Geschenk oder Bestechung? Ethical Spotlight Dezember 2018

Einführung Weihnachten steht wieder vor der Tür – genau der richtige Zeitpunkt, sicherzustellen, dass unsre Richtlinien zu Geschenken, Bewirtung und Aufwendungen (GHE) wirksam und verständlich sind Durch den Austausch von angemessenen GHE kann ein „Wohlwollen“ in Geschäftsbeziehungen aufgebaut werden Das Angebot oder der Erhalt von GHE ist jedoch untersagt, wenn dies nicht zumutbar ist oder das Ergebnis eines Geschäfts unangemessen beeinflussen könnte

Geschenk oder Bestechung? Eine Bestechung ist ein Angebot oder eine Entgegennahme von Geld, Geschenken, Darlehen, Gebühren, Belohnungen oder andrer Vorteile an eine oder von einer Person als Anreiz, auf unlautere, illegale oder veruntreuende Weise zu handeln oder eine Handlung zu unterlassen Ein Geschenk ist etwas Wertvolles – Waren oder Dienstleistungen – das gegeben wird, ohne eine Gegenleistung zu erwarten Weil es oft schwierig ist, die Absichten des Gebers herauszufinden, haben wir sehr klare Anweisungen bzgl. Geschenke, Bewirtung und Entertainment in unsrer Business Practice Policy (Kapitel 7), die wir befolgen müssen Die Business Practice Policy befindet sich auch in der Do What’s Right- App, die immer bequem verfügbar ist

Grundregeln Gebote – alle GHE müssen immer in angemessenem Wert und selten sein offen und transparent gemacht werden im Zusammenhang mit einem begründeten Geschäftszweck stehen Verbote – GHE können niemals beabsichtigt sein, das Ergebnis einer Geschäfts unpassend zu beeinflussen den Anschein erwecken, dass dem Geber eine Vorzugsbehandlung zusteht an einen Geschäftspartner gemacht werden, mit dem man in laufenden Geschäftsverhandlungen steht Bargeld oder ein Barwert sein (wie zB Geschenk- karten) Jede GHE, die nicht akzeptiert werden kann, muss dem Geber zurückgegeben werden Sie sollten immer Ihr “Schamgefühl” austesten, indem Sie sich selbst diese hypothetische Frage stellen, bevor Sie GHE geben oder akzeptieren: “Würde ich mich vollkommen wohl fühlen, wenn die Fakten dieses Geschenks oder Bewirtung vom CEO geprüft werden, meinen Kollegen bekannt gemacht oder öffentlich in einer Fachzeitschrift oder lokalen Zeitung veröffentlicht würden?“ Wenn die Antwort auf diese Frage etwas Anderes als “absolut angenehm” ist, sollten Sie die Situation sofort überdenken

GHE-Kontrollen Empfänger Art Wert Kontrolle Privater Sektor beliebig über 200 EUR / Person Vorabgenehmigung vom leitenden Angestellten Kundenveranstaltung über 750 EUR / Person Vorabgenehmigung vom Head of Division über 1,500 EUR / Person nicht erlaubt Ehepartner Beamte beliebig (außer sehr niedrige Höhe) Vorabgenehmigung von Ethics & Compliance Denken Sie daran: Nur weil es unter dem Schwellenwert liegt, bedeutet das nicht automatisch, dass es in Ordnung ist!

Für einige Gruppen von Mitarbeitern gelten strengere Regeln Anfang des Jahres wurden strengere Vorschriften für bestimmte Arbeitnehmergruppen eingeführt Jene, für die die strengeren Regeln gelten, sind Mitglieder des Group Leadership Teams Division Leadership Teams Group Function Leadership Teams Division Operation Leadership Teams und​ Mill Management Teams Auch ein Mitarbeiter, der sich in einer Position befindet, die das Ergebnis einer Sourcing- Aufgabe beeinflussen könnte, ist während des Sourcing-Prozesses auch an diese Regeln gebunden, nachdem er zu diesem Zweck separate Anweisung(en) erhalten hat Die strengeren Regeln sehen vor: Kein Mitglied der vorhin genannten Organisationen darf GHE oder andre vorteilhafte Sonderbehandlungen von Lieferanten annehmen Halten Sie generell Lieferantentreffen zu den normalen Arbeitszeiten ein Reise- und Hotelkosten der Stora Enso-Mitarbeiter werden immer von Stora Enso bezahlt Geschenke werden höflich aber bestimmt zurückgegeben Nehmen Sie nur an Lieferantentreffen mit direkter Geschäftsagenda und mit Interesse für Stora Enso teil. Moderate Verpflegung während solcher Veranstaltungen ist akzeptabel Wir übernehmen unsere eigenen Kosten bei Geschäftsessen oder halten die Geschäftsbeziehung gleich, indem wir jedes andere Mal zahlen Lieferanten sollten keine von Stora Enso organisierten Aktivitäten sponsern

Für einige Gruppen von Mitarbeitern gelten strengere Regeln Welche Arten von GHE, die von Lieferanten angeboten werden, sind in der Praxis für die angesprochenen Stora Enso-Vertreter unter den neuen Richtlinien im Vergleich zu den allgemeinen Regeln der Business Practice Policy nicht mehr akzeptabel? Veranstaltungen ohne direkte Geschäftsagenda mit Interesse für Stora Enso, zB eine eigenständige Cocktail-Party ohne geschäftlichen Inhalt Geschäftsunterhaltung wie Sportspiele, Konzerte, Jagd, Golfen usw. auch wenn dies in Verbindung mit einer geschäftlichen Veranstaltung der Fall ist Geschenke, zB Obstkörbe, Weinflaschen, Geschenkkarten usw. Firmengeschenke mit sehr geringem Wert, zB ein Kugelschreiber oder Notizblock ist in Ordnung

Diskutieren Sie in Ihren Teams Erhalten Sie Geschenke von Lieferanten, Kunden usw.? Fühlten Sie sich jemals unwohl, als Sie sie erhielten? Kennen Sie die internen GHE-Richtlinien und wo sie zu finden sind? Do what’s right – Business practice policy