Abschlussprojekt  Planung, Durchführung und Auswertung eines Gesundheitstages - eine Hilfestellung – 10.09.2010

Kerstin Schwarz, Finanzamt Mitte- Tiergarten vorgestellt von: Kerstin Schwarz, Finanzamt Mitte- Tiergarten Silke Voges, Bezirksamt Treptow- Köpenick Stefan Kirchner, Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung Thomas Kraneis, Der Polizeipräsident in Berlin

Inhalt Planung und Vorbereitung Durchführung Auswertung des Gesundheitstages Unterlagen: Handout der Präsentation Muster eines Organisationsplanes Muster für Feedbackbogen Checkliste

1.Gründliche Planung und Vorbereitung Auftraggeber (AG) Wer ist Auftraggeber? (von der Idee zum genehmigten Projekt/Auftrag)  mögliche AG: AGM/ASA, Hausleitung Wer sind Verhandlungs- und Kontaktpartner? (unmittelbare Ansprechpartner und wer legitimiert Entscheidungen )

Festlegung eines/einer Verantwortlichen für die Erfüllung des Auftrages  Wer hat den Hut auf ?  personelle Unterstützung erforderlich ?  ggf. Bildung einer Arbeits-/Projektgruppe  Arbeitsregeln abstimmen ( z.B. Kompetenzen, freigestellt?) 5

Ziel/ Ziele des Gesundheitstages definieren  Was soll mit dem GT erreicht werden? z.B. Präsentation des behördlichen Gesundheitsmanagements ( Werbung in eigener Sache; Vorstellen der handelnden Personen und deren Zuständigkeiten  bekannt machen; Vorstellen von geplanten und durchgeführten Projekten (z.B. Audit, Mitarbeiterbefragung ) und Maßnahmen ( z.B. vorhandene und neue Bewegungsangebote ) des behördlichen Gesundheitsmanagements, mit den Beschäftigten ins Gespräch kommen  Entgegennahme von Wünschen und Anregungen; Förderung der hausinternen (Unternehmens-) Kultur evtl. ein Tagesmotto festlegen: Präsentation und Sensibilisierung für bestimmte Schwerpunktthemen, Handlungsfelder unter Berücksichtigung des demografischen Aspekts und der sozialen Zusammensetzung der Behörde ( Alter, Frauen, Männer - Gesundheit), definierte Handlungsschwerpunkte 6

Finanzielle Ressourcen feststellen  Stehen Finanzen zur Verfügung ? Wie viel ?  Ansatz im Haushalt (ggf. Ausgabetitel für zukünftige Planungen einrichten) 7

Materielle Ressourcen feststellen und erst einmal sichern ! Ort: Wo soll das Ereignis stattfinden ( DG, Saal, außen oder/und innerhalb) ? Räume/weitere Örtlichkeiten ermitteln und reservieren! notwendige Technik (Kabel, Verlängerung, Verteiler, Verstärkeranlage sichern ) Ausstattung: Tische, Stühle, Liegen ermitteln und sichern!  Alternativplanung hier mit einfließen lassen (Ersatzräume, Schlechtwettervariante etc.)

Zeitplanung: Gibt es bereits terminliche Vorgaben?  Termin festlegen und abstimmen mit AG (Beachte: Berücksichtigung des regulären Dienstbetriebes  Sprechstunden, Sitzungstage; Ferien/Haupturlaubszeit; Teilzeitbeschäftigungen; Termine der Akteure beachten - Begrüßung/Eröffnung des GT) Zeitplanung über den zur Verfügung stehenden Gesamtzeitraum erstellen  Phasen/Etappen festlegen und deren Zeiträume planen: 0. allgemeine Organisation (s. Folien 4 bis 8) I. Ideenfindung (Brainstorming), II. Akquise der Anbieter, III. Bewerten und Auswahl realisierbarer Angebote, IV. Detailplanung (heiße Phase) V. Durchführung und VI. Auswertung des Gesundheitstages ( nach dem GT ist vor dem GT ) 9

Wie kann die Zielstellung erreicht werden ? Phase I: Ideenfindung Wie kann die Zielstellung erreicht werden ? Brainstorming in der Arbeits-/Projektgruppe: Unter Berücksichtigung von Ziel und Motto alle Anbieter, alle Aktivitäten und Maßnahmen sammeln, ordnen und bewerten  auswählen  Mehr ist mehr ! alternative Ersatzangebote einplanen Anregungen von Gesundheitstagen anderer Behörden aufnehmen, Kritiken und Wünsche von vorhergehenden Gesundheitstagen der eigenen Behörde berücksichtigen 10

Akquise der Anbieter, der eigenen mit gestaltenden Akteure Phase II: Akquise der Anbieter, der eigenen mit gestaltenden Akteure  Rückläufe: Zu- und Absagen notieren,  Forderungen, Auflagen und Teilnahmebedingungen, quantitative und qualitative Ausstattungsbedarfe feststellen ( Tische, Stühle, Medienanschlüsse, Technik, Räume/Raumansprüche, Parkplätze ) 11

SammelnOrdnenBewerten und Auswahl realisierbarer Angebote Phase III: SammelnOrdnenBewerten und Auswahl realisierbarer Angebote (realisierbar=Organisationsaufwand gering halten!) Sind Angebote der Zielstellung und dem Motto dienend? Auswahl eines breiten Angebots Gesamtraum- und Gesamtplatzbedingungen beachten Kostenlose Angebote Forderungen und Auflagen der Anbieter bewerten

Erstellung eines konkreten und detaillierten Phase IV: Erstellung eines konkreten und detaillierten Organisationsplanes ( s. Muster ) zugesagte Anbieter + Aktivitäten + Maßnahmen den Örtlichkeiten zuordnen, deren individuelle qualitative und quantitative Bedarfe planen und umsetzen Weiterhin zu berücksichtigen:  evtl. VIP-Betreuung, Kinderbetreuung, Catering,  Einhaltung Brandschutz, Arbeitsschutz/-sicherheit, Erste Hilfe absichern  Haushandwerker – Elektriker, Helfer/innen  Barrierefreiheit garantieren  Leitsystem für die Besucher/innen einrichten 13

weiter Phase IV: Öffentlichkeitsarbeit - Datum des Gesundheitstages für alle Beschäftigten frühzeitig kommunizieren - Werbung gestalten, kommunizieren: persönliche Ansprache, Foren, Intranet/elektronisch, Plakate, Flyer) Erarbeitung eines Feedbackbogens für - die Besucher/innen - die Kooperationspartner Erarbeitung einer Vorlage zur Auswertung der Feedbackbögen 14

weiter Phase IV: Einbeziehen der Dienststellen-/Hausleitung, Gremien planen Einladung der Gremien und der Leitungsebene, die die Teilnahme der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unterstützen soll

weiter Phase IV: Fotodokumentation des Tages organisieren Wenn alle Angebote organisiert sind: Flyer erstellen und verteilen (elektronisch und in Papierform etc.) Wegweiser und Lageplan erstellen Präsentation der einzelnen Angebote konkret mit den Anbietern absprechen

2. Durchführung Kontrolle/ Überwachung des Aufbaus der Ausstattung/Präsentation der Stände der Örtlichkeiten für die Durchführung von Kursen, Vorträgen etc.

Ist der Weg zum Veranstaltungsort gut ausgeschildert? Sind innerhalb des Veranstaltungsortes die einzelnen Angebote gut ausgeschildert? Ist der Auftakt der Veranstaltung gesichert? Ist das Betreuungspersonal für die einzelnen Angebote anwesend? Sind alle Helfer und Anbieter da?

Verantwortung der Gesundheitskoordinatorin/ des Gesundheitskoordinators in diesem Prozess: ständige Präsenz und Steuerung (Gastgeberrolle) Vorbildfunktion Ansprechpartner/in

Abschluss der Veranstaltung gemeinsamer Ausklang des Tages Verabschiedung und Dank Sammeln der Feedbackbogen Überwachung des Abbaus

3. Auswertung Habe ich mein Ziel/ meine Ziele erreicht? z.B. Präsentation des behördlichen Gesundheitsmanagements Präsenz der Behördenleitung und Führungskräfte in Sachen Gesundheit zeigen Information über Angebote zur Gesundheitsförderung Gesundheitsbewußtsein des Einzelnen stärken Förderung der hausinternen Kultur

Indikatoren: Wie war der erste Eindruck? Wie viele haben teilgenommen? Wie war die Resonanz auf die Angebote? Gibt es weitere Bedarfe? zeitnahe Auswertung der Feedbackbogen Ergebnisse hieraus feststellen und kommunizieren, Maßnahmen entwickeln

Feedback an den Auftraggeber (AGM, ASA, Dienststellenleitung) zeitnahes Feedback an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Fotos zur Verfügung stellen und einen kurzen Beitrag hierzu verfassen, Veröffentlichung im Intranet, Betriebszeitung) verbunden mit einem Dank

Schriftlicher Dank an die Dienststellenleitung die Helferinnen und Helfer die Kooperationspartner/ Kooperationspartnerinnen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit