nur Staub und Langweile? der Vorgangsbearbeitung Akten - nur Staub und Langweile? Eine Auffrischung in der trockenen Welt der Vorgangsbearbeitung Version 2.8 / Februar 2008

Gliederung PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

das Image der Vorgangsbearbeitung ...

Hintergrund Ablösung der einheitlich geordneten Verwaltung Tendenz zur Individualisierung des Arbeitsstils Methodenwandel durch elektronische Kommunikation ► individuelle Vorgangsbearbeitung & Ablagesysteme (und entspr. Ratgeberliteratur)

„... arbeiten für den Papierkorb als aktuelles Beispiel eine Studie der Proudfoot Consulting: „sinnlose Tätigkeiten“ eines Angestellten in Deutschland 74 Arbeitstage pro Jahr, in den USA 96 (von 225 AT/Jahr) Ursachen: ineffiziente Planung und Aufsicht (40%) fehlende oder missverständliche Anleitung (32%) unklare Arbeitsorganisation und –kommunikation (9%) zum Vergleich: EDV-Probleme (4%)

häufig genannte Problemfelder lange Suchzeiten nach Informationen keine Übersicht über laufende Vorgänge Ablage Medienbrüche Papier / EDV

und ihre Folgen im Büroalltag ... während der Bearbeitung keine einheitliche Struktur; Medienbrüche nur partielle Steuerung der Vorgänge, Beschlüsse nicht fixiert viele Informationen nicht schriftlich aufbewahrt ... nach Abschluss der Bearbeitung unübersichtlich durch Kopien Verluste durch Wegwerfen ... mit der Folge lange Suchzeiten, oft vergebliche Suche wenig Information über Abläufe und Tätigkeiten „Verwaltung wird kurzatmiger“

Ein Beispiel für einen Informationsverlust

und ein anderes Beispiel:

Problemfelder bei elektronischen Dateien Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten vor Textverarbeitungsformate Tabellenkalkulation, Datenbanken, Bilder Formate aus Vor- und Fachverfahren ... sind abgespeichert in unterschiedlichen Systemen File-System für eigene Ablagen E-Mail-Server Server von Vor- und Fachverfahren ... können oft nur nach Begriffen gesucht werden Titelstichwort oder Begriffe im Text Wandel von Begriffen führt zu Unübersichtlichkeit oder Verlust

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und das Ergebnis: ... ... mitunter beschleicht uns das Gefühl, das schlichte und geradlinige Verwaltungshandeln sei ein wenig außer Übung gekommen ...

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ein Gegenbeispiel: 2. zwei Verfügungen 1. eine Einladung 3. Erledigungsvermerk

Prinzip des vorgangsbezogenen Arbeitens „Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit ... aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.“ Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, 2000, Kap. 4, § 12) „Nur wenn der Bearbeiter die elektronischen Akten ordnungsgemäß führt ..., wird er die Übersicht über die Entwicklung und den Stand der Sache behalten und nicht im Datenchaos versinken.“ AWV: Einfluss von Informationstechnologien ..., 1997, S.16.

warum eigentlich Akten? 5. Dokumentation Gedächtnisstütze Abläufe gliedern 4. Erledigung vermerken 3. Terminplanung

Die vier Aspekte der Schriftgutverwaltung Information über Inhalte Strukturierung der Unterlagen Steuerung von Vorgängen und Übersicht Dokumentation des eigenen Handelns

1. Gesprächsvermerk 2. und 3. Zwei Verfügungen darin: Text des Schreibens Vermerk über Erledi-gung und Abgang

Rechtsgrundlagen und Standards Gesetzliche Grundlagen Art. 20 (3) GG: Rechtsstaatsprinzip: vollziehende Gewalt ist an Gesetz und Recht gebunden § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz: Aktenmäßigkeit der Verwaltung Archivgesetze, Signaturgesetz, Informationsfreiheitsgesetz ... Internationale Standards DIN ISO 15 489 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung MoReq, DOMEA Qualitätssicherung nach DIN ISO 9.000 ff Dienstanweisungen und Handbücher GGO, Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen KGSt-Richtlinien IT-Grundschutzkataloge der KBSt

Prinzipien Systematische Gliederung der Unterlagen nach Aufgaben, nicht nach Organisation Sachbearbeiterübergreifend Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Integration aller Formen von Schriftgut alle wesentlichen Schritte sind festzuhalten Informations- und Wissensmanagement die Unterlagen einer Behörde sind das Kernstück des Wissensmanagements

Instrumente der Schriftgutverwaltung für Ordnung und Struktur Aktenplan Vorlagen für Schreiben und Verfügungen Anweisungen für die einheitliche Bearbeitung für Bearbeitung und Steuerung Vermerke Verfügungen für Bearbeitung und Dokumentation in einem Schritt vorgangsbezogenes Arbeiten sofortige Ablage nahtlose Integration elektronischer Unterlagen

GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE Gliederung PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

Grundelemente: das Schreiben ein Schreiben enthält Informationen über: einen Sachverhalt (im Text) den Bearbeitungsstand (Verfügungen und Vermerke) die Ordnung (Aktenzeichen, Steuernummer etc.) der Eingang = von „draußen“ eingehende Schreiben egal ob Brief, Fax, E-Mail oder Formular externe Schreiben = Schreiben nach „draußen“ die Ausfertigung erhält der Empfänger, bei den Akten verbleibt die Aktenverfügung (auch Konzept oder Beschluss genannt)

STRUKTUR SACHVERHALT STEUERUNG & DOKUMENTATION

Grundelemente: interne Schreiben Aktenverfügung enthält als Nr. 1 den vollständigen Text des ausgehenden Schreibens als Nr. 2 ff die einzelnen Verfügungen, wird abgeschlossen mit der letzten Nr. z.d.A, z.V. oder Wv. Aktenvermerk Notiz über ein Telephongespräch, einen Sachstand etc. mit Verfügungen wie z.K wird abgeschlossen mit z.d.A.

Beispiel für eine Aktenverfügung 1. der Text des Schreibens Aktenzeichen Erledigungsvermerke 2.-8. einzelne Verfügungen

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Grundelemente: der Vorgang i.d.R. mehrere Schriftstücke zu einem konkreten einzelnen Geschäftsvorfall z.B. eingehendes Schreiben / Vermerk / Konzept mit Ausgang der alltägliche Schriftkram Vorgänge werden in der Regel in einer Laufmappe aufbewahrt nach Abschluss der Sache z.d.A aus umfangreichen Vorgängen werden oft Einzelfallakten

der Anfang eines Vorgangs ... Posteingang / Zuschreibung Kenntnisnahme / Wiedervorlage

Bearbeitung: eine zweite Wiedervorlage / zwei inhaltliche Vermerke und sein Abschluss z.d.A. Vermerk

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Für eine sichere Fahrt: der Aktenplan als Leitplanke ... ... ... und Verfügungen als Wegweiser

Grundelemente: die Akte Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem Betreff zu jedem Betreff existiert eine Hauptakte Ablage der Vorgänge chronologisch oder alphabetisch ein Beispiel für Vorgänge in einer Akte: 16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein 1. Vorgang: Entwurf KGSt-Bericht 03/2003 [Eingang] 2. Vorgang: Stellungnahme [Entwurf und Ausgang] 3. Vorgang: Gutachterliches Verfahren [Eingang u. AV] 4. Vorgang: Dienstreiseantrag Sitzung KGSt Köln 5. Vorgang: ....  

Grundelemente: die Hauptakten Beispiele für Hauptakten aus dem Aktenplan: 16.10.00 Registratur und Schriftgutverwaltung allgemein (Bd. I 1995- ) 16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein (Bd. I 1996-1998) (Bd.II 1999- ) 16.10.10 Rechtsgrundlagen der Schriftgutverwaltung (Bd. I 1995- ) 16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan und Aktenordnung der Stadt Mannheim

Außer der Reihe: die Handakten Organisationsunterlagen Kopien von exemplarischen oder wichtigen Vorgängen Hilfsmittel wie Gesetze, Verfügungen etc. Materialsammlungen wie Rundschreiben, Protokolle = kein Aktenzeichen, sind persönlich angelegt Originale dürfen nicht zu den Handakten genommen werden !

Grundelemente: das Aktenzeichen eindeutige Zuordnung des Schriftstücks zu einem Vorgang erzwingt damit eine Strukturierung Ordnung entsteht am Anfang, nicht am Ende eines Vorgangs Beispiele: 16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan und Aktenordnung der Stadt Mannheim = Hauptakte 16.10.20-03 Überarbeitung der Aktenordnung der Stadt Mannheim = Einzelfallakte

Rahmen: der Aktenplan Aktenplan enthält logisch gegliedert nach den Aufgaben alle potenziellen Hauptakten Beispiel Stadtarchiv / Aktenuntergruppen: 00.0 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung u. Archivwesen 16.2 Städtische Registraturbildner 16.3 Nichtstädtische Registraturbildner 16.4 Dokumentationen und Sammlungen 16.5 Mikroverfilmung und Digitalisierung 16.6 Bibliothek 16.7 Benutzung 16.8 Öffentlichkeitsarbeit

Rahmen: der Aktenplan II weiter untergliedert in Aktensachgruppen 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung und Archivwesen 16.10 Registratur und Schriftgutverwaltung 16.11 Internationales Archivwesen 16.12 Archivwesen in Deutschland 16.13 Archivfachliche Aus- Fort- und Weiterbildung 16.14 Bestandserhaltung und Sicherung 16.15 Tektonik und Bestände 16.16 Bewertung, Ordnung und Verzeichnung 16.2 Städtische Registraturbildner 16.20 Urkunden und Verträge 16.21 Gemeinderat und Ausschüsse

INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE Gliederung PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

die elektronische Parallelregistratur I T-Laufwerk / Aktengruppen = Ordner

die elektronische Parallelregistratur II geöffnet: Publikationsreihe: Kleine Schriften, Band 19 Einzeldateien mit Namenskonvention

ELPAR: Namenskonvention Aktenzeichen sechsstellig, ggf. mit Erweiterung in Klammern: exakter Betreff, rückläufig Kürzel für E = Eingang SE = Schreiben extern SI = Schreiben intern AV = Aktenvermerk PROT = Protokoll Datum rückläufig / Namenskürzel wichtig: Unterstrich_als Trennzeichen

Ausblick: DMS / VBS Dokumenten – bzw. Vorgangsbearbeitungssystem integriert alle Dokumente in einen digitalen Vorgang bildet die Vorgangsbearbeitung elektronisch ab Einheitlichkeit vom Eingang bis zur dauerhaften Archivierung revisionssicher und gerichtsfest Bearbeitung unabhängig von Ort und Bürozeit volle Übersicht und Transparenz ein DMS kann nur auf eine gut funktionierende Schriftgutverwaltung aufgesetzt werden !!!

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die Werkzeuge

Werkzeuge: die Vermerke Vermerke informieren über bereits Geschehenes Eingangsstempel (mit Datum, Zeichnungen, Zuschreibungen) Vergabe des Aktenzeichens Datum und Handzeichen = Verantwortung K. g. = Kenntnis genommen erl. = erledigt

Werkzeuge: die Verfügungen Verfügungen bezeichnen noch zu Erledigendes: z.K. = zur Kenntnis b.R. = bitte Rücksprache z.w.V. = zur weiteren Verwendung Umlauf = mit einer Verfügung im Klartext Kopie an = mit einer Verfügung im Klartext wegl. = aufbewahren für ein Jahr, ohne Akte Wv. = Wiedervorlage zum ... z.V. = zum Vorgang ... z.d.A. = zu den Akten ... Verfügungen werden durchnummeriert klare Anweisungen ersparen Mehrarbeit

mit Verfügungen steuern der Auftrag die Einzelschritte

ein Vorgang ... Eingangsstempel eingehendes Schreiben (E-Mail) zwei Aktenvermerke das Aktenzeichen

der Vorgang ... Fortsetzung und Abschluss die Aktenverfügung (in Form einer E-Mail) 1. der Text des aus-gehenden Schreibens 2. Abgangsvermerk 3. z.d.A - Vermerk

Zweites Beispiel eines einfachen Vorgangs, Teil 1 ein Eingang (mit Eingangsstempel) zwei Aktenvermerke (aus der Bearbeitung) das Aktenzeichen

Zweites Beispiel eines einfachen Vorgangs, Teil 2 1. Verfügung: der Text des ausgehen-den Schreibens 2. Verfügung 3. z.d.A. - Verfügung

nur, wie gesagt, das Image ...

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Voraussetzungen Einsicht in die Notwendigkeit gemeinsamer Regelungen Wille der Führungskräfte Bereitschaft zur Selbstdisziplinierung Umsetzung in Pilotprojekten Umsetzung im eigenen Bereich

der Einstieg in einem Pilotprojekt ein gemeinsamer Aktenplan Ablageregeln Akte, Vorgang und Vermerk EXPRESS

Vereinheitlichungen Aktenplan Ablagesystematik und –ort Papier Ablagesystematik elektronische Unterlagen Dateinamen Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung Vermerke und Verfügungen Formulare und Vordrucke

und dann: Gute und sichere Fahrt!

nur Staub und Langeweile ? Akten nur Staub und Langeweile ? Ende (des theoretischen Teils) Vielen Dank und viel Erfolg bei Ihrer praktischen Umsetzung !

für Ihre Aufmerksamkeit bedankt sich: iSG |  STADTARCHIV MANNHEIM² INSTITUT FÜR STADTGESCHICHTE DR. CHRISTOPH POPP Schriftgutverwaltung / DokumentenManagement Collinistraße 1 · 68161 Mannheim · Tel.: 0621 / 293 7481 Fax: 0621 / 293 7748 · mailto:christoph.popp@mannheim.de http://www.stadtarchiv.mannheim.de

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Der Vorgang dient einheitlich und gleichzeitig der Bearbeitung einer Sache durch Zusammenfassen der nötigen Informationen durch Festhalten aller Schritte als Rahmen der inhaltlichen Bearbeitung der Steuerung des Geschäftsganges durch Vermerke und Verfügungen der Dokumentation des Sachstandes durch Ablegen aller Informationen und damit der Nachvollziehbarkeit des Handelns ↳ und dies ohne Brüche, ohne Mehraufwand, in einem Zug.

Unterlagen werden systematisch gegliedert gegliedert nach Aufgaben Aufgabenerledigung (Produkte) als Kern des Handelns nicht nach Organisation Organisationsentwicklung ist dynamisch übersichtlich, vollständig, einheitlich und stabil Gliederung logisch nachvollziehbar logische Suche ist treffsicherer als semantische Suche ↳ für jeden Betreff genau eine Akte

Einheitliche Bearbeitungsweise Vorgang läuft bearbeiterübergreifend gemeinsamer Arbeitsstil gemeinsame Sprache gemeinsame „Werkzeuge“ Vorlagen, Formblätter, Vermerke und Verfügungen Am Anfang ist Ordnung ... ... statt Suchen am Ende Reduzierung von Komplexität durch Gliederung in einfache Schritte

Steuerung Inhalt und Steuerung sind untrennbar jeder Arbeitsschritt endet mit einem Beschluss Festlegung der weiteren Schritte jeder erledigte Arbeitsschritt wird abgehakt durch Verfügungen werden auch: Abläufe zentral gesteuert Termine etc. überwacht Kontrollen und Routinen verankert

Entscheidungen Entscheidungen = Knotenlinien des Vorgangs rechtliche Grundlage prüfen sind wir zuständig ? ist die Sache rechtsmäßig ? sachliche Grundlage prüfen sind die Akten- und Vorgangsbezeichnung korrekt ? ist die Aktenlage berücksichtigt / vollständig ? Form der Entscheidung finden ist das Nötige klar und eindeutig formuliert ? sind die weiteren Abläufe geregelt ?

Dokumentation des Verwaltungshandelns Bearbeitung und Ordnung erfolgt in einem Schritt Information werden ohne zusätzlichen Aufwand gesichert das Gedächtnis (und der Schreibtisch) werden entlastet jeder Vorgang wird nur einmal, dort aber vollständig dokumentiert

systematisch betrachtet: INFORMATION AKTENPLAN ÜBER INHALTE VERFÜGUNGEN STRUKTUR DER UNTERLAGEN STEUERUNG DOKUMENTATION DES VORGANGS DES HANDELNS