Projektumfeld Gesellschaftliche Strömungen Strukturen/ Gliederung Gesetzgebung/politische Rahmenbedingungen Technologische, ökologische Anforderungen Gesellschaftliche Strömungen Markt Mitbewerber Strategien Strukturen/ Gliederung der Organisation Funktionen Kompetenzen Sachmittel Räume Identität Abläufe Menschen Gruppen Beziehungen

Projektumfeld/2 Projekte sind also in ein wirtschaftliches Umfeld gestellt, das sich ständig verändert/ weiterentwickelt; dabei sind einerseits die internen, andererseits die externen Faktoren, die sowohl auf das Projekt, als auch untereinander wirken, zu unterscheiden. Für das Projektgeschehen bedeutet dies eine ständige Anpassung an diese Gegebenheiten bzw. die Berücksichtigung entsprechender Aspekte. Das kann nur gelingen mit einem geeigneten Instrument zur Wahrnehmung dieser Umfeldfaktoren und deren Wirkung auf Projektziele und –ergebnisse.

Projektumfeld/3 Je nach Einschätzung derartiger Wirkungen müssen diese Konsequenzen in der Projektsteuerung nach sich ziehen: dies kann zur Veränderung von Zielen/Aufgaben, von Vorgehensweisen, von Zeiträumen usw. führen, was dann Konsequenzen sowohl für die Projektkommunikation als auch für die Projektkosten hat. Insofern sind Analyse/Planung sowie Steuerung des Projektumfeldes notwendige, aber oft nicht beachtete bzw. vernachlässigte Bestandteile des PM (und dort des Risikomanagements).

Projektumfeld-Analyse Unterschieden werden Handlungsträger-bezogenes Projektumfeld (also vom Projekt betroffene Personen und Personengruppen/ Organisationen = Stakeholder) Handlungsobjekt-bezogenes Projektumfeld (wie technische Einflüsse, Gesetzesänderungen u.ä.) Direktes Projektumfeld: alle handlungsträger und handlungsobjekt-bezogenen Faktoren, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Projekt stehen Indirektes Projektumfeld: die entsprechenden Faktoren, die nur mittelbar vom Projekt tangiert sind

Projektumfeld-Analyse/2 Die Stakeholder-Analyse umfasst im wesentlichen 4 Fragen: Welche Personengruppen/Personen und Organisationen müssen als potentielle Stakeholder des Projekts gesehen werden? Welche Interessen haben die identifizierten Stakeholder (wahrscheinlich) und wieweit treffen sich diese mit den Projektzielen? Welchen Einfluss haben diese Stakeholder in bezug auf das Projekt bzw. dessen Ziele, um ihre Interessen durchzusetzen ? Wie werden sie sich verhalten?

Projektumfeld-Analyse/3 Üblicherweise werden zur Beantwortung dieser Fragen Checklisten verwendet, die wiederum auf Befragungen, Analyse von Material zum Umfeld u.ä. basieren; Wir schlagen ein schnelleres und effektiveres Verfahren vor: die Stakeholder werden mittels soziometrischen und Aufstellungs-Verfahren (inkl. Rollentausch) mit ihrem jeweiligen Umfeld und ihren Interessen in Beziehung zum Projekt gebracht; dies lässt nicht nur die Dynamik der Verhältnisse zum Projekt, sondern im systemischen Sinne auch zueinander erlebbar werden; damit ergibt sich eine wesentlich präzisere Einschätzung der Handlungs-notwendigkeiten für die Projektsteuerung als mit den üblichen Methoden

Soziogramm

Projektumfeld-Steuerung Für die Steuerung sind sowohl diejenigen Stakeholder interessant, die als Projekt-Unterstützer gelten können, als auch diejenigen, die dem Projekt negativ gegenüber stehen: Stützer werden genutzt als Verstärker; Kritiker werden mit Argumenten teilweise einbezogen, teilweise müssen aber auch Verfahrensweisen gefunden werden, um das Projekt trotz Kritik durchzusetzen. Entscheidend dabei ist die realistische Analyse auf seiten des Projekts, welche Einflussmöglichkeiten auf die kritischen Stakeholder gesehen und genutzt werden (sollen). Als nützlich für die Vorgehensweise haben sich sowohl dialogische bzw. mediatorische, als auch beteiligungs-orientierte Verfahren erwiesen.