armasuisse Immobilien KLASSFIZIERUNG armasuisse Immobilien Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015 Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien Anforderungen Projekt M. Klopfstein, Projektleiter «neues IH-Tool» Referent oder Herausgeber 1

(Änderung, Verbesserung K 6.2 Normenwerke Bauwerkserhaltung Definition nach SIA Norm 469 Erhaltung Beobachtung Inspektion Kontrollmessung Funktionskontrolle Instandhaltung Instandsetzung Erneuerung Anpassung Umbau Erweiterung Überwachung Unterhalt Veränderung Definition nach DIN 31051 (Änderung, Verbesserung K 6.2 AM1 Mieterbedürfnis) Inspektion Wartung Instandsetzung Verbesserung Instandhaltung Änderung Modifikation Änderung Modifikation Aktenzeichen: 40003707592

Philosophie Prozesse Rollen Instandhaltung in der Instandhaltung

„Zielbereiche der Instandhaltung“ Bewahren einer ausreichenden Sicherheit (Trag- und Betriebssicherheit). Sicherstellen der Gebrauchstauglichkeit eines Bauwerkes. Erhalten des wirtschaftlichen Wertes eines Bauwerkes unter Berücksichtigung der zukünftigen Betriebs- und Instandhaltungskosten (Lebenswegkosten). Erhalten des kulturellen Wertes eines Bauwerkes. Erhalten oder verbessern des ökologischen Werts einer Immobilie. Wahrnehmen der gesetzlichen Verantwortung der Eigentümerschaft.

Betrieb und Instandhaltung Prozesse Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Prozessziel: Innerhalb des Prozesses wird mit einer bedarfsgerechten Instandhaltungsplanung der Wert- und Funktionserhalt sichergestellt. Zudem wird auch geregelt, wie aufgrund unvorhergesehenen Vorfällen oder Erkenntnissen Massnahmen definiert und eingeleitet werden, damit die Immobilie ihre Funktion erfüllt und werterhaltend bleibt. Der FM ist für eine risikoarme, wirtschaftliche und strategisch gezielte Instandhaltungsplanung über sein Portfolio verantwortlich. Der FM/BEW ist verpflichtet, die Objekte in regelmässigen Abständen einer Inspektion zu unterziehen. armasuisse Immobilien

Betrieb und Instandhaltung IH-Planung – Prozesslandschaft Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Eigenleistung Steuerung Fremdleistung Die operativen Leistungen sind via SLA an den Betreiber beauftragt sowie die systematische Zustandsbeurteilung an den BeIMB technisch. armasuisse Immobilien

Betrieb und Instandhaltung Hauptakteure in der Instandhaltung Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Auftrag Portfoliomanager Strategie Facility Manager Steuerung Der Portfoliomanager definiert Strategien und Gesamtkonzepte zur Optimierung des Portfolios und erteilt Aufträge an die Facility Manager.  Aufgaben bei der Instandhaltung: Vorgaben an die Facility Manager Definition der Portfoliostrategie sowie der Normstrategie für die Instandhaltung Bündeln und auslösen von Instandsetzungsvorhaben Der Facility Manager definiert, steuert und überprüft die Strategien aufgrund der Vorgaben des Portfoliomanagers. Er definiert Konzepte zur Optimierung der Bewirtschaftung in seinem Portfolio, koordiniert und beschafft Leistungen und Services der Bewirtschafter, Betreiber und Dienstleister zur optimalen Erfüllung der spezifischen Anforderungen der Nutzer bzw. der Immobilie. Trägt die Werkeigentümerhaftung.  Aufgaben innerhalt der Instandhaltung: Verantwortet, dass die Immobilien den geltenden Strategien und Konzepten entsprechen Verantwortet, dass die Immobilien sicher, gebrauchs- und funktionstauglich sind Verantwortet die Instandhaltungsplanung Beschaffungsmanagement/ Vertragsmanagement (Beschaffung von Betreiberleistungen, Abschluss von Wartungs- und Serviceverträgen, Energielieferverträgen, etc.) Beauftragt Instandsetzungsleistungen bis zu 100.000 CHF Führt die externen Beauftragten (BeIMB etc.) gibt Vorgaben an den Bewirtschafter armasuisse Immobilien

Betrieb und Instandhaltung Rollen/Verantwortlichkeiten in der Instandhaltung Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Hauptakteure Unterstützung armasuisse Immobilien

Anforderungen Instandhaltung-Tool für ein neues Instandhaltung-Tool

? ? Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013» KLASSFIZIERUNG Betreiber BeIMB 1 . Erfassung 2 . Erfassung 3 . Erfassung SAP PM IMARS R 5030 Access - Tool Schattenplanungen elektronisch Papier ? IMARS händisch FM ? händisch SAP PS Eingangs - pforte PUM FM PUM Referent oder Herausgeber

Ausgangslage Ausgangslage INTERN Ausgangslage Um in der Zukunft ein effizientes und effektives Immobilienmanagement für die armasuisse Immobilien zu gewährleisten, müssen die Bedürfnis-, die Vorhabens-, die Investitions- und die Instandhaltungsplanung sehr exakt aufeinander abgestimmt sein. Es soll ein Instrument zur Verfügung gestellt werden, welches die Planung, Organisation, Führung und Kontrolle von Aufträgen (Meldungen, Bedürfnisse und Vorhaben) erleichtert bzw. ermöglicht. Alexander Riesen Amstein + Walthert Bern AG

Anforderungen IH Planung Ausgangslage INTERN Anforderungen IH Planung Anforderungsdefinition für ein IT-Tool für die Unterstützung bei der Instandhaltungsplanung Anforderungen für Funktionalitäten von der Unterstützung der Zustandsbeurteilung über die Instandhaltungsplanung inkl. Budgetierung inkl. Szenarienbildung und das Auftragsmanagement bis zum Reporting (Bedürfnis, Massnahme, Projekt) aus Objektsicht Alexander Riesen Amstein + Walthert Bern AG

Projektziele und Rahmenbedingungen INTERN Aus Projektauftrag Anforderungen (Funktionalitäten, Daten, etc.) an eine EDV Unterstützung für die Instandhaltung (gem. DIN 310151) sind definiert und priorisiert. Marktanalyse über gängige Tools ist erstellt. Projektplanung für die Phase Evaluation (nach Hermes) ist erfolgt. Ablösung/Integration/Anbindung vorhandener Tools (SAP ar, SAP LBA, IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS, etc.) ist analysiert Alexander Riesen Amstein + Walthert Bern AG

Instandhaltungs-Tool Entscheid für ein neues Instandhaltungs-Tool

Genehmigte Anforderungen – Wahl IT Systeme – SAP Modul PM KLASSFIZIERUNG Beschaffung und Einführung Neues IH-Tool: Bedingung der armasuisse IT und der FUB = Einsatz von SAP Modul PM Vorteile SAP PM: Bewährte Lösung (ist schon über 10 Jahre praxiserprobt) Durchgängiges IT System innerhalb ar Immo (vom Bedarf via Bedürfnis zum Vorhaben) Direkte Schnittstelle mit dem Betreiber (LBA) Integration Formulare und das Mehrjahresreporting Bekannte Oberfläche (SAP RE-FX) Nachteile SAP PM: Standardisiertes Programm (wenig Anpassungsmöglichkeit) Nicht optimal anwenderfreundlich (viele Datenfelder etc.) Ressourcenintensiv Referent oder Herausgeber

SAP Modul PM Bei SAP PM handelt es sich um das SAP-Modul Instandhaltung. PM steht für Plaint Maintenance. Folgende Grundfunktionen sind im SAP PM enthalten: Inspektion: Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustandes eines technischen Systems. Wartung: Maßnahmen zur Bewahrung des Soll-Zustandes eines technischen Systems. Instandsetzung: Maßnahmen zur Wiederherstellung des Soll-Zustandes eines technischen Systems. Weitere Maßnahmen, die über die Instandhaltungsorganisation durchgeführt werden.

Instandhaltungsplanung – SAP-Welt in der ar Immo FM-Landschaft

? ? Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «bis und mit 2013» KLASSFIZIERUNG Betreiber BeIMB 1 . Erfassung 2 . Erfassung 3 . Erfassung SAP PM IMARS R 5030 Access - Tool Schattenplanungen elektronisch Papier ? IMARS händisch FM ? händisch SAP PS Eingangs - pforte PUM FM PUM Referent oder Herausgeber

Instandhaltungsplanung – Systemarchitektur «ab 2014» KLASSFIZIERUNG Betreiber BeIMB 1 . Erfassung Formular SAP PM AIF elektronisch elektronisch SAP PM elektronisch SAP PS FM PUM Referent oder Herausgeber

Projekt- und Arbeitsgruppen für ein neues Instandhaltung-Tool

Vorhaben (Sanierungsprojekt) Vorhabensmanagement Projekte KLASSFIZIERUNG Themen / Phasen / Prozesse Projekte Zustand (baulich) Zustandsbeurteilung Facility Management Bedarf (Massnahme) Bedürfnismanagement «neues IH-Tool» Bedürfnis (Antrag) Portfolio Management Vorhaben (Sanierungsprojekt) Vorhabensmanagement Referent oder Herausgeber

Projekt Bedürfnismanagement «neues IH-Tool» KLASSFIZIERUNG Aufgaben Anforderungen, Grob- und Sicherheitskonzepte Ablauforganisation Applikationen (Die Ablösung/Integration/Anbindung vorhandener Tools wie SAP – (ar), SAP V (LBA), IMARS, BEIMB-Tool, Datenbanken UNS etc.) Geschäftsfälle IH-Planung Schnittstellen und Vorgaben Formularwesen Mehrjährige IH-Planung Schulungen Projektbeteiligte KT, TPL 2 FMO M. Klopfstein KT erweitert, FMM L. Huber KT erweitert, FMW M. Meyer KT erweitert, FMS M. Schweizer Fachberatung D. Gebhard APP D. Meier Pom+ Support E. Winzenried Rexult AG Referent oder Herausgeber

Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB KLASSFIZIERUNG Aufgaben Definition Zustandsmanagement (Inspektion) Definition der Ablauforganisation (Regelung des künftigen Ablaufs und der Zusammenarbeit der externen Organisation) Definition der Aufbauorganisation (Definition der beteiligten internen und externen Rollen und deren Aufgaben) Definition von Hilfsmitteln (Umfang / Verfügbarkeit, Vorgaben zur Zustandserfassung, Tool-Unterstützung etc.) Definition von Massnahmen (Schulungen, Ausschreibungen etc.) Projektbeteiligte Projektleiter K. Gasser Vertreter FMO M. Klopfstein Vertreter FMM L. Huber Vertreter FMS M. Schweizer Vertreter FMW M. Meyer Vertreter UNS M. Adam Support E. Winzenried Rexult AG Referent oder Herausgeber

Externes Entwicklungsteam Projekt neue Zustandsbeurteilung für BeIMB Externes Entwicklungsteam Patrick Gurtner Alexander Riesen Stefan Matsch

Vorgaben Instandhaltung Instandhaltungs-strategie und Instandhaltungs-strategie

Instandhaltungsstrategie Normstrategien IH-Planung – Vorgaben Portfoliomanagement KLASSFIZIERUNG Portfoliostrategie Instandhaltungsstrategie Normstrategie Segmentierung Instandhaltungsstrategie Normstrategien Objekt-Zustand 1-4 Referent oder Herausgeber

Betrieb und Instandhaltung Instandhaltungsplanung – Objektzustand Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Zustand 1 Wartungsobjekt Objekt mit gutem Zustand, die Instandhaltung beschränkt sich auf die Wartung. Es sind keine Instandsetzungen nötig. Zustand 2 Instandsetzungsobjekt Objekt mit noch genügendem Zustand. Einzelne Instandsetzungen sind nötig. Zustand 3 Teilsanierungsobjekt Instandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen von ganzen Bauteilen sind nötig (Teilsanierung). Zustand 4 Gesamtsanierungsobjekt Instandsetzungen / Schwachstellenbeseitigungen / Verbesserungen sind im Ausmass eines Neubaus nötig (Gesamtsanierung oder Neubau). Zustand 9 Nicht relevant Zustand 1, Wartungsobjekt Die Wartungsobjekte weisen einen sehr guten baulichen Zustand auf. Für die Instandhaltung der Bausubstanz und der technischen Anlagen sind nur Wartungsarbeiten notwendig (z.B. Wartung der technischen Anlagen wie Lift, Heizung und Wartung einzelner Bauteile wie Flachdächer). Zustand 2, Instandsetzungsobjekt Die Instandsetzungsobjekte weisen einen genügenden baulichen Zustand auf. Für die Instandhaltung sind Wartungsarbeiten notwendig. Zusätzlich sind auch einzelne Instandsetzungsarbeiten, Verbesserungen und ev. Änderungen erforderlich. Es müssen einzelne Elemente von Bauwerksteilen ersetzt werden (Ersatz einzelner Fenster, Ersatz Ölbrenner etc.). Zustand 3, Teilsanierungsobjekt Diese Objekte haben einzelne Bauteile, deren Zustand ungenügend ist. Neben den Wartungsarbeiten müssen hier Instandsetzungsarbeiten, Schwachstellenbeseitigungen und Verbesserungen von kompletten Bauteilen geplant und durchgeführt werden (z.B. Ersatz aller Fenster, der ganzen Wärmeerzeugung), am Gebäude muss eine Teilsanierung vorgenommen werden. Zustand 4, Gesamtsanierungsobjekt Gesamtsanierungsobjekte weisen mehrere Bauteile auf, deren Zustand ungenügend ist. Neben den Watungsarbeiten müssen hier Instandsetzungsarbeiten, Schwachstellenbeseitigungen und Verbesserungen von mehreren Bauteilen geplant und durchgeführt werden (z.B. Ersatz der Heizungs- und Lüftungsanlage, Ersatz aller Fenster, isolieren und renovieren der Fassaden und des Daches), am Objekt muss eine Gesamtsanierung durchgeführt werden. armasuisse Immobilien

Betrieb und Instandhaltung Instandhaltungsplanung – Segmentierung Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 KB0 Kernbestand in Bau (nicht nutzbar) KB1 Kernbestand langfristig KB2 Kernbestand reduzierte Bereitschaft KB3 Kernbestand klassifiziert, nicht genutzt KB4 Kernbestand in Überprüfung KB5 Kernbestand Zwischennutzungsbestand KB6 Kernbestand Verzicht DB1 Dispositionsbestand in Entwicklung DB2 Dispositionsbestand bleibt im Eigentum DB3 Dispositionsbestand im Baurecht abgegeben DB4 Dispositionsbestand Verkauf/Abtretung DB5 Dispositionsbestand Stilllegung DB6 Dispositionsbestand Rückbau DB7 Dispositionsbestand vertragliche Verpflichtung armasuisse Immobilien

Betrieb und Instandhaltung Code Objektzustand im SAP REFX (Stammdaten) Betrieb und Instandhaltung 29. November 2011 Dem Objektzustandscode im SAP Ein wichtiges Datenfeld. Einmal wird dieser Code zur Bestimmung des Servicelevels für den Betreiber bestimmt. Einmal wird dieser Code in der Normstrategie mit einbezogen, um in der Instandhaltungsstrategie Aussagen und Vorgaben zu machen. armasuisse Immobilien

Instandhaltungsstrategie - IH-Planung KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

Instandhaltungsstrategie - IH-Planung KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

Prinzip

Vorhaben (Sanierungsprojekt) Aus den Anforderungen zum Entscheid KLASSFIZIERUNG Themen / Phasen / Prozesse Anforderungen Entscheid Einheitliche Inspektionen Klare Vorgaben IT-Unterstützung Daten nicht in ar Immo Systemen Zustand (baulich) Excel Facility Management Bedarf (Massnahme) IT-Lösung auf Basis SAP Durchgängiges System Datenhoheit ar Immo Kein Zugang von Dritten Mehrjahresplanung/-sicht mind. 10 Jahre SAP PM Bedürfnis (Antrag) Eröffnung Vorhaben auf den Daten des Bedürfnisses aus dem SAP PM Bündelung Instandsetzungs-Bedürfnisse mit Mieter-Bedürfnisse Portfolio Management Vorhaben (Sanierungsprojekt) SAP PS Referent oder Herausgeber

Instandhaltung - Ziele, Philosophie, Grundsätze Zustandserhebung FO-Zustandserhebung ZB-Tool (Excel) strategieunabhängig Modul 1 genutzt / ungenutzt in Zusammenarbeit mit der LBA nach Beauftragung innert 3 Monaten Bestimmung Objektzustand 1-4 Bedarfsmeldung FO-Bedarfsmeldung strategiegerecht pro Bauteil nach eBKP priorisiert (zwingend/empfehlenswert) Terminiert (mind. auf 10 Jahre) Wichtige Grundlage für Mehrjahresplanung nur Kompetenz ar Immo nicht LBA-Kompetenz Bedürfnis FO-Bedürfnis IS strategiegerecht Zum richtigen Zeitpunkt Absprache mit: PFM, MAD, UNS, SIP, OM, (BM) Konsequenz bei nicht Umsetzung aufzeigen Qualitative Um-schreibung des Bedürfnisses (Word) Vorhaben Um-setzung Bedürfnis

Zustandsbeurteilung (Inspektion) Störungsmeldung IH-Anforderungen IH-Planung – Prinzip KLASSFIZIERUNG Zustandsbeurteilung (Inspektion) Störungsmeldung IH-Anforderungen Bedarf Bedürfnis Vorhaben Betreiber BeIMB SAP PM Verantwortung FM SAP PS Verantwortung PUM Referent oder Herausgeber

IH-Tool – Gesamtsicht Auftragsmanagement Bedarf Paketierung FM Papierlos Bedürfnis Bündelung PFM Vorhaben Papier (Mäppli)

Zustandsbeurteilung

Systematische Zustandsbeurteilung Rhythmus Zustandbeurteilungen durch BeIMB 5 Jahre Aktueller Zustand Strategiegerechte Bedarfe auf min. 10 Jahre Bedürfnisse zur rechten Zeit

Zustandsbeurteilung / Bedarfsermittlung Beschluss: Zustandserfassung nach eBKP Hoch- und Tiefbau Separates Werkzeug für die Erfassung auf der Basis von Excel Keine Zustandsdaten im IH-Tool führen keine automatische Berechnung für Bedarfsermittlung Bedarfsermittlung aufgrund Zustandsbeurteilung (zustandsorientiert und nicht nutzungsorientiert) Berechnung vorausschauend und Nutzungs-dauer Struktur eBKP Strategiegerechter Bedarf

Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion) Gliederung Bauteile Modul 1 (alt) Bauteilkatalog/-gliederung Eigenentwicklung Modul 1 (neu) Bauteilkatalog/-gliederung Branchenlösung blablabla mip – mip – mip blaaa Miiiip

Instandhaltungsplanung – Zustandsbeurteilung (Inspektion) Bauteilkatalog – eBKP H/T

Formular Beauftragung Zustandsbeurteilung KLASSFIZIERUNG Beauftragung des BeIMB technisch zur Zustandsbeurteilung aus dem SAP PM mittels dem Formular «Beauftragung Zustands-beurteilung» Referent oder Herausgeber

Bedarfe (Massnahme) Bedürfnis (Antrag)

Strategiegerechte Bedarfe Mehrjährige Bedarfssicht Bedarfe pro Bauteil nach eBKP abbilden Sichtweise mind. 10 Jahre für eine mehrjährige Instandsetzungsplanung Bedarfe gemäss Objektstrategie (Segmentierung) bestimmen Priorität «zwingend» / «empfehlenswert» richtig anwenden realistischer Endtermin setzen aufzeigen Konsequenz bei nicht Umsetzung

Bedarf - Bauteilgliederung Im Grundsatz sind pro Bauteil ein Bedarf gemäss eBKP zu melden Zusammenfassungen sind für eine mehrjährige Instandsetzungs-planung nicht geeignet Bedarfe zu Bedürfnis paketieren obliegt alleine dem FM Beispiel mehrere Bedarfsmeldungen mit der gleichen eBKP eBKP Titel Kurztext D Heizung ersetzen Elektroanlagen sanieren MSRL modernisieren Kälteanlage Ersatz Kältemittel Pro Bedarfsmeldung ist für den FM ein «knackiger» Kurztext durch den BeIMB sehr wichtig

Priorität = zwingend / empfehlenswert Bedarf zwingend: Dieser Bedarf ist zwingend umzusetzen unter Berücksichtigung der aktuellen Objektstrategie und relevanten Sicherheitsrisiken. Bedarf empfehlenswert: Dieser Bedarf ist nur als Information für die mehrjährige IH-Planung gedacht und sollte nicht ausgeführt werden, da nicht gemäss Objektstrategie.

Anwenderstatus Bedarf KLASSFIZIERUNG Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedarfs durch Melder FM / Bei erster Bearbeitung durch FM FM / Bedarf bleibt in Mehrjahresplanung offen FM / Bedarf wird zur Paketierung für Bedürfnis vorbereitet FM / Bedürfnis wird abgelehnt Referent oder Herausgeber

Formular Bedarfsmeldung KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

Anwenderstatus Bedürfnis KLASSFIZIERUNG FM / Wird autom. erzeugt bei Erstellung des Bedürfnisses FM / Zwingend bei > 3 Mio. FM / Wenn Bedürfnis an BeIMB zur Formulierung L FB / Wenn Bedürfnis an PUM (Eingangspforte) L FB / Wenn Bedürfnis an Supp. FM bei ungeplant. <100’000.- Eingangspforte PFM/MAD PFM/MAD und L FB FM Referent oder Herausgeber

Formular Bedürfnis KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

armasuisse Immobilien KLASSFIZIERUNG armasuisse Immobilien Expert Talk IFMA Regionalgruppe Bern 21.05.2015 Planung der Bauwerkserhaltung bei armasuisse Immobilien Praxiserfahrung M. Klopfstein, Super User Referent oder Herausgeber 51

Instandhaltungsplanung – Erfolgsfaktoren KLASSFIZIERUNG Die Linie (Kader) steht hinter dem IH-Tool und setzt dessen Anwendung durch Bereitschaft der Mitarbeitenden die Bedienung des neuen IH-Tool zu erlernen Nutzen der Schulungsunterlagen und der Handbücher Kompetente Unterstützung der Anwender durch First Level Support der Super User und Second Level Support (externe Unterstützung) bei schwierigen Fragen und Problemen IH-Tool wird stetig verbessert und wird als zentrales Arbeitsinstrument für einen FM in der armasuisse wahrgenommen IH-Daten nur noch auf dem IH-Tool führen, keine separaten Excel (Schattenplanungen) mehr Sorgfältige Datenbearbeitung im IH-Tool Zentrale Qualitätssicherung und Fehlerbereinigung Die 80/20 Regel gilt beim IH-Tool nicht, Daten verlangen 100% Genauigkeit Referent oder Herausgeber

Schulung Super User FMA Instandhaltungsplanung – Schulungskonzept KLASSFIZIERUNG 2013 2014 Aug Sept Okt Nov Dez Jan Schulung Super User FMA 006 Schulung USER ( FM ) Begleitung USER Feb März Eigene Weiterbildung Führung BeIMB BeIMB (learning by doing) Anwendung Referent oder Herausgeber

KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

KLASSFIZIERUNG Referent oder Herausgeber

Besten Dank für ihre Aufmerksamkeit KLASSFIZIERUNG Besten Dank für ihre Aufmerksamkeit Fragen? Bemerkungen? Lob und Kritik? Referent oder Herausgeber