IT Mehrwert für den Mittelstand

Agenda Ausgangssituation für den Mittelstand IT Systemarchitektur & “Frameworks” für Lösungen Integrationsaspekte Wirtschaftlichkeits- und Nutzenpotentiale Q & A Vorstellung des Aufbaus der Präsentation

Paradigmenwechsel in Geschäftsstrukturen Ein Unternehmen, dessen Unternehmensprozesse – unternehmensweit „end-to-end“ sowie unter Einbezug von Schlüsselpartnern, Lieferanten und Kunden- integriert sind, kann schnell auf alle Kundenwunsche sowie Marktchancen und – Risiken reagieren Sam Palmisano, Chairman IBM Corp. 2003

Ausgangssituation für den Mittelstand Härterer Wettbewerbsdruck Kürzere Marktzyklen Längere Akquisitionszeiten Kurze Produkt- und Technologiezyklen Hoher Bedarf an integrierter Informationsverarbeitung

...trotz Budgetknappheit Meta Group: $ 100 Mrd verschwendet in Projekten und 70% der IT Projekte scheitern oder erfüllen nicht den Anforderungen Standish Group International: 74% aller Projekte werden zu spät oder über Budget abgeschlossen ($ 22 Mrd 1999) Laut Gartner Group verfehlten im letzten Jahr rund 25% der IT-Investitionen die gewünschten Ziele Quelle: KPMG, 2003

Prozesskosten müssen sinken* Steigerung der Effizienz und Reduktion der Kosten 19 27 23 44 47 24 40 26 48 34 46 43 35 60 29 10 20 30 50 70 80 90 100 Gestaltung der unternehmens- internen Prozesse - Steigerung der Prozesseffektivität und -innovation Standardisierung der Geschäftsprozesse Auswertung der Geschäftsprozesse Gestaltung der unternehmens- übergreifenden Prozesse Aufbau einer prozessorient. Ablauf- und Aufbauorganisation Implementierung neuer Standardsoftware (CRM, SCM, etc.) sehr wichtig wichtig Quelle: Computer Zeitung Nr. 34; Angaben in %

Aktuelle Konsolidierungsthemen Quelle: Accenture 2003

Kosteneinsparungen durch IT Systeme Hoch Workflow-Management Dokumenten & Wissensmanagement Elektronische Beschaffung Digitale Signaturen Informationsportale Qualitätssteigerungen Mitarbeiterportale IT-Konsolidierung ERP-Systeme Outsourcing Informationsträger für Mandatsträger Elektronisches Formularwesen Niedrig Hoch Kosteneinsparungen niedrig mittel hoch Quelle: Computerwoche Nr.22, 2003

Viele Zeitanteile ohne Wertschöpfung Typischer administrativer Prozeß * ohne Workflow-Unterstützung Suchen Kopieren Liegen Transport Liegen Transport Erfassen Ablegen Bearbeiten * mit Workflow-Unterstützung Liegen Suchen Liegen Bearbeiten Erfassen Transport Quelle: Unisys, 2003,Wien

Wandel vom traditionellen Betrieb zum „Business on Demand“ Quelle: IBM Corporation, 2003

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IT Architektur - Systembeispiel Nach dem Übergang zu PAVONE Produkte kann hier die Architektur erläutert werden, um in der Nächsten Folie detallierter lediglich das Espresso Framework zu präsentieren.

Lösungen Tools Orga 3rd Party Lotus Domino Knowledge Termine Schnittstellen Tools Projekt Orga Workflow Dokumente Lotus Domino Dienst- -leistungen

Einsatzgebiete Einsatzgebiete Lösungen … Finance Manufac- turing Distri- bution Retail Telecom Gov‘t. Einsatzgebiete Office Projekte CM CRM KG BI … Lösungen

Workflow-Modell in Theorie und Praxis PAVONE ProcessModeler, PAVONE OrganizationModeler Geschäftsprozess Analyse, Modellierung & Definitionswerkzeuge Build time Run time Prozess Instanzierung & Kontrolle Interaktion mit Benutzern und Anwendungs- werkzeugen Workflow Laufzeitsystem Applikations- und IT Werkzeuge PAVONE Lösungen: PAVONE Enterprise Office, PAVONE Sales, PAVONE Customer Relationship Management, PAVONE Change Management, PAVONE Project Management PAVONE Process Engine Prozess Design & Definition Theoretischer Bereich PAVONE Espresso Workflow PAVONE Process Database XML-Datei Prozessdefinition Diese Folie fasst die vorherigen zusammen. Darstellung der theoretischen Aspekte eines Workflows mit den entsprechenden „Pendants“ der PAVONE Espresso Workflow-Umgebung. (Betonung der Flexibilität durch die ProcessEngine, die in Anwendungs-DB eingebaut werden kann, Betonung der verschiedenen PAVONE Lösungen)

Workflow und Dokumentenmanagement als Informationsplattform Bessere Informationsverfolgung und erhebliche Verkürzung der Suchzeiten durch automatische Registrierung des Laufweges Rasche Auskunft über den Bearbeitungsstand und über wichtige Informationen Querverweise zwischen Informationen durch Referenzen Möglichkeit von Auswertungen und Statistiken Erhebliche Zeitersparnis durch verkürzte Suchzeiten und geringere Transport- und Liegezeiten (begrenzt durch parallele Papierakte)

Kernfunktionalitäten Workflow Modellierung und Ausführung : Modellierung von Workflow gesteuerten Geschäftsprozessen, Formulierung von Steuerungsbedingungen Animation: Schrittweises Durchspielen der modellierten Prozesse Simulation: Vergleich von Lösungs-alternativen bei unterschiedlichen Konstellationen Analyse: Auswertung der laufenden Instanzen Graphische Darstellung/Exportfähigkeit

Graphische Darstellung eines Workflow

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Schnittstellenprobleme sind die wesentlichen Reibungsverluste Konkurrierende Zielvorstellungen der Beteiligten Verteilte Verantwortung und Zuständigkeitsgrenzen hemmen die Sicht auf ein gesamthaftes Ziel Unzureichende Delegation führt zu zeitaufwendigen Genehmigungsprozeduren ohne Wertschöpfung Vertikale Arbeitsteilung entfremdet von Arbeitsinhalten Mehrfacherfassung gleicher Information und uneinheitliche Informationsphasen liefern keine Wertschöpfung Medienbrüche und Arbeitsteilung verursachen wiederholte technische und geistige Rüstzeiten

System-Bibliotheken / Schnittstellen U S N E C- A P I Configuration database cnf ... ProjectBuilder ProjectConnect Lotus Notes Win 16/32 Tools SAP.BAPI SAP Microsoft Access DAO Relational PAVONE databases - Format macrware.dll Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel) BAPI OLE 2 Basic Components Solution Components Web API Lotus Notes Script Libraries / JAVA Applets Relational databases ODBC SQL Gateway Office Gateway Workflow Collection Process Engine

Standardisierte System-Schnittstellen Lotus Notes Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel) Office Gateway OLE 2 Relational databases (Microsoft Access, SQL Server) SQL Gateway ODBC SAP.BAPI BAPI SAP

Integration durch vernetzte Lösungen

Höhere Qualität der Ergebnisse durch Integration am Arbeitsplatz Erhöhung der Produktivität durch möglichst freien Zugang zu Information Kostengünstige Migration und Unterstützung der IT-Strategie Einfache Verwendung von Standard-Applikationen und Integration am Arbeitsplatz Weniger Fehlermöglichkeiten und Verringerung der repetitiven Tätigkeiten

Projektmanagement Unterstützung aller Projektphasen: Projektplanung, Projektcontrolling, Datenerfassung, Dokumentenstrukturierung und Dokumentation Skalierbarkeit für jede Projektanforderungen Integrierte Dokumentenverwaltung mit: Workflow- und Versionsmanagement Organisationsweites- und übergreifendes Operieren Webfähigkeit Einfache Implementation in Ihre Systemumgebung Schnittstellen zu Microsoft Project, CA-SuperProject, MQ-Series, Microsoft Office, SAP R/3, etc.

Projektmitarbeiter/-in Anwendungsentwickler/-in Professionelles Projektmanagement für alle Beteiligten in allen Phasen Manager/-in Optimale Ressourcenauslastung Einfache Auswertungen Geringster Schulungsaufwand Übersichtliche Multiprojektsteuerung Projektleiter/-in Transparentes Terminmanagement Intuitives Projektcontrolling Schnelle und einfache Ressourcensteuerung Umfangreiches und automatisiertes Projektreporting Projektmitarbeiter/-in Aktuelle Aufgabenliste Alle Informationen an einem Ort Einfache Bedienung Schnelle Zeit- und Aufwandserfassung Anwendungsentwickler/-in Offenes Design Webfähigkeit Standardisierte Schnittstellen

Projektorientierte Leistungsprozesse

Portale als Integrationsansatz von IT Systemen Unterstützung bestehender Inhalte und Informationen „Single Sign On“ Generierung eines individuellen Arbeitsplatzes Dezentrale Pflege der Applikationen und Inhalte Zentrale Zuordnung von Inhalten und Applikationen zu Benutzergruppen Selektiver Austausch von Informationen aus internen und externen Quellen Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, zwischen Kollegen, Teammitgliedern und Kunden

Projektmanagement & -controlling Beispiel: Portal für Projektmanagement & -controlling

Beispiel: Portal-Places „Platz“-Konzept

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Kosten/Nutzen-Vergleich von Dokumentenmanagement & Workflow Management Systemen (WMF) 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr Betreuung und Administration Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung Infrastrukturkosten Jährliche Infrastrukturkosten Erstschulung der Anwender Lizenzen Beschleunigung Jährliche Infrastrukturkosten Org. & techn. Einführung Laufende Schulung Quelle: KPMG, 2003

Allgemeine Aussagen zum Thema Wirtschaftlichkeit von IT Systemen I Verbreitung: Je mehr Mitarbeiter von der Technologie profitieren, desto höher wird der ROI sein. Wiederholung: Je häufiger die Technologie benutzt wird, desto höher wird der ROI sein (Massenprozess). Kosten: Je kostenintensiver die Aufgabe ist, desto höher wird der Gewinn sein, der sich durch Automatisierung und Standardisierung ergibt. Quelle: KPMG 2003

Allgemeine Aussagen zum Thema Wirtschaftlichkeit von IT Systemen II Wiederverwertung: Je häufiger die Informationen, die im System gespeichert sind, wiederverwertet werden können, desto höher wird der ROI sein. Kollaboration: Je besser die Kommunikationsmöglichkeiten der Mitarbeiter sind, Quelle: KPMG 2003

Integrierte Lösungen als Erfolgsfaktor für Business on Demand im Mittelstand Berücksichtigung von e-Business Informationen aus Prozessen (Workflows) und Projekten Integration aller Tätigkeiten unabhängig von Hersteller und Software in einem Portal Modernste Technologien Unterstützung aller Anwendergruppen

Kurzfristiges ROI durch integrierte Lösungen I Unterstützung aller Ebenen der Wertschöpfungskette Unterstützung von wertorientierte Unternehmensführung („Value-Based“ Management) zur nachhaltige Steigerung des inneren Werts des Unternehmens Einführung bereichsübergreifender Kommunikationsprozesse

Kurzfristiges ROI durch integrierte Lösungen II Konsolidierung durch die hochflexible Integrationsfähigkeit z.B von Workflow- und Projektmanagement Wandel von Kunden-Lieferantenbeziehung zu einer partnerschaftlichen Organisation durch Knowledge Management Analyse und pro-aktives Eingreifen in Unternehmens-prozessen Ganzheitliche Lösungen

Diskussion – Q&A http://gcc.uni-paderborn.de http://www.pavone.com