Nacherfassung Geburt Behandlung eines praktischen Falls Frühjahrsschulung 2018 Nacherfassung Geburt Behandlung eines praktischen Falls

Inhaltsübersicht 1. Ausgangssituation 2. Grundsätze der Nacherfassung 3. Ziel der Nacherfassung 4. Praktischer Fall

1. Ausgangssituation Elektronische Register ab 01.01.2009 Übergangsfrist bis 31.12.2013 nur ePR ab 01.01.2014 Das elektronische Personenstandsregister löste am 01.01.2009 die bisherigen Personenstandsbücher ab. Bis 31.12.2013 hatte jedes Standesamt eine Übergangsfrist, in der es zwar die Personenstandsregister noch auf Papier, jedoch bereits mit dem Inhalt des neuen Gesetzes, führen konnte. Die Papierregister, die zwischen dem 01.01.2009 und dem 31.12.2013 noch geführt wurden, wurden in das ePR überführt. Seit 01.01.2014 gibt es nur noch die elektronische Registerführung.

Ausgangssituation Nacherfassung der Altregister § 69 PStV Altregister bleiben uneingeschränkt beweiskräftig Nacherfassung - Anlassbezogen (Urkundenausstellung, Fortführung des Eintrags) oder - Systematisch nach Jahrgängen (Empfehlung 1970) Mit § 69 PStV hat der Gesetzgeber die Möglichkeit der Nacherfassung von „Altregistern“ in das elektronische Register geschaffen. D.h. „Altregister“, die bis zum 31.12.2008 in Papierform angelegt waren, können in elektronische Personenstandsregister und Sicherungsregister übernommen werden. Allerdings liegt es im Ermessen des Standesamts, ob es von dieser Regelung Gebrauch macht. Das Gesetz liefert hier keine verbindliche Regelung zur Übernahme der bisherigen Personenstandsbücher in das elektronische Register. Somit bleiben die bis dahin geführten „Altregister“ uneingeschränkt beweiskräftig und sind fortzuführen. Ebenso sind aus diesen „Altregistern“ Personenstandsurkunden auszustellen. Viele Standesämter erkennen inzwischen die Vorteile der Elektronik und beschäftigen sich gezielt mit der Nacherfassung. Sollte sich das Standesamt für eine Nacherfassung entscheiden, könnte diese Anlassbezogen (Ausstellung einer Urkunde, Fortführung des Registers) oder Systematisch nach Jahrgängen (Empfehlung ab 1970) erfolgen (Jahresabschluss nicht vergessen!) Auf die beiden Skripte der Herbstschulung 2012 „Nacherfassung der Altregister“ von Hans Raach und „Nacherfassung der Altregister - Übersicht“ mit Ausführungen zum Namensrecht und personenstandsrechtlichen Veränderungen von Ilona Bitzer wird ergänzend verwiesen.

2. Grundsätze der Nacherfassung § 69 Abs. 1 – 5 PStV Angaben der Erstbeurkundung Angaben Hinweisteil Im § 69 PStV sind in den Absätzen 1 bis 5 die Grundsätze der Nacherfassung aufgelistet. In den elektronischen Registereintrag sind folgende Angaben der Erstbeurkundung aufzunehmen: Bezeichnung und Nummer des Standesamts, Kennzeichnung des Geburtenregisters mit dem Buchstaben »G«, Eintragungsnummer und Beurkundungsjahr - Vorname des Kindes - Geburtsname des Kindes - Geschlecht des Kindes - Geburtstag und Uhrzeit - Geburtsort des Kindes - Vor- und Familienname der Mutter ggf. mit Geburtsname - Ggf. Vor- und Familienname des Vaters ggf. mit Geburtsname Religionszugehörigkeit der Mutter und ggf. des Vaters (Achtung hier werden alle Religionen eingetragen – vgl. Nr 76.3.2 PStG-VwV: Das IM hat mitgeteilt, dass die in den Altregistern eingetragenen Religionszugehörigkeiten nacherfasst werden, auch wenn es sich nicht um eine Religionsgemeinschaft handelt, die Körperschaft des öffentlichen Rechts ist. Begründet wird es dadurch, dass ein Datenfeld vorhanden ist, das sich nicht explizit auf die öffentlich-rechtlichen Körperschaften beschränkt. Der Vermerk keiner Kirche usw. zugehörig (76.3.2 PStG-VwV) oder gottgläubig (56.1.1 PStG-VwV) ist nicht einzutragen). Staatsangehörigkeit (nur ausländische Staatsangehörigkeit) - Beurkundungsdatum und Name des Standesbeamten der Erstbeurkundung   Nicht eingetragen werden: Beruf, akademischer Grad, Wohnanschrift der Mutter sowie die Benennung des Anzeigenden     In den Hinweisteil der Erstbeurkundung werden vermerkt: - Angaben zur Geburt der Mutter: Ort und Tag der Geburt, Standesamt, Registernummer. - Angaben zur Geburt des Vaters: Ort und Tag der Geburt, Standesamt, Registernummer. - Angaben zur Eheschließung der Eltern: Ort und Tag der Eheschließung, Standesamt, Registernummer

Grundsätze der Nacherfassung Anlage 2 zur PStG-VwV: Liste der Bezeichnungen der Folgebeurkundungen Chronologisch und 1 : 1 Frühere rechtliche Grundlagen beachten! Genauso sind die Folgebeurkundungen und Hinweise nachzuerfassen. In der Anlage 2 zur PStG-VwV befindet sich eine Liste der aller Bezeichnungen der Folgebeurkundungen für das Geburtenregister. Das Standesamt hat die Nacherfassung chronologisch, wie aus dem „Altregister“ ersichtlich, vorzunehmen, d.h. der Eintrag ist 1:1 nach zu erfassen. Eine Nachermittlungspflicht von fehlenden Daten besteht nicht. Bei der Nacherfassung ist ein hohes Maß an Fachkompetenz gefordert. Der Standesbeamte, der den Eintrag nacherfasst, hat frühere rechtliche Grundlagen zu berücksichtigen. Beispielsweise muss das Namensrecht des Kindes zum jeweiligen Beurkundungszeitpunkt geprüft werden, die Familiennamen ausländischer Kinder wurden erst ab 01.07.1970 eingetragen. Die Familiennamen deutscher Kinder sogar erst ab 01.07.1976. Ebenso gab es früher die „Legitimation“ eines Kindes.

Grundsätze der Nacherfassung Qualifizierte Signatur Übernahmevermerk Urkundenausstellung Sicherungsregister Durch die qualifizierte elektronische Signatur wird die Nacherfassung abgeschlossen und das ePR zu einem beweiskräftigen Register. Die Registereinträge werden mit der vorangestellten Kennung als elektronisches Register „G“ gekennzeichnet. Die Eintragsnummer und das Jahr der Erstbeurkundung werden weiter verwendet. Das „Altregister“ ist mit einem Übernahmevermerk zu versehen. Dieser könnte lauten: elektronisch erfasst am …….. Ist ein „Altregister“ nacherfasst, verliert dieses seine Beweiskraft und es kann keine Urkunde mehr ausgestellt werden! Das „Altregister“ ist nun wie eine Sammelakte zu behandeln. D.h. Personenstandsurkunden dürfen nur noch aus dem ePR ausgestellt werden (§ 70 Abs. 2 PStV).   Die Speicherung des nacherfassten Personenstandseintrags wird in den vorhandenen Registerverfahren automatisch in das Sicherungsregister gespiegelt. Es bedarf dadurch keiner gesonderten Veranlassung durch den Standesbeamten.

3. Ziel der Nacherfassung ePR Schneller Zugriff auf Registereinträge Elektronisches Suchverzeichnis Erleichterte Urkundenausstellung Erleichterte Bearbeitung (Hinweise, Folgebeurkundungen) Ziel der Nacherfassung ist die elektronische Registerführung. Folgebeurkundungen, Hinweise und Urkundenausstellungen erfolgen dann leichter und schneller.

4. Praktischer Fall <<Geburtseintrag Nr. 141/1983, Weinheim, den 08. April 1983 Am 05. April 1983 um 21:09 Uhr wurde in Weinheim ein Mädchen Beatrix Emig geboren. Im Geburtseintrag ist nur die Mutter, die Hausfrau Marion Elisabeth Emig, wohnhaft in Weinheim, Hauptstraße 22, beurkundet. Eingetragen auf schriftliche Anzeige der Verwaltung des Städtischen Krankenhauses Weinheim. Unterschrift des Standesbeamten Knappenschneider Hinweis: Geburt der Mutter am 09.06.1960 in Bensheim, Standesamt Bensheim Nr. 140/1960>>

Praktischer Fall Es sind zusätzlich zwei Randvermerke eingetragen: Vater des Kindes ist der Schwimmmeister Achim Hans Kaufmann, wohnhaft in Hemsbach, geboren am 22. Januar 1959 in Bensheim (Standesamt Bensheim, Nr. 19/1959). Er hat die Vaterschaft am 03. Mai 1983 vor dem Standesbeamten in Weinheim anerkannt. Den 09. Mai 1983. Der Standesbeamte Brehm Die Eltern des Kindes haben am 31. Januar 1984 die Ehe geschlossen (Standesamt Heddesheim, Nr. 1/1984). Das Kind ist dadurch ehelich geworden. Die Eltern führen den Ehenamen Kaufmann. Das Familienbuch wird beim Standesamt Heddesheim geführt. Das Kind führt den Ehenamen der Eltern. Den 06. Februar 1984. Der Standesbeamte Albrecht.

Praktischer Fall Es sind zusätzlich zwei Hinweise eingetragen: Hinweis: Eheschließung des Kindes am 29. August 2005 in Weinheim, Standesamt Weinheim 229/2005 Hinweis Kind: Schneider, Noah Christian, 11.04.2010, Heidelberg, Standesamt Heidelberg G 1332/2010

Praktischer Fall Aufruf in AutiSta: GeburtenregisterNacherfassung (GF) Vorgangneu Eintragsnummer/Jahr (2x) Der Aufruf erfolgt in AutiSta über GeburtenregisterNacherfassung (GF)Vorgangneu Eintragsnummer/Jahr (2x) Achtung: ggf. „Verwaltetes Standesamt“ auswählen   Altregister – Allgemeine Registerangaben: Beurkundungsort: Weinheim Beurkundungsdatum: 08. 04.1983 Urkundsperson: Knappenschneider Anlass der Beurkundung: Nacherfassung Geburt

Praktischer Fall Erfassung der Daten aus dem Originaleintrag unter Beachtung des § 69 PStV Schlussverfügung Erfasst werden nun die Daten aus dem Originaleintrag unter Beachtung des § 69 PStV. Vor- und Fam.Name Mutter, Religion, Geburtsdatum, St.Amt und RegisterNr., Geburtsdatum und Zeit Kind, Geburtsort des Kindes (Achtung: 1:1 aus Eintrag übernehmen, bsp. Ort: Weinheim, Straße/Nr.: im Städtischen Krankenhaus), Familienname, Vorname, Geschlecht Kind Auf der Schlussverfügung der Nacherfassung muss ausgewählt werden, ob dieser nacherfasste Eintrag abgeschlossen werden kann oder ob noch Randvermerke oder Hinweise vorhanden sind. In unserem Fall gibt es weitere Folgebeurkundungen und Hinweise. Also kein Häkchen setzen. Zum Verfügen des Eintrags auf <Register> klicken. Das Register wird angezeigt Nun auf <Verfügen> klicken und elektronisch signieren.

Praktischer Fall Folgebeurkundung 1: Aufruf AutiSta Geburtenregister  Abstammung (GA)  Nacherfassen  EintragsNr./Jahr (141/1983)  Öffnen Hier: Vaterschaft Folgebeurkundung 1: Vater des Kindes ist der Schwimmmeister Achim Hans Kaufmann, wohnhaft in Hemsbach, geboren am 22. Januar 1959 in Bensheim (Standesamt Bensheim Nr. 19/1959). Er hat die Vaterschaft am 03. Mai 1983 vor dem Standesbeamten in Weinheim anerkannt. Den 09. Mai 1983. Der Standesbeamte Brehm Geburtenregister  Abstammung (GA)  Nacherfassen  EintragsNr./Jahr (141/1983)  Öffnen   Der Haupteintrag wird anzeigt. Anlass der Beurkundung: Vaterschaft sh. auch Anlage 2 zur PStG-VwV Nr. 1.2 Daten des Vaters eingeben: Familienname, Vorname, Religion (Eintrag), Geburtsdatum, Ort und Standesamt (Hinweis). Eine Nennung der Behörde, bei der die Vaterschaftsanerkennung abgegeben wurde, sowie das Datum entfallen. Es geht lediglich um das Ergebnis, dass es jetzt einen Vater gibt. Kein Häkchen setzen, da Folgebeurkundung 2 folgt. Zum Verfügen des Eintrags auf <Register> klicken. Das Register wird angezeigt Nun auf <Verfügen> klicken und elektronisch signieren.

Praktischer Fall Folgebeurkundung 2: Aufruf AutiSta Geburtenregister  Abstammung (GA)  Nacherfassen  EintragsNr./Jahr (141/1983)  Öffnen Die Eltern des Kindes haben am 31. Januar 1984 die Ehe geschlossen (Standesamt Heddesheim, Nr. 1/1984). Das Kind ist dadurch ehelich geworden. Die Eltern führen den Ehenamen Kaufmann. Das Familienbuch wird beim Standesamt Heddesheim geführt. Das Kind führt den Ehenamen der Eltern. Den 06. Februar 1984. Der Standesbeamte Albrecht.   Geburtenregister  Abstammung (GA)  Nacherfassen  EintragsNr./Jahr (141/1983)  Öffnen Die 1. Folgebeurkundung wird angezeigt. Haupteintrag kontrollieren. Anlass der Beurkundung: Legitimation durch Eheschließung der Eltern Anlage 2 zur PStG-VwV Nr. 5.1  Legitimation: Durch das Kindschaftsrechtsreformgesetz, das zum 01.07.1998 in Kraft trat, wurde die Legitimation durch Eheschließung abgeschafft. 1984 unterschied das BGB noch zwischen ehelichen und nichtehelichen Kindern. Ehelich waren Kinder verheirateter Eltern. Wurde ein Kind nichtehelich geboren und schlossen die Eltern später die Ehe, erwarb das Kind dadurch den Status eines ehelichen Kindes (Legitimation, § 1719 BGB alte Fassung). Voraussetzung war, dass die Vaterschaft anerkannt oder gerichtlich festgestellt wurde. Durch die Eheschließung der Eltern galten für das Kind die Vorschriften für eheliche Kinder. Das Kind erwarb kraft Gesetz den Ehenamen seiner Eltern und hatte das volle Erbrecht und nicht nur einen sogenannten Erbersatzanspruch. Auch wenn es heute die Legitimation nicht mehr gibt, sollte der personenstands-rechtliche Verlauf im ePR nachvollziehbar bleiben. Kein Häkchen setzen, da Folgebeurkundung 2 folgt. Zum Verfügen des Eintrags auf <Register> klicken. Das Register wird angezeigt Nun auf <Verfügen> klicken und elektronisch signieren.

Praktischer Fall Hinweis Eheschließung des Kindes Hinweis Kind des Kindes Abschluss der Nacherfassung Hinweis Eheschließung des Kindes am 29. August 2005 in Weinheim, Standesamt Weinheim 229/2005 Geburtenregister  Hinweis  Nacherfassen  EintragsNr./Jahr (141/1983)  Öffnen Die 2. Folgebeurkundung wird angezeigt. Haupteintrag kontrollieren. Anlass: Eheschließung der Eltern Kein Häkchen setzen, da ein Hinweis folgt. Nun auf <Verfügen> klicken und elektronisch signieren (automatisch, da nur ein Hinweis) Hinweis Kind: Schneider, Noah Christian, 11.04.2010, Heidelberg, Standesamt Heidelberg G 1332/2010 Hinweis wird angezeigt. Haupteintrag kontrollieren. Anlass: Kind des Kindes Häkchen setzen! Nun auf <Verfügen> klicken und elektronisch signieren (automatisch, wenn als Letztes nur ein Hinweis folgt)

+ Vermerk auf Papierregister Praktischer Fall + Vermerk auf Papierregister Fehlerbehebung Damit ist die Nacherfassung mit allen Folgebeurkundungen und Hinweisen abgeschlossen. Ersichtlich aufgrund der Nachricht: Die Nacherfassung des Eintrags G 141/1983 wurde erfolgreich abgeschlossen. (Maske)   Wurde versehentlich vergessen die Nacherfassung abzuschließen, kann dies über Register  Nacherfassung abschließen nachgeholt werden.  Wurde versehentlich vor Erfassung aller Folgebeurkundungen und Hinweise die Nacherfassung abgeschlossen, kann dies über ePR-WebInfo rückgängig gemacht werden. Dies können nur Standesbeamte mit der Registerberechtigung A. Register  ePR WebInfo  Nacherfassung  Wieder aufnehmen  Wurde versehentlich ein Eintrag mit falschen Registerdaten z.B. ein falsches Standesamt oder eine falsche Eintragsnummer nacherfasst, ist der Eintrag stillzulegen (§ 47 Abs. 4 PStG).

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