Qualitätsmanagement-Systeme in der Praxis der Torf- und Humuswirtschaft Dr. Ursula Priske BTD-Unternehmensberatung Deutscher Torf- und Humustag 2004 Bad Zwischenahn 7. Oktober 2004

Qualitätsmanagements Zielsetzungen des Qualitätsmanagements Mit dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen werden folgende Ziele verfolgt: Kontinuierliche Verbesserung der Organisation Verhütung von Fehlern und Einsparung von Kosten Erfüllung von Kundenforderungen und damit Erreichen hoher Kundenzufriedenheit

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess

Die Inhalte der DIN EN ISO 9001:2000 1. Verantwortung der Leitung Die Leitung des Unternehmens trägt die Verantwortung und schafft bei allen Mitarbeitern das Bewusstsein für das Organisationssystem und somit den Einstieg in den „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“.   2. Management der Mittel Das Unternehmen muss die für den Aufbau und die Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems erforderlichen finanziellen und personellen Mittel bereitstellen.

Die Inhalte der DIN EN ISO 9001:2000 3. Produktrealisierung Das Unternehmen muss alle Abläufe erfassen. Die Wechselbeziehungen und Schnittstellen müssen definiert und überwacht werden, damit das Funktionieren sichergestellt werden kann, und es müssen Verantwortung und Befugnisse zugewiesen werden. 4. Messung , Analyse und Verbesserung Das Unternehmen muss ein Verfahren zur Messung, Analyse und Verbesserung aller Abläufe festlegen, damit sichergestellt ist, dass das Produkt oder die Dienstleistung die Qualitätsanforderungen erfüllt.  

Beispiele aus der Praxis zum Thema Verantwortung der Leitung  Forderung der Norm: Die Unternehmensführung muss sicherstellen, dass die Verantwortungen und Befugnisse innerhalb des Unternehmens festgelegt sind.  Umsetzung in der Praxis: Darstellung der Verantwortlichkeiten im Form eines Organigramms. Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in Stellenbeschreibungen und Verfahrensanweisungen

Beispiele aus der Praxis zum Thema Verantwortung der Leitung  Forderung der Norm: Es sind Festlegungen zu treffen, durch die die interne Kommunikation im Unternehmen geregelt wird.  Umsetzung in der Praxis: • Einrichtung von regelmäßigen Besprechungen im Führungskreis und auf der Ebene der Mitarbeiter Lenkung der Informationen über die Ergebnisse von Besprechungen (Maßnahmenpläne, Projektmanagement)

Beispiele aus der Praxis zum Thema Management der Mittel  Forderung der Norm: Die Unternehmensführung muss die erforderlichen Ressourcen ermitteln und bereitstellen, um das QM-System aufrechtzuerhalten und die Kundenzufriedenheit durch Erfüllung der Kundenforderungen zu erhöhen.  Umsetzung in der Praxis Ermittlung des Schulungsbedarfs aller Mitarbeiter, die die Produktqualität beeinflussen (Einkäufer, Mischmeister, Produktionsleiter) Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungen Bewertung der Wirksamkeit von Schulungen Ermittlung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung der notwendigen Infrastruktur (Gebäude, Maschinen, Geräte, externe Dienstleistungen, Hard- und Software).

Beispiele aus der Praxis zum Thema Produktrealisierung  Forderung der Norm: Das Unternehmen muss die Prozesse planen und entwickeln, die für die Produktrealisierung erforderlich sind  Umsetzung in der Praxis Definition der einzelnen Produktionsschritte für das jeweilige Produkt, z.B.: Produktionsplanung – Arbeitseinteilung – Mischen – Abfüllen – Einlagern - Bestandserfassung – Kommissionierung – Verladung Festlegung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Produktionsschritte Festlegung des Verfahrens für die Prüfung und Freigabe nach jedem Produktionsabschnitt Beschreibung des Verfahrens hinsichtlich Maschinen- und Arbeitskräfteeinsatz

Beispiele aus der Praxis zum Thema Produktrealisierung  Forderung der Norm: Das Unternehmen muss während des gesamten Produktionsprozesses das Produkt mit geeigneten Mitteln kennzeichnen. Der Prüfstatus muss jederzeit erkennbar sein.  Umsetzung in der Praxis Festlegung der Kennzeichnung von Produkten (Rohmaterial und Fertig- produkte) vom Wareneingang bis zum Versand durch: - Kennzeichnung der Bunker mit eingelagertem Rohstoff - Etikettierung der Fertigprodukte (Produktionsdatum, Charge) - Prüfstatus (Produkt o.k. oder nicht o.k.) - Regelung in Bezug auf den Umgang mit nicht-konformen Produkten (Sperrvermerk, Sperrlager)

Beispiele aus der Praxis zum Thema Produktrealisierung  Forderung der Norm: Die Beschaffungsanforderungen an die Roh- und Zuschlagsstoffe sind zu definieren. Der Beschaffungsvorgang muss jederzeit rückverfolgbar sein. Es sind Prüfungen festzulegen, durch die sichergestellt wird, dass das beschaffte Produkt die festgelegten Anforderungen erfüllt.  Umsetzung in der Praxis Festlegung der qualitativen Anforderungen, z.B. pH-Werte, Salzgehalte, physikalische und chemische Eigenschaften (Datenblätter) Festlegung formaler Anforderungen, z.B. Lieferform, Preis, saisonaler Bedarf Dokumentation der Bestellung Festlegung eines Verfahrens der Wareneingangsprüfung

Beispiele aus der Praxis zum Thema Messung, Analyse, Verbesserung  Forderung der Norm: Das Unternehmen muss Methoden zur Messung der Kundenzufriedenheit festlegen.  Umsetzung in der Praxis Die Kundenzufriedenheit bzw. –unzufriedenheit lässt sich anhand der Kundenreklamationen messen Die Reklamationen sind zu erfassen und zu bewerten (qualitativ und quantitativ), Fehlerort, Fehlerursache Ausgehend von der Ist-Analyse sind Zielsetzungen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit zu definieren

Struktur der Dokumentation Systembeschreibung allgemeine Informationen SB Verfahrensanweisungen abteilungsspezifische Abläufe VA‘s Arbeitsanweisungen Formblätter AA‘s / FB

Zertifikatserteilung Ablauf der Zertifizierung QM-Handbuch Dokumentenprüfung Prüfbericht Auditplanung Auditplan Auditdurchführung Auditbericht ggfs. Umsetzung der Korrekturmaßnahmen Je nach Abweichungen ggfs. Nachaudit Kurzbericht Zertifikatserteilung QM-Zertifikat

Kosten-Nutzen-Betrachtung

Der Aufwand muss sich für das Unternehmen lohnen! n   Strukturierung einer Aufbau- und Ablauforganisation n  Festgelegter Informationsfluss n  Regelung von Zuständigkeiten und Befugnissen n  Systematische Schulung, Unterweisung und Motivation der Mitarbeiter n  Sämtliche Prozesse sind definiert und laufen unter beherrschten Bedingungen ab n  Fehler werden analysiert und korrigiert (KVP) n  Vorbeugende Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen n  Reduzierung der Kundenreklamationen n  Reduzierung der nötigen Nachbesserungen n  Erleichterung der unternehmerischen Sorgfaltspflicht, da relevante Aufzeichnungen archiviert werden n  Vertrauensbildung beim Auftraggeber n  Erhöhung der Kundenzufriedenheit