13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 2011 23.09.2011, 7:90 Uhr FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die öffentliche Verwaltung in Deutschland Helge Baumann 13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 2011 23.09.2011, 7:90 Uhr

Agenda Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in der öffentlichen Verwaltung FAVORIT OfficeFlow Moderne Vorgehensmodelle der Software-Entwicklung in der (öffentlichen) Praxis öffentlicher Dienst als Kunde öffentlicher Dienst als Arbeitgeber Zwischendurch immer wieder Einschübe zum öffentlichen Dienst als Kunde, Arbeitgeber und im Allgemeinen

Das BVA Wir sind der zentrale Dienstleister des Bundes. Aufgabenvielfalt ist unser Markenzeichen. Unsere Stärke sind kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, modernes Management und moderne Technik. Unser Spektrum umfasst klassische Verwaltungsaufgaben, zentralisierte Querschnittaufgaben und die Unterstützung von Reformprozessen. Unsere Partner sind öffentliche und private Organisationen im In- und Ausland, sowie Bürgerinnen und Bürger. Wir fühlen uns dem Gemeinwohl verpflichtet. Die ständige erfolgreiche Weiterentwicklung ist unser Ziel. Dabei verbinden wir Tradition mit Innovation Verwaltung mit Gestaltung Erfahrung mit Flexibilität Staatliches Handeln mit Kundenorientierung Das BVA ist sozusagen ein Gemischtwarenladen, wir machen alles! Unser Problem ist, dass wir die Aufgaben der anderen Behörden übernehmen, die Mittel und die Stellen aber dort verbleiben.

Prozess Struktur IT Org Individual Standard Alle Manche Einführung eines DMS Entscheidungen bei der Einführung eines WMS/DMS: Prozess Struktur IT Org Individual Standard Alle Manche Sachbearbeitung Leitung Ja Nein Prozess ✔ Struktur IT Org Individual Standard Alle Manche Sachbearbeitung Leitung Ja Nein Theoretisch ist ein DMS heutzutage eine Standard-Anwendung, die wie eine Textverarbeitung etc. eingeführt werden kann. Praktisch sind Projektlaufzeiten von mehreren Jahren zu beobachten, da Details betrachtet werden für Probleme, die sowieso nicht auftreten.

Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang FAVORIT Dauerwerbesendung Flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem im IT-gestützten Geschäftsgang Kein Wort von Dokumenten-Management, das ist nämlich ganz einfach: Speichern unter …

FAVORIT-Historie Dauerwerbesendung Die Geschichte von FAVORIT beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie Erstellung eines Pflichtenheftes Ausschreibung und Entwicklung Der Erfolg von FAVORIT beginnt nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG, mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne und dem Interesse vieler Behörden FAVORIT etabliert sich 1998 mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden

FAVORIT im Überblick Dauerwerbesendung Theoretisch funktioniert FAVORIT auf einem Java-fähigen Handy, praktisch ist ein 24“-Monitor von Vorteil Dauerwerbesendung

Kunde Merkmale von FAVORIT Dauerwerbesendung Basistechnologie von den Marktführern im Bereich DMS leistungsfähige Entwicklungs- und Vertriebspartner frei verfügbar im Rahmen der Kieler Beschlüsse individuell erweiterbar von einer öffentlichen Verwaltung für andere Verwaltungen Einhalten der Geschäftsordnung integrierte Versionsverwaltung revisionssichere Vorgangsbearbeitung automatisierte Archivierung Kunde Drag & Drop Browser-basierter Client integrierter Dokumenten-Viewer leistungsfähige Suchfunktionen Integration mit MS-Office alle Ablagen auf einen Blick flexible Aktenplangestaltung zentrales Adressbuch über LDAP-Anbindung Verwaltung von Papier- und Hybrid-Akten Alles, was ein behördentaugliches DMS benötigt. Der Kunde steht im Mittelpunkt und damit immer im Weg. Dauerwerbesendung

Öffentliche Verwaltung moderne Technologie-Dienstleister Moderne Entwicklung Öffentliche Verwaltung moderne Technologie-Dienstleister V-Modell XT für SW-Entwicklungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung Scrum ist ein agiles Software-Entwicklungsmodell Auf den ersten Blick unvereinbar.

Das V-Modell XT in Kürze strukturelle Gliederung: Projekttyp (AN / AG) Projekttypvariante Projektdurchführungsstrategie, Vorgehensbausteine, Disziplinen / Produkte verantwortlich für Erstellung von Produkten ist eine Rolle (Person oder Organisa-tionseinheit) es existieren über 30 Rollen und 100 Produkte Festlegung des Projektablaufs durch Tailoring (Anpassung) Kommunikation über Schnittstellenprodukte (Dokumente) Def. V-Modell: "ein international anerkannter Entwicklungsstandard für IT-Systeme, der einheitlich und verbindlich festlegt, was zu tun ist, wie die Aufgaben durchzuführen sind und womit dies zu geschehen hat und umfasst das Vorgehensmodell, die Methodenzuordnung und die Funktionalen Werkzeuganforderungen." Projekttyp legt fest, ob es sich um ein Auftraggeber- oder Auftragnehmerprojekt oder beides handelt Projekttypvariante: AG mit mehreren Auftragnehmern / Entwicklung oder Wartung Projektdurchführungsstrategie: Reihenfolge, in der Entscheidungspunkte abgearbeitet werden Vorgehensbausteine: Managementmodul (QS, PM, Vertragsschluss etc.) Disziplin: Zusammenfassung inhaltlich zusammengehöriger Disziplinen Schnittstellenprodukte: externe Dokumente (Ausschreibung, Angebot, Vertrag, Projektstatusbericht, Lieferung, Abnahmeerklärung, Projektabschlussbericht) Quelle: [ap-verlag]

Der Scrum-Prozess in Kürze strukturelle Gliederung: es existieren drei Rollen Scrum Master Team Product Owner es existieren drei Produkte Product Backlog Sprint Backlog Impediment List Kommunikation durch regelmäßige Meetings Daily Scrum Meeting Sprint Review Meeting / Retrospektive Kunde erhält nach jedem Sprint ein lauffähiges System, das sich dem Endprodukt mehr und mehr annähert Scrum Master: Regeln und Werte wahren, Beseitigung von Hindernissen, Schnittstelle Team/Außenwelt Team: Enwicklungsteam, selbstorganisiert, entwickelt Software in Sprints Product Owner: Verwaltung der Entwicklungsanforderungen, Repräsentant des Kunden, hat das letzte Wort Product Backlog: erstellt vom PO, =Anforderungen, Reihenfolge=Prio, es lebt, alle tragen bei (flexible Entwicklung) Sprint Backlog: gefüllt mit Anforderungen aus PB, Planung des nächsten Sprints, Aufwandsschätzung für Tasks durch Team, während Sprint nicht änderbar Impediment List: Blocker, die von Teammitgliedern identifiziert werden  Kommunikation in Daily Scrum Meeting Daily Scrum Meeting: informell, ~ 15min, was wurde getan, was wird getan, Hinderungsgründe??, KEINE DISKUSSION, Scrum Master entfernt Blocker, ABER keine Steuerung, wir sind alle gleich! Sprint Review Meeting: Ergebnisvorstellung durch Team an Product Owner/ rückwirkende Betrachtung (nur Team und Scrum Master) Quelle: [microtool]

V-Modell XT und Scrum – wie passt das zusammen? V-Modell XT gibt Entscheidungspunkte vor ergebnisorientierter Projektablauf – das WAS wird vorgegeben keine zeitlichen und methodischen Vorgaben – das WIE und WANN ist frei wählbar, Ausnahme: Produktabhängigkeiten V-Modell XT definiert ein Produkt nicht ausschließlich als das zu entwickelnde Software-System, sondern auch im Sinne der Projekt-Dokumentation Scrum gibt kein detailliertes Dokumentations-schema vor Produktabhängigkeiten: Entscheidungspunkte sind an Projektdurchführungsvariante angepasst Scrum-Prozess wird als Entwicklungsmethode eingesetzt V-Modell XT wird als Dokumentationswerkzeug eingesetzt

Der Scrum-Prozess im V-Modell XT Rollenverteilung nach V-Modell XT: Lenkungsausschuss Projekt- und Teilprojektleiter QS-Verantwortlicher Prüfer … Besonderheit: aktive Unterstützung des Entwicklungsteams (AN) durch Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes (AG) Dokumentation nach V-Modell XT: Projekthandbuch QS-Handbuch Projektplan Projektstatusbericht Projekttagebuch Prüfprotokolle Prüfspezifikationen … Rollenspezifikation

Der Scrum-Prozess im V-Modell XT Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung

Der Scrum-Prozess im V-Modell XT Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung Integration des Scrum-Prozesses in den Bereich der Systementwicklung des V-Modell XT

Der Scrum-Prozess im V-Modell XT zu liefernde Dokumente werden als Anforderung in Product Backlog aufgenommen Planning Meeting Sprint Review Meeting potentiell lieferfä-higes Produkt-inkrement Product Backlog lebt!!

Projektphasen der Entwicklung mit V-Modell XT und Scrum August 2010 März 2011 Zeitachse Tätigkeit Realisation und Unit-Test Integrations- und Abnahmetest Test-Vorbereitung Paketierung Scrum-Prozess wird in jeder Projektphase der Systementwicklung angewandt Planning Meeting: Erstellung des Sprint Backlog für 14-tägigen Sprint aus Product Backlog, Aufwandsschätzung durch Teammitglieder Übernahme der für den Sprint ermittelten Aktivitäten, Systementwicklung in selbstorganisiertem Team Daily Sprint Meeting: täglich um 10:00 Uhr, Dauer ca. 15 Minuten Sprint Review Meeting: nach Sprint-Ende, Vorstellung des vorläufigen Systems durch Entwicklungsteam (AN) für Kunde (AG) Retrospektive: innerhalb des Entwicklungsteams inkl. Teamleitung Kunde entspricht hier Product Owner Retrospektive: Was war gut, was kann verbessert werden? Zeitrahmen für Entwicklung: August bis März; vorher: Grob- und Feinkonzepterstellung / Projektplanung; nachher: Migration

Fazit: Projektdurchführung mit V-Modell XT und Scrum Vorteile: hohe Transparenz während der gesamten Projektlaufzeit hohe Motivation im Projektteam durch eigenverantwortliches Arbeiten Möglichkeit der Selbstkontrolle durch Daily Scrum Meeting Arbeitsergebnisse werden nach jedem Sprint für den Kunden ersichtlich strukturelles Vorgehen ermöglicht es dem Projektleiter, die Übersicht zu behalten hohe Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation Hier: Projektziel sowohl zeitlich als auch monetär erreicht!! Transparenz ist insbesondere auf Mitarbeit des BVA im Dienstleisterteam zurückzuführen Zeitlicher Rahmen war vorgegeben  Arbeitspakete der Sprints wurden entsprechend angepasst Nachteile: erhöhter planerischer Aufwand bei Durchführung von zwei Projektablaufmodellen neue Arbeitsweise erfordert Umgewöhnung

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören! Kontakt Postanschrift: Bundesverwaltungsamt Referat IB5 Helge Baumann 50728 Köln Telefon: 0221-758-3100 -3592 E-Mail: favorit@bva.bund.de helge.baumann@bva.bund.de Webseite: www.favorit.de Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!