Meeting ByMedConnect Neuherberg, 2-3-2011

Agenda 10.00 Top 1 Willkommen und Einleitung 10.30 AP 2 Anwendungsszenarien und Datenelemente 11.45 AP 3 Informationsmodell 12.30 Mittagspause 13.45 AP 4 Systementwicklung 14.30 AP 6 Evaluationskonzept 14.45 Kaffeepause 15.00 AP 1 Projektmanagement u. Öffentlichkeitsarbeit 15.20 Sonstiges 15.55 Zusammenfassung, nächste Schritte

Willkommen und Einleitung Vorstellungsrunde Protokoll des letzten Treffens + Agenda Status ProRec-de /EuroRec (Prof. Engelbrecht) Überblick über die derzeitigen Rahmenbedingungen (Dr. Jedamzik)

Projektziele Evaluierung des ASTM CCR Standards und des ISO/EN 13606 Standards in Zusammenarbeit mit der GOIN-Ärzteschaft Ein mit den Ärzten in der Region abgestimmter Datensatz basierend auf den o.g. Standards am Beispiel Arztbrief Entwicklung einer Kommunikationslösung zur Verbesserung der Sektor übergreifenden medizinischen Versorgung am Beispiel Arztbrief Erstellung, Implementierung und Pilotierung des Kommunikationsmodells

Arbeitsplan 3/2011

AP2 Anwendungsszenarien und Datenelemente Bericht zum BMBF geförderten Projekt: Spezifikation und prototypische Implementierung eines „Metadata Repository“ für die klinische und epidemiologische Forschung in Deutschland (Prof. Stausberg) Benutzerintegration (Fr. Hildebrand) ByMedConnect Datensatz (Hr. Demski) Freitextanalyse (Hr. Diekmann) Nächste Schritte und Diskussion (Hr. Demski)

AP2 Benutzerintegration Ziel: Abgestimmter Datensatz für die Arztbriefübermittlung Partner: GO IN Ärztenetz / Hr. Jedamzik Analyse von Arztbriefen Vorortbesuche bei den Ärzten Arztinterviews Erstellung von medizinische Einsatzszenarien Erstellung eines Fragebogens „Wunschkonzert“ mit Ärzten Workshop mit Ärzten Bericht: Szenarien und Datenelemente Vers. 1.0.2

AP2 Benutzerintegration - Arztinterviews Ziel: Ist-Status evaluieren, Wünsche der Ärzte an das System eruieren Ergebnis Ist-Status Patientenakten werden papierbasiert verwaltet Alle Praxen benutzen ein computerbasiertes System zur Abrechnung und Patientenverwaltung Ankommende Arztbriefe und Befunde werden in der Patientenakte abgelegt Wünsche an das System Ärzte wünschen eine strukturierte Datenübertragung Ärzte sind von Anfang an einzubinden; „fertige Lösungen“ finden keine Akzeptanz „Andockstellen“ für andere System (z.B. Kassenärztliche Vereinigung mit KVB Safenet, PVS-Hersteller)

GO IN- Ambulanz In der GO IN Ambulanz sind über 50 Ärzte tätig Die in der GO IN Ambulanz erhobenen Daten müssen per Hand in das eigene System übertragen werden Meist werden nur die Abrechnungsdaten (Abrechnungsziffer, Untersuchungsergebnisse) in das eigene System übernommen Patienten verstehen nicht, warum bei einer Überweisung in die Klinikambulanz relevante Untersuchungen erneut durchgeführt werden

AP2 Benutzerintegration - Fragebögen 84 Fragebögen wurden ausgewertet 85 % der befragten Arztpraxen verwalten ihre medizinischen Daten papierbasiert 17 % der befragten Praxen verfügen über keinen Internetanschluss an einem Rechner, der mit dem Praxisnetzwerk verbunden ist. 59 % der Arztpraxen die sich an der Umfrage beteiligten verfügten jedoch über einen dezidierten Anschluss zu einem Labordienstleister, dessen angeforderte Daten direkt ins Praxisverwaltungssystem übernommen werden können 58 % der Beteiligten wünschen sich strukturierte Informationen, um die Qualität der Behandlung verbessern zu können Juristische Rahmenbedingungen bzgl. der Haftpflicht bei digitalisierten Krankenakten fehlen

AP2 Benutzerintegration: „Wunschkonzert“ Jan. 2010 Ziel: Wünsche der Ärzte an die „Kommunikation“ zu eruieren Workshop mit 9 Ärzten (Haus - und Fachärzten) mit einer offenen, geleiteten Gesprächsrunde Wünsche: Vorliegen von Vorergebnissen zum Zeitpunkt des Patientenbesuchs Strukturierte Daten Interpretierte Bilder (Hausärzte) Unterstützung der Eingabe durch Textbausteine und Spracherkennung Abrechnungsmöglichkeit der elektronischen Übertragung

AP2 Benutzerintegration: Workshop mit Ärzten Dez 2010 Ziel: Abstimmung des Datensatzes für die Arztbriefübermittlung Ablauf Projektdarstellung Präsentation der Umfrageergebnisse Präsentation des Datensatzes (allgemeine Inhalte) Vorstellung des Archetypkonzeptes Archetypdiskussion mit Mindmaps (Strukturierter Datensatz) Die Ergebnisse wurden positiv aufgenommen und der Datensatz diktiert und angepasst

AP2 Anwendungsszenarien und Datenelemente Bericht zum BMBF-geförderten Projekt "Spezifikation und prototypische Implementierung eines Metadata Repository für die klinische und epidemiologische Forschung in Deutschland" (Prof. Stausberg) Benutzerintegration (Fr. Hildebrand) ByMedConnect Datensatz (Hr. Demski) Freitextanalyse (Hr. Diekmann) Nächste Schritte und Diskussion (Hr. Demski)

AP 3 Informationsmodell Informationsmodell (Hr. Demski) Archetyperstellung CCR-de (Hr. Breier) Status 13606-Community und OpenEHR (Hr. Demski) Nächste Schritte und Diskussion (Hr. Demski)

Status PVS (Hr. Jedamzik) Vorstellung des Systementwurfs (Hr. Demski) AP 4 Systementwicklung Status PVS (Hr. Jedamzik) Vorstellung des Systementwurfs (Hr. Demski) Demonstration Datenimport (Hr. Veseli) Nächste Schritte und Diskussion (Hr. Demski)

AP 6 Evaluationskonzept Status und Diskussion des Evaluationskonzepts (Fr. Hildebrand) Nächste Schritte (Fr. Hildebrand)

AP 6 Evaluationskonzept Erstellung des Evaluationskonzept Betriebskonzept des Piloten Erstellung von Schulungsunterlagen Erstellung von Materialien Zur Einbindung der Patienten Zur Evaluierung Nächste Schritte

Evaluationskonzept Basiert auf: Pirkko Nykänen, Jytte Brender, Elske Ammenwerth, Jan Talmon, Nicolette de Keizer, Michael Rigby, Guidelines for Good Evaluation Practices in Health Informatics. Version: 0.16 November 30, 2008. available at: http://iig.umit.at/efmi (last access: 2-2010) 1.Phase: Voruntersuchungen 2.Phase: 1. Studienkonzept 3. Phase: Umsetzung des Konzeptes 4. Phase: Detaillierter Plan 5. Phase: Durchführung der Evaluation 6. Phase: Endphase der Evaluation

Evaluation der erstellten Kommunikationslösung Die Evaluation soll sowohl die Implementierung unterstützen als auch Nutzen evaluieren Inhaltlicher Nutzen hat die richtige Person die richtige Information in der richtigen Form zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort erhalten Die wesentlichen Informationen sollten bereits bevor der Patient im Sprechzimmer sitzt am Rechner des Arztes verfügbar sein

Wünsche der Ärzte an die übermittelte Dokumentation

Voruntersuchungen Was ist herauszufinden Informationsbedarf Wer sind die Betroffenen? Rahmenbedingungen des Piloten Wie können wir die zu erfragenden Parameter erheben? Gibt es limitierende Faktoren es bei der Durchführung der Evaluation? Welche? Sind ethische, rechtliche oder moralische Aspekte zu beachten? Benutzeranalyse ByMedConnect Workshop: Datentransfer zwischen den Ärzten Analyse der Szenarien Fragebogen: Verfügbarkeit von Informationen im Rahmen der Patientenbehandlung ByMedConnect Workshop: Zu kommunizierende Daten

AP 5 Betriebskonzept des Piloten Voraussetzung: Erfolgreiche Durchführung der Labortests Teilnehmer: ca. 10 Arztpraxen, Klinikum Ingolstadt, GO IN Ambulanz Zeitrahmen: Ende 2011 – Ende 2012 Ablauf Schritt 1: Praxen mit gleichen Praxisverwaltungssystemen Schritt 2: Praxen mit unterschiedlichen Praxisverwaltungssystemen Vorbereitungen Informationsmaterial für Ärzte, Arzthelferinnen, Patienten Schulung der Teilnehmer 23

AP 6 Evaluation – Patientenfragebogen - Beispielfragen Ändert sich die Zeit, die der Arzt für den Patienten hat? Ändert sich etwas am Patient/Arztverhältnis? Hat der Arzt zulange nach den notwendigen Daten gesucht? Dauerte die Behandlung länger als sonst? Fragen zum Arztbrief Erhalten Sie regelmäßig eine Kopie des Arztbriefes? Lesen Sie diese (immer, oft, manchmal, fast nie, nie) Verstehen Sie dessen Inhalte? Falls der Patient eine Kopie des Arztbriefes erhält Finden Sie es gut, eine Kopie des Arztbriefes zu erhalten? 24

AP6 Evaluation – Arztfragebogen - Beispielfragen Haben sich Veränderungen im Arbeitsablauf ergeben? Falls ja, welche Akzeptanz / Zufriedenheit des Arztes mit den „Veränderungen“ Stehen die übertragenen Daten rechtzeitig zur Verfügung? Vollständigkeit der übermittelten Informationen Datenmenge Datenqualität Struktur der übermittelten Informationen Zufriedenheit mit der Darstellung Zufriedenheit mit dem Versenden der Daten Ändert sich etwas am Arzt-/Patientenverhältnis? 25

AP6 Evaluation – Technische Eigenschaften - Beispiele Funktionalität Bediensicherheit Weitergabe/Kontrolle der Daten Datenschutzaspekte Sicherheit der Daten bei Stromausfall/Geräteausfall Sichere Übertragung Bedienbarkeit Benachrichtigung bei Fehlfunktion? Handhabbarkeit der Daten Schulung 26

AP 5/6 Pilotierung und Evaluationskonzept - Nächste Schritte Pilot- und Betriebskonzept werden detailliert Einbeziehung des Datenschutzverantwortlichen Auswahl der Praxen für die erste Stufe des Piloten Konzept zur Einbindung der GO IN Ambulanz wird erstellt Abstimmung mit dem Krankenhaus Ingolstadt Ausarbeitung des Evaluationskonzeptes Definition und Erstellung des Informationsmaterials der Schulungsunterlagen des Evaluationsmaterials

Kaffeepause

AP 1 Projektmanagement u. Öffentlichkeitsarbeit Projektstatus (Fr. Hildebrand) Kooperationen (Hr. Demski) Öffentlichkeitsarbeit (Fr. Balint) Diskussion (Fr. Hildebrand)

Projektergebnisse AP1 Zeit- und Arbeitspläne a Monat 3 Zwischen- und Endberichte a Monat 18, 24, 36,44 Veröffentlichungen a Monat 12, 24, 40 AP2 Einsatzszenarien a Monat 5 Szenarien und Datenelemente a Monat 18 Datensatz für den Piloteinsatz a Monat 19 Handbuch zum Einsatz des CCR in Deutschland Monat 24 AP3 Informationsmodell für eine Kontinuität in der medizinischen Behandlung Monat 24 AP4 Anforderungsanalyse a Monat 5 Integration der vorhandenen PVS und KIS Systeme Monat 22 Demonstrationsprogramm Monat 23 AP5 Betriebskonzept a Monat 6 Pilot Monat 29 AP6 Evaluationskonzept a Monat 8 Auswertung der Evaluation Monat 42 Wissenschaftliche Analyse und Bewertung Monat 43

Arbeitsplan 3/2010

Arbeitsplan 3/2011

AP 1 Projektmanagement - Status Planung und Durchführung von Projekttreffen 14-tg Telefonkonferenzen Bilaterale Treffen (Vorortbesuche) 2 Projekttreffen Administrative Koordination Information der Projektpartner Berichtswesen Protokolle Zwischenbericht Projektberichte

Öffentlichkeitsarbeit Veranstaltungen Veröffentlichungen Werbemaßnahmen (vorgenommen und erreicht) Handzettel Internetportal Statistiken

Veranstaltungen Herr Demski und Herr Brass Med-e-Tel 2010  Ort Luxemburg 14.-16.04.2010  Herr Demski gmds Workshop am 19. April 2010 in Berlin Herr Jedamzik und Herr Demski conhIT Virtual Market Place (Berlin, 20.- 22. April 2010) Herr Jedamzik hat das ByMedConnect Projekt bei einem Treffen in der Gematik vorgestellt Herr Engelbrecht EFMI STC 2010 Seamless Care – Safe Care Reykjavík, Iceland, 2.–4. Juni 2010

Veranstaltungen in diesem Jahr Vom 4. – 7. April 2011 Teilnahme an der CONHIT 2011 Veranstaltungsort: Berlin, Deutschland Herr Demski hält einen Vortrag im Rahmen eines Workshops der GMDS- Arbeitsgruppe „Standards für Interoperabilität und elektronische Gesundheitsakten“ (Priv.-Doz. Dr. Bernd Blobel [Regensburg]) Vom 13.-15. April 2011 Teilnahme an der EFMI STC 2011 Conference Veranstaltungsort: Laško, Slovenia Poster eingereicht Vom 26.-29. September 2011 Teilnahme an der 56. GMDS-Jahrestagung Veranstaltungsort: Mainz, Deutschland Unterschiedliche Beiträge werden eingereicht

2010 - Veröffentlichungen (1) Applying Standards in Cross-sector Communication for an Integrated Health Environment  H. Demski, C. Hildebrand, A. Brass, S. Jedamzik, R. Engelbrecht Vortrag mit Veröffentlichung in  *Zeitschrift Global Telemedicine and eHealth Updates: Knowledge Resources, Vol. 3  Med-e-Tel 2010  (Luxemburg  14.-16.04.2010) Health Data Management with an Archetype Driven EHR System in Low Ressource Environments (EHRFlex) A. Brass1, D. Moner2, C. Hildebrand1, M. Robles2 Med-E-Tel Luxembourg 14.-16.04 (Paper + Vortrag)

2010 - Veröffentlichungen (2) Sektorübergreifende Kommunikation für ein integriertes Gesundheitswesen A. Brass, H. Demski, C. Hildebrand, R. Engelbrecht, S. Jedamzik eHealth 2010 Wien 06-07.05: (Tagungsband der eHealth2010: Health Informatics meets eHealth + Vortrag) Improvement of Cross-Sector Communication for an Integrated Health Environment H. Demski, C. Hildebrand, A. Brass, S. Jedamzik, R. Engelbrecht EFMI STC 2010 Seamless Care – Safe Care Reykjavík, Iceland, 2.–4.06. 2010 (Paper + Vortrag)

2010 - Veröffentlichungen (3) Standardized and Flexible Health Data Management with an Archetype Driven EHR System (EHRflex) A. Brass, D. Moner, C. Hildebrand, M. Robles EFMI STC 2010 Seamless Care – Safe Care Reykjavík, Iceland, 2.–4. 06. 2010 (Paper + Vortrag) ByMedConnect – Einsatz standardbasierter Verfahren zur Verbesserung der sektorübergreifenden Kommunikation H. Demski, C. Hildebrand, A .Brass, S .Jedamzik, R. Engelbrecht, Workshop GMDS Mannheim, September 2010

Veröffentlichungen (4) Erhebung interoperabler medizinischer Daten basierend auf ISO/CEN 13606 Archetypen A. Brass, D.Moner, C. Hildebrand, M .Robles, H .Demski, Workshop GMDS Mannheim, September 2010

Werbemaßnahmen Erstellung von Werbe- und Informationsmaterial - Handzettel sind fertig und wurden bei entsprechender Gelegenheit an Ärzte und Interessenten verteilt Das Internetportal ist aufgebaut worden und wird ständig aktualisiert und gewartet Es gibt einen internen Bereich, der durch Kennwort geschützt ist Die Seiten sind zweisprachig (Deutsch und Englisch) Eine nützliche Suchfunktion wurde eingebaut

Internetportal - Statistiken (1) Ein Betreiber einer Webseite möchte natürlich auch wissen, wie es um die Besucherzahlen steht. So gibt es Programme die Zugriffstatistiken erstellen, die das Surfverhalten der Besucher leichter nachvollziehbar macht. Wir benutzen das Programm „Awstats“ dafür.

Internetportal - Statistiken (2) Zugriffe 2010

Internetportal - Statistiken (3) Besucher: domains und Länder

Sonstiges Weitere (Kooperations-)möglichkeiten für ByMedConnect (Prof. Engelbrecht) Diskussion Personal Health Record (Prof. Engelbrecht) Diskussion ByMedConnect Workshop (Fr. Hildebrand) Sonstiges Zusammenfassung, nächste Schritte Nächstes Treffen : 21. oder 26. Okt. 2011 oder 9. oder 11. Nov. 2011

ByMedConnect Workshop Inhalt /Thematik CCR ISO EN13606 + DCM Open Source Verschiedene Lösungsansätze (EFA, ELGA, VHITG,…) 1 Tag / 2 Tage Umfang Datum

Zusammenfassung, nächste Schritte Ergebnisse Nächste Schritte Nächstes/e Treffen

und eine gute Heimfahrt Vielen Dank und eine gute Heimfahrt