Anwendertreffen 2014 SEPA – Umstellung ProQua Jugendherberge Duisburg Duisburg,

2 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Tagesordnung: 1.Begrüßung 2.Aktueller Entwicklungsstand ProQua 3.Vor der Umstellung auf die neue Version ProQua 4. Vorbereitung und Installation der neuen Programmversion 5.Umstellung auf die neue Version 6.Erste Schritte zur Einrichtung / Information der Kunden 7.Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua 8.Schulungsangebote, Testmandant und Materialien 9.Terminplanungen 10.Verschiedenes und Ausblick

3 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 2: aktueller Entwicklungsstand ProQua ProQua-Programm wurde auf SEPA umgestellt Erste Mandanten wurden getestet Testmandant BITS als Übungsplattform KSB Borken als erster Echtmandant Weitere Mandanten in aktueller Testphase Ergebnisse sind ausgewertet / Feintuning läuft noch Umstellung aller Mandanten ab (bis ) geplant

4 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 3: Arbeiten vor der Umstellung SEPA IBAN, BIC und UCI einholen IBAN (International Bank Account Number) BIC (Bank Identifier Code) UCI (Unique Credit Identifier) Zahlungsverkehrssoftware richtig einstellen / updaten Inkassovereinbarung mit der Hausbank abschließen Zahlungspflichtigem vor Einzug die UCI mitteilen (nach Installation von ProQua)

5 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 4: Vor Installation der neuen ProQua-Version Beginn der Installationen ab 27. Januar 2014 geplant Alle fälligen und fakturierten Lastschriften vor Umstellung auf die neue Programmversion einziehen (evtl. mit Zusatztext zur SEPA-Umstellung) Feststellung, dass alle Lastschriften, Rücküberweisungen und Honorarzahlungen zurückgemeldet sind Wichtig: Nach Installation der neuen Programmversion sind Rückmeldungen nicht mehr möglich !!!

6 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 5: Installation der neuen ProQua-Version Geplantes Zeitfenster der Installationen – Termine für die Mandanten werden noch mitgeteilt (nach Rücksprache der Projektplanung mit Orga-Soft) Wichtig: Am Umstellungstermin kann nicht mit ProQua gearbeitet werden.

7 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (1) Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen Umfang für die SEPA-Dateien prüfen Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen) Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke

8 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Anpassung / Prüfung der Stammdaten in ProQua (2) Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA- Mandate (TN) Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken Wandlung von Firmen / Vereinen ist nicht möglich !

9 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Eigene Stammdaten Bank bitte auf SEPA-Standard aktualisieren

10 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Sepa-Stammsatz auf Vollständigkeit prüfen

11 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Textkonstanten für die SEPA-Dateien prüfen

12 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Umfang für die SEPA-Dateien prüfen

13 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Textkonstanten für die SEPA-Mandate prüfen (Personen und Firmen)

14 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Anpassung der Standardkorrespondenz / Seriendrucke

15 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate (TN)

16 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 6: Einrichtung der neuen ProQua-Version Mitteilung an TN über Wandlung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat verschicken

17 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 7: Das Tagesgeschäft mit SEPA und ProQua Bedienerführung und Masken haben sich verändert ! Erstellen neuer SEPA-Mandate (Personen und Firmen) Abgehende SEPA-Lastschriften erzeugen SEPA-Rücküberweisungen SEPA-Honorarzahlungen

18 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 7a: Die Registerkarte Bank mit SEPA Personen Kursleitungen, Organisationen

19 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 8: Schulungen, Testmandant und Dokumentation Schulungsangebote am 04. und 12. Februar 2014 SEPA – Checkliste als Orientierungshilfe Dokumentation zum Thema SEPA (Orga-Soft) Hotline nach Umstellung

20 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 9: Terminplanungen Abschließende Prüfung der Programmversion bis zum Weitere Installationstests bis zum Geplante Installationen bei allen Mandanten ab Termine werden rechtzeitig abgesprochen (jeweils 3 – 5 Mandanten pro Installationstag) Telefonische Hotline am Folgetag

21 | Anwendertreffen SEPA, Duisburg / Kaiserau Top 10: Ausblick und Verschiedenes Ein Rücksetzen von DTA-Läufen geht dann nicht mehr Internetportale / Warenkorbsysteme werden angepasst Alternativ-Szenarien liegen in der Schublade / Konvertierung der DTAUS0.TXT in das XML-Format von SEPA ………..

Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit.