So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen Herzlich willkommen! So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen 12.01.2019 | Monika Kreiling

1. Zeitfalle: E-Mails Beim verschiedenen großen deutschen Discountern haben Einkäufer noch immer keine E-Mail-Adresse. Sie bestellen die Produkte per Fax oder Telefon. Was auf uns direkt altertümlich wirkt, kann manchmal auch sinnvoll sein. E-Mails vereinfachen die geschäftliche Kommunikation nur scheinbar, denn sie nehmen überhand. Viele E-Mail-Nutzer bekommen täglich mehrere hundert E-Mails. Diese Masse kann kein Mensch mehr sinnvoll bearbeiten. Beschränken Sie daher Ihren E-Mail-Verkehr auf das Nötigste: Verzichten Sie auf allgemeine E-Mail-Verteiler in Ihrem Unternehmen, z. B. „an alle“. Lesen bzw. schreiben Sie E-Mails nur 2 Mal pro Tag zu festgelegten Zeitpunkten – Ihre Briefpost kontrollieren Sie auch nicht ständig. Prüfen Sie vor jeder E-Mail, die Sie schreiben wollen: Tut’s vielleicht auch ein Anruf? Manchmal lässt sich’s leichter sagen als schreiben . . . 12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

2. Zeitfalle: Störungen Mitarbeiter mit einem Problem, Anrufe von Kunden, Lieferanten – oder auch intern – jede Unterbrechung Ihrer aktuellen Tätigkeit ist eine Störung, nach der Sie wieder einen neuen Anlauf für die zu erledigende Aufgabe benötigen. Sorgen Sie dafür, dass Sie täglich eine Mindestzeit für ungestörtes Arbeiten haben. Testen Sie, wie viel Zeit pro Tag oder pro Woche Sie durchschnittlich brauchen, um alle wichtigen Aufgaben zu erledigen. Nehmen Sie sich diese Zeit, wann Sie es für richtig halten! Schließen Sie Ihre Tür und versuchen Sie keine Störungen zuzulassen. Bitten Sie einen Kollegen, das Telefon so lange zu übernehmen. 12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

3. Zeitfalle: Kleinkram Vertrödeln Sie keine Zeit zwischendurch mit typischen Büroarbeiten auch wenn sie nur Minuten dauern, wie kopieren, Unterlagen sortieren etc. – die summieren sich bald zu Stunden!   Besser Sie sammeln diese Aufgaben und arbeiten sie in Blöcken ab - oder Sie delegieren diese Aufgaben.   12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

4. Zeitfalle: Keine Puffer Manchmal kann man den genauen Zeitbedarf kaum voraussagen. Testen Sie: Wie lange benötigen Sie z. B. für ein Telefonat, für das Erstellen eines Briefes o. ä. Planen Sie künftig für jede Aufgabe etwa 40 % mehr Zeit ein, als Sie gemessen haben. So führen Verzögerungen nicht dazu, dass Ihr kompletter Tagesplan sich verschiebt!   12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

5. Zeitfalle: Telefonate Bereiten Sie Telefonate so sorgfältig vor wie persönliche Gespräche und halten Sie sich an Ihren roten Faden. Telefonieren Sie nicht in entspannter Haltung – sonst klingt es, als seien Sie in Plauderstimmung.   Beenden Sie Telefonate höflich - aber bestimmt - ohne Ihren Gesprächspartner „abzuwürgen“, z. B. mit folgenden Sätzen: „Das ist ein interessanter Punkt, den Sie da erwähnen. Wir sollten mal ausführlicher darüber sprechen, wenn wir beide mehr Zeit haben. Wann kann ich Sie wieder anrufen?“ „Ich würde das Thema gerne vertiefen, aber ich habe seit 10 Minuten eine Verabredung und mein Gast wartet bereits auf mich.“ Schreiben Sie sich solche oder ähnliche Formulierungen auf eine Karteikarte und legen Sie sie griffbereit für den Fall der Fälle! Variieren Sie Ihre „Abwürge“-Floskeln immer wieder. Bald werden Sie genügend Routine haben, um ohne Karten auszukommen.   12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

6. Zeitfalle: Unordnung Motivieren Sie sich selbst durch einen aufgeräumten Schreibtisch (und auch PC!), eine ordentliche Ablage und ein gut strukturiertes Büro!   Investieren Sie etwas Zeit ins Aufräumen und Sie werden ein Vielfaches der investierten Zeit durch mehr Ordnung und weniger Suche einsparen. Außerdem macht es herrlich gute Laune, wenn alles an seinem Platz ist – oder?! Ihr Ziel sollte sein: Ab sofort jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen, bearbeiten, ablegen und jederzeit wiederfinden – bzw. vernichten, wenn es nicht mehr benötigt wird. 12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

Seminartrainerin Monika Kreiling Seit mehr als 20 Jahren bin ich im Sekretariats und Assistenzbereich tätig. Die hier gesammelten Erfahrungen sowie meine umfassenden Aus- und Weiterbildungen für Office-Management und Seminartraining, bilden die Grundlage für meine abwechslungsreichen und vor allem praxisorientierten Seminare. Seit vielen Jahren trainiere ich erfolgreich in deutschen Unternehmen verschiedener Branchen, in Banken und Verbänden. Seit 2013 bin ich außerdem Dozentin an der THM /Studium Plus in Wetzlar. Ihr direkter Kontakt zu Monika Kreiling: Fon 06441 20999-21 E-Mail: kreiling.m@advacon.eu  Für Termine und weitere Informationen öffnen Sie bitte den Seminarkatalog. 12.01.2019 So vermeiden Sie die 6 schlimmsten Zeitfallen | Monika Kreiling

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