anderer Stelle bereits eingeschrieben haben, schreckt das Bewerbungsverfahren ab.

SCHLUSSFOLGERUNGEN ZU DEN VERFAHREN Geeignetes Verfahren für Vergleich von Ressourcen- und Leistungsunterschieden wenn keine Monetarisierung und Zahlenfixiertheit und keine Vernachlässigung von Qualitätsparametern Anstöße zur Veränderung interner Arbeitsablaufs - und Organisationsstrukturen wenn kontextabhängigen Rahmenbedingungen der Partner beim Transfer berücksichtigt werden (kein reines Kopieren von Praxis ) Gestaltung eines Lernprozesses für das beteiligte Führungspersonal wenn Lernen wollen und Lernen können bei den Beteiligten möglich sind

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Material: HIS-Kurzinformation Bau und Technik 5/2005 „Benchmarking von Hochschulverwaltungen“ Information: http://www.his.de/Abt3/Analysen/Infoseite

Beteiligung am HIS-Verfahren Quantitatives Benchmarking Anfordern der HIS-Erhebungsbögen Finden von zwei – drei Partnerhochschulen Erhebung der Daten in der Hochschule Auswertung der Erhebungsergebnisse durch HIS Plausibilisieren der Daten/Ursachenanalyse mit HIS HIS-Bericht mit tabellarischer Übersicht der Ergebnisse und Hinweise auf Auffälligkeiten Organisation eines Erfahrungsaustausches mit den Partnerhochschulen und HIS

Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber Beteiligung am HIS-Verfahren Ablauf eines prozessorientierten Benchmarkings Vier bis sechs Hochschulen beschließen, ein gemeinsames Benchmarking durchzuführen Auswahl von HIS als Moderator und Inputgeber Festlegung des Verfahrens (u. a. Zeitablauf, Umfang, auszuwählende Prozesse) Benchmarkingworkshops der Arbeitsgruppe(n) mit Prozessvisualisierung, Vergleich und Ursachen- analyse, Prozessbewertung, Maßnahmenplanung Dokumentation der Ergebnisse durch HIS Abschlussworkshop