Workshop zu Groupware und Wissensmanagement Carsten Huth – Stefan Smolnik Vorstellung SS MTP-Regionalleitertreffen Hamburg, 10. November 2001

C. Huth & S. Smolnik @ MTP „Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen“ (John Naisbitt, *1929) Einleitende Zitate: IDC: „Die in Intranets zu verarbeitende Informationsmenge wird innerhalb der nächsten fünf Jahre um das Zehnfache steigen.“ School of Information Management and Systems (SIMS) der University of California, Berkeley: „In den nächsten drei Jahren werden weltweit mehr Informationen erzeugt als in den letzten 300.000 Jahren zusammen.“ Immer mehr Informationen; wo bleibt/ist das Wissen? LN: Festplatten in Notebooks: Zigarettenschachtelgröße – 80GB Gescheiterte Fusion DeuBa & Dresdner: Investment Banker von Kleinwort Benson

C. Huth & S. Smolnik @ MTP Überblick Vormittag Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im Kontext von Groupware und Wissensmanagement Nachmittag Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für die Einführung des Wissensmanagements bei MTP Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

Agenda Vormittag Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware C. Huth & S. Smolnik @ MTP Agenda Vormittag Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware Theoretische Basis des Wissensmanagements Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im Wissensmanagement Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Diskussion Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

C. Huth & S. Smolnik @ MTP Agenda Nachmittag Gruppenarbeit: Lösungskonzeptionen für Wissensmanagement bei MTP Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden für die Einführung des Wissens-managements Abschlussbetrachtungen Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

Das Groupware Competence Center Office-Umgebungen Knowledge Management Lehr- und Lernumgebungen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Content Management der Lehrstuhl Website (gcc.uni-paderborn.de) „We live Groupware!“

Definitionen (in Arbeit)

Kommunikationsformen 1:1 1:n n:1 n:m

Klassifikation von Groupware nach Einsatzbedingungen (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

CSCW Matrix Rahmenbedingungen der Kooperation Zur gleichen Zeit Zu verschiedenen Zeiten Am gleichen Ort Systeme zur computerunterstützten Sitzungsmoderation Präsentationssysteme Group Decision Support Systeme Systeme zum Terminkalender- management für Gruppen Projektmanagement-Systeme An verschiedenen Orten Audio- und Videokonferenzsysteme Screen-Sharing Systeme Mehrautorensysteme E-Mail-Systeme Voice-Mail-Systeme Elektronische Bulletin Boards Shared Information Systems Workflow-Systeme

Generationen von Messaging Systemen

The Evolution of collaborative and supporting technologies

Kommunikation, Kooperation und Koordination

Communication, Collaboration and Coordination

Information, Communication, Collaboration, Coordinatioin (Quelle: Ott 1998: Organization Design as a Groupware-supported Team Process)

Klassifikationsschema nach Unterstützungsfunktionen Kommunikations- unterstützung Video- konferenz - systeme E-Mail Bulletin- Board- spez . Sys - Daten- teme banken Verteilte Hypertext- Systeme Workflow Gruppen- Management- Entscheidungs- editoren Werkzeuge Planungs - und Sitzungs - systeme unterstützungs - systeme Koordinations- Kooperations- Systemklassen: unterstützung unterstützung Kommunikation Workflow Management Gemeinsame Workgroup Computing Informationsräume

Main groupware functions Groupware fraution Application Notes 1. E-Mail an Messaging E-mail, electronic forms processing Original groupware function 2. Document managment and information sharing Improved information dissemination Main use of company intranets currently 3. Collaborative authoring Team development of documents Annotation, revision marking are key functions 4. Conferencing Text conferencing, video conferencing, whiteboarding Relates to electronic meeting support functions 5. Time management Calendar and group scheduling 6. Groupware for management and decision support Remote and distributed access facilities incuding replication and access control Functions used for managing their functions 7. Ad hoc workflow Loosely coupled collaboration 8. Structured workflow Structured management of tasks

Groupware als Middleware betrieblicher Informationsverarbeitung

Varianten von Workflow Management Systemen

Workflow Management und Workgroup Computing

Fragen, Anmerkungen & Diskussion Stefan.Smolnik@notes.upb.de Carsten.Huth@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de

Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Generell zu diesem Teil: Eher Methodenbündel und Einzelaspekte als integrierte Strategie Change Management Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP KM Einführungsstrategien GCC KPMG Einzelaspekte Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) Erfolgsfaktoren (Accenture) Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) Rollen der KM-Organisation (Accenture)

Stages in Reengineering Know what you want Make a plan Review and change How you do it (Continuous Improvement) Do it Monitor (Metrics) (Quelle: Chaffey 1998: Groupware, workflow and intranets)

Change Coaching Change Coaching – Vom Wissensmanagement-Projekt zum Wissensmanagement –Programm In der Vergangenheit wurden in den Unternehmen zahlreiche Projekte gestartet, ohne konsequente Ausrichtung auf Unternehmensziele, bzw. ohne organisatorische und kulturelle Verankerung im Unternehmensalltag. Häufig konnte so der Nutzen für das Unternehmen nicht klar dargestellt werden und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter wurde nicht in gewünschtem Maße erreicht. Um beide Fehler zu vermeiden bedarf es einer überzeugenden Einführungsstrategie, die sowohl anhand von Pilotprojekten, als auch mit einem parallelen Change-Management, den richtigen Weg beschreitet. Unternehmen auf dem Weg vom Projekt zum Programm zu begleiten, ist eine der Kernkompetenzen des IfeM. (Quelle: www.knowledgemarkt.de)

Situationsanalyse bei MTP Hohe Fluktuation der studentischen Mitarbeiter Wissen muss jeweils neu aufgebaut werden Groupware Plattform ist vorhanden, wird aber nicht effektiv für KM genutzt Konkrete Wissensarten im MTP Kontext Spezielles Projektwissen (Projektergebnisse/-berichte) Kontakte zu Unternehmen, Erfahrungsberichte Spezielles MTP-Wissen bzgl. Marketing Anwendungswissen für Werkzeuge, Infrastruktur Wissen über Abläufe Allgemeines Marketingwissen Wissen über Aufgaben Wissen über externe Partner (Wissen z. B. über Universitäten, ...) Wissen über Kompetenzen von Personen, Skill-Profile BSC, Informationen über zukünftige Ziele

Wissenskategorien (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

GCC Erfahrungen Nicht zuviel „Druck“ von oben (Top down) Motivierendes Einstiegsbeispiel suchen, das direkten Nutzen verspricht (Insel, Bottom up) Jo-Jo Strategie ist erfolgsversprechend Schulung ist wichtig Spezielle Ressourcen für KM bereitstellen Grundlage: Alle Informationen elektronisch

Wie sollte ein Unternehmen mit der Einführung des Wissensmanagement beginnen ? KPMG: Die Erfahrung lehrt, daß ein kombinierter Veränderungsprozeß von oben nach unten (top down) und von unten nach oben (bottom up) unterstützt durch eine entsprechende Informationstechnik erfolgversprechend ist. Die Unternehmensleitung muß sich eindeutig zum Wissensmanagement bekennen: "Wissensaufbau und -transfer ist von großer Bedeutung für die Sicherung einer anhaltenden Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens. Führungskräfte und Mitarbeiter werden daran gemessen." Führungs- und Anreizsysteme sind unter Wissensgesichtspunkten zu reformieren. Insbesondere sind entsprechende Indikatoren zu entwickeln, den Geschäftserfolg unter Wissensgesichtspunkten zu messen. Ein "Best Practice"-Prozess zum Wissenstransfer im Unternehmen, in das Unternehmen und aus dem Unternehmen hinaus (z.B. zu Zulieferern) ist zu strukturieren. Ein dreistufiges Informationssystem ist aufzubauen: "Wer weiß was?", Diskussionsforen (über Intranet, Groupware-Anwendungen) und konsolidierte Datenbanken. (Quelle: www.kpmg.de)

Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Change Management Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP KM Einführungsstrategien GCC KPMG Einzelaspekte Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) Erfolgsfaktoren (Accenture) Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) Rollen der KM-Organisation (Accenture)

Managen von Wissen - Zersiedelung ”Sie haben das auch gemacht?" Wie lässt sich organisatorische Zersiedelung entschärfen? Institutionalisieren formaler knowledge-sharing Aktivitäten, zentralisiertes Training, virtuelle Meetings sowie regelmäßige Treffen können dazu beitragen, eine Kultur des ‘Teilens’ zu etablieren.

Managen von Wissen - Amnesie ”Ich kann mich nicht erinnern, wie ich das Problem das letzte Mal gelöst habe” Erinnerungsstützen: Jedes Projekt muss dokumentiert werden: Erfolge Niederlagen Erfindungen Quellen Kontakte

Managen von Wissen – Hohe Arbeitsbelastung "Sorry -- ich hab’ zu viel zu tun, keine Zeit" Mitarbeiter müssen ermutigt werden, zu teilen: Vorbildfunktion des Führungspersonals Mitarbeiter müssen ‘Zeit’ für Wissensverbreitung erhalten Belohnungen Knowledge-Sharing muss akzeptiert und erwartet werden Anerkennung

Managen von Wissen – Mangelnde Benutzerfreundlichkeit ”Es ist zu schwierig - ich lass’ es bleiben” Eine effektive Unterstützung der Anwender ist notwendig: Nutzen des Systems (aus inhaltlicher und funktionaler Perspektive) Beantwortung traditioneller technischer Fragen

Managen von Wissen – „Hamstern“ ”Ich kann es Ihnen nicht sagen, weil Sie mich dann mit meinem Wissen überrunden können.” Wie diese Einstellung gemindert werden kann: Bei einer Beförderung wird keine Person ‚ersetzt’, Selbstschutz ist nicht notwendig, und eine Motivation für das Hamstern von Wissen ist nicht vorhanden, Sichere Umgebung, innerhalb derer ohne Angst Vorschläge etc. gemacht werden. Commitment auf den Führungsebenen: KM entfaltet sich, wenn Manager als Coach und Mentor auftreten.

Erfolgsfaktoren Information Aktualität der Informationen Vermeiden Information Overload Welche Information will/ braucht die Zielgruppe? Erreicht Information die Zielgruppe? Die Sprache des Kunden sprechen Professionalität der Medien

Qualifikation Ziel: Befähigung der Mitarbeiter zur Arbeit mit einem neuen System. Instrumente: Classroom Based Training Vorteile: hohe Lernintensität, Dialog Nachteile: Informationsverlust (Multiplikatoren), Reisen CBT / IBT Vorteile: eigene Lerngeschwindigkeit, Lernkontrolle Nachteile: Ablenkung, erfordert höhere Konzentration, kein Dialog Teleteaching Vorteile: direkt am Arbeitsplatz, interessante Themenaufbereitung Nachteile: Eigeninitiative, nur begrenzt einsetzbar

Erfolgsfaktoren Qualifikation Kenne die Zielgruppe und die zu lehrenden Prozesse! Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…) Test/Pilotierung der Maßnahmen Gründliche Multiplikatorenauswahl Die Sprache des Kunden sprechen Professionalität der Medien

Erfahrungsaustausch Ziel: Aufbau eines informellen Netzwerkes als “Hilfe zur Selbsthilfe”. Instrumente: Austauschprogramm Vorteile: Ergänzung des Trainings durch Praxisbezug, schnelleres “learning by doing”, Förderung informeller Netzwerke Nachteile: Abwesenheit vom Arbeitsplatz Betriebsunterstützung / Qualitätszirkel Vorteile: Bündelung der Erfahrungen (best practice), direkter Ansprechpartner und Botschafterfunktion für die Entwicklung Nachteile: hohe Personalintensität

Erfolgsfaktoren Erfahrungsaustausch Commitment der Führungsebenen (Zeit, Ressourcen…) Test/Pilotierung der Maßnahmen Speziell Betriebsunterstützung/ Qualitätszirkel: “Den Worten Taten folgen lassen” Regelmäßigkeit

Übersicht: Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Change Management Ansatz einer Situationsanalyse bei MTP KM Einführungsstrategien GCC KPMG Einzelaspekte Managen von Wissen/Wissensnutzung (Accenture) Erfolgsfaktoren (Accenture) Ein Unternehmenswissensmanagementmodell (Arthur Andersen) Rollen der KM-Organisation (Accenture)

Unternehmenswissensmanagement-Modell von Arthur Andersen (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

Rollen der KM-Organisation bei Andersen Consulting (Quelle: Steiger 2000: Wissensmanagement in Beratungsprojekten auf Basis innovativer Informations- und Kommunikationstechnologien: Das System K³)

Fragen, Anmerkungen & Diskussion Stefan.Smolnik@notes.upb.de Carsten.Huth@notes.upb.de gcc.uni-paderborn.de