Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 3 (02.06.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dozent: Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Projektabschluß

Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projekt- Ergebnis Projekt-Prozeß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

Was ist im Rahmen der Projektabschlussphase zu tun? Workshopteil Dokumentation des Projektverlaufs Bug-Fixing Integration der Module zu einem Gesamtsystem Abnahme / Übergabe des Projektes Tests Probelauf Marketing Ist-Soll-Vergleich Ressourcen zurückführen Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte

Warum Projektabschluß-Phase? Projekte sind zeitlich begrenzt Festgelegter Anfangstermin Festgelegter Endtermin Projektmitarbeiter ggf. auch Geräte/Maschinen werden für andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der Meilenstein „Übergabe“ das formale Ende des Projektes a Projektabschluß-Phase muss rechtzeitig geplant werden

Projektabschluß Ziel: Erfolgreicher Abschluß des Projektes Formaler Projektabschluß Abschluß der Projekt-Dokumentation Abschlußpräsentation Projektabnahme durch den Auftraggeber Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit Abschlußanalyse Erfahrungssicherung Lessons learned

Projektabschluß-Dokumentation Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projekt-Abschlußbericht Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes Adressat: Lenkungsausschuss/Projektbüro Abschluß- bericht Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich Nach Wichtigkeit zusammenstellen „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen

Abschlußpräsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Darstellung: Ziele – Ergebnisse Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick) Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz Intensive Vorbereitung Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern

Projektabnahme Abnahmeverfahren Alternativen Festlegung zu Beginn des Projektes (!) Durchführung am Ende des Projektes Alternativen Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab

Abnahmetest Wird z.B. bei Softwareprojekten durchgeführt Ohne formale Abnahme kein Projektabschluß Wird z.B. bei Softwareprojekten durchgeführt Überprüfung der Anwendung Installation und Tests in Testumgebung _ Plausibilität der Ergebnisse prüfen Vollständige Funktionalität? Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)? Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen? Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch? Vollständigkeit der Dokumentation? Auftraggeber ist verantwortlich: Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten §§ Verantwortung AG PL

Faktor "Mensch" beachten! Ressourcen-Freigabe Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Rechner etc.) sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen Faktor "Mensch" beachten!

Nachbetrachtung der Projektarbeit Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig: Erfahrungen sind noch „frisch“ Aktivitäten Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung Identifikation von Restaufgaben Kritische Würdigung und Bewertung „Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern

Nachkalkulation Ziele Vorgehensweise Finanzielles Projektergebnis feststellen Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projektes Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln Vorgehensweise Gegenüberstellung: tatsächliche - geplante Kosten Auf Ebene der Einzelaktivitäten (sehr genau, aber auch sehr aufwendig) Auf Ressourcenebene Konzentration auf die Hauptabweichungen Plan Ergebnis

Kostenabweichungsanalyse Analyse und Bewertung der festgestellten Abweichungen Feststellung der Ursachen Ableitung von Maßnahmen (Vorschlägen) für zukünftige Projekte

Wirtschaftlichkeitsanalyse „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“ ist Bestandteil des Projektauftrages Nachträgliche Kontrolle kommt häufig zu kurz! Ziel: Aufzeigen von Abweichungsursachen _ Verbesserung der zukünftigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Potentielle Ursachen für Abweichungen Erhöhte Entwicklungskosten aufgrund von Änderungen bzw. zusätzlicher Anforderungen Erwartetes Einsparvolumen (z.B. Personal) tritt nicht ein Verspäteter Markteintritt _ verspäteter bzw. kein ROI Ggf. Wirtschaftlichkeitsanalyse später wiederholen Achtung in der Einführungsphase häufig Mehrbelastung!

Projekt-Abschlußbesprechung Kritische Bewertung und Würdigung Projektleitung Projektorganisation Projektergebnis Zusammenarbeit Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierig-keiten und Planabweichungen „Feedback-Fragebogen“ zum Projekt Ideal mit anschließendem Abschluß-Event

Lessons learned (Essenz der Erfahrungen) Projektidee + früher heute Projektidee + Lessons learned alter Projekte Projektidee Initiali- sierung Initiali- sierung Projektauftrag Projektauftrag Planung Planung Projektplan Projektplan Durch- führung Durch- führung Projektergebnis Projektergebnis Ab- schluß Lessons learned für neue Projekte

Beispiel: Projektabschluß Großprojekt „Datum 2000“ Abschlußbesprechung mit Erfahrungs-sicherung des Projektteams (Ergebnis-NS) Fragebogen: Projektbeurteilung für die Teammitglieder (Dokument)

Projektabschluß mit MS Project 2002 Erstellung von Projektberichten (ca. 30 Varianten): Ansicht a Berichte ...

Referat 5: Gemeinsamkeiten von Projektmanagern und Trainern Welche Gemeinsamkeiten haben Projektmanager und Trainer? Arbeitsmaterial: Stefan König: „Projektmanager und Sportspieltrainer: Zwei Seiten einer Medaille?“; Projektmanagement 01/2002 Termin: 02.06.2003