LISUM Agentur für Prozessberatung PROJEKTMANAGEMENT Baustein 4 LISUM Agentur für Prozessberatung

Planung und Umsetzung konkreter Maßnahmen Standortbestimmung Planung und Umsetzung konkreter Maßnahmen Interne Evaluation Ziele formulieren Bestandsaufnahme ü Auswahl von Maßnahmen Leitbild ü LISUM Agentur für Prozessberatung

Was ist Projektmanagement ? Projektzielformulierung Übersicht Was ist ein Projekt ? Was ist Projektmanagement ? Projektzielformulierung Controlling Projektstrukturplan Netzplan (NP) Arbeitspläne LISUM Agentur für Prozessberatung

LISUM Agentur für Prozessberatung Was ist ein Projekt ? Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes Vorhaben, das keine Routinetätigkeit ist. Kennzeichen von Projekten: Klare Zielsetzung Zeitlich klare Abgrenzung [Anfang und Ende stehen fest] Hoher Grad an Komplexität Beteiligung mehrer Personen/Gruppen Projektspezifische Organisation LISUM Agentur für Prozessberatung

LISUM Agentur für Prozessberatung Phasen eines Projekts Die vier Phasen eines Projekts: Definition Planung Aktion Abschluss Zielklärung Rahmen definieren Voraussetzungen klären Aufgaben strukturieren Aktivitäten koordinieren und zeitlich planen Aufgaben und Rollen im Projektteam klären Steuerung Kommunikation Information Auswertung LISUM Agentur für Prozessberatung

„Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon“ Phasen eines Projekts Die Praxis sieht häufig so aus: ? Definition Planung Aktion Je mehr Zeit Sie in die ersten beiden Phasen der Definition und der Planung investieren, desto größer ist die Erfolgschance Ihres Projekts. „Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon“ LISUM Agentur für Prozessberatung

Was ist Projektmanagement ? Projektmanagement bedeutet, die Elemente eines Planungsprozesses in eine angemessene Reihenfolge zu bringen. Vorgehen Kosten Ziele Zeitaufwand Personal Termine Kontrolle LISUM Agentur für Prozessberatung

Was ist Projektmanagement ? Die Stärken der Methode liegen darin, dass die richtigen [notwendigen] Fragen zur richtigen Zeit gestellt werden. Außerdem in der Überschaubarkeit [durch Visualisierung] Möglichkeit der Kontrolle Zielorientierung Abwägbarkeit hinsichtlich des Aufwandes Transparenz [und damit möglichen Akzeptanz] Selbsttragfähigkeit [macht inhaltliche Schwächen offenbar und korrigierbar] LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

Projektthemen auswählen Möglichkeit [deduktiv]: Leitbild Konkrete Ziele [unter Beachtung der Bestandsaufnahme] 2. Möglichkeit [induktiv]: Bestandsaufnahme Konkrete Ziele [unter Beachtung des Leitbildes] LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

LISUM Agentur für Prozessberatung Was ist ein Ziel ? Ein Ziel ist die gedankliche Vorwegnahme eines gewünschten Zustandes, der in der Zukunft liegt. I S T M E I L N S T M E I L N S T P R O J E K T Z I L L E I T B D Bestands-aufnahme Projekt- ziel Organisationsziel 30.04.05 30.06.05 30.9.05 30.10.05 30.06.08 LISUM Agentur für Prozessberatung

Projektziele formulieren S M A R T PEZIFISCH ESSBAR KZEPTIERT EALISTISCH ERMINIERT Ziele sind grundsätzlich schriftlich zu fixieren! LISUM Agentur für Prozessberatung

LISUM Agentur für Prozessberatung Ziele formulieren Checkliste Kriterium Ja Nein Spezifisch, Konkret [kein Spielraum für Interpretationen] O Messbar, überprüfbar Akzeptiert, wertvoll, von allen mitgetragen Realistisch, erreichbar Terminiert Mit eigener Leistung erreichbar, unter eigener Kontrolle LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Projektstrukturplan (PSP) ? 1. Phase: Brainstorming LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Projektstrukturplan (PSP) ? 2. Phase: Ordnen Verschiedenheit z e r g l i d u n LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Projektstrukturplan (PSP) ? 3. Phase: Markieren ? bedeutet: unklar bedeutet: umstritten LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Projektstrukturplan (PSP) ? 4. Phase: Zeitbedarf und Kosten schätzen 6 1 3 5 2 6 2 4 3 1 LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Projektstrukturplan (PSP) ? 5. Phase: Projektstrukturplan LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Netzplan (NP) ? 1. Phase: Aufbaulogik nacheinander z e i t g l c h Ziel LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Netzplan (NP) ? 2. Phase: Termine abstimmen April Mai Juni Juli August September Oktober November Ziel LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Netzplan (NP) ? 3. Phase: Personen zuordnen April Mai Juni Juli August September Oktober November A+K A A+K K+R R+L+S Ziel A+K+L L+B L+B N N LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie entwickelt man einen Netzplan (NP) ? 4. Phase: Arbeitsübersicht April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Summe A 4 6 9 7 40 K 11 42 L 10 5 49 B 25 N 12 8 3 35 R 31 S 20 37 32 51 242 LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

LISUM Agentur für Prozessberatung Arbeitsplan Wer? Wann? Was? Geplante Zeit Gebrauchte Zeit A K L B N R S LISUM Agentur für Prozessberatung

Wie funktioniert Projektmanagement ? Thema/ Problem Projektziel-formulierung Controlling Projektstruktur-plan (PSP) Arbeitspläne 1. Brainstorming 2. Ordnen 2. Terminabstimmung 3. Markieren Netzplan (NP) 1. Aufbaulogik 4. Zeit und Kosten schätzen LISUM Agentur für Prozessberatung

Controlling Phasenkonzept Ziele, Projektplanung, Meilensteine erstellen Hilfsfragen Durchführung bis zum nächsten Meilenstein Gibt es Abweichungen? Kontrolle: SOLL-/IST-Vergleich: Abweichungen feststellen Beurteilung der Bedeutung der Abweichung Welchen Einfluss hat die Abweichung? Daten und Fakten abweichungsbezogen zusammentragen Was sind die Fakten ? Analyse der Ursachen für die Abweichung Warum trat die Abweichung auf ? Lösungs- und Steuerungsmöglichkeiten erarbeiten Was könnten wir tun ? Auswahl der sinnvollsten Maßnahmen – Planung revidieren Was werden wir tun ? LISUM Agentur für Prozessberatung