DATEV Reisekostenabrechnung

Foliensatz für die Präsentation bei Mandanten Der vorliegende Foliensatz ist für den Einsatz/die Präsentation beim Mandanten konzipiert. Sie können Ihr Kanzleilogo über den „Folienmaster“ in Microsoft PowerPoint einbinden (Ansicht Folienmaster) und bei Bedarf die Folien selbstverständlich auch individuell anpassen. Für Ihre Präsentation wünschen wir Ihnen viel Erfolg!

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

Ausgangssituation Dienstreisen bedeuten … … hohen administrativen Aufwand bei der Reisekostenabrechnung. vor der Dienstreise: Buchungen von Flügen, Mietwagen oder Hotels für Dienstreisen erfolgen online bei einem Internetanbieter oder über ein Reisebüro etc.  einfach und schnell nach der Dienstreise: Abgabe von einzelnen Belegen Erfassung von gefahrenen Kilometern und Reisezeiten auf Notizzetteln  „Zettelwirtschaft“ Beachtung gesetzlicher Richtlinien

Ausgangssituation Dienstreisen sind teuer … … besonders bei manueller Abrechnung. Beispiel: Prozesskosten verteuern Ihre Reise um bis zu 15 %* *Studie von American Express in Verbindung mit A. T. Kearney eine Dienstreise im Wert von 1.000,00 EUR verursacht bei manueller Bearbeitung Kosten in Höhe von ca. 143,00 EUR

Ausgangssituation Um die Reisekostenabrechnung effizient und korrekt durchzuführen, ist eine professionelle Lösung notwendig. So profitiert Ihr Unternehmen: Sicherheit durch die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen weniger Weiterbildungsaufwand für die eigenen Mitarbeiter aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie Statistiken für Controlling-Zwecke zeitnahe Erstattung von Reisekosten an die Mitarbeiter Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

Reiserichtlinien Warum sind Reiserichtlinien wichtig? dienen als Steuerungsinstrument zur Reduzierung von Reisekosten bieten einen arbeitsrechtlichen Rahmen bilden die Verhaltensregeln für Reisende ab führen zur Verbesserung der Verhandlungsbasis mit Leistungsträgern schaffen die Grundlage für ein effizientes Controlling der Reisekosten

Reiserichtlinien Vor der Reise Wer nimmt die Buchung vor? Welche Verkehrsmittel dürfen genutzt werden? Welche Stornofristen sind einzuhalten? Während der Reise Welche Kosten werden von der Firma übernommen und welche nicht? Müssen Frühstück und Übernachtung gesondert ausgewiesen werden? Nach der Reise Bis wann muss die Reisekostenabrechnung erfolgt sein? Wer erfasst die Reisekostenabrechnung? Gibt es einen Genehmigungsprozess?

Reiserichtlinien Welche Softwareunterstützung gibt es? Im Programm DATEV Reisekosten classic kann die Reiserichtlinie als Microsoft Word- oder PDF-Dokument hinterlegt werden. während der Reiseabrechnung bei Bedarf aufgerufen werden. Im Modul DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ kann die Reiserichtlinie im Bereich Nachrichten als individueller Hinweis Ihren Arbeitnehmern bereitgestellt werden.

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

Einblicke in die Reisekostenabrechnung Erforderliche Rechnungsangaben sind: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Hoteliers Ausstellungsdatum Zeitpunkt der sonstigen Leistung/Lieferung Umfang und Art der sonstigen Leistung/Menge und Art der gelieferten Gegenstände das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Einblicke in die Reisekostenabrechnung Beispiel für eine Musterabrechnung Die verschiedenen Leistungen müssen jeweils getrennt nach dem Steuersatz in der Hotelrechnung ausgewiesen werden. Aktueller Screenshot fehlt!

Einblicke in die Reisekostenabrechnung Erfassung der Belege DATEV Reisekosten Vorerfassung DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ vorläufige Reisekostenabrechnung Import von Pauschalen, Belegarten und Personaldaten aus Reisekosten classic Reisedatenerfassung Export nach Reisekosten classic Erfassung von Reisezeiten, Fahrtrouten, Belegen und Sachbezügen komfortabel durch Schlepp- und Prüffunktionen Unterstützung der Fakturierung durch Programmverbindungen zu Eigenorganisation classic/comfort Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten Import der Reise- und Belegdaten für die Reisekostenabrechnung in Reisekosten classic Arbeitnehmer greift über DATEV Arbeitnehmer online auf „Meine Reisen“ zu ??

Einblicke in die Reisekostenabrechnung Umsetzung in DATEV Reisekosten classic Aktueller Screenshot fehlt!

Einblicke in die Reisekostenabrechnung Beispiel einer DATEV Reisekosten classic Abrechnung Aktueller Screenshot fehlt!

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

DATEV Reisekosten classic Komfortable Reisekostenabrechnung … … mit DATEV Reisekosten classic Das Programm unterstützt bei: Erstellung und Genehmigung von Reiseanträgen Erfassung von Reisedaten und Belegen Erfassung und Einhaltung von Reiserichtlinien Abrechnung und Korrekturen Anstoß des Erstattungsprozesses Zählung der Tätigkeitsorte von Dienstreisen

DATEV Reisekosten classic Aktueller Screenshot fehlt!

Überwachung der „46 Tage Regelung“

Im Detail: Lohn-/Finanzbuchführung Import von Mitarbeiterdaten aus dem Lohn- und Buchführungsprogramm Export von reiserelevanten Buchungen: an die Finanzbuchführung zur Verbuchung der Vorsteuerschuld an die Lohnbuchführung für die Berücksichtigung in der Lohnabrechnung Fehlerminimierung und Vermeidung von Doppelerfassungen Gewährleistung einer schnellen Auszahlung

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “ Zusätzlich zu DATEV Reisekosten classic … … unterstützt DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ den Abrechnungsprozess. Das Modul unterstützt bei: der Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten dem Import der Reise- und Belegdaten für die Reisekostenabrechnung in Reisekosten classic der Bereitstellung von Informationen für den Arbeitnehmer

DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “ Kanzlei/Arbeitgeber DATEV-Rechenzentrum Arbeitnehmer DATEV Reisekosten classic einmalig einmalige Registrierung unter www.datev.de/an-online Versand Registrierungsbrief Arbeitnehmer freischalten Arbeitnehmer online Abrechnung der Reisekosten Reise- und Belegdaten erfassen „Meine Reisen“ Bereitstellung der Reisekostenabrechnung Reisekostenabrechnung einsehen

DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen “ Vereinfachen der Zusammenarbeit bei Dienstreisen Arbeitnehmer Steuerberater Reise- und Belegdaten online erfassen Daten übernehmen Reisekostenabrechnung einsehen Reisekostenabrechnungen durchführen

DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen“ Zusammenspiel Reisekosten classic „Meine Reisen“ Freischalten von Arbeitnehmern Beenden des Angebots für Arbeitnehmer Online-Vorerfassung von Reise- und Belegdaten Reisekostenabrechnungen Online-Ansicht Download-Möglichkeit 10 Jahre Speicherzeit Ansicht aktueller Hinweise vom Arbeitgeber Übersicht aller in „Meine Reisen“ registrierten Arbeitnehmer und der bereitgestellten Reisekostenabrechnungen Import der vom Arbeitnehmer erfassten Reise- und Belegdaten für die Reisekostenabrechnung E-Mail-Benachrichtigungsdienst Benachrichtigung bei neu eingestellten Dokumenten Pflege der E-Mail-Adresse durch Arbeitnehmer Bereitstellen von aktuellen Hinweisen für den Arbeitnehmer

DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Aktuelles Im Bereich Nachrichten können Sie Ihren Arbeitnehmern individuelle Hinweise bereitstellen. Meine Dokumente zeigt die Anzahl der ungelesenen Reisekostenabrechnungen an. Meine Reisen zeigt die Anzahl der erfassten und bearbeiteten Reisen an.

DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Reisen - Übersicht Unter Reisen finden Sie eine Übersicht aller bisher erfassten Reisen. Bereits erfasste Reisen können kopiert, gelöscht oder an die Reisekosten abrechnende Stelle versendet werden.

DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Reise hinzufügen Der Arbeitnehmer kann Reise- und Beleginformationen in die entsprechenden Felder eingeben.

DATEV Arbeitnehmer online – „Meine Reisen“ Abrechnungsvorschau Der Arbeitnehmer kann vorab bereits sehen, welchen Auszahlungsbetrag er erwarten kann. Antworten auf Fragen zu Arbeitnehmer online finden Ihre Mitarbeiter in den FAQs unter www.datev.de/an-online.

Welche Vorteile bietet DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“? So profitiert Ihr Unternehmen von DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“: Sie reduzieren ihren Arbeitsaufwand – denn Reise- und Beleginformationen können direkt in Reisekosten classic übernommen werden Sie vereinfachen die Kommunikation – denn über DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ können den Mitarbeitern Informationen rund um das Thema Dienstreisen zur Verfügung gestellt werden. So profitieren Ihre Mitarbeiter: Mehr Unabhängigkeit – denn mit DATEV Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ können Ihre Mitarbeiter Reise- und Belegdaten bereits während der Dienstreise online erfassen.

AGENDA Ausgangssituation Warum bedarf es einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung? Reiserichtlinien Welche Bedeutung haben sie für die Reisekostenabrechnung? Einblicke in die Reisekostenabrechnung Worauf müssen Sie bei der Hotelrechnung achten? DATEV Reisekosten classic Was kann das Programm? Arbeitnehmer online „Meine Reisen“ Was kann das Modul? Lösungen für die Reisekostenabrechnung Was bieten der Steuerberater und DATEV?

Lösungen für die Reisekostenabrechnung Wie wollen Sie die Abrechnung Ihrer Reisekosten organisieren? Die Reisekostenabrechnung wird von einem Mitarbeiter im Unternehmen selbst durchgeführt. Wir, als steuerlicher Berater, kümmern uns um die Abrechnung Ihrer Dienstreisen.

Lösungen für die Reisekostenabrechnung Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter Abrechnende Stelle: Ihr Unternehmen Lohn-/ Finanz- buchführung Erstbestückung (Stammdaten) Erstbestückung (Stammdaten) „Meine Reisen“ Export reise- kostenrelevanter Buchungen Erfassung der Reisezeiten, Fahrtstrecken und Belege Durchführung der Reisekosten-abrechnung und Erstellung von Auswertungen Durchführung der Lohnabrechnung und Finanzbuch-führung Übermittlung Vorer-fassung Reise-kosten classic Auszahlung

Lösungen für die Reisekostenabrechnung Reisekostenabrechnung als Dienstleistung Ihres Steuerberaters Kanzlei Ihr Unternehmen DATEV Reisekosten classic DATEV Reisekosten Vorerfassung „Meine Reisen“ Import von Stammdaten Abrechnung von Reisen, Erstellung von Auswertungen Export von Reisedaten Lohnabrechnung Finanzbuchführung

Lösungen für die Reisekostenabrechnung Mit einer professionellen Lösung für die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen oder bei Ihrem Steuerberater profitiert Ihr Unternehmen von: Sicherheit, z. B. bei der Betriebsprüfung. Denn steuerliche/gesetzliche Änderungen werden in der Software rechtzeitig berücksichtigt. Zeitersparnis, da der doppelte Erfassungsaufwand der Reisedaten entfällt und Schnittstellen zu anderen Bereichen, wie z. B. der Lohnabrechnung oder der Finanzbuchführung, genutzt werden können. Kostenersparnis, z. B. durch die Einführung von Reiserichtlinien.

Ihr Mehrwert prozessorientierte Reisekostenabrechnung Berücksichtigung aller gesetzlichen Regelungen Pflege der gesetzlichen Werte für In- und Auslandsreisen Berücksichtigung individueller Reiserichtlinien/-parameter eigenes Berechtigungskonzept zur Zugriffssteuerung umfangreiche Kopierfunktion von Stamm- und Reisedaten Abwicklung des Zahlungsverkehrs per DTAUS-Datei und im SEPA-Format

Im Detail: Reisekosten Import der Daten aus der Vorerfassung Erstellung der Reisekostenabrechnung unter Berücksichtigung aller Pauschalen und Richtlinien Aufteilung der Reisekosten auf mehrere Kostenstellen/Kostenträger Anlage von Standardreisen und Kopierfunktion für gesamte Reisen und einzelne Reisedaten Schnellerfassung von Reisedaten Integrationsmöglichkeit von DATEV Fahrtenbuch Zählung der Tätigkeitsorte von Dienstreisen Bereitstellung der Buchungsbelege für Lohn- und Finanzbuchführung Ausgabe übersichtlicher und detaillierter Reisekostenauswertungen Erfassung von Reisezeiten, Fahrtrouten, Belegen und Sachbezügen durch den Reisenden mit DATEV Reisekosten Vorerfassung

Hier Position für Kanzleilogo 05.09.2019