Innerbetrieblicher Wissenstransfer Forschungsinstitut Betriebliche Bildung, Dresden, 10.10.2012 Dagmar Schulze, TU Dresden/ CIMTT

Gliederung Warum innerbetrieblicher Wissenstransfer? Wissenstransfer durch Tandem-Arbeit Herausforderungen bei der Umsetzung Handlungsempfehlungen

Situation von Unternehmen Innerbetrieblicher Wissenstransfer Unternehmens-Know-how sichern, weiterentwickeln, innovativ verwerten Stärkerer Wettbewerb um beste Köpfe Fachkräftemangel, Ausscheiden Erfahrener Gestiegene Kunden-anforderungen Höhere Kompetenz-anforderungen Komplexere Produkte und Prozesse Begrenzte finanzielle & personelle Ressourcen

Einordnung des Konzepts Quelle: Mitarbeiterpotenziale länger nutzen durch flexible Berufsausstiegsmodelle Handreichung für die betriebliche Praxis, Jan. 2012, S. 11

Tandem-Arbeit Funktionsweise Ziele zwei Partner lernen voneinander agieren in wechselnden Rollen Erfahrungsträger (implizites Wissen, Netzwerk) Erfahrungssuchender (neues Fachwissen) stellen Ergebnisse auch anderen zur Verfügung Ziele Erfahrene und Erfahrungen länger im Unternehmen halten Jüngere an Know-how der älteren Generation heranführen Jüngere teilen ihr neues Wissen kürzere Einarbeitungszeiten bewährte Arbeitsweisen fortsetzen Wiederholung von Fehlern vermeiden

Tandem-Arbeit in 4 Schritten Schritt 1: Tandem-Begleitplan Inhalt: Aktuelles Wissen Zukünftiges Wissen Organisatorische Rahmenbedingungen Schritt 2: Überprüfung vorhandener Wissensbestände Identifizierung Bewertung Bereitstellung Schritt 3: Erfassung von Erfahrungen und Kontakten Dialog Dokumentation Verteilung Schritt 4: Auswertung der Tandemarbeit SOLL-IST-Vergleich Präsentation im Unternehmen

Praxistest im Unternehmen - Intelligente Sensorsysteme Dresden GmbH Gegründet 2001 Entwicklung, Fertigung und Vertrieb von Druck-, Luftmassen- und Temperatursensoren Automobilbau (80%), Industrieanlagenbau, Mobilhydraulik ca. 100 Mitarbeiter, 4.500m² Fertigungs- und Bürofläche in Dresden Klotzsche, Umsatz in 2011 ca. € 20Mio.

Motivation für ein „Generationen-Tandem“ bei i2s Problembeschreibung: Langjähriger Mitarbeiter und Erfahrungsträger in Entwicklungsabteilung nähert sich (wohlverdientem) Ruhestand Mitarbeiter und Chef erfasst Panik, da Ausmaß des „Verlustes“ nicht fassbar „Nachfolger“ zwar rechtzeitig eingestellt, aber Wirksamkeit auf Grund „Strahlwirkung“ des potentiellen Pensionärs unklar Lösungsansatz: Systematische Know-How-Aufbereitung und Übergabe Methode: „Tandem“-Ansatz („Generationen-Tandem“)

Methodik „Generationen-Tandem“ Aspekte: Offizielles Projekt mit „Kick-off“ und firmenweiter Bekanntmachung  Beruhigung der allgemeinen Stimmung; Beteiligte können sich auf Managementunterstützung berufen Benennung der Beteiligten mit Rollen, zwei „Hauptpersonen“ (GxR als „Geber = Fahrer“ und BxG als „Nehmer = Sozius“) sowie ggf. noch zusätzliche Beteiligte  Tandem wird offizielle Arbeitsaufgabe für Beteiligte, mit Zeitbudget Formulierung Ziel  klare Definition was erwartet wird, und was nicht – Insbesondere an „Sozius“ Aufstellung Wissensmatrix aus Aufgabenmatrix „Fahrer“ GxR, Zuordnung welche Aufgaben durch „Sozius“ übernommen werden sollen, welche durch andere Beteiligte  Portionierung des Übergabe-„Berges“, Aufgabe wird greifbar und abrechenbar Festlegung Zeitplan und Durchführung, Prüfsteine (durch „Moderator“ abzufragen, in der Regel monatlich) Endreview Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 & 4

Umsetzung Schritt 1: Entwicklungsplan für „Generationen-Tandem“ Alle Aspekte zusammengefasst in „Entwicklungsplan“ Zeitraum Oktober 2010 – Juli 2011 2) Anlass / Erwartung: Renteneintritt von Erfahrungsträger GxR Vermeidung von Wissens- / Erfahrungsverlust 3) Ziele:  Übergabe und dabei Dokumentation des Erfahrungswissens des Ausscheidenden GxR Messbarkeit des Übergabestandes, insbesondere für „Sozius“ BxG Dokumentation von aktuell nicht zu übergebenden Wissen in strukturierter Form

Umsetzung Schritt 2: Analyse des Wissensstandes „Portionierung“ der Übergabe einschließlich Bewertung Aufgabengebiet Aufgaben GxR BxG Aufgabe / Lösung weitere Personen Leitung (Ablauf-organisation) Information/ Kommunikation intern/ abteilungsübergreifend x ok   Projektsteuerung Projektmanagement Kommunikation mit Lieferanten Spezifikation-Dokumentation Testergebnisse-Dokumentation ok, auch Übergabe alter Messergebnisse (siehe Dok-system) Troubleshooting zu Qualitätsproblemen, zu Befindlichkeiten, zum Lieferanten Ok, Entwicklungserfahrungs-bericht Produktent-wicklung Konzeptentwicklung für neue Produkte für Kunden Schaltungs- und Layoutentwurf Microcontroller -Schaltungsentwurf (x) Grundkenntnisse Mikrocontroller übergeben Wird zwischen GxS, JxG, AxK und BxG aufgeteilt

Umsetzung Schritt 3: Erfassen von Erfahrungen Unstrukturiertes / nicht direkt zu übergebendes Wissen: Dokumentation in Entwicklungsbericht durch „Fahrer“, „Sozius“ prüft und klärt ggf. Unklarheiten Vorbild für Dokumentation von „gewusst-wie“ Tipps und Tricks Implementierung in Firmenwiki durch „Sozius“

FAZIT Methodische Herangehensweise an Personalwechsel hilft Aufgaben „fassbar“ und abrechenbar zu gestalten, sowie Defizite aufzuzeigen Methode („Tandem“) lässt sich für jede Art Personalveränderung mit Wissensaspekt im Unternehmen anwenden (Rentenübergabe, Einarbeitung Vertreter, Entwicklung Nachfolger Unternehmens-führung, …)

Einsatz der Tandem-Arbeit bei in KMU typischen personal-und Arbeits- Konstellationen erprobt: Generationenwechsel im Bereich F und E Einarbeitung eines Stellvertreters des Leiters F u. E Einarbeitung eines Stellvertreters des Schichtleiters Produktion Qualifizierung eines Mitarbeiters Produktion zum Vorarbeiter Qualifizierung eines Mitarbeiters Produktion zum Mitarbeiter im Labor mit QM-Aufgaben

Herausforderungen Unternehmenskommunikation muss Wissenstransfer unterstützen Tandem-Arbeit in Personalarbeit integrieren Bereitschaft der Beteiligten erreichen Leistungen wertschätzen Wissenstransfer moderierend begleiten Wissen angemessen dokumentieren

Handlungsempfehlungen Wertschätzung, Freiwilligkeit Aufwand einplanen als Personalentwicklungsmaßnahme Offene Kommunikation gegenüber Arbeitsumfeld der Tandempartner und im Unternehmen Gründliche Analyse der Kompetenzen und Erfahrungen beider Partner in Bezug auf künftige Arbeitsanforderungen Konkrete Aufgaben für gemeinsame Tandem-Arbeit regelmäßig Tandemfortschritt vor anderen kommunizieren

Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. Maik Vierling

Literatur Wissensmanagement: http://tu-dresden.de/cimtt, Weiternavigation Veröffentlichungen Aufgabenbezogener Wissenstransfer durch Tandemarbeit - Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen, Dresden, 2012 Workshopkonzept zur Einführung von Wissensmanagement - Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen, Dresden, 2012 http://wim.cimtt.de -Informationen zu WIM Steps und Drehscheibe Wissen http://stratewiss.cimtt.de -Informationen zur Tandem-Methode und zu Workshopkonzepten zur Einführung von Wissensmanagement http://wissensportal.cimtt.de – Wissensportal WIM http://www.wissenmanagen.net/ - Initiative "Fit für den Wissenswett-bewerb„, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi)