CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 1

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CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Passau ... kurz belichtet Einwohner: 50.000 wichtige Wirtschaftsfaktoren: Tourismus: 1,3 Mio. Tagesgäste jährlich, 360.000 Übernachtungen jährlich Universität mit ca. 8000 Studenten Stadtrat: 44 Sitze, 9 politische Parteien/Gruppierungen MitarbeiterInnen Stadtverwaltung: 840 MitarbeiterInnen der städtischen Beteiligungen: ca. 2.000 weltweite Städtepartnerschaften

Verwaltungsreform ist nicht Selbstzweck sondern Qualitätsmanagement CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Verwaltungsreform ist nicht Selbstzweck sondern Qualitätsmanagement 1992 - 1994 Leitbilddiskussion „Betroffene zu Beteiligten machen“ 1994 - heute Verwaltungsreform als Organisationsentwicklungsprozess © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 3

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Warum wir an CAF teilnehmen Die laufende Teilnahme an überregionalen Qualitätsbewertungen zum Programm betrachten wir als Teil von Qualitätsmanagement. Daher ist es auch nur folgerichtig, dass sich die Stadt Passau am Gemeinsamen Europäischen Qualitätsbewertungssystem CAF beteiligt. © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 4

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Vorgeschichte und Bezug zu CAF 1994: 2. Speyerer Qualitätswettbewerb 1996: Teilnahme am Verwaltungsmanagement-Award des Institute for International Research in Zusammenarbeit mit der Zeitschrift “Die innovative Verwaltung” 1998: 4. Speyerer Qualitätswettbewerb 1998: Teilnahme am Wettbewerb „Bürgerorientierte“ Kommune der Bertelsmann Stiftung 1999: Wettbewerb der Universität St. Gallen, Institut TECTEM; “Best Practice Company” im Bereich “Total Quality Management” 2000: Teilnahme am Bayerischen Behördenwettbewerb, Motto: Bürgerorientierung im Freistaat Bayern © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 5

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem Ausgangslage in Passau: .........starke Dezentralisierung ........ hohe Streitkultur .........Kritik ist nicht negativ: Es gibt kein schlechtes Ergebnis der Selbstbewertung...... .....ein scheinbar schlechtes Ergebnis ist ein gutes Ergebnis, weil es das Verbesserungspotential aufzeigt. 6 © Stadt Passau Steuerungsunterstützung

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Zeitübersicht für die Durchführung von CAF im Unternehmen Stadt Passau 18.12.2000 erste Information über CAF für die Führungsebene 22.10.2001 Entscheidung der Führungsebene zur Teilnahme an CAF 06.11.2001 Information der Unternehmensleiter über die Teilnahme der Stadt anhand eines Foliensatzes 06.12.2002 Teilnahme an der Gründungsversammlung zu CAF in Speyer 17.12.2001 Bestimmung der auszuwählenden Teilnehmer an der Selbstbewertung durch die Führungsebene 19.12.2001 Einladung des Oberbürgermeisters an ausgewählte Teilnehmer an der Selbstbewertung 21.12.2001 Einladung des Oberbürgermeisters an alle MitarbeiterInnen zur Teilnahme an der Selbstbewertung 22.1./23.1.2002 Durchführung der Selbstbewertung 24.1. - 5.2.2002 Ergänzung der Spalte Bemerkungen 04.02.2002 Diskussion des Ergebnisses durch die Führungsebene © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 7

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Teilnehmer an der Selbstbewertung: TeilnehmerInnen an der Selbstbewertung als Querschnitt der Verwaltung 1 Mitglied aus der 1. Führungsebene 3 Mitglieder aus der 2. Führungsebene Personalratsvorsitzender Gleichstellungsbeauftragte Teilnahmemöglichkeit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 5 freiwillige TeilnehmerInnen 2 Moderatoren © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 8

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Ermittlung des Ergebnisses: Wahl eines „Vorsitzenden“, der im Zweifelsfall (bei Stimmengleichheit) entscheiden sollte war nicht möglich Bemühen um Konsensbildung („Verhandlungen“) Entscheidungen stützen sich auf Tatsachen und persönliche Einschätzung Einigung auf gerundeten arithmetischen Mittelwert Dokumentation des Ergebnisses mit Erfassung der Nachweise © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 9

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Ausfüllen des Fragebogens: Vorinformation über Sinn von CAF, den Aufbau des Fragebogens und über die wesentlichen Inhalte durch den Moderator Es sind keine Probleme aufgetaucht Vereinzelt wurden Verständnisfragen gestellt Die veranschlagte Zeit von 2 Stunden wurde nicht gebraucht © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 10

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Schwierigkeiten: Einzelne Verständnisfragen wie z.B. beim Kriterium Führung: Beurteilt werden sollen alle Führungsebenen, es werden aber individuelle Verhaltensweisen abgefragt. Wenn es bei allen Indikatoren Diskussionsbedarf gibt, ist der geschätzte Zeitbedarf erheblich höher als 1 Tag © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 11

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Wie geht es weiter? Das Ergebnis der Selbstbewertung zeigt die Stärken und Schwächen in unserer Verwaltung auf. Um die Stärken auszubauen und um die Schwächen zu beheben ist eine Zielplanung, die mit einem Zeitplan zu versehen ist, aufzustellen. Sie wird mit dem Zielplanungssystem Balanced Scorecard verknüpft. Die Zielplanung soll zwischen den Führungskräften und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgestimmt werden. Die Steuerungsunterstützung wird beauftragt, bis zum 31.3.2002 Vorschläge für diese Zielplanung zu unterbreiten. Die Mitglieder der Führungsebene nehmen eine eigene Selbstbewertung vor, um für die Diskussion der Zielplanung besser gerüstet zu sein. © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 12

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Muster der Zusammenfassung: © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 13

CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames Europäisches Qualitätsbewertungssystem Muster „Wie geht es weiter?“: © Stadt Passau Steuerungsunterstützung 14

Personal/Organisation Zukunftsorientierung CAF Common Assessment Framework - Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem Verbindung der Selbstbewertung nach CAF mit dem Zielplanungssystem Balanced Scorecard Kennzahlen Maßnahmen Verbesserungspotential Ziel/Maßnahme Balanced Scorecard Strategische Ziele Zielperspektiven Personal/Organisation Bürger/Kunden Vision Zukunftsorientierung Finanzen 15 © Stadt Passau Steuerungsunterstützung