Controlling und Reporting im e-commerce Umfeld

Finanzcontrolling (I) AGENDA: die treibenden Faktoren in Planung und Reporting Fibu und operative Daten/Datenhaltung Integration in einem Financial Data Warehouse (hier: Fibu) Betriebswirtschaftliche Betrachtung Analytische Betrachtung Planung Analyse Aggregierung/ Konsolidierung Reporting Seite 2

Finanzcontrolling (II) Cash-Management/ Liquiditätsplanung Finanz- und Bilanzplanung aggregiert Management- und legale Konsolidierung Konzern- und Beteiligungs-controlling Vertriebscontrolling KPI-Reporting Controlling Projekte/Kampagnen/Events Debitoren- und Kreditoren-Controlling Die Rolle des Chief Financial Officer (CFO) befindet sich seit einigen Jahren in einem kontinuierlichen Veränderungsprozess. Die früher starke Fokussierung auf das externe Rechnungswesen und die sehr starke Finanzorientierung weicht einer breiteren Perspektive hin zum Performance Management. Damit tragen immer mehr CFOs auch Verantwortung für das Unternehmenscontrolling und die Unternehmenssteuerung, auch mit nicht-finanziellen Kennzahlen. Die Bereitstellung eines integrierten Reportings, das eine abgestimmte Steuerung aus interner und externer Sicht ermöglicht, ist eine zentrale Herausforderung für jeden CFO. Hierzu muss ein Steuerungsinstrumentarium geschaffen werden, das eine Verbindung zwischen Strategie, operativer Planung und Ausführung, Anreizsystem und Risikobetrachtung schafft. Darüber hinaus müssen sich ändernde Anforderungen, wie zum Beispiel externe Regelungen nach International Financial Reporting Standards (IFRS), berücksichtigt werden. asest unterstützt CFOs bei diesen Aufgaben mit erfahrenen Prozess- und Organisationsberatern, die selbst lange Zeit in Controlling und kaufmännischen Funktionen tätig waren. Kernkompetenzen sind unter anderem die Schaffung von einheitlichen, abgestimmten Kontenrahmen für das interne und externe Berichtswesen, die Konsolidierung im Rahmen der Konzernrechnungslegung und die Intercompany-Abstimmung. Seite 3

KPI Reporting hier als Abweichungsanalyse: Business KPIs | Domain monthly 2014/03 ACT Forecast** Plan Dev. Dev. % DE   GMV 612.350 7.348.200 8.817.840 -1.469.640 -17% Orders 25.632 307.584 353.722 -46.138 -13% Total purchasers 19.860 238.320 290.750 -52.430 -18% new registered User 5.265 63.180 70.762 -7.582 -11% new registered Shops 196 2.352 2.799 -447 -16% Active Shops 59.357 71.228 78.351 -71.228 -9% New Items listed 136.254 1.635.048 1.716.800 -81.752 -5% Average Order price … Published items Visits Listings Gross Revenue Take Rate hier als Abweichungsanalyse: Fortschritt oder Erfüllungsgrad messen sind alle KPI‘s zur Erreichung der Unternehmensziele relevant (>Erfolgskennzahlen)? Von welchen Abteilungen sind das die angestrebten Kenngrößen? hier ohne Wirkungszusammenhänge . Kennzahlen nach Kundenlebenszyklus gruppieren Seite 4

KPI Wirkungszusammenhänge/Zielsystem aber: Kosten pro Neukunde bzw. pro Conversion (CPA) Seite 5

Beispiel für Planungsmodell Unique User * Visit pro Unique User = Visits Visits * Verweilauer in Min. * Adimpressions pro Min. = Ad Impressions pro Monat Ad Impressions pro Monat * Werbeauslastung * TKP pro AI * Umsatzrelation = Umsatzerlöse gesamt „einfaches“ Planungsmodell mit Stellschrauben für Szenarien mit Wirkungszusammenhängen TKP = Tausender Kontakt Preis AI = Ad Impression (vom Adserver) Seite 6

Dimensionen einer Planung Segmente, Geschäftsfelder, Profit Center Meta-Daten: Bevölkerung, Affinitäten Kunden/-gruppen (Firmen, Shops, etc.) Vertriebs-Channel/Online-Quellen Devices: Notebook, Smartphone, etc. Reichweiten/Werbeauslastung Werbeformen (Banner, Pre Roll, etc.) Erlösarten: Commission, Listing fee, etc. Projekte/Kampagnen/Events Regionen, Länder, Absatzgebiete Bestands-/Neukunden Abo/Einzelbucher etc. Shop 1 Shop 2 Shop 3 mobile Neu-Kunde Social-Media multi-dimensional Seite 7

Ausgangslage Ausgangslage… „Alle Daten existieren, man muss sie nur zusammenbringen.“ (31.01.2012 | Von André Morys | Web Arts AG)

Zielstellung Planungs- und Reportingsysteme Integration Vorsysteme vorhandene oder neue Ziel-Systeme Zusammenführung/Vereinheitlichung -technisch und inhaltlich vorhandene Quell-Systeme: ERP/operative Daten Planungs- und Reportingsysteme Integration Vorsysteme

unser Beispiel: e-commerce Excel für die Planung der Business Logik MS Access für Datenhaltung und -verknüpfung Excel Pivot als Analyse- und Reporting-System. Vertriebs-Analyse Financial Data Warehouse multidimensionale Planung ERP Vorsysteme Online-Daten Google Adserver Dashboards Analysen Reports User Interface Chart und Report Engine Analyse-Engine Datenkompression Integration Reporting Als Business-Intelligence-Spezialist setzen wir im Rahmen unserer Beratungstätigkeit gezielt Methoden und Modelle ein, um eine professionelle Projektabwicklung zu gewährleisten. Der sinnvolle und zielgerichtete Einsatz von Methoden systematisiert unser Vorgehen und gewährleistet die Qualität unserer Ergebnisse. Seite 10

Datenmodell Financial Data Warehouse (I) GuV- Zeile Kostenarten- gruppen Kostenarten Konten Buchungssätze D R I L O W N Jahre Quartale Monate Tage Aus der Buchungsliste entsteht das Datenmodell mit Konzernkontenrahmen, Kostenstellen, Projekten und Zeit-Dimension. Seite 11

Datenmodell Financial Data Warehouse (II) weitere Ausprägungen: Zusammenführung der legalen Einheiten/ Länder im Konzernkontenrahmen vereinfachte Abbildung der Konsolidierung (IC) vereinfachte Abbildung von HGB, IFRS, Steuerbilanz Seite 12

Financial Data Warehouse (III): GuV-Reporting mit Excel Pivot monatlicher Kostenstellen-Report: Plan-/Ist-Abweichung Einzelmonat/kumuliert Drill Down von Konten auf Buchungssätze Seite 13

Financial Data Warehouse (IV): Bilanz-Reporting mit Excel Pivot monatlicher Bilanz-Report: basiert auf Summen- und Saldenliste im Zeitablauf aggregiert auf die Firmengruppe bildet auch Kapitalflussrechnung ab Seite 14

Dashboards dazu GuV... KPI… Seite 15

Resumée: Financial Data Warehouse mit Access Komplexität: Datenbanken für GuV/Bilanz hier getrennt automatische Wechselkonten problematisch (AKT-PASS-Wechsel je nach Vorzeichen) komplizierte Währungsumrechnung (Stichtags-, Durchschnitts- und historische Kurse) legale, WP-taugliche Konsolidierung fehlt Überleitungsrechnung IST>PLAN schwierig keine komfortable Finanzplanung (Zahlungsziele etc.) Lösung: standardisierte Planungs- und Konsolidierungssoftware Seite 16

Ihre vier Möglichkeiten Financial Data Warehouse Zentrale Zusammenführung und Aufbereitung von Plan- und Ist-Daten über Perioden hinweg Strukturierte, sichere und performante Datenhaltung Multi-User-Zugriff/Berechtigungskonzept Reporting vereinfachen Redesign des Reportings Verschlankung des Berichtswesens Einsatz von Excel Pivot Vereinheitlichung/Überprüfung der Kennzahlen-Definition Automatisierung des Berichtswesens standardisierte Planungs- und Konsolidierungssoftware Software für integrierte Erfolgs- Finanz- und Bilanzplanung legale Konsolidierung/ Konzernabschlusserstellung laufendes Controlling und Berichtswesen vorgefertigtes betriebswirtschaftliches Modell mit hinterlegter Rechenlogik multidimensional: Fremdwährungen, Datenebenen (Plan, Ist, Forecast etc.), Bewertungsebenen (HGB, HB II, IFRS,..) assistentengestützte Planung multidimensionale Abbildung/Planung Abbildung/Überarbeitung der Business Logik Erstellung/Überarbeitung des Planungsmodells Überführung in die GuV Ableitung von Plan-Szenarien mittels MS Excel über Datenbank-Funktionen oder multidimensionaler Datenbank PALO/Jedox   Seite 17

Hat es Ihnen gefallen? Laurence Fuhlmann Diplom-Kaufmann Planungs- und Controlling-Systeme Mobil: 0049/(0)170/38 27 853 E-mail: LaurenceF@t-online.de Seite 18

Software Glossar MS Access Microsoft MS Excel Microsoft LucaNet LucaNet http://www.lucanet.com/de/ Palo Jedox http://www.jedox.com/de/ QlikView QlikTech http://www.qlik.com/de/ Seite 19