Workshop zu Groupware und Wissensmanagement

Workshop zu Groupware und Wissensmanagement
Carsten Huth – Stefan Smolnik Vorstellung SS MTP-Regionalleitertreffen Hamburg, 10. November 2001

C. Huth & S. MTP „Wir ertrinken in Informationen und hungern nach Wissen“ (John Naisbitt, *1929) Einleitende Zitate: IDC: „Die in Intranets zu verarbeitende Informationsmenge wird innerhalb der nächsten fünf Jahre um das Zehnfache steigen.“ School of Information Management and Systems (SIMS) der University of California, Berkeley: „In den nächsten drei Jahren werden weltweit mehr Informationen erzeugt als in den letzten Jahren zusammen.“ Immer mehr Informationen; wo bleibt/ist das Wissen? LN: Festplatten in Notebooks: Zigarettenschachtelgröße – 80GB Gescheiterte Fusion DeuBa & Dresdner: Investment Banker von Kleinwort Benson

C. Huth & S. MTP Überblick Vormittag Konzeptionen, Paradigmen und Lösungen im Kontext von Groupware und Wissensmanagement Nachmittag Gruppenarbeit zur Erstellung eines Leitfadens für die Einführung des Wissensmanagements bei MTP Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

Agenda Vormittag Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware
C. Huth & S. MTP Agenda Vormittag Vorstellung & Kontext Einführung zum Thema Groupware Theoretische Basis des Wissensmanagements Einsatzmöglichkeiten von Lotus Notes/Domino im Wissensmanagement Einführung von Wissensmanagement in Organisationen Diskussion Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

C. Huth & S. MTP Agenda Nachmittag Gruppenarbeit: Lösungskonzeptionen für Wissensmanagement bei MTP Zusammenführen der Ergebnisse zu einem Leitfaden für die Einführung des Wissens-managements Abschlussbetrachtungen Überblick über den Vortrag Kurze Motivation ein wenig Theorie Kommerzielle Produkte – Lotus KM Solutions Praxisbeispiele GCC und DeuBa Kurzer Überblick Lotus Notes/Domino Rnext Zusammenfassung & Ausblick

Kontext Papierlose Büroumgebung / Virtuelle Gemeinschaften
C. Huth & S. MTP Kontext Papierlose Büroumgebung / Virtuelle Gemeinschaften Office-Management Computer-basiertes Lehren und Lernen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Content Management der Lehrstuhlwebsite GCC Einsatz in allen Bereichen „We live Groupware“

C. Huth & S. MTP Motivation Wissen ist der entscheidende Produktionsfaktor neben den klassischen Faktoren Arbeit, Rohstoffe und Kapital Wettbewerbsvorteile aus Wissensvorsprung und der Fähigkeit, überlegenes Wissen in marktgerechte Geschäftsprozesse zu überführen Um sich von Wettbewerbern zu unterscheiden und absetzen zu können, spielt der Umgang mit der Ressource Wissen eine immer größere und entscheidendere Rolle. Interne Wissensressourcen und externe Entwicklungen müssen identifiziert und in die internen Prozesse überführt werden.

Eigenschaften von Wissen
C. Huth & S. MTP Eigenschaften von Wissen die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen theoretische Erkenntnisse, praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkung-Zusammenhänge Nicht Daten oder Informationen „angereicherte“ Informationen Kenntnisse, Fähigkeiten, Prozesse Wichtig: Bezug zu Personen/Menschen [Probst et al. 1999]

Matrix der Wissensarten
C. Huth & S. MTP Matrix der Wissensarten Wissen Individuell Kollektiv Implizit IndividuellesWertesystem Innere Einstellung Prozedurales Wissen Persöhnliches Erfahrungswissen Organisatorische Verhaltensregeln Unternehmenskultur Unternehmerische Erfahrungen Explizit Dokumentierbares Fachwissen Deklaratives Wissen Kodifizierbare Erfahrungen Statistisches Wissen Richtlinien, Prinzipien Prozessdefinitionen Verfahren und Methoden Unterschiedliche Wissensarten: Implizit vs. explizit Implizit: kontextspezifisch, eng mit einem Individuum verbunden, durch Experimente und Erfahrungen Explizit: verbalisieren, dokumentieren und kommunizieren, kodifiziertes Wissen, rechnergestützte Verarbeitung Individuell vs. kollektiv Individuell: privates Wissen, auf ein Individuum begrenzt Kollektiv: für mehrere Personen gleichzeitig verfügbar Intern vs. extern Intern: Kenntnis der Fähigkeiten und Know-hows sowie der Stärken und Schwächen Extern: Wettbewerb, Gesetzgebungen und Markttrends

C. Huth & S. MTP Wissensmanagement Accenture: ”Knowledge Management ist der systematische Ansatz, das kollektive Wissen innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Es beinhaltet das Sammeln, das Einordnen, das Verknüpfen, das Strukturieren sowie das Verteilen und Anwenden des Wissens.” Definition von Accenture Diverse Handlungen bzgl. der Ressource Wissen stehen im Mittelpunkt.

Bausteine des Wissensmanagements
C. Huth & S. MTP Bausteine des Wissensmanagements Pragmatische Bausteine Wissens- ziele Wissens-bewertung Feedback Kernprozesse Wissens-identifikation Wissens-bewahrung Wissens-erwerb Wissens-nutzung Aufgliederung des Prozesses Wissensmanagement in 6 Kernprozesse und 2 pragmatische Bausteine Wissensidentifikation: Analyse externen Wissens, Transparenz internen Wissens erhöhen, Mitarbeiter bei der Suche nach Wissen unterstützen Wissenserwerb: Akquisition externen Wissens, Erweiterung der organisatorischen Wissensbasis Wissensentwicklung: Betrachtung von Prozessen, die intern zu neuem Wissen führen, Kontext in allen Unternehmensbereichen schaffen, der die Entstehung von Wissen optimiert Wissensverteilung: Wissen von verteilt operierenden Organisationseinheiten dort nutzbar machen, wo es benötigt wird, uneingeschränkter und effizienter Informations- und Wissensfluss, Individualwissen in Kollektivwissen Wissensnutzung: Barrieren und Hindernisse von Wissensverwendung müssen überwunden werden Wissensbewahrung: angemessene Speicherung und regelmäßige Aktualisierung sowie Selektion und Nutzung adäquater Speichermedien Wissensziele: notwendige Voraussetzung eines strategischen und systematischen Vorgehens Wissensbewertung: Definition geeigneter Indikatoren als Bewertungsmaßstäbe Wissens-entwicklung Wissens-(ver)teilung [Probst et al. 1999]

Typische Probleme des Knowledge Managements
C. Huth & S. MTP Typische Probleme des Knowledge Managements Discovery “Ich weiß was ich suche, aber ich kann es nicht finden!” Collaboration “Wie bringe ich Kollegen und Dokumente in einen Kontext um damit Aktionen abzuleiten?” Expertise “Ich weiß nicht wer mir helfen kann!” Organization “Warum muß ich mich an so vielen unterschiedlichen Plätzen informieren?” „Warum bekomme ich soviele Informationen?“ „Discovery“: Informationsoverkill, von Suchergebnissen, wo fange ich an zu suchen? Stichworte: Portale, Suchmaschinen „Collaboration“: Lotus KM-Strategie „People, Places and Things“, Zusammenbringen von Personen und Dokumenten „Organization“: Notes-Datenbanken, Fileserver, Relationale Datenbanken, ERP-Systeme, Stichworte: Portale, Informationen unabhängig ihrer Quelle zusammenbringen, DeuBa NewsEngine, Discovery Server & K-Station „Quality“: Bewertung, Relevanz, Passt die Information zum Problem? Kann man ihr trauen? „Expertise“: Expertensuche, Wer hilft mir weiter? Wo „sitzen“ die Experten? Stichworte: Awareness, Instant Messaging, Wissenslandkarten, Yellow Pages Quality “Ich habe eine Information, doch wie gut ist sie wirklich?”

Lotus Knowledge Discovery System (1/11) - Strategie -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (1/11) - Strategie - PEOPLE Kollegen Experten Kunden Anbieter Partner PLACES Gemeinschaften Projekte Portale (z. B. K-Station) Lernumgebungen Teamtreffpunkte THINGS Dokumente Datenbanken Kundeninformationen Web-Auftritte Präsentationen KM-Strategie von Lotus/IBM Zentraler Fokus auf People, Places, and Things

Lotus Knowledge Discovery System (2/11) - Struktur -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (2/11) - Struktur - Zusammenbringen zahlreicher unterschiedlicher Quellen: HTML-Seiten, Web-Ressourcen, Filesystem (Dateien), Notes-Datenbanken, Directories (Personen)

Lotus Knowledge Discovery System (3/11) - Discovery Server -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (3/11) - Discovery Server - Erstellen und regelmäßiges Aktualisieren einer Wissenslandkarte („K-Map“) ordnet und gruppiert Dokumente in einer Struktur Generieren von Affinitäten zeigt Beziehungen zwischen Personen und Themen auf Erzeugen von Expertenprofilen bewertet Fähigkeiten und identifiziert Know-how Anwenden spezieller Algorithmen auf Basis von festzulegenden Messgrößen (z. B.: „A hat x mal Dokumente zu diesem Thema veröffentlicht“) liefert Einschätzungen über die Relevanz von Inhalten und Experten Indizierung aller vorhandener Informationen ermöglicht die Suche nach Dokumenten, Personen und Themen K-Map: Wissenslandkarte, Kategorien, Awareness, Relevanzbewertungen Affinitäten Expertenprofile Erfasst sämtliche Arten von Quellen

Lotus Knowledge Discovery System (4/11) - K-Map -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (4/11) - K-Map - Kategorien Suche People, Places, and Things Relevanzbewertung Awareness

Lotus Knowledge Discovery System (5/11) - Affinities -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (5/11) - Affinities - User Profile Affinitäten unterstützt direkte Kontaktaufnahme

Lotus Knowledge Discovery System (6/11) - Kosten -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (6/11) - Kosten - Server für das Lotus Knowledge Discovery System in einer tatsächlichen Produktivumgebung 2-4 Server (Lastverteilung) à 2 oder 4 Prozessoren (aktuelle Generation) 1-2 GB Arbeitsspeicher GB Festplattenkapazität Betriebssystem: MS Windows 2000 Advanced Server Lotus Domino R (für alle Server in einer vorhandenen Domino-Domäne) Sametime-Infrastruktur Lizenzkosten: 199$/User (ab Release 1.1) Testumgebung am GCC: 1GHz Athlon, 512MB RAM

Lotus Knowledge Discovery System (7/11) - K-Station – Überblick -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (7/11) - K-Station – Überblick - Kollaboratives Portal Management/Organisation von persönlichen sowie teambasierten Informationen Virtuelle Plätze für die teambasierte Zusammenarbeit Zusammenarbeit und Kommunikation unabhängig von Lokationen und Funktionsbereichen Portallösung Stand-alone oder mit LDS Integration in IBM WebSphere Portal Server (WPS)

Lotus Knowledge Discovery System (8/11) - K-Station – Architektur -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (8/11) - K-Station – Architektur - Rapid Response Market Intelligence Personal Place Community Places Places Innovation Custom Real Time Awareness/ Instant Messaging Shared Team Workspace Collaboration Services Drei Hauptservices: Portal Services, Collaboration Services, Places Presentation Navigation End User Editing Tools Customizable Portlets Security Portal Services

Lotus Knowledge Discovery System (9/11) - K-Station – Nutzen -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (9/11) - K-Station – Nutzen - Personalisierte Benutzeroberfläche, die sich leicht den eigenen Anforderungen anpassen lässt Vordefinierte Portlets für die Benutzeroberfläche Persönliche Kontakte Persönliche Lesezeichen Plattformunabhängigkeit durch Browser-Zugriff Browser Zugriff ermöglicht besseres Arbeiten für „nomadische“ Mitarbeiter Portlets diverse Notes-Datenbanken bzw. Ansichten Java-Applets Einbindung weitere Ressourcen/Datenquellen

Lotus Knowledge Discovery System (10/11) - K-Station – MyPlace -
C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (10/11) - K-Station – MyPlace - Börsenkurse Berichtsumgebung

C. Huth & S. MTP Lotus Knowledge Discovery System (11/11) - K-Station – Community Places - Diskussionsdatenbank Task-Übersicht/ToDo-Liste (Projekt-) Awareness Berichtswesen

Deutsche Bank AG Knowledge Management – Mehr als nur Technik!
C. Huth & S. MTP Deutsche Bank AG Knowledge Management – Mehr als nur Technik! “Corporate Knowledge Management stellt eine unternehmerische Herausforderung ersten Ranges für die erfolgreiche Marktpositionierung weltweit operierender Finanzdienstleister dar. Die damit verbundene Verantwortung erfordert höchstes Führungsengagement. “ “Diese Herausforderungen können nur durch innovative Message-basierte IKT-Systemarchitekturen gelöst werden, welche die Kommunikation und Kollaboration von Mitarbeitern in koordinierbaren Geschäftsprozessen unterstützen. Derartige IKT-Systeme sind nach strategischen Gesichtspunkten einzuführen. Ihre operative Einführung und Umsetzung muss angesichts der umfassenden Auswirkungen auf Prozessketten an allen Arbeitplätzen in wohldosierten Life-Cycles geschehen.” Expertenworkshop zu db-infopool - Arbeitsbericht GCC Uni Paderborn, Prof. Dr. Ludwig Nastansky Ein falsch adressiertes Dokument verursacht Kosten in Höhe von mehreren Euro (Kosten für ein im Konzern gelesenes Dokument)!

NetFicient (1/6) Groupwarebasiertes Web-Publishing-Tool
C. Huth & S. MTP NetFicient (1/6) Groupwarebasiertes Web-Publishing-Tool Veröffentlichung von Inhalten im organisationalen Intranet oder im Internet Keine Web-Programmierungs- oder Administrationskenntnisse notwendig Verschiedene Datenbankschablonen & vordefinierte Dokumententypen Redaktions- und Wiedervorlageworkflow Entstanden in der Kooperation von Deutsche Bank AG, Lotus Development und Lotus Professional Services Zahlreiche weitere Kooperationspartner, u. a. auch das GCC

NetFicient (2/6) C. Huth & S. Smolnik @ MTP Homepage Datenbank
übersichtliche Menüstruktur mit Hauptkategorien und Unterpunkten Newspanel Datenbank Verweis auf besonders aktuelle Nachrichten PowerPublishing Datenbank zentrale Publishing Komponente Kernkomponenten von NetFicient Homepage zeigen Archiv Datenbank nach Ablauf des Veröffentlichungs- zeitraums werden Dokumente in der Archiv-Datenbank abgelegt Feedback Datenbank pro Website oder Thema

NetFicient (3/6) C. Huth & S. Smolnik @ MTP KnowledgeBase Container
Informationspool mit Genehmigungs- workflow, Abo- und Statistikfunktion Container elektronischer Ordner zum Download von Dateien eTalk Basis für strukturierte und moderierte Diskussionen eTeams Unterstützung für die Kommunikation und Koordination der Projektteams Zusatzkomponenten von NetFicient FAQ dynamische Wissens- datenbank mit integriertem Workflow zur kompetenten Beantwortung aller fachspezifischen Fragen PinBoard das elektronische “Schwarze Brett” für Angebote, Gesuche und sonstige Aushänge

NetFicient (4/6) C. Huth & S. Smolnik @ MTP Dokumente für die
Web Veröffentlichung Agent NewsEngine Meta Ebene: standardisierte Datenstruktur Zeitintervall für den Agenten ... NetFicient NewsEngine NewsEngine saugt automatisiert Informationen aus unterschiedlichen Informationsquellen Publizierung im Internet/Intranet Entstanden u. a. aus einer Diplomarbeit am GCC Agenten relationale Datenbanken Dateien NewsTicker

NetFicient (5/6) C. Huth & S. Smolnik @ MTP
Screenshots aus der den Notes-Datenbanken

NetFicient (6/6) C. Huth & S. Smolnik @ MTP
Homepage zeigen

PAVONE Enterprise Office (1/3)
C. Huth & S. MTP PAVONE Enterprise Office (1/3) Groupware-basiertes and prozessorientiertes Office System Integriertes Korrespondenz-, Office-, Dokument-, Workflow-, Wissens- und Archivmanagement Erweiterte Funktionalitäten für das Prozessmanagement Grafische Definition, Generierung und Pflege von organisationalen Strukturen und Geschäftsprozessen Vollständige Internetintegration Mehr als 15 Enterprise Office GCC GCC Office, GCC Web, GCC Knowledge Pool OrganizationModeler zeigen?

C. Huth & S. MTP PAVONE Enterprise Office (2/3) GCC-OF Office

C. Huth & S. MTP PAVONE Enterprise Office (3/3) GCC Web GCC KM – Knowledge Pool

HyperbolicTree in Ansichten
C. Huth & S. MTP HyperbolicTree in Ansichten Inxight StarTree (ehemals HyperbolicTree) Diplomarbeit am GCC: HyperbolicModeler zur Visualisierung und Modellierung von Notes-Ansichten

Lotus Sametime Synchrone Kommunikation
C. Huth & S. MTP Lotus Sametime Synchrone Kommunikation Komplementär zur asynchronen Kommunikation Client & Server Online-Awareness Chat, IM Video Conferencing Application Sharing Nahtlose Integration in Applikationen, z. B. Mail-File („Who is online?“) Überblick Lotus Notes Rnext

Diskussionsumgebungen – Beispiel SmallTalk
C. Huth & S. MTP Diskussionsumgebungen – Beispiel SmallTalk Überblick Lotus Domino Designer Rnext

Einführung in Topic Maps
C. Huth & S. MTP Einführung in Topic Maps „GPS of the information universe“: Anwendung von Topic Maps auf Informationsmengen kreiert Wissensstrukturen Strukturiertes semantisches Verknüpfungsnetzwerk über große Mengen an Informationen Suchen in Topic Maps = Suchen in Wissensstrukturen Basistechnologie für Wissensrepräsentation ISO-Standard seit Anfang 2000

„Infoglut“ C. Huth & S. Smolnik @ MTP Beispiel GCC
zahlreiche Notes-Datenbanken Informationen sind inhärent semantisch verbunden dies lässt sich aber nicht oder nur unzureichend nutzen Mehrwert durch Topic Maps

Einsatz von Topic Maps C. Huth & S. Smolnik @ MTP
Generierung eines semantischen Verknüpfungnetzwerkes Identifikation von Wissensstrukturen nicht nur kategorisierte Ansichten und Volltextsuche

Exkurs: Aufbau von Groupware-basierten Applikationen
C. Huth & S. MTP Exkurs: Aufbau von Groupware-basierten Applikationen kurze Erläuterung einer Notes-Applikation

Einführung in Topic Maps (1/3): Topics
C. Huth & S. MTP Einführung in Topic Maps (1/3): Topics Ludwig Nastansky eCommerce Deutsche Bank AG Andreas Schmidt Paderborn WI2 - GCC Office Systeme Einführung in die Grundkonzepte von Topic Maps: Topics, Occurrences, Associations Themen, Begriffe, Subjekte prinzipiell alles, was beschrieben werden kann

Einführung in Topic Maps (2/3): Occurrences
C. Huth & S. MTP Einführung in Topic Maps (2/3): Occurrences Ludwig Nastansky eCommerce Deutsche Bank AG Andreas Schmidt Paderborn WI2 - GCC Office Systeme Verknüpfung eines Topics mit dem realen Informationsobjekt, in Notes DocLinks reale Informationsobjekte: Notes-Dokumente, Videos, Sprachannotationen, Zeitungsberichte, ...

Einführung in Topic Maps (3/3): Associations
C. Huth & S. MTP Einführung in Topic Maps (3/3): Associations Ludwig Nastansky eCommerce Deutsche Bank AG Andreas Schmidt Paderborn WI2 - GCC Office Systeme echter Mehrwert Verknüpfungen von verwandten Topics Schaffung von Relationen

Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten Umgebungen (1/3)
C. Huth & S. MTP Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten Umgebungen (1/3) Bisher: Schwache Identifikation von Relationen zwischen Dokumenten in Ansichten und Kategorien Definition von Topic Types und Association Types durch die Analyse von Designelementen in Groupware-basierten Applikationen Masken Ansichten Aufbau eines semantischen Verknüpfungs-netzwerks aus den Dokumenten durch den Einsatz von Topic Maps Mehrwert gegenüber kategorisierter Ansichten und Volltextsuche vereinfachtes Suchen Mehrwerte durch neue Kontexte Generierung neuen Wissens

C. Huth & S. MTP Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten Umgebungen (2/3) Aus Masken und Ansichten werden schablonenartig Topics, Associations, Occurences generiert.

C. Huth & S. MTP Einsatz von Topic Maps in Groupware-basierten Umgebungen (3/3) Vorzüge der Groupware-basierten Umgebung Verteilte Datenbankarchitektur und Replikation Workflow Management Sicherheit- und Zugriffskontrollmechanismen Beispiele: Rollen und Gruppen: Unterschiedliche Aufgaben, Schritte und Fähigkeiten beim Pflegen von Topic Maps können modelliert werden Workflows: Kontrolle von Veröffentlichungs-zeiträumen und veröffentlichten Inhalten Definition von Rollen und Gruppen zur Unterstützung des Managements einer Topic Map Definition von Workflows

K-Discovery-Architekturmodell
C. Huth & S. MTP K-Discovery-Architekturmodell Neben Repositories für die Aufbau- und Ablauforganisation auch eines für die Objekte einer Topic Map aus Performancegründen ein RDBMS Wissensmanagementanwendungen Analyse von Workflows, Identifikation von Prozesswissen

GTME-Architektur TopicMap C. Huth & S. Smolnik @ MTP Content JAVA
Notes Client Web Browser Domino Server TopicMap Konfiguration JAVA Servlet Content Back-end RDBMS Front-ends für Endanwender und Administratoren Native Connector JDBC ORACLE Server TopicMap

C. Huth & S. MTP Prototyp Live-Demo Wohl nicht möglich. 

Prototyp C. Huth & S. Smolnik @ MTP rechts oben Suchmaske
links Anzeige von Topics, Occurrences, Associations rechts unten reale Informationsobjekt

Visualisierungsansatz
C. Huth & S. MTP Visualisierungsansatz unterschiedliche Visualisierungsansätze Inxight StarTree The Brain Cartia

C. Huth & S. MTP „Lessons learned“ Prof. Dr. Fredmund Malik, Management Zentrum St. Gallen, in der WamS ( ): „Wissen kann man nicht managen - nur Mitarbeiter“ Technologieorientierung vs. Organisationsbetrachtungen Zahlreiche Potentiale Fokus sehr technologielastig wichtig ist eine ganzheitliche Sicht Der Mensch steht im Mittelpunkt. Potentiale durch voranschreitende Entwicklungen in allen Bereichen.

Fragen, Bemerkungen und Diskussion
C. Huth & S. MTP Fragen, Bemerkungen und Diskussion Web: Carsten Huth – Stefan Smolnik Universität Paderborn Wirtschaftsinformatik 2 – FB 5 Prof. Dr. Ludwig Nastansky Warburger Str. 100 33098 Paderborn Tel.: / {Carsten.Huth |

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